BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Latar Belakang Perusahaan PT. Sinar Meadow International Indonesia (SMII) adalah sebuah perusahaan Joint Venture (Patungan) antara Sinar Mas Group melalui PT.Ivo Mas Tunggal dengan goodman Fielder International Ltd dari Australia memalui Meadow Lea Foods, Ltd., salah satu perusahaan makanan jadi terbesar di Australia. PT.SMII yang berstatus PMA ini berdiri pada tanggal 11 Agustus 1990 dan telah mengantongi Izin Usaha Tetap No. 618/T/Industri/1996. Pabrik PT.SMII menempati area kurang lebih 2,6 hektar di Jakarta Industrial Estate, PuloGadung, Jakarta memiliki proses produksi secara terpadu. Artinya mulai pengolahan bahan baku hingga masuk dalam kemasan semua dikerjakan di pabrik yang memiliki karyawan dan buruh sekitar 338 orang. Standar upah buruh SMII yang di atas Upah Minimum Regional (UMR) serta perlakuan bijak perusahaan terhadap pekerja telah menghasilkan hubungan yang harmonis antara buruh dan perusahaan. Suatu situasi yang sangat mendukung proses produksi. 50

2 51 Dengan meningkatkanya daya beli dan selera masyarakat, memberi peluang lain yaitu pangsa pasar produksi, dengan menjamurnya waralaba internasional yang masuk ke Indonesia, PT.SMII juga mendapat kepercayaan sebagai mitra dari McDonal, Dunkin Donuts, dan Wendy s dalam penyediaan minyak goring serta produk margarin dan shortening, termasuk untuk hotel, bakery, restoran, serta pabrik biskuit. Kapasitas produksi PT.SMII sendiri kini mencapai ton per tahun termasuk membantu produksi Filma untuk pasar Indonesia bagian barat. Sekitar 30% produk di ekspor ke mancanegara dengan merk MAYFLOWER, antara lain ke Negara-negara Timur Tengah termasuk Arab Saudi, juga Taiwan, Hongkong/Cina, Malaysia, Philipina, Afrika, Myanmar, New Zealand, Papua New Guinea, Srilanka, dll. Sebanyak 70% produk mengisi pasar margarine dan minyak goreng dalam negeri. PT.SMII juga telah sukses melakukan alih teknologi. Jika pada awal berdiri PT.SMII menggunakan sekitar 10 tenaga ahli asing, saat ini hanya tersedia dua saja tenaga ekspatriatnya. Lainnya telah diambil alih oleh tenaga kerja Indonesia. PT.SMII memproduksi khusus margarine, minyak goreng, dan shortening dengan segmen pasar yang dituju, yaitu lokal meliputi retail/eceran, industrial, dan ekspor.

3 Visi dan Misi PT. Sinar Meadow International Indonesia Visi Perusahaan PT.SMII memiliki visi yaitu Diakui sebagai produsen terkemuka produk minyak goreng nabati yang bermutu di Indonesia dan internasional Misi Perusahaan PT.SMII juga memiliki misi dalam menjalankan bisnisnya, yaitu Menghasilkan produk yang bermutu tinggi secara konsisten untuk dapat memberikan nilai lebih kepada seluruh pelanggan dan memberikan hasil yang pantas bagi seluruh karyawan dan pemegang saham 3.2 Struktur Organisasi, Uraian Tugas dan Tanggungjawab

4 Sumber : PT. Sinar Meadow International Indonesia Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 53

5 Uraian Tugas dan Tanggungjawab 1. BOD (Board of Director) Mengawasi kinerja tugas-tugas para General Manager di tiap divisi Menerima laporan-laporan dari General Manager di tiap divisi 2. General Manager Memimpin, menangani dan mengawasi kegiatan-kegiatan opersional perusahaan Memeriksa laporan operasional setiap bulannya dan memepertanggungjawabkan kegiatannya kepada direksi 3. Finance Admin Departement Head Bertanggungjawab terhadap pengendalian, pengelolaan, pengarahan, dan pelaporan di bidang keuangan perusahaan, terutama pendanaan, akunting umum, biaya, kekayaan, perpajakan, audit, system informasi, dan administrasi perusahaan Melaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan bidang administrasi untuk mendukung tugas utama 4. Sales & Marketing Departement Head Membuat kebijaksanaan/prosedur sehubungand engan departemen sales&marketing dan Technical R&D untuk memastikan agar tugas fungsional mereka dapat diterima secara umum seperti yang sudah ditentukan oleh direksi atau General Manager

6 55 Bertanggung jawab dalam mengatur, mengarahkan, dan mendukung seluruh fungsi Sales&Marketing, sedangkan Technical R&D memastikan agar budget penjualan tahunan dapat ditentukan bersama dengan General Manager Bekerja sendiri (namun sesuai dengan yang ditentukan oleh General Manager) dan bertanggungjawab untuk mengatur dan mengarahkan departemen Sales&Marketing, Technical R&D di seluruh Indonesia Melaporkan hasil aktual (fungsi Sales&Marketing) dan performa forecast bersama dengan analisis variasi yang tepat pada manajemen senior dan Direksi 5. Logistic Departement Head Mengatur dan mengendalikan departemen Logistic sehingga adanya suatu sinergi diantara seksi-seksi terkait dalam (PPIC, Purchasing, Warehousing, Distribution, Ingredient Local & import) dan barang-barang keluar (Finished Good) setelah melewati proses produksi sehingga sampai ke tangan pelanggan dengan cara yang paling efektif/efisien dan ekonomis bagi perusahaan. Berhubungan dengan PT.SMART dan PT.ITT sehubungan dengan kelancaran distribusi barang barang, contohnya Toll Manufacturing Partisipasi dalam tim Audit GMP dengan memberikan saran dan solusi untuk perbaikan Partisipasi dalam team P2K3 dalam hal MSDS Melakukan tugas lainnya yang diminta oleh atasan Partisipasi dalam supplier audit 6. HRD Department Head

7 56 Menyelenggarakan pengadaan tenaga kerja sesuai dengan standar yang diperlukan perusahaan serta mempersiapkan penyelenggaraan penggajian yang kompetitif dengan menggunakan system yang baik dan komparatif disertai penilaian prestasi bagi pemberian insentif dan melaksanaan pengembangan SDM agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dan mengikuti perkembangan jaman. Melaksanakan tugas-tugas insidentil yang diberikan atasan/perusahaan guna menunjang dan menjaga citra perusahaan Melaksanakan tugas lainnya di luar bidang SDM baik periodik atau non-periodik yang diminta oleh atasan/perusahaan Membantu departemen lain untuk hal-hal yang dinilai perlu dibantu, terutama untuk menegakkan kewibawaan serta disiplin di perusahaan Manufacturing Departement Head Mengatur proses berproduksi mulai dari pengolahan CPO di Continuous Rifenery, Batch Rifenery, dan packing room. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses berproduksi Meningkatkan kualitas dan kinerja sumber daya manusia di lingkungan Manufacturing Departement Meningkatkan kualitas produk, kinerja peralatan produksi dan cara berproduksi yang baik (Good Manufacturing Practice) Terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang menunjang kinerja perusahaan secara aktif

8 57 Memimpin tim halal dan menjadi Internal Auditor Halal Mewakili perusahaan dalam berhubungan dengan lembaga pemerintahan yang berkaitan dengan proses produksi minyak sawit secara umum Memberikan penjelasan kepada tamu-tamu perusahaan dalam hal proses di PT.SMII Memberikan training kepada mahasiswa dalam rangka menjaga hubungan baik dengan Universitas & Lembaga Pendidikan lainnya sebagai sumber SDM Bersama-sama dengan Enginnering Department melakukan preventive Maintenance 7. Engineering Departement Head Menangani hal-hal yang berhubungan dengan mekanisme peratan di dalam perusahaan Bertanggung jawab memperbaiki peralatan-peralatan apabila terjadi kerusakan Bersama-sama dengan Manufaturing Departement melakukan preventive Maintenance untuk mencegah terjadinya kerusakan 3.4 Gambaran Sistem Informasi Penjualan yang Berjalan Uraian Proses yang Berjalan PT. Sinar Meadow International Indonesia memulai proses penjualannya pada saat Sales & Marketing Manager (SMM) menerima Inquiry dari customer kemudian SMM mempertimbangkan untuk menindak lanjutinya. Setelah itu SMM mengadakan

9 58 kunjungan untuk melakukan penawaran produk terhadap customer ataupun mengirimkan brosur mengenai produk kepada pelanggan. Setelah customer menyetujui dengan produk yang ditawarkan, Sales & Marketing Manager (SMM) membuat export cost calculation serta meminta persetujuan dari General Manager (GM). kemuadian SMM mengajukan penawaran harga produk kepada customer dan melakukan negosiasi harga. Setelah customer menyetujui dengan harga yang diajukan oleh SMM, lalu SMM akan menerima Purchase Order (PO) dari customer yang diterima melalui fax, maupun telpon. SMM setelah menerima PO dari Customer, SMM membooking tanggal produksi ke Production Planning Inventory Control (PPIC). SMM kemudian meneruskan PO serta cost calculation yang telah diotorisasi ke bagian export admin. Export admin kemudian membuat Sales Order (SO) 1 rangkap dan Invoice 5 rangkap, rangkap pertama dan kedua untuk customer, rangkap ketiga untuk finance, rangkap keempat untuk export admin, dan rangkap kelima untuk transporter. Export Assisten Manager setelah menerima MPS (Master Production Schedule) dari PPIC, lalu membuat weekly shipment schedule dan mengecek status barang. Pengecekan status dan jumlah barang dapat dilakukan via telpon maupun warehouse report. Kemudian Export Supervisor membuat shipping instruction 1 rangkap dan staffing instruction 1 rangkap. Lalu Export Staff membuat PEB (pemberitahuan ekspor barang) dan dokumen penunjang lainnya (invoice, packing list, dll sesuai order). Export Supervisor memeriksa kelengkapan dokumen-dokumennya dan meminta persetujuan kepada Export Assisten Manager.

10 59 Kemudian bagian Export Staff menerima Delivery Note dari bagian gudang lalu bagian Export Supervisor memeriksa kelengkapan dokumen-dokumennya dan meminta persetujuan kepada Export Assisten Manager. Setelah itu bagian export staff mengirimkan dokumen ke customer dan ekspedisi mengirimkan barang ke customer. Setelah itu bagian Finance melakukan Pencatatan Piutang setelah menerima invoice yang telah diotorisasi. Kemudian bagian Accounting membuat laporan penjualan dan menyerahkan ke general manager untuk diotorisasi.

11 Overview Activity Diagram Driver Accounti ng Finance Komputer Export Supervisor Export Staff Export Assisten Manager Export Admin Sales & Marketing Manager Customer Mengirimkan Inquiry Menerima Inquiry Action Sheet Melakukan Pemesanan PO Menerima PO Membuat SO Membuat Invoice Membuat Shipping Instruction Membuat Stuffing Instruction Membuat PEB Tr_PO SO Tr_SO {} {}Invoice Tr_Invoice Tr_Shipping Instruction Tr_Stuffing Instruction SI PEB Stuffing Instruction Mengajukan Penawaran Harga Membuat Weekly Shiipment Schedule MPS Weekly Shipment Schedule Melakukan Pencacatan Piutang Membuat Laporan Tr_PEB Mengirim Barang

12 Detailed Activity Diagram Gambar 3.2 Overview Activity Diagram 1. Detailed Activity Diagram Menerima Inquiry Customer Sales & Marketing Manager Memberikan Inquiry Action Sheet, Product Spec Menerima Inquiry Mempertimbangkan Inquiry Mengadakan Kunjungan dan Memberikan Rrosur Menerima Brosur Brosur Menyetujui Produk Yang ditawarkan Membuat Laporan

13 62 Gambar 3.3 Detailed Activity Diagram Menerima Inquiry 2. Detailed Activity Diagram Mengajukan Penawaran Customer Sales & Marketing Manager Menentukan Harga Cost Calculation Mengajukan Penawaran Harga Melakukan Negosiasi Harga Menyetujui Harga Gambar 3.4 Detailed Activity Diagram Mengajukan Penawaran

14 63 3. Detailed Activity Diagram Menerima Order Customer Sales & Marketing Manager Komputer Melakukan Pemesanan PO Menerima Order Memeriksa Ketersediaan Barang Memeriksa Harga & Waktu Pengiriman Barang Ms. Barang Meneruskan PO Ke Sales Admin Gambar 3.5 Detailed Activity Diagram Menerima Order

15 64 4. Detailed Activity Diagram Membuat Sales Order Sales & Marketing Manager Sales Admin Komputer Memberikan PO & Cost Calculation Cost Calculation PO Menerima PO & Cost Calculation Membuat SO SO Tr_SO Mengarsip data SO Gambar 3.6 Detailed Activity Diagram Membuat Sales Order

16 65 5. Detailed Activity Diagram Membuat Invoice Sales Admin Komputer Membuat Invoice Invoice Tr_Invoice Menyimpan data Invoice Gambar 3.7 Detailed Activity Diagram Membuat Invoice

17 66 6. Detailed Activity Diagram Membuat Weekly Shipment Schedule Export Assisten Manager Komputer MPS Menerima MPS Membuat Weekly Shipment Schedule Weekly Shipment Schedule Tr_WSS Mengecek Stock Status Report Ms_SSR Gambar 3.8 Detailed Activity Diagram Membuat Weekly Shipment Schedule

18 67 7. Detailed Activity Diagram Membuat Stuffing Instruction Gambar 3.9 Detailed Activity Diagram Membuat Stuffing Instruction

19 68 8. Detailed Activity Diagram Menerima Delivery Note Gudang Export Staff Memberikan Delivery Note Delivery Note Menerima Delivery Note Gambar 3.10 Detailed Activity Diagram Menerima Delivery Note

20 69 9. Detailed Activity Diagram Mengirim Barang Gambar 3.11 Detailed Activity Diagram Mengirim Barang

21 Detailed Activity Diagram Melakukan Pencatatan Piutang Finance {Invoice_otorisasi} Menerima Invoice yang sudah di otorisasi Melakukan Pencacatan Piutan Mengarsip Invoice Gambar 3.12 Detailed Activity Diagram Melakukan Pencatatan Piutang

22 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan Accounting General Sales Manager Membuat Laporan Penjualan Laporan Memberikan Laporan Penjualan Menerima Laporan Penjualan Mengotorisasi Laporan Gambar 3.13 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan

23 Arsitektur Sistem Informasi Arsitektur sistem informasi penjualan yang digunakan PT. Sinar Meadow International Indonesia adalah sebagai berikut : Hardware Spesifikasi hardware yang digunakan pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut : 1. PC P4 2,4 GHz Dual Core 1.8 Ghz atau Core 2 Duo dengan spesifikasi branded Acer dan Asus 2. RAM 512 MB 3. Monitor Samsung Software Spesifikasi hardware yang digunakan pada sistem penjualan perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Operating System yang digunakan adalah Windows XP SP2 2. Aplikasi / Software yang digunakan adalah QAD versi Antivirus yang digunakan oleh perusahaan adalah Kaspersky dan AVG Database Database yang digunakan pada PT Sinar Meadow International Indonesia yaitu MS SQL Server.

24 Network Sistem jaringan yang digunakan oleh PT Sinar Meadow International Indonesia dalam menghubungkan antara komputer yang satu dengan yang lain, yaitu dengan konsep client server 3.5 Dasar Penentuan Kriteria Pengukuran PT. Sinar Meadow International Indonesia bergerak dalam bidang manufaktur, dalam hal ini khusus membahas sistem penjualan dari PT. Sinar Meadow International Indonesia sebagai pendukung dari proses bisnis yang berjalan. Sistem penjualan harus dapat mendukung kegiatan bisnis perusahaan sehari-hari. Untuk itu perlu dilakukan pengukuran terhadap kinerja sistem penjualan dan bagaimana sistem penjualan ini dapat mendukung para pekerjanya untuk mendapatkan hasil yang diinginkan sesuai dengan tujuan perusahaaan. Dalam mengevaluasi sistem penjualan, kami menggunakan standar CobIT. Dan setelah mempelajari standar tersebut, perspektif yang paling sesuai dengan pembahasan skripsi ini adalah customer perspective. Berdasarkan hal tersebut, maka evaluasi ini dilakukan berdasarkan kriteria pengukuran Customer Perspective. Dimana dalam CobIT 4.1 Customer Perspective memiliki enam macam Business Goal yang berhubungan dengan 16 IT goals dan 30 IT process menyangkut proses-proses terkait yang meliputi empat domain utama yaitu, Plan and Organise (PO), Acquire and Implement (AI), Deliver and Support (DS), Monitor and Evaluate (ME).

25 3.6 Matriks Hubungan Antara IT Goals dan Business Goals pada Customer Perspective Tabel 3.1 Matriks Hubungan Antara IT Goals dan Business Goals pada Customer Perspective IT Goals Processes Business Goals Improve Offer Establish Create Achieve cost Obtain customer competitive service agility in optimisation reliable and orientation products continuity responding of service useful and service and services and to changing delivery information availability business for strategic requirements decision making 1. Respond to business PO1, PO2, requirements in PO4, PO10 alignment with the AI1, AI6, 74

26 business strategy AI7, DS1, 2. Respond to governance requirements in line with board direction DS3, ME1 PO1, PO4, PO10, ME1, ME4 3. Ensure satisfaction of end users with PO8, AI4, DS1, DS2 service offerings DS7, DS8, and service levels 4. Optimise the use of DS10, DS13 PO2, DS11 information 5. Create IT agility PO2, PO4, PO7, AI3 75

27 7. Acquire and maintain integrated PO3, AI2, AI5 and standardised application systems 8. Acquire and AI3, AI5 maintain integrated standardised an and IT infrastructure 10. Ensure mutual DS2 satisfaction of thirdparty relationship 12. Ensure transparency PO5, PO6, and understanding DS1, DS2, 76

28 of IT cost, benefits, DS6, ME1, strategy, policies ME4 and service levels 16. Reduce solution and service delivery defects and rework PO8, AI4, AI6, AI7, DS Ensure that automated business PO6, AI7, DS5 transactions and information exchanges can be trusted 22. Ensure minimum business impact in PO6, AI6, DS4, DS12 77

29 the event of an IT service disruption or change 23. Make sure that IT DS3, DS4, services available required are as DS8, DS13 PO5, DS6 24. Improve IT s costefficiency and its contribution to business protitability 25. Deliver projects on PO8, PO10 time and on budget, meeting quality 78

30 standards 26. Maintain the AI6, DS5 integrity information of and processing infrastructure 79