KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PEMILIK PROSES DILULUSKAN OLEH JAWATAN KETUA PENYELARAS JADUAL WAKTU PENGARAH TARIKH 19 OKTOBER 2016 19 OKTOBER 2016 SALINAN TERKAWAL
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan penyediaan jadual waktu dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi memastikan semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran dapat dilaksanakan mengikut perancangan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Ketua Penyelaras dan Penyelaras untuk menyediakan perjalanan kuliah dan amali sepanjang semester. Jadual waktu perlu disiapkan selewat-lewatnya seminggu sebelum semester bermula. Prosedur ini juga meliputi proses pindaan atau pengemaskinian jadual waktu dari masa ke semasa. 3.0 RUJUKAN 3.1 Profil Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin 3.2 Takwim Aktiviti Tahunan Bahagian Pengurusan Politeknik. 3.3 Takwim Aktiviti Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin 3.4 Dokumen Kurikulum dan Struktur Kursus. 3.5 PTSS-PK-PPP-05 Proses Pengajaran & Pembelajaran 3.6 PTSS-PK-PS-06 Kawalan Terhadap Ketidakpatuhan PPP 3.7 PTSS-PK-PS-11 Ketakakuran Dan Tindakan Pembetulan 1/9
4.0 DEFINISI KPJW Ketua Penyelaras adalah pegawai yang dilantik untuk menyelaras bagi semua jabatan. Penyelaras adalah pegawai yang dilantik untuk menyediakan. Ahli Jawatankuasa terdiri daripada wakil Penyelaras. Terdiri dari Kelas, Jadual dan Bilik bagi satu semester. yang mengandungi hari, masa, Kelas Program/Seksyen, Kursus, nama dan Bengkel /Makmal/Dewan/Bilik Kuliah bagi satu semester. yang mengandungi hari, masa, nama, Kursus, Program / Seksyen dan Bengkel / Makmal / Dewan / Bilik Kuliah bagi satu semester. 2/9
Bilik yang mengandungi hari, masa, Bengkel / Makmal / Dewan / Bilik Kuliah, Kursus, Program / Seksyen dan nama Kursus bagi satu semester. yang mengandungi hari, masa, kursus, Program / Seksyen dan Bengkel / Makmal / Dewan / Bilik Kuliah bagi satu semester. Hanya mempunyai JPA & JMSK dan. Maklumat-maklumat lain seperti bilik kuliah / makmal / bengkel / boleh diperolehi di jabatan induk masing-masing. Bilik Kuliah yang mengandungi hari, masa, kursus, Program / Seksyen dan nama Kursus bagi satu semester. 3/9
5.0 PROSEDUR KERJA A. PENYEDIAAN JADUAL WAKTU CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD INPUT Sumber input : Penyelaras. 1. mendapatkan maklumat seperti berikut: MENDAPATKAN MAKLUMAT DARIPADA KJ SELEWAT-LEWATNYA DUA BULAN SEBELUM SEMESTER BERIKUTNYA BERMULA. a. Bilangan kursus dan jumlah jam kredit yang akan ditawarkan pada semester akan datang. b. Semua kod atau nama Bilik Kuliah, Makmal dan Bengkel yang ada. c. Senarai nama, bidang pengkhususan dan kursus yang diajar. d. Dokumen Kurikulum dan Struktur Kursus. e. Bilik kuliah / Makmal /Bengkel gunasama. MENGADAKAN PERBINCANGAN DENGAN BAGI PENYEDIAAN JADUAL WAKTU INDUK JABATAN 2. KPJW dan mengadakan perbincangan mengenai perkara seperti berikut: a. Pengagihan bilik kuliah kepada jabatan-jabatan. b. Pengagihan slot penggunaan untuk bilik-bilik kuliah / makmal / bengkel gunasama. c. Pengagihan tanggungjawab kepada jadual bilik-bilik kuliah gunasama d. Tarikh siap penyediaan Jadual iaitu selewatlewatnya seminggu sebelum semester bermula. KPJW Minit Mesyuarat MENYEDIAKAN DRAF JADUAL WAKTU INDUK JABATAN 3. Menyediakan draf (Lampiran 1(a),1(b) dan 1(c)) dengan memasukkan perkara-perkara berikut: a. Senarai pengagihan bilik kuliah dan slot penggunaan bilik kuliah / makmal / bengkel gunasama. Penggunaan makmal / bengkel gunasama hendaklah diisikan oleh jabatan induk terlebih dahulu. b. Senarai nama, kursus yang diajar dan Program/Seksyen. c. Slot masa kuliah/amali bagi setiap kursus. (a) Jadual Kelas. (b) Jadual (c) Jadual Bilik 4/9
MENGADAKAN PERBINCANGAN DRAF JADUAL WAKTU INDUK JABATAN DENGAN KETUA JABATAN 4. Mengadakan perbincangan draf Jadual dengan Ketua supaya selaras dengan pengagihan masa kuliah / amali kursus. PINDAAN KEPADA DRAF JADUAL WAKTU INDUK JABATAN YA 5. Membuat pindaan kepada draf Jadual sekiranya perlu dan memaklumkan pindaan yang berkaitan dengan penggunaan bilik kuliah / makmal / bengkel gunasama kepada yang dipertanggungjawabkan. TIDAK MENYEDIAKAN JADUAL WAKTU 6. Menyediakan (Lampiran 2) dan Jadual Bilik Kuliah / Makmal / Bengkel (Lampiran 3) sekiranya adalah betul. 1. Jadual 2. Jadual Bilik SEMAKAN JADUAL WAKTU 7. Menyemak Kursus dan Bilik Kuliah / Makmal / Bengkel adalah betul dan selaras dengan. PINDAAN KEPADA JADUAL WAKTU YA 8. Membuat pindaan kepada Jadual Kursus dan Jadual Bilik Kuliah / Makmal / Bengkel sekiranya perlu berdasarkan kepada arahan yang diterima. TIDAK 5/9
PENGESAHAN JADUAL WAKTU 9. Mengemukakan, Kursus dan Bilik Kuliah / Makmal / Bengkel kepada KJ untuk pengesahan. 10. Mengesahkan, Kursus dan Bilik Kuliah / Makmal / Bengkel. KJ i.jadual Kelas. ii.jadual iiijadual Bilik iv.jadual v.jadual Bilik EDARAN JADUAL WAKTU 11. Mempamerkan satu set yang telah ditandatangani oleh KJ pada papan kenyataan di jabatan dan satu salinan Kelas dipaparkan di Papan Kenyataan pelajar. 12. Menyerahkan Kursus kepada Kursus dan menampal Bilik pada Makmal / Bengkel / Dewan / Bilik Kuliah yang berkenaan. / i.jadual Kelas. ii.jadual iiijadual Bilik iv.jadual v.jadual Bilik Penerima Output : OUTPUT Pelajar 6/9
B. PINDAAN DAN PENGEMASKINIAN JADUAL WAKTU INDUK JABATAN SEMESTER SEMASA CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD INPUT MENDAPATKAN MAKLUMAT BERKAITAN PERMASALAHAN DENGAN JADUAL WAKTU Sumber input : Kursus Pelajar 1. Mengadakan perbincangan dengan KJ untuk membuat pindaan pada dan yang berkaitan, jika terdapat: a. Perubahan bilangan Kursus. b. Perubahan agihan kursus kepada Kursus. c. Pertindihan waktu kursus dan bilik kuliah / Bengkel / Makmal. / / MEMBUAT PINDAAN DAN PENGEMASKINIAN JADUAL WAKTU INDUK JABATAN SEMASA 2. Memaklumkan dan menyelaraskan pindaan terhadap Bilik Gunasama (jika berkaitan) dengan yang dipertanggungjawabkan. 3. Mengemukakan pindaan jadual waktu tersebut kepada KJ untuk pengesahan. / PENGESAHAN PINDAAN JADUAL WAKTU 4. Mengesahkan pindaan dan yang berkaitan. KJ EDARAN JADUAL WAKTU 5. Mempamerkan yang telah dipinda pada papan kenyataan di dan satu salinan Program / Seksyen yang telah dipinda dipaparkan di Papan Kenyataan pelajar. 6. Menyerahkan pindaan kepada yang berkenaan dan menampal pindaan Bilik pada Bengkel / Makmal / Dewan / Bilik Kuliah yang berkenaan. / i.jadual Kelas. ii.jadual iiijadual Bilik iv.jadual v.jadual Bilik 7/9
Penerima Output : OUTPUT Ketua Pelajar 8/9
6.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. 1.1 Kelas 1.2 1.3 Bilik kuliah / Bengkel / Makmal 1 Semester Bilik Kualiti 1(a) 1(b) 1(c) 2. 1 Semester FRP dan Pejabat Ketua 2 3. Bilik Kuliah / Bengkel / Makmal 1 Semester Bilik Kualiti 3 4. (Pindaan) 1 Semester Bilik Kualiti 9/9