Halaman: 1/13 1.0 TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara permohonan Cuti Bersalin Lebih Awal (CBLA) dan Cuti Bersalin (CB) staf berjawatan tetap dan kontrak. 2.0 SKOP Arahan Kerja ini meliputi pengurusan permohonan, penerimaan dan kelulusan CBLA dan CB. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2007 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010 Tajuk Dokumen Kemudahan Cuti Menjaga Anak Kemudahan Cuti Bersalin Pegawai Perkhidmatan Awam - E-Panduan Kemudahan Cuti - Panduan Cuti On Web (Pegawai yang Melaksana) - Panduan Cuti On Web (Umum)
Halaman: 2/13 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN CBLA : Cuti Bersalin Lebih Awal CB : Cuti Bersalin CR : Cuti Rehat CG : Cuti Gantian CTG : Cuti Tanpa Gaji e-cuti : Sistem Permohonan Cuti Online PEND : Pejabat Pendaftar KB : Ketua Bahagian KS : Ketua Seksyen PTJ : Pusat Tanggungjawab KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab KJ : Ketua Jabatan PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar) PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab) PL : Pegawai Pelulus PS : Pegawai Penyokong PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar : Pegawai yang Melaksana Pembantu Tadbir (P/O) Pusat Tanggungjawab Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains
Halaman: 3/13 5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.
Halaman: 4/13 6.0 CARTA ALIR Tidak Tidak 7.5 Ya 7.3 7.8 7.1 Isi Borang Permohonan CB Mohon CBLA? Ya Mula Semak Borang dan Kelayakan Ya Layak? Dapatkan Sokongan/ Kelulusan Disokong/ Kelulusan? Tidak Maklum Kelulusan dan Simpan Rekod CBLA Terima Perakuan Bersalin Semak Kelayakan CB Sah dan Perakui CB 7.2 7.4 7.7 7.9 7.10 7.11 7.12 7.6 Ambil CR/CG/ CTG 7.14 7.17 7.20 Ya Ya Tidak Ya Maklum Pemohonan Lulus A Rekod Dalam Sistem e-cuti Ambil CTG? Isi Borang Permohonan CTG Semak Borang Permohonan Disokong? Majukan ke Pejabat Pendaftar Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu Lulus Tidak Tidak 7.12 7.13 7.15 7.16 7.18 7.19 7.21 Maklum Pemohonan Tidak Lulus 7.22 A Kemaskini Rekod 7.23 Tamat 7.24
Halaman: 5/13 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Isi Borang Permohonan CB 7.2.1 Cetak dan Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12 (Permohonan Cuti Bersalin) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar. 7.2.2 Hantar borang permohonan CB yang lengkap ke PTJ dalam tempoh Empat Belas (14) hari dari tarikh dijangka bersalin. Buat pilihan : ambil CBLA/CB ambil CB sahaja 7.2.3 Tentukan tempoh CB yang hendak diambil pada borang permohonan samada antara 60 hari sehingga 90 hari. Keputusan pemilihan adalah muktamad. 7.2.4 Lampir surat pengesahan dari hospital/klinik Kerajaan atau swasta yang mengesahkan tarikh dijangka bersalin jika hendak memohon CBLA. 7.3 Mohon CBLA Rujuk: Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010. E-Panduan Kemudahan Cuti. Tanggungjawab Pemohon Pemohon 7.3.1 Jika ya, ikut langkah 7.4. 7.3.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23.
Halaman: 6/13 7.4 Semak Borang dan Kelayakan 7.4.1 Semak borang yang diterima disertakan surat pengesahan dari hospital/klinik Kerajaan atau swasta jika memohon CBLA. 7.4.2 Semak jumlah hari yang layak untuk ambil CB supaya tidak melebihi jumlah 300 hari sepanjang tempoh perkhidmatan. 7.5 Layak? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7. 7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.6. 7.6 Ambil CR/CG/CTG 7.6.1 Ambil CR atau CG yang berkelayakan jika telah menghabiskan kelayakan CB yang diperuntukan. 7.6.2 Buat permohonan CR atau CG melalui Sistem e-cuti. 7.6.3 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) atau SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian) untuk anggota keselamatan yang bertugas syif di Bahagian Keselamatan UPM Serdang/Kampus Bintulu. 7.6.4 Ambil CTG jika tiada kelayakan CR atau CG. Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan). Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010. PT PTJ/ PT PTJ/ PT PTJ/ Pemohon/ PT PTJ/ Pemohon/ PT PTJ/ Pemohon/ PT PTJ/ Pemohon/ PT PTJ/
Halaman: 7/13 7.7 Dapatkan Sokongan/Kelulusan 7.7.1 Hantar borang permohonan untuk mendapatkan sokongan/kelulusan untuk mengambil CBLA/CB. 7.8 Disokong/Kelulusan? 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.9 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.10 7.9 Maklum Kelulusan dan Simpan Rekod CBLA 7.9.1 Maklum kepada pemohon keputusan kelulusan CBLA (lulus atau tidak lulus) dengan menyerahkan salinan borang. 7.9.2 Simpan dan masuk kelulusan permohonan CBLA ke dalam Fail Cuti Staf sehingga mendapat surat perakuan bersalin sebenar. 7.10 Terima Perakuan Bersalin 7.10.1 Terima sijil perakuan bersalin daripada staf samada dari hospital/klinik Kerajaan atau swasta dalam tempoh tujuh (7) hari berkerja daripada tarikh bersalin. 7.10.2 Tampal sijil perakuan bersalin pada borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/ Time Slip ). KPTJ/KJ/PL/PS PT PTJ/ PT PTJ/ PT PTJ/ PT PTJ/ Pemohon/ PT PTJ/ 7.10.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang jika sijil perakuan bersalin tidak diserahkan dalam tempoh yang dinyatakan pada 7.10.1.
Halaman: 8/13 7.11 Semak Kelayakan CB 7.11.1 Semak rekod pada Fail Cuti Staf jika ada PT PTJ/ mengambil kemudahan CBLA. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010. 7.11.2 Semak kelayakan pemohon untuk diberi kemudahan Cuti Bersalin. 7.11.3 Ambil kira jumlah kelayakan hari Cuti Bersalin mulai dari tarikh staf mengambil CBLA (jika ada). 7.12 Sah dan Perakui CB 7.12.1 Hantar sijil perakuan bersalin kepada PS/PL untuk mendapatkan pengesahan dan perakuan. 7.13 Rekod Dalam Sistem e-cuti 7.13.1 Rekod tarikh kelulusan cuti bersalin ke dalam Sistem e-cuti selewat-lewatnya dalam tempoh tiga (3) hari bekerja daripada tarikh borang di terima. 7.14 Ambil CTG? 7.14.1 Jika ya, ikut langkah 7.15. 7.14.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23. PT PTJ/ PT PTJ/
Halaman: 9/13 7.15 Isi Borang Permohonan CTG 7.15.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/ Lanjutan) selewatlewatnya tiga (3) minggu sebelum memulakan CTG. 7.15.2 Hantar borang permohonan lengkap kepada untuk mendapatkan sokongan KPTJ/KJ. 7.16 Semak Borang Permohonan 7.16.1 Terima dan semak borang permohonan. Hantar kepada KPTJ/KJ untuk mendapatkan sokongan. 7.17 Disokong? 7.17.1 Jika ya, ikut langkah 7.18. 7.17.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23. 7.18 Majukan ke Pejabat Pendaftar 7.18.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar. 7.18.2 Masuk salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf. 7.19 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu PT PTJ/ 7.19.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk mohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar). NC/Pendaftar/PT/ PT (P/O)
Halaman: 10/13 7.20 Lulus? 7.20.1 Jika ya, ikut langkah 7.22. 7.20.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21 dan 7.23. 7.21 Maklum Permohonan Tidak Lulus 7.21.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum permohonan tidak lulus. 7.22 Maklum Permohonan Lulus 7.22.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum permohonan lulus. 7.22.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima. 7.22.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CTG ke dalam Sistem e-ihrams. PT/ PT (P/O) PT/ PT (P/O) PT/PT( P/O) PT/PT( P/O) PT( P/O) PT( P/O)
Halaman: 11/13 7.23 Kemaskini Rekod 7.23.1 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf mana-mana rekod kualiti yang berkenaan : SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12 (Permohonan Cuti Bersalin); surat perakuan oleh Pegawai Perubatan tarikh dijangka bersalin lebih awal; sijil perakuan bersalin; SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/ Time Slip ) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat); yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-cuti tidak berfungsi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian); borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji); dan borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji) 7.23.2 Masuk ke dalam Fail Pegawai mana-mana rekod kualiti yang berkenaan: SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12 (Permohonan Cuti Bersalin); sijil perakuan bersalin; borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji); dan borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji) 7.24 Tamat PT (P/O)
Halaman: 12/13 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12 (Permohonan Cuti Bersalin) yang lengkap Surat Pengesahan Tarikh Dijangka Bersalin Oleh Pegawai Perubatan SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/ Time Slip ) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e- Cuti tidak berfungsi SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/ Lanjutan) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap Penyata cuti sebelum dan selepas Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan yang telah disemak dan disahkan Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTJ Sepanjang tempoh perkhidmatan Kuasa Melupus 2. e-cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my) UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti) UPM/(kod PTJ /100-43/2/7 (Sistem e-cuti) Pegawai Teknologi Maklumat idec idec PTJ PTJ PTJ
Halaman: 13/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 3. e-ihrams Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Intergrated Human Resource Management Systems) 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 Keseluruhan 02 01 02 02 SOK (BUM) 3/2011 SOK (BUM) 3/2012 Tanggungjawab Menyelenggara Pegawai Teknologi Maklumat idec Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu pensijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali Ke-2 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke-231 Tempat dan Tempoh Simpanan idec Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia Kuasa Melupus Disahkan Oleh Tarikh Kuat kuasa WP 15/02/2011 WP 08/08/2011 WP 09/05/2012