Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara permohonan pindahan peruntukan belanja mengurus Pusat Tanggungjawab. Skop prosedur ini meliputi permohonan pindahan peruntukan belanja mengurus daripada PTJ berdasarkan keperluan perbelanjaan mengikut objek am sehingga kelulusan. 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Seksyen II M001/BJT M003/BJT Tajuk Dokumen Peraturan Kewangan dan Perakaunan, UPM Manual Kerja Menyemak Baki Manual Kerja Mengemaskini Pindahan
Halaman: 2/6 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BPOB JPU PA : Bahagian Pengurusan Operasi Berpusat, Pejabat : Ketua Pusat Tanggungjawab Pejabat : Jawatankuasa Pengurusan Universiti : Penolong Akauntan PK : Pegawai Kewangan PTJ PTK SAGA SK VC : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir Kewangan : Standard Accounting For Government Agencies : Seksyen Kewangan, Pejabat : Naib Canselor
Halaman: 3/6 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula PTJ/BPOB/ SK PTK PTK 6.2 Terima Permohonan Pindahan Daripada PTJ 6.3 Semak Permohonan Tak Lengkap 6.2 (a) Permohonan pindahan peruntukan dikemukakan oleh PTJ/BPOB/SK apabila terdapat kekurangan peruntukan di dalam kod bajet modul SAGA di PTJ. 6.3 (b) Cap terima pada dokumen permohonan pindahan dan rekodkan dalam Buku Daftar Pindahan. (a) Pastikan maklumat pindahan peruntukan adalah lengkap. Sekiranya tidak lengkap, maklumkan kepada PTJ untuk tujuan pindaan dan ulang langkah 6.2. Sekiranya lengkap ikut langkah 6.4. Lengkap (b) Pastikan baki peruntukan mencukupi. Rujuk Manual Kerja Menyemak Baki (M001/BJT) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat (www.bursar. upm.edu.my/ faildokumen) VC//PK /PTK 6.4 Dapatkan Kelulusan 6.4 (a) Pindahan peruntukan hendaklah menggunakan Borang Perakuan dan Kelulusan Permohonan Pindahan (OPR/BUR/BR003/BJT). dengan had nilai seperti berikut:- Sehingga RM300,000 Melebihi RM300,000 Kuasa Kuasa VC Borang Perakuan dan Kelulusan Permohonan Pindahan (OPR/BUR/B R003/BJT) (b) Pindahan peruntukan yang melibatkan perbelanjaan aset hendaklah mendapatkan kelulusan VC. PK/PA/PTK 6.5 Kemaskini 6.5 (a) Pindahan peruntukan yang telah diluluskan, dikemaskini dalam modul Bajet SAGA dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh kelulusan permohonan kecuali atas justifikasi keperluan segera yang boleh menjejaskan operasi. Rujuk Manual Kerja Mengemaskini Pindahan (MK003/BJT) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat (www.bursar.upm.edu.my/ faildokumen). (b) Kemaskini maklumat dalam Buku Daftar Pindahan A (c) Permohonan Pindahan BPOB/SK hanya akan dipertimbangkan sekiranya
Halaman: 4/6 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan PK/PA/PTK A melibatkan proses bayaran dan perolehan yang diuruskan secara berpusat. 6.6 Maklumkan Keputusan Permohonan Pindahan Kepada PTJ/ BPOB/SK 6.6 Pastikan keputusan permohonan pindahan peruntukan dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh lima(5) hari bekerja selepas tarikh kemaskini peruntukan dalam modul Bajet SAGA. PK/PA/PTK 6.7 Tamat
Halaman: 5/6 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM.BUR.BJT.400-2/1/3 Fail Pindahan Borang Perakuan dan Kelulusan Permohonan Pindahan (OPR/BUR/BR003/ BJT) Dokumen permohonan PTJ Jernal Pindahan Surat Makluman Kelulusan Senarai Semakan 2. - Buku Daftar Pindahan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PK/PA/PTK PTK Kabinet Fail Pejabat 4 Tahun PK/PA/PTK PTK Kabinet Fail Pejabat 6 Tahun Kuasa Melupus ARKIB PK
Halaman: 6/6 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 02 03 OPR (10032) 02/2014 OPR:BEN 02/2016 QMS (OPR): BUR- 7/2018 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Mesyuarat Pengurusan Kali ke- 5/2014 Mesyuarat Pengurusan Kali ke- 6/2016 Mesyuarat Semakan Pengurusan Kali ke- 4/2018 Disediakan dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Bendahari WP 03/01/2011 WP 18/07/2014 TPKD TWP 18/8/2016 TPKD PP TWP PP 12/10/2018