1/13 1.0 OBJEKTIF, SKOP DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF Prosedur kerja ini adalah bertujuan menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam proses mengurus perolehan bahan yang telah dipilih oleh pencadang dari Fakulti/Pusat Tanggungjawab. 1.2 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Perpustakaan Laman Hikmah UTeM merangkumi proses mengurus pembelian, penerimaan dan memproses bahan. 1.3 RUJUKAN 1.3.01 M.K. Perpustakaan 01 : Manual MS ISO 9001:2015 8.4.1 : Am 8.4.2 : Jenis dan Takat Kawalan 8.4.3 : Maklumat Untuk Penyedia Luar 1.3.02 Garis Panduan Bahan Monograf 1.3.03 Fail Meja 1.3.04 Manual Prosedur Kerja 1.3.05 Pekeliling Bendahari UTeM 1.3.06 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 1.3.07 Fail Pesanan Bahan 1.3.08 Fail Sebutharga Bahan 1.3.09 Buku Rekod Pembayaran Pembekal Buku 1.3.10 Garis Panduan Bagi Melaksanakan ISO 9001:2008 Dalam Perkhidmatan Awam.
2/13 2.0 DEFINISI 2.1 Perolehan Mendapatkan suatu bekalan/perkhidmatan/kerja dengan mengikuti tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh Universiti. Perolehan terbahagi kepada tiga jenis iaitu bekalan, perkhidmatan dan kerja. 2.2 Perolehan Buku Cetakan dan Terbitan Luar Negara Perolehan bagi bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara boleh dibuat secara mengiklankan sebutharga bagi mempelawa syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang Bahan Bacaan Terbitan Luar Negara. 2.3 Bahan Monograf Buku atau terbitan yang khusus tentang sesuatu perkara atau beberapa kelas perkara, kadangkala dikeluarkan dalam beberapa jilid khas, terbitan tidak berkala termasuk siri monograf. 2.4 Bahan Media Bahan bukan bercetak seperti cakera padat, VCD (Video Compact Disc), DVD (Digital Video Disc), kaset video, disket kaset dan lain-lain. 2.5 Pembekal Pihak yang bertanggungjawab membekalkan barangan, perkhidmatan dan kerja mengikut pesanan. 2.6 Borang Pesanan Borang rasmi yang dikeluarkan dari Sistem Perpustakaan kepada pembekal yang mengandungi no.rujukan surat, alamat pembekal, kuantiti, judul, pengarang, penerbitan, tahun, ISBN dan harga.
3/13 2.7 Pesanan Tempatan Dokumen rasmi yang digunakan dalam perolehan kerajaan. Pesanan rasmi yang dikeluarkan kepada pembekal berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen sebut harga atau tender, syarat-syarat yang telah dipersetujui di dalam surat niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui. 2.8 Nota Hantaran Dokumen yang dilampirkan bersama hantaran bahan yang dibekalkan kepada pelanggan. Ianya mengandungi maklumat jumlah bahan dan kuantiti yang dipesan. 2.9 Inbois Dokumen yang menyenaraikan barang-barang atau perkhidmatan yang dibekalkan kepada pelanggan dan menyatakan jumlah wang yang perlu dibayar oleh pelanggan. 2.10 Pencadang Staf akademik, Jurutera Pengajar, Pegawai Kanan Universiti dan Ketua Jabatan. 2.11 Sebutharga Dokumen yang dimohon kepada pembekal untuk menyediakan harga yang ditawarkan bagi judul-judul yang disenaraikan. 2.12 Modul Perolehan Sistem Perpustakaan Modul Bahagian Perolehan yang lengkap dengan komponennya yang melaksanakan fungsi pesanan, penerimaan, peringatan dan pembatalan bahan.
4/13 3.0 DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari TKP (K) TKP (PS) PK (SPeK) UK SS Pm PS SPeK UM PB PT RM RFID F PTj Timbalan Ketua Pustakawan Kanan Timbalan Ketua Pustakawan Pembangunan Sumber Pustakawan Kanan Seksyen Pembangunan Koleksi Pustakawan Unit Monograf Unit Kewangan Seksyen Sirkulasi Pembantu Pustakawan Kanan Unit Monograf Pembantu Pustakawan Unit Monograf Pembangunan Sumber Seksyen Pembangunan Koleksi (Unit Monograf, Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran) Unit Monograf Pejabat Bendahari Pesanan Tempatan Ringgit Malaysia Radio Frequency Identification Devices Fakulti Pusat Tanggungjawab 4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN Prosedur ini merangkumi aktiviti menguruskan perolehan bahan Perpustakaan yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Perpustakaan.
5/13 5.0 CARTA ALIR Mula 5.1 Terima Cadangan Bahan 5.2 Serah Senarai Cadangan 5.3 Ada duplikasi Maklum kepada Pencadang Bahan 5.4.2 Semak Bahan di WebOPAC 5.4 5.5 5.4.1 Tiada duplikasi Sedia Senarai Bahan 5.6 5.7 5.8 5.9 Serah Senarai Bahan Cadangan untuk Iklan Terima sebutharga Perbandingan sebutharga 5.7.1 Semak Rundingan harga 5.7.2 Dapatkan sebutharga dari pembekal Terima Sebutharga 5.13 5.14 5.10 Perbandingan sebutharga 5.5.1 Tiada Cadangan 5.11 Semak Mesyuarat JKPS 5.15 5.11.1 Dalam negara 5.11.2 Luar negara 5.16.1 <RM200,000 Kelulusan TKP (K) Semak Nilai Kelulusan 5.16 5.12 5.16.2 RM200,000 Mesyuarat Sebutharga Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja UTeM 5.17 Masuk Maklumat Pesanan yang telah lulus dalam Sistem Perpustakaan 5.18 Serah Borang Pesanan yang dicetak untuk semakan 5.19 5.20 Semak 5.20.1 Tiada Kesilapan Ada Kesalahan 5.20.2 B A
6/13
7/13 6.0 PROSEDUR KERJA BIL. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Terima cadangan pembelian bahan daripada pencadang (F/PTJ) melalui: i. Memo agihan katalog penerbit ii. Senarai cadangan melalui email dan telefon; iii. Pameran buku akademik iv. Senarai Sistem Pembekalan Penerbitan (SPP) v. Senarai Circulation Hits vi. Bahan hilang/rosak TKP (K) / TKP (PS) / PK (SPeK) / / / Pm / PTj / F 6.3 Serah senarai cadangan pembelian bahan bagi semakan duplikasi bahan dalam Sistem Perpustakaan. 6.4 Semak di WebOPAC Perpustakaan UTeM bagi memastikan tiada duplikasi bahan berdasarkan: i. Judul ii. Pengarang iii. ISBN iv. Penerbit v. Tahun terbitan bahan vi. Edisi Pm Pm 6.4.1 Jika tiada duplikasi, sila ikut langkah 6.6. 6.4.2 Jika ada duplikasi, sila ikut langkah 6.5. 6.5 Maklum kepada pencadang bahan yang dicadangkan telah ada dalam koleksi Perpustakaan dan proses selesai.
8/13 6.6 Sediakan senarai bahan yang mengandungi ruang maklumat berikut mengikut terbitan dalam atau luar negara. i. Judul ii. Pengarang iii. ISBN iv. Tahun v. Edisi vii. Penerbit vi. Harga asal (mata wang asing) vii. Harga asal (RM) viii. Harga selepas diskaun (RM) ix. Status bahan 6.7 Semak kaedah perolehan bahan: 6.7.1 Bagi perolehan yang menggunakan perbandingan sebutharga ikut langkah 6.8 6.7.2 Bagi perolehan yang dibuat secara rundingan harga ikut langkah 6.13 Pm 6.8 Serahkan senarai cadangan bahan kepada Unit Kewangan bagi tujuan pengiklanan pembekalan bahan. UK 6.9 Terima sebutharga daripada pembekal melalui Unit Kewangan UK 6.10 Buat perbandingan harga terendah bagi sebutharga yang diterima mengikut judul bahan 6.11 Semak sebutharga mengikut kategori bahan, ikut langkah 6.11.1 Jika bahan terbitan dalam negara, sila ikut langkah 6.12. 6.11.2 Jika bahan terbitan luar negara, sila ikut langkah 6.15.
9/13 6.12 Mendapatkan kelulusan TKP (K) bagi tujuan pembelian bahan terbitan dalam negara, seterusnya ikut langkah 6.18. TKP (K) 6.13 Dapatkan sebutharga daripada pembekal mengikut judul yang tersenarai. Pm 6.14 Terima sebutharga daripada pembekal Pm 6.15 Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Syarikat (JKPS) akan i. Menganalisa harga bagi kaedah perbandingan sebutharga ii. Berunding dengan pihak pembekal bagi mendapatkan harga ke paras terendah. Setelah rundingan dipersetujui pembekal dikehendaki mengemailkan sebutharga yang baru. PK (SPeK) 6.16 Semak nilai kelulusan bagi 6.16.1 Bahan terbitan luar negara yang bernilai kurang RM200,000, sila ikut langkah 6.12. 6.16.2 Bahan terbitan luar negara yang bernilai RM200,000 dan ke atas, sila ikut langkah 6.17. 6.17 Mendapatkan kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja UTeM. PB 6.18 Masukkan maklumat pesanan bahan yang telah diluluskan ke dalam Modul Perolehan Sistem Perpustakaan. Pm
10/13 6.19 Serah Borang Pesanan yang telah dicetak untuk semakan. Pm 6.20 6.21 Semak Borang Pesanan yang telah dicetak. 6.20.1. Jika ada kesalahan ikut langkah 6.19 6.20.2. Jika tiada kesalahan ikut langkah 6.21 Imbas dan email borang pesanan / pesanan tempatan kepada pembekal. Pm Pm 6.22 Semak status penerimaan bahan 6.23 6.24 6.25 6.22.1 Jika bahan tidak diterima daripada pembekal, ikut langkah 6.23. 6.22.2 Jika bahan yang dipesan terima daripada pembekal, ikut langkah 6.24. Email peringatan pembekalan pesanan bahan kepada pembekal, ikut langkah 6.40. Semak kualiti bahan yang diterima daripada pembekal. i. kuantiti ii. judul bahan iii. fizikal bahan iv. nota hantaran v. inbois pembekal buku 6.24.1 Jika ada kesilapan dan kerosakan bahan, ikut langkah 6.25. 6.24.2 Jika tiada kesilapan atau kerosakan bahan, ikut langkah 6.26. Kembalikan semula bahan bersama nota hantaran & inbois kepada pembekal Pm Pm Pm
11/13 6.26 Cop tarikh penerimaan dan tandatangan pengesahan di nota hantaran & Inbois. -Salinan pertama dikepilkan bersama pesanan tempatan (PT) asal berwarna kuning untuk diserahkan kepada Unit Kewangan 6.27 6.28 -Salinan kedua nota hantaran dan inbois diserahkan semula kepada pembekal. Masukkan data inbois bahan ke dalam Modul Perolehan Sistem Perpustakaan Serahkan pesanan tempatan dan inbois yang telah ditandatangani kepada Unit Kewangan UK 6.29 Masukkan rekod bibliografik asas bahan ke dalam Sistem Perpustakaan Pm 6.30 Cop perolehan bahan kepada bahan dengan memasukkan nombor aksessan, tarikh proses bahan dan cop hak milik Perpustakaan Pm 6.31 Semak bahan sama ada bahan asal atau bahan salinan: 6.31.1 Bahan asal akan diserahkan kepada Pustakawan 6.31.2 Bahan salinan akan dibuat oleh Pembantu Pustakawan/Pembantu Pustakawan Kanan Pm 6.32 Lengkapkan rekod bibliografik penuh bahan di dalam sistem perpustakaan iaitu no panggilan tag (090), bidang perkara tag (650) dan rekod pengkatalog tag (998). 6.33 Cetak rekod bibliografik penuh bahan. Pm 6.34 Semak rekod bibligrafik penuh bahan: 6.34.1 Jika rekod bibliografik betul, ikut langkah 6.36 6.34.2 Jika rekod bibliografik salah, ikut langkah 6.35 TKP (PS) / PK (SPeK)
12/13 6.35 Membuat pembetulan rekod bibliografik bahan dan ikuti langkah 6.36 6.36 Cetak dan tampal label bahan (nombor panggilan/pelekat barcode/aktifkan RFID) serta membuat memo release bahan. 6.37 Semak keseluruhan bahan sebelum bahan dikeluarkan 6.37.1 Jika tiada kesalahan, ikut langkah 6.39. 6.37.2 Jika ada kesalahan, ikut langkah 6.38. Pm Pm 6.38 Buat pembetulan bahan dan ikut langkah 6.36 PmP (UM 6.39 Hantar bahan ke Bahagian Sirkulasi beserta memo penyerahan bahan dan kemaskini statistik Pm SS 6.40 Selesai 7.0 ISU LUARAN DAN ISU DALAMAN Rujuk Lampiran A - Daftar Isu Luaran/Dalaman 8.0 KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK BERKEPENTINGAN Rujuk Manual Kualiti, P.UTeM(ISO)/MK - Lampiran II 9.0 RISIKO BERKAITAN PROSES KERJA Rujuk Lampiran B Borang Daftar Risiko
13/13 10.0 DOKUMEN SOKONGAN Borang Pesanan Nama Kod Tempoh Simpanan (Tahun) Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Syarikat Perpustakaan Laman Hikmah Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Syarikat Pejabat Perpustakaan UTeM.14.02.01/400-23/1 BORANG BEN/UPE/RT/014 Lokasi UM UM UM