Halaman 1/8 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan kaedah penerimaan bahan hadiah sebelum bahan dihantar untuk pemprosesan. Prosedur ini terpakai untuk semua bahan hadiah yang diterima seperti buku, bahan terbitan bersiri, bahan media, tesis dan laporan projek pelajar, risalah, prospektus dan katalog universiti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen - Sistem Virtua Tajuk Dokumen - Virtua Online Documentation http//classificationweb.net Library of Congress Classification Web - Pangkalan Data ACQ CLICKS UPM/OPR/PSAS/P004 Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan OPR/PSAS/GP01/JIL Garis Panduan Pengendalian Bahan Untuk Penjilidan OPR/PSAS/DR01/DKT OPR/PSAS/DR01/DPK OPR/PSAS/DR01/PKT 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Dasar Pengkatalogan Dasar Perkembangan Koleksi Panduan Pengkatalogan BPK CIP STM NT PAP PS PP PPKn PenP PPSK PPV PKSB Rekod MARC Bahagian Pembangunan Koleksi Pengkatalogan-dalam-penerbitan (Cataloging-in-Publication) Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Perpustakaan Cawangan Ketua Bahagian Sistem Teknologi Maklumat Naskhah Tambahan Pembantu Am Pejabat Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Penolong Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan Perpustakaan Perubatan Veterinar Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina Rekod Bibliografi
Halaman 2/8 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman 3/8
Halaman 4/8 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Bahan Melalui Permohonan atau Sumbangan daripada Organisasi/Individu. 7.3 Rekod Bilangan Bahan yang Diterima dalam Log Rekod Penerimaan Bahan Hadiah (OPR/PSAS/BL01/RBH) 7.4 Taip dan Hantar Surat Akuan Penerimaan Sekiranya Perlu dalam Tempoh 7 Hari Bekerja Selepas Penerimaan. 7.5 Buat Pengasingan Bahan Mengikut Lokasi/Koleksi. / /PPKn 7.5.1 Jika bahan monograf, ikut langkah 7.10. 7.5.2 Jika bahan terbitan bersiri dan media atau bahan monograf tetapi tidak dikatalog, ikut langkah 7.6. 7.5.3 Jika tesis dan laporan projek pelajar, ikut langkah 7.7. 7.6 Hantar Bahan ke Bahagian Berkenaan atau Pegawai Bertanggungjawab, dan Catatkan dalam Log Penyerahan Bahan Keluar (OPR/PSAS/BL01/PBK) Jika Perlu. Terus ke Langkah 7.18. 7.7 Buat Pengasingan Tesis Mengikut Koleksi / Perpustakaan Cawangan. PP/PAP PPKn 7.7.1 Jika tesis PPSK dan PPV, ikut langkah 7.8. 7.7.2 Jika tesis Koleksi Khas dan PKSB, ikut langkah 7.9. 7.8 Sediakan Bahan untuk Dihantar ke Perpustakaan Cawangan. 7.9 Susun Bahan di Atas Troli dan Letakkan Penanda mengikut Koleksi / Perpustakaan Cawangan. 7.10 Buat pemilihan dan asingkan bahan yang telah dipilih di atas troli untuk proses semakan judul dalam Sistem Virtua. PPKn PPKn 7.11 Semak Judul di Sistem Virtua.
Halaman 5/8 Tindakan 7.11.1 Jika ada, ikut langkah 7.15 7.11.2 Jika tiada, ikut langkah 7.14 7.12 Lakukan Pratonton PPKn/PP 7.12.1 Serah bahan media (jika pratonton tidak dilakukan sendiri) kepada pegawai bertanggungjawab bersama borang Senarai Semak Pratonton Bahan Media (OPR/PSAS/SS01/SPM) 7.12.2 Cop pratonton pada nota hantaran bagi bahan yang diserah kepada pegawai bertanggungjawab. 7.13 Lulus Pratonton? PPKn/PP 7.13.1 Jika diluluskan sendiri, tampal pelekat LULUS pada muka depan casing dan catat tarikh pratonton serta tandatangan. Terus ke langkah 7.14. 7.13.2 Jika diluluskan oleh pegawai bertanggungjawab, akui terimaan pada Senarai Semak Pratonton Bahan Media (OPR/PSAS/SS01/SPM) dan pada nota hantaran. Terus ke langkah 7.14. 7.13.3 Jika tidak lulus, mohon semula bahan / lupus. 7.14 Muat Turun Rekod MARC daripada Katalog Perpustakaan Luar atau Bina Rekod MARC Berpandukan Butiran CIP dalam Bahan, Jika Ada. Jika Tiada, Lengkapkan Medan 008, 020, 090, 100, 245, 250, 260, 300 Sahaja. (Rujuk Panduan Pengkatalogan (OPR/PSAS/DR01/PKT), jika Perlu). 7.15 Catatkan Nombor Bib-Id pada Muka Surat Pertama Bahan. Rekodkan Maklumat Bahan Dalam Pangkalan Data ACQ CLICKS (jika berkenaan). 7.16 Cop 'Hadiah' pada Bahagian Atas di Tengah Muka Surat Pertama dan di Sebelah dalam Kulit Belakang Bahan yang Diterima untuk Diproses. 7.17 Tentukan Sama Ada Bahan Perlu Dijilid? 7.17.1 Jika perlu, ikut langkah 7.18 7.17.2 Jika tidak perlu, ikut langkah 7.19
Halaman 6/8 Tindakan 7.18 Lakukan Pengendalian Penjilidan. (Rujuk Garis Panduan Pengendalian Bahan untuk Penjilidan (OPR/PSAS/GP01/JIL). 7.19 Hantar Bahan kepada PAP untuk Proses Identifikasi Bahan 7.20 Tamat. - sertakan senarai judul bagi tesis dan laporan projek pelajar
Halaman 7/8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PSAS/BPK/8.1.153 Hadiah Penerbitan UPM 2. UPM/PSAS/PPSK/8.11.153 Hadiah Penerbitan UPM 3. UPM/PSAS/PS/8.14.153 Hadiah Penerbitan UPM 4. UPM/PSAS/BPK/8.1.154 Hadiah Penerbitan Luar UPM 5. UPM/PSAS/PPSK/8.11.154 Hadiah Penerbitan Luar UPM 6. UPM/PSAS/PS/8.14.154 Hadiah Penerbitan Luar UPM 7. UPM/PSAS/BPK/8.1.152 Tesis Lanjutan, Tesis & Laporan Projek Pelajar 8. UPM/PSAS/PPSK/8.11.152 Tesis Lanjutan, Tesis & Laporan Projek Pelajar 9. UPM/PSAS/PS/8.14.152 Tesis Lanjutan, Tesis & Laporan Projek Pelajar 10. OPR/PSAS/BL01/RBH Log Rekod Penerimaan Bahan Hadiah 11. OPR/PSAS/BL01/PBK Log Penyerahan Bahan Keluar 12. OPR/PSAS/BL01/JIL Log Bahan untuk Penjilidan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan BPK PPSK PS BPK PPSK PS BPK PPSK PS BPK PPSK PS PAP PAP BPK PPSK PS BPK PPSK PS Kuasa Melupus
Halaman 8/8 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 13. UPM/PSAS/BPK/8.1.157 Penghantaran dan Penerimaan Bahan Untuk Penjilidan 14. UPM/PSAS/PS/8.14.155 Penghantaran dan Penerimaan Bahan Untuk Penjilidan 15. UPM/PSAS/BPK/8.1.155 Permohonan Bahan Hadiah 16. UPM/PSAS/BPK/8.1.156 Pertukaran Dengan Institusi Luar 17. UPM/PSAS/PPSK/8.11.151 Permohonan Bahan Hadiah 18. UPM/PSAS/PS/8.14.151 Permohonan Bahan Hadiah 19. Sistem Virtua Rekod Bibliografi 20. Pangkalan Data ACQCLICKS Rekod Perolehan dan Pemprosesan Bahan Monograf dan Media 9.0 SEJARAH SEMAKAN Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan BPK PS BPK BPK PPSK PS STM/TM STM/TM Server Virtua Kekal STM STM Server Lotus Notes Kekal Kuasa Melupus STM/TM STM No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)- 3/2011 Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-31 Ketua WP 18/11/2011 02 03 OPR(PSAS)- 2/2014 Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas Ketua WP 30/05/2014