BAB 1 PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT Lippo Karawaci Tbk merupakan perusahan yang bergerak di bidang properti, dimana sudah lebih dari satu dekade perusahaan ini telah membuktikan dirinya menjadi pengembang properti yang sangat dipercaya dengan membawa brand ternama. PT Lippo Karawaci Tbk telah memperluas portofolio bisnisnya dengan mencakup pembangunan housing development, mal, rumah sakit, hotel dan tempat rekreasi serta pembangunan skala besar terintegrasi lainnya. PT Lippo Karawaci Tbk sekarang telah terdaftar menjadi perusahaan properti terbesar di Indonesia dengan kapitalisasi pasar, aset dan pendapatan, serta bisnis model yang unik dan terintegrasi. Kebutuhan barang/jasa tidak dapat dihindarkan untuk menjaga kelancaran operasional dan untuk menjamin pertumbuhan (Nur Bahagia, 2011, pp. 10). Berdasarkan pernyataan di atas, pihak perusahaan harus menyediakan fasilitas yang dapat menunjang pekerjaan sesuai dengan tugas dan kebutuhan dari masing-masing karyawan. Pemilihan spesifikasi fasilitas kerja untuk karyawan ditentukan oleh divisi IT/TMT (Information Technology / Telecommunication Media Technology). Divisi IT/TMT merupakan bagian dari PT Lippo Karawaci Tbk yang mengatur dan mengelola sumber daya dan teknologi informasi baik bisnis unit Lippo Corporate maupun bisnis unit Lippo Homes. Divisi IT/TMT ini dibagi menjadi 5 Departement, yaitu: Sistem Prosedur, Aplikasi dan Basis Data, Infrastruktur, Aplikasi Manajemen Proyek, dan Proyek Kantor Manajemen. PT Lippo Karawaci Tbk memiliki sebuah standar yang juga dimiliki oleh perusahaan lainnya, untuk permintaan pembelian sebuah barang, seorang karyawan wajib menggunakan formulir permintaan pembelian. Proses ini masih menggunakan cara manual yang mengakibatkan munculnya beberapa permasalahan yang sering dihadapi oleh beberapa pihak yang bersangkutan, 1

2 2 serta membuat proses ini terhambat dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Menurut data yang didapatkan dari laporan administrator IT/TMT yaitu Ibu Flicka Stevie Kawet, permintaan pembelian yang diajukan oleh karyawan selama 1 bulan sekitar permintaan pembelian berupa komputer, laptop dan peripheral. Berikut data permintaan pembelian selama bulan September, Oktober dan November pada tahun 2015: Gambar 1.1 Data Permintaan Pembelian Kaliannan, Awang dan Raman (2009, pp. 2) telah melakukan penelitian bahwa proses permintaan pembelian barang akan lebih hemat, efisien dan mengurangi kesalahan jika menggunakan sistem online. Penelitian tersebut dilakukan untuk menerapkan teknologi pada sistem permintaan pembelian di pemerintahaan Malaysia. Maka, berdasarkan latar belakang tersebut, dibuatlah aplikasi permintaan pembelian barang karyawan berbasis web yang mendasari penulisan karya skripsi yang berjudul DESAIN & ANALISIS E-PURCHASE REQUISITION PADA PT. LIPPO KARAWACI TBK.

3 3 1.2 Rumusan Masalah Identifikasi permasalahan yang ada dalam proses permintaan pembelian: 1. Pengulangan proses pada pemeriksaan dan persetujuan. 2. Penelusuran proses membutuhkan banyak administrasi dan koordinasi. 3. Proses membutuhkan banyak waktu. 4. Penggunaan formulir dalam kertas memiliki resiko kertas tersebut hilang. 5. Sering terjadi kesalahan (human error) dalam pengisian formulir. 6. Laporan riwayat permintaan pembelian masih dilakukan secara manual dan tidak menutup kemungkinan adanya kesalahan (human error). 1.3 Ruang Lingkup Berikut adalah ruang lingkup dan batasan masalah yang akan digunakan dalam membangun aplikasi permintaan pembelian: 1. Sistem merupakan aplikasi berbasis web yang hanya dapat diakses di dalam perusahaan (intranet). 2. Komunikasi antar user dilakukan melalui dan website. 3. Penggunaan aplikasi ini memiliki cakupan bisnis unit Lippo Corporate dan bisnis unit Lippo Homes. 4. Sistem ini hanya mencakup pembelian Personal Computer, Notebook, dan Peripheral IT. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan Tujuan dari pembuatan aplikasi permintaan pembelian: 1. Pembuatan aplikasi untuk permintaan pembelian barang karyawan di PT Lippo Karawaci Tbk. 2. Pembuatan sistem yang dapat menampilkan proses permintaan pembelian. 3. Membuat system pengingat persetujuan secara otomatis untuk para pengambil keputusan.

4 4 4. Membuat pengisian formulir permintaan pembelian secara online. 5. Membuat laporan permintaan pembelian sesuai dengan katagori tertentu secara otomatis Manfaat Manfaat dari pembuatan aplikasi permintaan pembelian: 1. Meningkatkan efisiensi dalam permintaan pembelian barang karyawan di PT Lippo Karawaci Tbk. 2. Informasi proses permintaan pembelian barang dapat diketahui oleh karyawan yang mengajukan melalui aplikasi web. 3. Mempercepat proses persetujuan pembelian barang yang diajukan oleh karyawan dengan fitur pengingat persetujuan. 4. Formulir permintaan pembelian online dapat diakses oleh karyawan di kantor pusat ataupun kantor cabang PT Lippo Karawaci Tbk di seluruh Indonesia melalui intranet. 5. Mempermudah pihak yang berkepentingan untuk melihat laporan pembelian. 1.5 Metodologi Penelitian Metode Analisis Metode dilakukannya analisa terhadap proses bisnis yang telah ada dan masalah yang terdapat serta dirasakan oleh user. Untuk mendapatkan informasi tersebut dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 6. Observasi terhadap system yang sedang berjalan. 7. Wawancara langsung dengan user, yaitu administrator divisi IT/TMT. 8. Analisa terhadap hasil observasi. 9. Mengidentifikasi kebutuhan user. 10. Mengidentifikasi kesulitan dan masalah yang ada. 11. Mendiskusikan proses bisnis dengan system prosedur. 12. Studi pustaka, yaitu membaca informasi dan mempelajari bahan referensi yang terkait melalui buku-buku, e-book, jurnal maupun referensi lainnya.

5 Metode Pengembangan Dalam skripsi ini metode perancangan aplikasi yang digunakan adalah Extreme Programming (XP) berdasarkan Pressman (2015:72) yang meliputi proses-proses sebagai berikut: 1. Planning 2. Design 3. Coding 4. Testing Gambar 1.2 Extreme Programming 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan yang digunakan pada skripsi ini adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat, ruang lingkup, metode penelitian dan sistematika penulisan skripsi yang digunakan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini akan menguraikan teori-teori yang mendukung penelitian ini, baik teori

6 6 umum maupun teori khusus yang digunakan sebagai landasan dalam penyusunan skripsi ini. BAB 3 DESKRIPSI UMUM Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang perusahaan, kondisi saat ini, identifikasi masalah, solusi yang diusulkan, ruang lingkup aplikasi dan peran pada PT Lippo Karawaci Tbk. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini akan menjelaskan analisa kebutuhan sistem, rancangan aplikasi, rancangan layar, implementasi, tahapan-tahapan uji coba dan evaluasi dari aplikasi yang telah dibuat. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan menjelaskan kesimpulan dari hasil pembuatan aplikasi dan saran- saran yang diusulkan untuk pengembangan lebih lanjut di masa mendatang.