BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan TRAC ASTRA RENT A CAR berada di bawah badan hukum PT Serasi Autoraya (PT SERA) dengan No.SIUP: 02605/1.824.271, yang didirikan di Jakarta pada tanggal 22 Maret 1990 dengan alamat di Jl. Mitra Sunter Boulevard blok C2 No. 90 untuk menggantikan PT Sinar Inti Telaga (SIT) yang didirikan pada tahun 1987. Sejak tahun 1993, PT SERA telah sepenuhnya menjadi milik PT Astra International, Tbk. TRAC - ASTRA RENT A CAR adalah identitas baru TOYOTA Rent a Car yang telah berpengalaman selama 20 tahun lebih di bisnis sewa kendaraan. Perubahan brand ini sebagai wujud semangat baru untuk menjadi perusahaan berkelas dunia, yang mampu memberikan kepuasan tertinggi bagi para pelanggan dan karyawan. Perusahaan ini bermula dengan hanya 5 unit kendaraan, namun kini memiliki lebih dari 12.000 kendaraan yang beroperasional di lebih dari 1.500 pelanggan segmen korporat. Sekarang ini TRAC memiliki 22 cabang dan 36 outlet yang tersebar diseluruh wilayah nusantara. Keberadaan layanan yang tersebar akan mempermudah dan menjamin ketersediaan, serta jaringan bengkel dan perawatan TRAC yang terus berkembang setiap tahunnya. Sebagai perusahaan yang bergerak di bisnis sewa kendaraan jangka pendek dan jangka panjang, TRAC berpengalaman menangani berbagai jenis kendaraan, seperti sedan, minibus, pick up dan truk, dari berbagai merek antara lain: Toyota, Isuzu, 45
46 Daihatsu, BMW, Peugeot dan beragam jenis serta merk kendaraan lainnya. Setiap kendaraan dihadirkan sesuai dengan kebutuhan khusus pelanggan. Dalam menjalankan bisnisnya TRAC memiliki Visi dan Misi perusahaan, yakni : Visi: Memenuhi harapan anda dalam pengelolaan transportasi. Misi: "Menjadi rekanan utama yang terpadu dalam solusi transportasi
47 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Board of Commissioners Board of Directors Chief Executive Officer Audit Comittee Internal Audit & Risk Management Management & BD Director in Charge Corporate Function Human Resource Director I Quality Management & ESRS Asset Management Director II Information System & Technology Finance & Accounting Director III Fleet Management Marketing & Customer Care Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Serasi Autoraya Sumber : Departemen Information System and Technology tahun 2007 Pembagian Tugas dan Wewenang Audit : Bertanggungjawab terhadap pengembangan sistem risk management Bertanggungjawab terhadap implementasi program Audit pada level Corporate dan SBU
48 Management & Business Dev. : Bertanggungjawab atas pengembangan system management dan bisnis baru pada level corporate dan SBU Corporate Legal : Bertanggung jawab terhadap seluruh fungsi legal pada level Corporate Mewakili perusahaan dalam melakukan kesepakatan, atau jika terjadi perselisihan dengan pihak lain dalam bidang hukum Corporate Human Resource Bertanggungjawab terhadap kualitas dan proses development SDM, Menganalisa dan mengevaluasi kebutuhan SDM serta berkoordinasi dengan SBU dalam melakukan pemenuhan kebutuhan dan pengembangan SDM Asset Management : Bertanggungjawab terhadap seluruh Perencanaan, Pengadaan dan penjualan Aset Perusahaaan (Baik Vehicle maupun property) Information & Technology : Bertanggungjawab terhadap seluruh pengembangan, peningkatan serta pemeliharaan sarana IT (software dan hardware) di level Corporate maupun di SBU Finance : Bertanggungjawab terhadap seluruh sistem keuangan dan laporan keuangan pada level corporate & SBU
49 Menyetujui atau menolak setiap pengeluaran dari setiap bagian dalam perusahaan. Memeriksa dan menganalisis laporan harian dan bulanan Mengurus masalah perpajakan Fleet : Bertanggungjawab terhadap performance dan kelayakan vehicle di level Corporate dan SBU Mengurus administrasi teknisi dan memberikan training kepada teknisi Mengatur lokasi servis Marketing : Bertanggungjawab terhadap upaya pengembangan strategi pemasaran, metodologi dan implementasinya, meningkatkan strategi pelayanan, dan kepuasan terhadap pelanggan
50 Struktur Organisasi Divisi Information System and Technology Corp Information System & Technology Information Technology Information System Information Management System Security & Data Center Information System Development Office Administration Infrastucture & Communication Client Device Information Planning & Project Quality Assurance System Application Struktur dibuat per tanggal 01 Januari 2007 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Information System and Technology PT Serasi Autoraya Pembagian tugas masing masing bagian pada Divisi Information System and Technology : 1. System Security & Data Center Bertanggung jawab untuk sistem keamanan jaringan baik ke jaringan ekternal maupun terpublish, serta bertanggung jawab terhadap operasional data center. 2. Infrastructure & Communication Bertanggung jawab untuk pemeliharaan, pengembangan jaringan dan operasional komunikasi data.
51 3. Client Device Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan, pengembangan dan operasional peralatan kerja IT yang digunakan oleh user. 4. System Application Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan terhadap piranti lunak yang digunakan oleh user sehari-hari. 5. Information System Development Bertanggung jawab untuk membantu pengembangan piranti lunak IT yang digunakan dalam operasional sehari-hari. 6. IS Planning & Project Bertanggung jawab untuk merencanakan arah pengembangan IT yang akan di jalankan berdasarkan periode waktu dan kebutuhan perusahaan, serta membantu dalam pelaksanaan project. 7. Office Administration Bertanggung jawab terhadap pembeliaan, penerimaan barang dari penyedia barang dan melakukan pengawasan terhadap keberadaan asset yang telah ada. 8. Quality Assurance Bertanggung jawab terhadap penjagaan kualitas terhadap produk-produk yang dihasilkan oleh IT, mulai dari awal, dan berakhir saat produk tersebut tidak lagi digunakan.
52 3.3 Tata laksana sistem yang sedang berjalan Proses dimulai saat karyawan PT Serasi Autoraya mempunyai kebutuhan. Karyawan yang memiliki kebutuhan di dalam rich picture disebut sebagai user. PIC dalam hal ini bertugas untuk menyediakan template-template dokumen yang sesuai dengan kebutuhan user, agar setiap dokumen memiliki standarisasi. PIC mengupload template-template dokumen melalui intranet dengan maksud mempermudah user. User mendapatkan template dokumen dengan cara mendownload dari intranet yang telah disediakan, selesai mendownload template dokumen, user mencetak dan mengisi template dokumen dengan lengkap. Kemudian user membawa dokumen yang telah diisi lengkap ke orang orang yang berwenang (pihak manajemen PT Serasi Autoraya) untuk diminta persetujuan dan tanda tangan. Setelah dokumen telah disetujui, user memberikan pesan singkat ke PIC yang akan menangani kebutuhan melalui IT Helpdesk, serta memberikan dokumen tersebut. Jika dokumen tidak disetujui oleh pihak manajemen, maka permintaan user juga tidak dapat dikerjakan. PIC akan menyimpan dokumen yang diajukan user yang sudah disetujui dan dikerjakan ke dalam binder, yang disusun berdasarkan jenis dokumen. Kesulitan yang sering dihadapi adalah ketika user ingin melihat dokumen yang sudah pernah diajukan. karena yang menyimpan hanya PIC, sehingga menyulitkan PIC untuk mencari-cari dokumen yang diinginkan user. Selain itu PIC kesulitan untuk menyimpan dokumen-dokumen yang begitu banyak jumlahnya, sehingga memerlukan tempat yang cukup besar untuk menampung dokumen-dokumen yang semakin hari semakin bertambah banyak.
53 Tidak mengetahui alur dan status dokumen dokumen apa yang pernah diajukan? 4. template_dokumen 2. kebutuhan 3. template_dokumen User Intranet PT SERA 5. dokumen 6a. dokumen_disetujui 6b. dokumen_ditolak 7. pesan_singkat 8. dokumen_ disetujui Lama mencari dokumen 1.template_dokumen PIC IT Management 9.dokumen_yang_ disetujui_disimpan 10.mencari_ dokumen Butuh tempat untuk simpan dokumen Gambar 3.3 Rich Picture yang sedang berjalan
54 3.4 Kuisioner dan Wawancara 3.4.1 Hasil Analisa Kuisioner Pembuatan kuisioner ini dimaksudkan dalam rangka mndapatkan datadata yang lebih akurat dan objektif tentang kelayakan pengembangan sistem yang sedang berjalan saat ini sekaligus mendukung analisis sistem yang sedang berjalan saat ini. Kuisioner ini terdiri dari 10 pertanyaan dengan jumlah responden sebanyak 30 orang Jawaban responden ini dibuat dalam persentase. Perhitungannya sebagai berikut: 1. Persentase Tingkat Pendidikan Terahir Karyawan yang terdapat pada PT Serasi Autoraya Persentase Tingkat Pendidikan Terakhir 0% 20% 0% SMU D3 S1 S2 80% Berdasarkan Diagram Persentase Tingkat Pendidikan Terakhir di atas dapat diketahui bahwa Karyawan PT Serasi Autoraya sebagian besar tingkat pendidikan terakhirnya S1 dengan persentase 80%, dan 20% yang memiliki tingkat pendidikan terakhir SMU
55 2. Persentase komunikasi yang selama ini berjalan pada PT Serasi Autoraya Persentase Komunikasi selama ini berjalan 13% Lancar antar divisi 60% 27% Lancar hanya dalam satu divisi Kurang lancar Dari Diagram Persentase Komunikasi yang selama ini berjalan dapat diketahui bahwa ternyata komunikasi antar karyawan pada PT Serasi Autoraya 60 % kurang lancar, dan 27% lancar hanya dalam satu divisi, sedangkan 13 % lancar antar divisi 3. Persentase seringnya membuat dokumen untuk mendukung pekerjaan Persentase Karyaw an Dalam Membuat Dokumen 10% 23% 67% Sering Tidak terlalu sering Jarang Berdasarkan Diagram Persentase Karyawan Membuat Dokumen dapat diketahui bahwa 67% Karyawan sering membuat dokumen untuk mendukung pekerjaan sedangkan, 23% tidak terlalu sering membuat dokumen, dan 10 % jarang dalam membuat dokumen.
56 4. Persentase dokumen yang dibuat memerlukan persetujuan Persentase Dokumen Memerlukan Persetujuan 0% Perlu Tidak perlu 100% Dari Diagram diatas dapat disimpulkan bahwa setiap dokumen pastinya memerlukan persetujuan. 5. Persentase karyawan mengetahui alur setiap dokumen yang dibuat Persentase karyawan mengetahui dengan jelas alur dokumen yang dibuat 17% Ya Tidak 83% Dari diagram diatas menunjukan bahwa saat ini kebanyakan responden sebesar 83% tidak mengetahui alur dokumen yang dibuat, sedangkan hanya 17 % saja yang mengetahui alur dokumen yang dibuat.
57 6. Persentase perlunya mengetahui status dari dokumen yang diajukan Persentase Perlunya Mengetahui Status Dokumen yang Diajukan 13% Perlu Tidak Perlu 87% Dari diagram diatas menunjukan bahwa saat ini kebanyakan responden sebesar 87% merasa perlu untuk mengetahui status dokumen yang diajukan, sedangkan hanya 13% saja yang merasa tidak perlu mengetahui status dokumen yang diajukan 7. Persentase perlunya mengetahui history mengenai dokumen yang sudah pernah diajukan Persentanse perlunya mengetahui history dokumen 37% 63% Perlu Tidak perlu Pada Diagram diatas, dapat kita simpulkan bahwa 63% karyawan perlu mengetahui history dokumen yang sudah pernah diajukan dan sebesar 37% yang merasa tidak perlu untuk mengetahui history dokumen yang sudah pernah diajukan.
58 8. Persentase kemudahan untuk menelusuri dokumen yang sudah pernah diajukan Persentase Kemudahan penelusuran dokumen 13% Mudah Sulit 87% Untuk mengetahui persentase kemudahan penelusuran dokumen pada PT Serasi Autoraya, maka dari Diagram diatas dapat terlihat bahwa 87% karyawan merasa kesulitan dalam melakukan penelusuran dokumen dan hanya 13% yang tidak mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran dokumen. 9. Persentase lama waktu yang diperlukan untuk mencari dokumen yang sudah pernah diajukan Persentase Waktu untuk mencari dokumen yang pernah diajukan 10% 67% 23% <60 menit 1-5 jam >1 hari Berdasarkan Diagram diatas maka dapat diketahui bahwa lama untuk mencari suatu dokumen yang sudah pernah diajukan kurang lebih
59 sebesar 67% membutuhkan waktu lebih dari 1 hari, sedangkan 23% membutuhkan waktu antara 1 5 jam, dan 10 % membutuhkan waktu kurang dari 60 menit. 10. Persentase kepuasan dengan cara penyampaian dokumen secara maual seperti yang sedang berjalan Persentase Kepuasan Penyampaian Dokumen secara manual saat ini 0% 67% 33% Puas Biasa saja Tidak Puas Saat ini dapat diketahui bahwa responden sebanyak 67% tidak puas dengan cara penyampaian dokumen yang manual saat ini dan 33% merasa biasa saja. 3.4.2 Hasil AnalisaWawancara Kesimpulan dari hasil wawancara yang telah dilakukan terhadap nara sumber dari PT Serasi Autoraya, adalah 1. Bagaimana proses pengajuan dokumen yang selama ini berjalan? Dari Jawaban yang didapat dapat disimpulkan bahwa langkah-langkah dalam proses pengajuan dokumen, user harus mengajukan dan meminta persetujuan langsung ke orang yang berwenang dalam bentuk lembaran kertas, atau dengan kata lain dalam keadaan manual ( based on paper).
60 2. Bagaimana dengan alur pengajuan dokumen saat ini? Dari jawaban yang didapat dapat disimpulkan bahwa saat ini user mengajukan sendiri dokumen ke pihak berwenang. Jika membutuhkan lebih dari satu persetujuan maka user mengambil dokumennya dan mengajukan lagi ke pihak berwenang berikutnya. Dalam mengecek dokumen yang diajukan, user via telepon atau datang sendiri dan bertanya kepada sekretaris pihak-pihak berwenang tentang dokumen yang mereka ajukan. 3. Masalah apa yang biasanya muncul dan mengganggu kinerja user? Masalah yang disebutkan biasanya hanya seputar dalam hal pengajuan dokumen yang telah di print-out. Dokumen yang telah diberikan mengalami kerusakan atau juga hilang, dan tentu saja hal ini berhubungan langsung dengan biaya operasional perusahaan. Selain itu tidak adanya suatu media dalam pengajuan dokumen di PT Serasi Autoraya. 4. Bagaimana cara user melihat kembali atau mencari dokumendokumen yang ada? Dalam jawaban yang didapat dari narasumber dapat disimpulkan bahwa user sangat kesulitan untuk melihat kembali dokumen yang pernah diajukan. Dokumen yang telah diajukan dan disetujui disimpan oleh PIC dan dokumen ini tidak memiliki rangkap.
61 5. Bagaimana dengan penyimpanan dokumen-dokumen untuk saat ini? Untuk masalah pekerjaan, perlu berbagai jenis dokumen-dokumen dan jika diakumulasi tentunya jumlahnya sangatlah banyak, dan memerlukan tempat yang cukup besar untuk menyimpan dokumendokumen tersebut. Dokumen-dokumen ini disimpan dengan binder sehingga sulit untuk dicari kembali. 6. Berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk mengarsip dokumen perharinya? Biasanya waktu yang dibutuhkan karyawan PT Serasi Autoraya untuk mengarsip dokumen sekitar 2 jam dalam satu hari. 7. Berapa banyak orang dalam perusahaan yang bertugas dalam mengatur dokumen? Jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan untuk mengatur dokumen adalah 2 orang.
62 3.5 Masalah yang dihadapi Melihat pada hasil analisa diatas dan melalui perkembangan lebih lanjut, kurang lebih kendala yang sedang dihadapi oleh PT Serasi Autoraya adalah : - Alur dan Status suatu proses dokumen yang diajukan sulit diketahui user. - Kesulitan bagi user untuk melihat dokumen yang sudah pernah dibuat karena pemegang hak akses untuk dokumen yang telah dibuat disimpan hanya oleh PIC IT - Penyimpanan dokumen yang tidak sistematis sehingga menyebabkan kesulitan dalam pencarian dokumen-dokumen dengan cepat. - Kebutuhan akan tempat penyimpanan dokumen yang besar untuk menampung semua dokumen-dokumen perusahaan. 3.6 Alternatif pemecahan masalah : Dari permasalahan yang diuraikan di atas, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan membuat suatu sistem agar dapat mendukung proses pencarian, penemuan kembali, menampilkan, serta pendistribusian dokumen yang dapat dilakukan secara virtual melalui jaringan intranet dengan optimal antar semua pihak dengan electronic document management system, dimana sistem tersebut diusulkan dengan harapan dapat memberikan peningkatan bagi kinerja Divisi Information System and Technology (IT) dalam menangani dokumen, solusi yang dicakup pada sistem baru tersebut yaitu : - Menghasilkan sistem informasi yang memudahkan untuk memantau status dari dokumen yang diajukan.
63 - Membuat suatu sistem yang memungkinkan untuk user atau pihak terkait untuk dapat melihat dokumen-dokumen yang diajukan baik yang di setujui ataupun ditolak dan berdasarkan hak akses yang ada. - Menghasilkan sistem informasi dan mengatur dokumen secara indexing sehingga memudahkan untuk pencarian dokumen berdasarkan pengelompokkannya. - Membuat suatu sistem yang menyimpan electronic dokumen perusahaan secara terpusat. - Menghasilkan sistem informasi yang dapat menangani dokumen dan menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.