SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT PENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP018/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM WINCOM PAYROLL 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Pejabat Bendahari mengenai tatacara pembayaran gaji staf sementara dan elaun pelajar. Garis panduan ini merangkumi semua jenis pembayaran gaji staf sementara dan elaun pelajar. 3.0 TATACARA TERPERINCI 3.1 Terima dokumen dari Pejabat Pendaftar, PTJ, staf dan pelajar (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) Penyata lantikan baru Arahan potongan gaji Arahan perubahan gaji dan elaun Borang Arahan Kemasukan Gaji Bulanan Ke Akaun Bank/Pertukaran nombor Akaun Bank (SOK/KEW/BR020/BYR) Borang Tuntutan Bayaran Kerja Lebih Masa ( SOK/KEW/BR021/BYR) Borang Kelulusan Membuat Kerja Lebih Masa Melebihi 1/3 Daripada Gaji Pokok/Kerja Kecemasan (SOK/KEW/BR022/BYR) Borang Tuntutan Elaun Basikal (SOK/KEW/BR023/BYR) Borang Tuntutan Elaun Motorsikal (SOK/KEW/BR036/BYR) Borang-borang Pajabat Bendahari yang berkaitan dgn bayaran gaji 3.2 Cop tarikh terima pada muka surat hadapan borang tuntutan atau dokumen tersebut. 3.3 Semua maklumat dalam talian dan dokumen yang diterima sehingga ke tarikh TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 1 drp. 6
yang ditetapkan di dalam Jadual Proses Gaji hendaklah diproses untuk bayaran gaji pada bulan yang berkenaan. 3.4 Peraturan dan tempoh pembayaran gaji 3.4.1 Gaji tetap perlu dibayar mengikut jadual yang diluluskan oleh Bendahari berasaskan pekeliling yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara pada setiap hujung tahun. 3.5 Semakan dokumen dan borang tuntutan 3.5.1 Bagi staf sementara, Penyata lantikan baru. Pastikan:- i. Ejaan nama dan nombor kad pengenalan sama seperti salinan kad pengenalan yang dilampirkan. Status caruman Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) / Pertubuhan Keselamatan Sosial (SOCSO) i Matagaji dan elaun adalah selaras dengan tangga gaji SSM. iv. Tarikh lantikan sama dengan Surat Lapor Diri dari PTJ. v. Penyata telah disahkan oleh pegawai Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar. Vi Perkiraan tunggakan gaji dan elaun yang terperinci bagi pegawai lantikan baru yang tidak dapat menerima gaji pada bulan ia melaporkan diri. Arahan Perubahan Gaji dan Elaun merangkumi perkara-perkara berikut:- i. Lantikan semula,atau i Berhenti, atau Perubahan elaun Pastikan:- i. Perubahan yang hendak dibuat samada perubahan gaji dan TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 2 drp. 6
elaun atau bayaran tunggakan adalah mengikut senarai perubahan gaji yang dibenarkan. i Arahan Perubahan Gaji yang diterima telah ditandatangani oleh pegawai Pejabat Pendaftar. Sediakan perkiraan terperinci jika perubahan melibatkan bayaran tunggakan. (c) Arahan Potongan Gaji. Pastikan:- i. Arahan Potongan Gaji telah ditandatangani oleh agensi luar atau pegawai UPM sendiri. (d) Borang Kenyataan Kehadiran Bekerja (Untuk Staf Sambilan Bergaji Hari (SOK/KEW/BR024/BYR). Pastikan:- i. Kenyataan diisi dengan lengkap dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa Salinan kehadiran bekerja dilampirkan (e) (f) Borang Tuntutan Lebih Masa untuk tuntutan lebih masa, pastikan Borang Tuntutan Bayaran Kerja Lebih Masa (SOK/KEW/BR021/BYR) dan Borang Kelulusan Membuat Kerja Lebih Masa Melebihi 1/3 Daripada Gaji Pokok/Kerja kecemasan (SOK/KEW/BR022/BYR) jika ada, yang telah lengkap diisi. Borang Tuntutan Elaun Basikal (SOK/KEW/BR023/BYR) atau Borang Tuntutan Elaun Motorsikal (SOK/KEW/BR036/BYR) jika ada, yang telah lengkap diisi. 3.5.2 Bagi Pembantu Penyelidik. Pastikan:- Surat tawaran dilampirkan berserta Borang Penyata lantikan Baru Pembantu Penyelidik (SOK/KEW/BR027/BYR) diisi dengan lengkap Borang Penyata Perubahan Gaji Pembantu Penyelidik (SOK/KEW/BR025/BYR) diisi dengan lengkap (c) Borang Penyata Kehadiran Pembantu Penyelidik (SOK/KEW/BR026/BYR) diisi dengan lengkap TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 3 drp. 6
3.5.3 Bagi bayaran elaun Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA) dan Pembantu Penyelidik Siswazah Khas (S-GRA), pastikan:- Surat arahan bayaran daripada Sekolah Pengajian Siswazah atau Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan dilampirkan beserta dengan surat tawaran dan surat jawapan. Surat makluman mengenai perubahan maklumat jika ada. 3.6 Penyediaan data 3.6.1 Cop seperti dibawah bagi pengesahan telah diinput pada surat arahan bayaran/surat perubahan maklumat yang diterima. Pejabat Bendahari Sistem Wincom Payroll Tarikh diinput: Disahkan : 3.6.2 Bagi bayaran RA, lengkapkan ruangan Pejabat Bendahari pada borang BEN/BYR/B036 Penyata Lantikan Baru 3.6.3 Masukkan data ke dalam sistem Wincom Payroll 3.7 Proses, Cetak dan semak laporan 3.7.1 Proses gaji atau elaun berdasarkan User Manual Wincom payroll System (UMWPS) 3.7.2 Cetak laporan daripada Sistem Wincom Payroll berdasarkan UMWPS mengikut keperluan pembayaran Bayaran untuk staf sementara (peruntukan mengurus) Management Report - GL Summary - Journal Summary - Deduction Summary - Cost Center Summary Cheque Report - Journal Pay Cheque (sekiranya berkaitan) Bank Report - Bank Letter TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 4 drp. 6
EPF Report - EPF Borang A SOCSO Report - SOCSO 8A (Borang 8A) Income Tax Report - Income Tax CP39 Bayaran untuk staf sementara (peruntukan akaun amanah) dan RA Management Report - Journal Summary - Cost Center Summary Cheque Report - Journal Pay Cheque (sekiranya berkaitan) Bank Report - Bank Letter EPF Report - EPF Borang A SOCSO Report - SOCSO 8A (Borang 8A) Income Tax Report(Jika berkaitan) - Income Tax CP39 (c) Bayaran untuk GRA/S-GRA 3.8 Penyediaan Multiple Jernal Management Report - Journal Summary - Cost Center Summary Cheque Report - Journal Pay Cheque (sekiranya berkaitan) Bank Report - Bank Letter 3.8.1 Sediakan multiple journal berdasarkan Arahan Kerja Penyediaan Jernal (OPR/BEN/AK024/AKN). 3.8.2 Kemaskini Multiple Jernal dan pastikan baki peruntukan mencukupi sebelum proses penyediaan baucar. 3.8.3 Jika terdapat peruntukan yang tidak mencukupi, bayaran gaji staf/kakitangan sementara atau elaun pelajar berkenaan tidak akan diproses dan perlu kemaskini maklumat tersebut melalui langkah 6.6. TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 5 drp. 6
3.9 Penyediaan/Pengedaran cek 3.9.1 Sediakan cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR-AKN/P005) 3.9.2 Hantar cek kepada KWSP sebelum atau pada 15 haribulan bulan berikutnya, Lembaga Hasil Dalam Negeri sebelum atau pada 10 haribulan bulan berikutnya dan SOCSO pada hari terakhir bulan yang berkenaan dengan caruman itu kena dibayar, selepas gaji diproses. 3.9.3 Serahkan cek individu berdasarkan Garis Panduan Pengedaran Cek (OPR/BEN/GP015/AKN) 3.10 Cetak Penyata Bayaran Gaji (Payslip) 3.10.1 Penyata bayaran gaji (payslip) bagi staf /kakitangan sementara hendaklah dicetak dan diedarkan sebelum gaji dibayar. 3.11 Kemaskini Fail 3.11.1 Fail rekod pembayaran gaji 3.11.2 Fail maklumat Staf sementara i. Kontrak - Fail mengikut individu Sambilan/RA - Fail mengikut PTJ GRA/S-GRA Fail mengikut bulan TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 6 drp. 6