Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan Akaun Belum Terima. Prosedur ini meliputi perkara-perkara berikut dan tidak termasuk pengurusan hutang yuran pelajar UPM :- a) Pengawalan Inbois fizikal b) Pengeluaran Inbois c) Kutipan Bayaran Inbois d) Pemantauan dan Pelaporan Hutang 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen SOK/KEW/GP021/AKN OPR/BEN/GP017/AKN OPR/BEN/GP019/AKN OPR/BEN/GP021/AKN UPM/OPR/BEN/AK011/AKN UPM/OPR/BEN/AK012/AKN UPM/OPR/BEN/AK013/AKN UPM/OPR/BEN/AK014/AKN UPM/OPR/BEN/AK015/AKN UPM/OPR/BEN/AK016/AKN UPM/OPR/BEN/AK032/AKN UPM/OPR/BEN/AK003/BJT Minit 50.08 Tajuk Dokumen Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank Garis Panduan Kawalan Fizikal Inbois Garis Panduan Pemantauan Hutang Arahan Kerja Pengeluaran Inbois Arahan Kerja Pengeluaran Penyata Hutang Tertunggak Arahan Kerja Pengeluaran Surat Peringatan / Pengesahan Hutang Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Receivables Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment) Arahan Kerja Pengwujudan Fail Induk Penghutang Arahan Kerja Mengakaunkan Hutang Ragu Arahan Kerja Pindaan Budget Control (Budget Adjustment) Petikan Minit Jawatankuasa Tetap Kewangan, Menghapuskira Hutang Lapuk UPM
Halaman: 2/8 4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN: INBOIS - Bil Hutang yang dikeluarkan melalui Modul Receivables sistem SAGA PA - Penolong Akauntan - Penolong Bendahari iaitu Skim Pegawai Kewangan bergred W41 dan W44 dibawah Skim Perkhidmatan SSM PTK - Pembantu Tadbir Kewangan SAGA - Standard Accounting For Government Agencies TB - Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W48, W52 dan W54 dibawah Skim Perkhidmatan SSM 5.0 TANGGUNGJAWAB Bendahari, TB,, PA dan PTK bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan Akaun Belum Terima di Universiti Putra Malaysia.
Halaman: 3/8 6.0 CARTA ALIR MULA 7.2.1 Lengkapkan Borang (SOK/KEW/BR045/AKN) 7.2.2 Terima Borang / Memo (SOK/KEW/BR045/AKN) 7.2.4 Semak Fail Induk Penghutang ADA 7.2.6 Pengeluaran Inbois 7.2.7 Tandatangan Inbois TIADA 7.3 Pengedaran Inbois 7.2.5 Pengwujudan Fail Induk Penghutang Batal/Selaras? TIDAK 7.5 Kutip Hutang 7.6 Pantau YA TAMAT
Halaman: 4/8 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Pengeluaran Inbois 7.2.1 Lengkapkan Borang Lengkap dan hantar Borang Arahan Pengeluaran Invois (SOK/KEW/BR045/AKN) dalam tempoh lima (5) hari selepas perkhidmatan diberikan. /PA/PTJ 7.2.2 Terima borang a) Terima Borang Arahan Pengeluaran Invois (SOK/KEW/BR045/AKN) (i) Daripada PTJ melalui Borang Arahan Pengeluaran Inbois (SOK/KEW/BR045/AKN) atau (ii) Daripada Pejabat Bursar zon/seksyen melalui Memo beserta Surat Setuju Terima Tawaran Penyewaan/Perniagaan daripada Syarikat/pihak yang berkaitan. 7.2.3 Inbois hendaklah dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh terima borang yang lengkap diisi. Bagi perekodan kawalan fizikal inbois, rujuk Garis Panduan Kawalan Fizikal Inbois (OPR/BEN/GP019/AKN). 7.2.4 Semak samada fail induk Penghutang telah diwujudkan dalam Modul Receivables sebelum pengeluaran inbois dibuat. 7.2.5 Jika fail induk masih belum ada, wujudkan fail induk mengikut Arahan Kerja Pengwujudan Fail Induk Penghutang (UPM/OPR/BEN/AK016/AKN). 7.2.6 Keluarkan inbois melalui modul Billing. Rujuk Arahan Kerja Pengeluaran Inbois (UPM/OPR/BEN/AK011/AKN).
Halaman: 5/8 7.2.7 Tandatangan dan cop nama pegawai yang diberi kuasa di inbois yang telah dicetak mengikut had kuasa yang diluluskan. 7.3 Pengedaran Inbois 7.3.1 Inbois yang telah lengkap hendaklah diedarkan seperti berikut: (a) salinan asal berwarna putih dan salinan berwarna kuning adalah untuk penghutang; (b) salinan berwarna biru adalah untuk simpanan PTJ; dan (c) salinan berwarna merah adalah untuk difailkan. 7.4 Pembatalan/Pelarasan Inbois 7.4.1 Pembatalan inbois adalah tidak dibenarkan, kecuali atas sebab-sebab di bawah dengan merujuk Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment) -(UPM/OPR/BEN/AK015/AKN) : (i) Permohonan secara bertulis dari PTJ (ii) Kesilapan teknikal di sistem 7.5 Kutipan bayaran inbois PTJ/ PTK/ PA/ 7.5.1 Kutipan bayaran untuk menjelaskan inbois diterima secara tunai, wang pos,kiriman wang, bank deraf, cek bank, kad debit/kredit dan pindahan bank. 7.5.2 Semua terimaan hendaklah diserahkan kepada Kaunter Pelanggan Pejabat Bendahari 3. Bagi terimaan melalui pindahan bank rujuk Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BEN/GP017/AKN). 7.5.3 Kemaskini terimaan dalam Modul Receivables dan keluarkan resit rasmi. Rujuk Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter (SOK/KEW/GP021/AKN). 7.6 Tuntutan dan Pemantauan /PTJ 7.6.1 Surat Peringatan akan dikeluarkan mengikut tempoh yang ditetapkan dengan merujuk kepada Garis Panduan Pemantauan Hutang (OPR/BEN/GP021/AKN). 7.6.2 Laporan Hutang Mengikut PTJ hendaklah dikeluarkan setiap tiga bulan sekali dan diedarkan kepada PTJ untuk makluman dan tindakan pemantauan dan tuntutan.
Halaman: 6/8 7.6.3 Surat Pengesahan Hutang dan Penyata Hutang Tertunggak hendaklah dikeluarkan pada bulan Januari setiap tahun dan diedarkan kepada penghutang untuk tujuan pengesahan audit. Rujuk Arahan Kerja Pengeluaran Surat Peringatan/Pengesahan Hutang (UPM/OPR/BEN/AK013/AKN) dan Arahan Kerja Pengeluaran Penyata Hutang Tertunggak (UPM/OPR/BEN/AK012/AKN). PA 7.7 Tamat 7.6.4 Laporan Hutang Mengikut Umur hendaklah dikeluarkan setiap bulan sebagai penyata sokongan kepada Akaun Kawalan Penghutang (rujuk Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Receivables (UPM/OPR/BEN/AK014/AKN) dan untuk tujuan mengakaunkan peruntukan hutang ragu setiap akhir tahun. Rujuk Arahan Kerja Mengakaunkan Hutang Ragu (UPM/OPR/BEN/AK032/AKN).
Halaman: 7/8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/BEN/BD022/AKN Daftar Stok Inbois 2. OPR/BEN/BD030/AKN Daftar Penyerahan Laporan Penutupan Resit Harian 3. UPM/BEN/SHA/06/18/TAHUN Fail Salinan Inbois - Salinan Inbois Merah - Borang SOK/KEW/BR045/AKN kecuali yang dikeluakan oleh Seksyen Pengurusan - Billing Invoice Report 4. UPM/BEN/SHA/06/38/TAHUN Laporan Hutang Mengikut Umur (My Aged Debtors) Bulanan 5. UPM/BEN/SHA/06/19/TAHUN Penyata Hutang Tertunggak 6. UPM/BEN/SHA/06/20/TAHUN Surat Pengesahan Hutang Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTK Seksyen Pengurusan 3 Tahun PTK Seksyen Pengurusan 2 Tahun Seksyen Pengurusan PA PA Seksyen Pengurusan 3 Tahun Seksyen Pengurusan 3 Tahun PTK Seksyen Pengurusan Kuasa Melupus Arkib Arkib 7. UPM/BEN/SHA/06/62/TAHUN Surat Peringatan 8. UPM/BEN/SHA/06/39/TAHUN Laporan AR Invoice Audit Trail - AR Control Reconciliation PA PA Seksyen Pengurusan Seksyen Pengurusan 9. UPM/BEN/SHA/06/09/TAHUN Laporan Hutang Mengikut PTJ PA PA Seksyen Pengurusan
Halaman: 8/8 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat 02 00 - Disedia dan Disemak Oleh Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Bendahari WP 03/01/2011 02 01 02 02 OPR (BEN) 01/2015 OPR (10032) 02/2016 Mesyurat Pengurusan Kali Ke-4/2015 Bursar WP 05/06/2015 Mesyuarat Pengurusan Kali ke- 6/2016 TPKD TWP 18/8/2016