BAB 4 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Transkripsi

1 BAB 4 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Pengumpulan Data Pengumpulan data pada saat pengamatan langsung dilakukan dengan cara: 1. Auditing standar mutu pabrik dengan delapan prinsip sistem manajemen mutu pada ISO 9001 : Mengambil data pada bagian produksi berupa data hasil produksi dan jumlah cacat pada bagian Decal. Kemudian data tersebut diolah dan digunakan sebagai acuan dalam melakukan analisis dan penarikan kesimpulan secara objektif. 3. Penggambaran layout tata letak fasilitas pabrik yang ada untuk kemudian dianalisis dan dilakukan usulan perubahan.

2 128 berikut : Adapun data data yang diperoleh selama penelitian adalah sebagai Gambar 4.1 Proses Produksi Sumber : Hasil Pengamatan Dalam pembuatan Helm ini, terdapat beberapa proses utama yang dilakukan, yaitu:

3 Injection Pada proses ini, biji plastik diolah untuk menjadi batok helm dan gesper plastik 2. Buffing Kering Pada proses ini, batok helm yang telah dicetak di amplas kering hingga halus. 3. Buffing Basah Pada proses ini, batok yang telah diamplas kering, diperhalus lagi dengan cara di amplas basah (menggunakan air). 4. Cuci Solven Pada proses ini, batok yang telah di amplas, di bersihkan agar bisa melihat cacat dengan mudah. 5. Base Coat Pada proses ini, batok helm akan di cat dasar. Biasanya menggunakan warna hitam atau abu-abu. 6. Under Coat Pada proses ini, helm di cat semprot untuk mewarnai helm dengan warna sebenarnya. 7. Coating Clear Pada proses ini, helm yang telah dicat, disemprot warana bening agar terlihat mengkilap.

4 Proses Oven Pada proses ini, helm di masukan kedalam oven besar agar warna melekat dengan baik. 9. Proses Pendinginan. Pada proses ini, helm yang sudah di oven di diamkan sejenak agar warnanya lebih melekat dan tidak mudah terkelupas. 10. Decal Pada proses ini, helm yang sudah di cat dan di pernis, semua helm ditempeli stiker-stiker. 11. Assembling Pada proses ini, helem yang sudah ditempel stiker di rakit dalam hal pemasangan baut mur, pemasangan Styrofoam, pemasangan gesper, pemasangan kaca, dan pemasangan hang-tag.

5 131 Nama Produk Dipetakan Oleh Tanggal Dipetakan : Helm Standard : Tegar Anoraga : 1 April 2009 OPERATION PROCESS CHART PT. SUKSES TEHNIK Gesper Pengikat Kain dan Plastik Baut Mur Alumunium Cair Batok Helm Bijih Plastik ABS Sekarang Usulan O- 15 O- 16 O- 17 I-6 Pembuatan Pola Pensil dan Penggaris Pemotongan Gunting Penjahitan Mesin Jahit Pemeriksaan Mata O I-5 Injection Mesin Injeksi Pemeriksaan Mata I-1 Injection O-1 Mesin Injeksi Pemeriksaan Tangan Peletakan O-2 Rak O O-4 Buffing Kering Amplas Buffing Basah Amplas + Air 0.01 I O-5 Pemeriksaan Mata Painting Mesin cat 1.5 O-6 Pengovenan Mesin Oven 0.01 I-3 Pemeriksaan Mata 0.05 O-7 Pemasangan Stiker Tangan 0.01 I-4 Pemeriksaan Mata O O O- 10 O- 11 Pengeleman Stereofome Tangan Oven Batok Mesin Oven Pemasangan Karet List Tangan Pengeleman Batok Lem RINGKASAN KEGIATAN JUMLAH WAKTU (JAM) OPERASI PEMERIKSAAN O- 13 O- 14 O- 18 O- 19 O- 20 I-7 Penggabungan Mur dan Batok Obeng Otomatis Pemasangan Streofome ke batok Lem Penggabungan Gesper dan Batok Mesin Rivet Pemasangan Kaca Tangan Pemasangan Hang-Tag Tangan Pemeriksaan Mata S STORAGE O- 21 Packing Kardus dan Lakban TOTAL Gambar 4.2 OPERATION PROCESS CHART (OPC) Sumber : Hasil Pengamatan S

6 Pengumpulan Data Audit a Prinsip Pendekatan Proses Standart ISO mengembangkan pemakaian pendekatan proses (process approach) pada masa pembuatan, penerapan, dan peningkatan system manajemen mutu yang efektif. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi berbagai persyaratan pelanggan. Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin, dan peralatan dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan. Berikut adalah tabel pemenuhan klausul ISO 9001 : 2008 PT. Sukses Tehnik ditinjau dari prinsip pendekatan proses : Tabel 4.1 Tabel Pemenuhan Klausul ISO 9001 : 2008 PT. Sukses Tehnik ditinjau dari Prinsip Pendekatan Proses Klausul Checklist Persyaratan Status Evaluasi Bukti Pendukung 4 Persyaratan Umum Apakah organisasi telah menetapkan langkah- langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 dan kebutuhan peningkatan terus- menerus melalui : a) mengidentifikasikan proses yang dibutuhkan Daftar hadir training ISO 9001 : 2008 L.1

7 133 untuk sistem manajemen mutu, dan aplikasinya pada keseluruhan organisasi? b) menetapkan sekuens dan interaksi Prosedur dari proses-proses ini? rapat L (C) Menetapkan kriteria dan metode- metode yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas operasional dan pengendalian proses di atas? Petunjuk kerja penggunaan mesin L.10 d) menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang diperlukan guna mendukung operasional dan pemantauan dari proses-proses ini? Sasaran Mutu L.28 e) mengukur, memantau dan menganalisis Target Mutu proses-proses ini? L.40 f) menerapkan tindakantindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan terus menerus dari proses proses ini? Prosedur Analisis data L Persyaratan Dokumentasi Umum Apakah organisasi telah menetapkan dokumentasi system manajemen mutu ISO 9001 : 2008 yang dibutuhkan yang mencakup : Manual mutu, Prosedur Mutu, Petunjuk kerja L.40, L.17

8 Manual (Buku Panduan) Mutu Apakah organisasi telah menetapkan dan memelihara manual (buku panduan) Mutu? Manual mutu L.40 Apakah Manual Mutu ini telah menspesifikasikan dan mempertimbangkan : a) ruang lingkup dari sitem manajemen mutu ISO 9001 : 2008? b) prosedur-prosedur tertulis atau referensi - refensi yang terkait dengan prosedur-prosedur itu? c) deskripsi dari sekuens dan interaksi dari proses yang tercakup dalam system manajemen mutu ISO 9001 : 2008, berkaitan dengan kompetensi personel? Manual Mutu L Pengendalian Dokumen Apakah ada prosedur tertulis yang ditetapkan untuk mengendalikan semua dokumen yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008? Prosedur pengendalian dokumen L.16 Apakah prosedur tertulis itu telah mencakup pengendalian untuk : a) persetujuan kesesuaian dokumen sebelum dikeluarkan? b) peninjauan ulang, perbaharuan, apabila diperlukan, dan persetujuan ulang dokumen dokumen Manual mutu L.40 Petunjuk kerja L.10

9 135 c) identifikasi status revisi dari Manual mutu L.40 dokumen - dokumen? d) menjamin bahwa versi yang Perubahan Dokumen L.7 relevan dari dokumen yang ditetapkan itu tersedia paada tempat-tempat yang diperlukan? e) menjamin bahwa dokumen- dokumen itu dapat dibaca teridentifikasi dan mudah untuk ditemukan kembali? f) menjamin bahwa dokumen- dokumen yang berasal dari eksternal adalah teridentifikasi dan pendistribusiannya terkendali? g) mencegah penggunaan dokumen yang usang atau tidak berlaku lagi. Dan menetapkan cara identifikasi yang tepat untuk dokumen-dokumen itu apabila masih dipertahankan untuk suatu maksud tertentu? Manual mutu L.40 Manual mutu L.40 Manual mutu L Pengendalian Catatan Mutu Apakah prosedur tertulis telah ditetapkan untuk identifikasi, penyimpanan, pengembalian kembali, pencegahan, waktu pemeliharaan dan disposisi dari catatan- catatan mutu? Lisan

10 136 Apakah organisasi telah mengindentifikasi catatan- catatan mutu yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap Lisan persyaratan- persyaratan dan efektivitas operasional dari system manajeman mutu ISO 9001 : 2008? Tanggung Jawab dan Wewenang a) Apakah organisasi telah mengidentifikasi fungsi-fungsi dan hubungan keterkaitannya Struktur Organisasi L.57 guna memudahkan efektivitas manajemen mutu? b) Apakah organisasi telah mendefinisikan komposisi dari Struktur Organisasi L.57 manajemen puncak? c) Apakah struktur organisasi telah dibuat untuk mengidentifikasikan berbagai Struktur Organisasi L.57 hubungan keterkaitan fungsional? d) Apakah tanggung jawab dan wewenang telah didefenisikan dan dikomunikasikan kepada Tanggung mereka yang terlibat dalam operasional dari Sistem Manajemen Mutu? jawab & wewenang L (a) Penyediaan Sumber Daya Apakah organisasi menerapkan metode-metode untuk menyediakan sumber-sumber daya yang dibutuhkan untuk meningkatkan proses-proses dari sistem manajemen mutu Prosedur penerimaan karyawan L.20

11 137 7 Realisasi Produk 7.1 Perencanaan Realisasi Produk Apakah organisasi telah menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam Perencanaan Realisasi Produk : tujuan mutu untuk produk, proyek atau kontrak? kebutuhan menetapkan proses- proses dan dokumentasi serta memberikan sumber- sumber daya dan fasilitas yang spesifik terhadap produk? aktivitas-aktivitas verifikasi dan validasi serta criteria untuk penerimaan produk? Prosedur penjualan L.22 Prosedur penjualan L.22 Apakah perencanaan realisasi produk telah konsisten dengan persyaratanpersyaratan lain dari system manajemen mutu organisasi serta telah didokumentasikan dalam bentukbentuk yang sesuai dengan metodemetode operasional yang digunakan organisasi? Surat Jalan L Proses ang Terkait Dengan Pelanggan Identifikasi Persyaratan yang Terkait Dengan Produk Apakah proses penentuan kebutuhan pelanggan telah mencakup hal-hal berikut? a) persyaratan-persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi dianggap perlu untuk diterapkan dalam penggunaan, seperti : ketersediaan, penyerahan, petunjuk penggunaan produk, dukungan Diagram aplikasi SMM L.61

12 138 teknikal, dll b) persyaratan-persyaratan hukum dan Diagram peraturan-peraturan yang terkait dengan produk aplikasi L.61 c) persyaratan tambahan lain yang Diagram ditentukan oleh organisasi aplikasi L Peninjauan Ulang Persyaratan ang Terkait Dengan Produk d) Apakah organisasi telah meninjau ulang persyaratan-persyaratan dari pelanggan Purchase dan persyaratan lain yang ditentukan oleh organisasi sebelum komitmen untuk menawarkan produk? Order L.11 e) Apakah tahap-tahap peninjauan ulang (seperti pengajuan tender, penerimaan kontrak atau pesanan) telah diterapkan? Purchase Order L.11 f) Apakah proses peninjauan ulang telah menjamin hal-hal berikut persyaratan produk telah didefinisikan dengan tepat? persyaratan kontrak atau pesanan Purchase Order L.11 yang berbeda dari persyaratanpersyaratan terdahulu dispesifikasikan(misalnya dalam tender) telah diselesaikan kembali? h) apakah hasil-hasil peninjauan ulang dan tindak lanjut yang berkaitan Lisan telah dicatat dan didokumentasikan? Komunikasi Pelanggan Apakah peraturan untuk komunikasi dengan pelanggan telah diidentifikasi dan diterapkan oleh organisasi berkaitan dengan : Keluhan pelanggan L.42

13 139 a) Informasi produk? b) umpan balik dari pelanggan, termasuk keluhan-keluhan pelanggan? 7.4 Pembelian Proses Pembelian a) Apakah organisasi mengendalikan Prosedur proses pembeliannya agar menjamin produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan? pembelian L.19 b) Apakah organisasi mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan mereka menawarkan produk berkaitan dengan persyaratan-persyaratan organisasi? Pemilihan & evaluasi pemasok L.50 c) Apakah kriteria unutk pemilihan dan Evalusi evaluasi periodikal terhadap pemasok pemasok telah didefinisikan? L.50 d) Apakah hasil-hasil dari evaluasi Evaluasi pemasok yang sesuai dicatat dan Supplier didokumentasikan? L Informasi Pembelian a) Apakah organisasi telah mendefinisikan hal-hal pokok dan penting dalam dokumen pembelian? b) Apakah dokumen pembelian berisi informasi yang menjabarkan produk yang dibeli, termasuk halhal berikut : persyaratan unutk persetujuan Purchase Order L.11 Purchase Order

14 140 atau kualifikasi dari : L.11 produk proses prosedur peralatan personel Verifikaasi Produk ang Dibeli a) apakah organisasi telah mengidentifikasi dan menerapkan aktivitas untuk verifikasi produk-produk yang dibeli? b) Apakah organisasi telah menspesifikasikan peraturan verifikasi yang diinginkan? Daftar keluar masuk gudang L Ketentuan Produksi dan Pelayanan Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan Apakah organisasi mengendalikan produksi dan pelayanan melalui : Prosedur penjualan L.22 a) ketersediaan informasi yang menspesifikasikan karakteristik dari produk? b) apabila diperluka, ketersediaan instruksi-instruksi kerja? c) penggunaan dan pemeliharaan peralatan yang sesuai untuk produksi dan pelayanan? d) ketersediaan dan penggunaan peralatan pengukuran dan pemantauan? e) implementasi dari aktivitas pemantauan? Purchase Order & Surat jalan L.11, L Validasi Dari Proses Untuk Ketentuan Produksi dan Pelayanan Apakah organisasi telah mengidentifikasi proses-proses produksi dan pelayanan yang perlu divalidasi? T Prosedur pengerjaan Order L.18

15 Indetifikasi dan Kemampuan Telusur Kode (Tracebility) penyimpanan barang Apakah organisasi telah L.54 mengidentifikasi produk apabila diterapkan, melalui cara-cara yang tepat sepanjang proses-proses produksi dan pelayanan? Apakah status dari produk yang berhubungan dengan pengukuran dan pemantauan telah diidentifikasi? Code barang L.54 Apakah organisasi mengendalikan dan mencatat identifikasi yang unik dari produk, jika kemampuan telusur merupakan persyaratan yang diterapkan? Dicatat untuk kemudian dikendalikan L Hak Milik Pelanggan Apakah organisasi telah menetapkan proses-proses untuk memelihari hak milik pelanggan? Prosedur pengendalian produk L.21 Apakah proses-proses yang ditetapkan berkaiatan dengan hak milik pelanggan telah memperhatikan hal-hal berikut : Verifikasi Proteksi Pemeliharaan Prosedur pengendalian produk L.21 Apakah proses menjamin bahwa kejadian yang terkait dengan hak milik pelanggan sepert : kehilangan, kerusakan, atau hal lain yang ditemukan tidak sesuai untuk penggunaan, itu dicatat dan dilaporkan kepada pelanggan? Prosedur pengendalian produk L.21

16 "Penjagaan/ Pemeliharaan" Produk Apakah organisasi telah menetapkan metode dan pengendalian agar menjaga kesesuaian produk dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal dan penyerahan sampai tujuan yang diinginkan? Apakah metode dan pengendali itu mencakup : Identifikasi Penanganan Pengepakan Proteksi Apakah pengendalian diperluas sampai pada komponen utama dari produk? Perusahaan menentukan system penanganan, pengemasan, dan penyerahan. L Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan Apakah organisasi telah mengidentifikasi pengukuran-pengukuran yang dibuat beserta peralatan-peralatan pengukuran dan pemantauan yang diperlukan untuk menjamin kesesuaian produk terhadap persyaratan yang dispesifikasikan? Prosedur kalibrasi L.44 Apakah peraltan pengukuran dan pemantauan digunakan dan dikendalikan agar menjamin bahwa kapabilitas pengukuran konsisten dengan persyaratan pengukuran? Prosedur kalibrasi L.44 Apabila diterapkan, apakah alat-alat pengukuran dan pemantauan itu : a) Dikalibrasi dan disesuaikan secara periodik atau sebelum

17 143 dipergunakan, terhadap alat-alat yang memiliki standar nasional/ internasional; dalam hal tidak ada standar kalibrasi yang sesuai, maka landasan yang digunakan untuk kalibrasi itu harus dicatat dan didokumentasi b) dijaga dari penyesuaian- penyesuaian yang dapat mengakibatkan kalibrasi menjadi tidak sah c) dijaga dari kerusakan dan penurunan keandalan (kemerosotan) selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan d) mamiliki catatan-catatan tentang hasil kalibrasi Jadwal kalibrasi L Pengukuran dan Pemantauan Proses Proses Apakah organisasi telah menetapkan metode - metode yang sesuai untuk pengukuran dan pemantauan dari proses proses realisasi produk yang diperlukan untuk memenuhi kebetuhan pelanggan? Prosedur kerja L.14 Apakah metode - metode itu sesuai dengan kemampuan dari setiap proses untuk memenuhi tujuan yang digunakan? Sumber: Hasil Pengamatan Ringkasan : Dapat diterima : 58 Ditemukan ketidaksesuaian : 1 Penjadwalan kerja L.17

18 144 Status Evaluasi : untuk sesuai T untuk tidak sesuai b Prinsip Pendekatan Faktual Dalam Pengambilan Keputusan Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalahmasalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Berikut adalah tabel pemenuhan klausul ISO 9001 : 2008 PT. Sukses Tehnik ditinjau dari Prinsip Pendekatan Faktual Dalam Pengambilan Keputusan : Tabel 4.2 Pemenuhan Klausul ISO 9001 : 2008 PT. Sukses Tehnik ditinjau dari Prinsip Pendekatan Faktual Dalam Pengambilan Keputusan Klausul Checklist Persyaratan Status Evaluasi Bukti Pendukung 5.7 Tinjauan Manajemen Sudah a) Apakah organisasi mempunyai kemampuan untuk Dilaksanakan menunjukan efektivitas dari keputusan melalui Dengan baik referensi terhadap catatan - catatan faktual? b) Apakah organisasi meningkatkan kemampuan untuk Training meninjau ulang serta mengubah opini dan keputusan? L Kepuasan Pelanggan Apakah pihak organisasi telah dapat memonitor persepsi pelanggan terkait produk Angket

19 145 yang mereka terima yang tidak hanya dengan Kepuasan cara survei, tapi bisa melibatkan data yang pelanggan dimiliki pelanggan tentang mutu produk L.42 yang dikirim? Pengukuran dan Pemantauan Proses Proses Apakah organisasi telah menetapkan metode - metode yang sesuai untuk pengukuran dan Prosedur kerja pemantauan dari proses - proses Baik realisasi produk yang diperlukan L.18 untuk memenuhi kebetuhan pelanggan? Pemantauan dan Pengukuran Produk Apakah organisasi menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan meloloskan produk Quality adalah meloloskan peroduk untuk pengiriman ke Control pelanggan, bukan meloloskan produk dari lokasi Akhir internal ke lokasi internal lain dalam organisasi? L Pengendalian Jasa Tidak Sesuai Jumlah Apakah organisasi telah mendefinisikan keadaan Produk cacat ketidaksesuaian produk beserta tindakan - tindakan dan penyebabnya yang diambil? L Analisa Data Daftar cacat Apakah organisasi telah dapat mengetahui dengan dan penyebabnya L.21 jelas mengapa ketidak sesuaian produk bisa terjadi?

20 146 Ringkasan : Dapat diterima : 7 Ditemukan ketidaksesuaian : 0 Status Evaluasi : untuk sesuai T untuk tidak sesuai c Keterlibatan Personel Keterlibatan personel pada semua tingkatan membawa manfaat bagi perusahaan dimana karyawan diberikan kesempatan dalam merencanakan, menerapkan rencana dan mengendalikan rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan adanya kebebasan dan kewenangan sesuai dengan standart lingkup kerja karyawan akan membuat karyawan memiliki rasa memiliki perusahaan dan bertanggung jawab dalam memecahkan masalah. Hal ini dilakukan dengan perekrutan SDM yang tepat, memberikan pelatihan, kemudian memberikan tingkat tanggung jawab dan wewenang yang sesuai. Berikut adalah tabel pemenuhan klausul ISO 9001 : 2008 pada prinsip keterlibatan personel :

21 147 Tabel 4.3 Pemenuhan Klausul ISO 9001 : 2008 Pada Prinsip Keterlibatan Personel Klausul Checklist Persyaratan Status Evaluasi Bukti Pendukung Tanggung Jawab dan Wewenang a) Apakah organisasi telah Struktur mengidentifikasi fungsi fungsi Organisasi dan hubungan keterkaitannya L.57 guna memudahkan efektivitas manajemen mutu? b) Apakah organisasi telah Struktur mendefinisikan komposisi dari Organisasi L.57 manajemen puncak? c) Apakah struktur organisasi telah Struktur dibuat untuk mengidentifikasikan Organisasi L.57 berbagai hubungan keterkaitan fungsional? d) Apakah tanggung jawab dan wewenang Tanggung jawab telah didefinisikan dan dikomunikasikan dan wewenang kepada mereka yang terlibat dalam tercantum pada operasional dari system buku pedoman manajemen mutu? perusahaan L Komunikasi Internal Apakah manajemen puncak menjamin bahwa proses proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu terkait dengan proses dari sistem manajemen mutu beserta efektivitasnya? Media komunikasi internal al : Rapat bulanan, pertemuan rutin saat mulai kerja, pengumuman, kebijakan perusahaan L.23

22 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan Traning, rencana a) Apakah kebutuhan kompetensi kerja perusahaan L.1 untuk personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kualitas produk telah diidentifikasi dan ditetapkan? Apakah diberikan pelatihan atau tindakan lain yang diambil untuk memenuhi kebtuhan kompetensi itu serta apakah telah dilakukan evaluasi efektivitas dari tindakan yang dilakukan itu? T Banyaknya karyawan belum diberi pelatihan sesuai dengan kompetensinya Apakah organisasi menjamin bahwa karyawannya sadar akan relevansi serta pentingnya aktivitas mereka dan bagaimana mereka berkontribusi pada pencapaian tujuan - tujuan mutu? Tugas masing masing personil, adanya target perusahaan L Apakah catatan - catatan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja dari personel itu dipelihara? Data calon karyawan, arsip data pelatihan L.1 lingkungan Kerja a) Apakah lingkungan kerja yang sesuai untuk proses operasional telah didefinisikan? Karakteristik lingkungan kerja disesuaikan dengan karakteristik pekerjaannyal.60 b) Apakah organisasi telah menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai Karakteristik lingkungan kerja disesuaikan

23 149 kesesuaian terhadap persyaratan produk? Tindakan Perbaikan Apakah organisasi telah menetapkan prosedur tertulis untuk tindakan korektif dengan persyaratan- persyaratan yang didefinisikan untuk a) mengidentifikasi ketidaksesuaian, termasuk keluhan pelanggan b) menentukan penyebab- penyebab ketidaksesuaian ini c) mengevaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan agar menjamin bahwa ketidaksesuaian itu tidak akan terjadi (terulang) lagi d) menentukan dan menerapkan Tindakan Perbaikan yang Diperlukan e) mencatat hasil - hasil dari Tindakan Perbaikan yang Dilakukan f) meninjau ulang tindakan pebaikan yang dilakukan dengan karakteristik pekerjaannya L.60 Dilakukan oleh kabag terkait dan masing masing bagian yang terkait dengan tindakan yang akan dilakukan L.24 Apakah tindakan - tindakan perbaikan yang dilakukan menghilangkan Dokumen penyebab - penyebab ketidaksesuaian Pembelian L.29 yang berpengaruh pada masalah yang dihadapi? Tindakan Pencegahan Apakah organisasi telah menetapkan Prosedur prosedur tertulis untuk tindakan Tindakan

24 150 pencegahan dengan persyaratan- Pencegahan L.25 persyaratan yang didefinisikan untuk a) mengidentifikasi ketidaksesuaian potensial dan penyebab - penyebabnya? b) Menentukan dan menjamin Prosedur implementasi dan tindakan- tindakan Tindakan pencegahan yang diperlukan Pencegahan L.25 c) meninjau ulang tindakan pencegahan yang dilakukan? Apakah tindakan pencegahan yang dilakukan itu menghilangkan penyebab - penyebab potensial dari ketidaksesuaian yang berpengaruh pada masalah - masalah potensial? Sumber: Hasil Pengamatan Ringkasan : Dapat diterima : 14 Ditemukan ketidaksesuaian : 2 Status Evaluasi : untuk sesuai T untuk tidak sesuai T Tindakan pencegahan masalah absensi karyawan d Prinsip Kepemimpinan Prinsip kepemimpinan berkaitan erat dengan manajemen yang saling melengkapi, dalam arti bahwa kepemimpinan berkaitan dengan inovasi, inisiatif untuk mencapai tujuan tujuan perusahaan sedangkan manajemen berkaitan dengan sistem, pengendalian, prosedur, kebijakan dan struktur

25 151 sehingga mengarah kepada peningkatan kinerja perusahaan dan sistem manajemen mutu. Berikut adalah tabel pemenuhan klausul ISO 9001 : 2008 PT. Sukses Tehnik ditinjau dari prinsip kepemimpinan : Tabel 4.4 Pemenuhan Klausul ISO 9001 : 2008 PT. Sukses Tehnik ditinjau dari Prinsip Kepemimpinan Klausul Cheklist Persyaratan Status Evaluasi Bukti Pendukung 5 Tanggung Jawab Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen adakah bukti komitmen dari manajemen puncak menuju pengembangan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu melalui hal - hal berikut : a) Apakah terdapat kesedaran Sasaran Mutu, yang cukup terhadap Target Kerja, persyaratan dan peraturan yang Prosedur prosedur kerja. ada serta diterapkan pada lingkup L.40, L.14 organisasi dari produk yang ditawarkan? b) Apakah manajemen puncak memulai atau mangajukan tindakan / ukuran-ukuran serta mengkomunikasikan ke seluruh organisasi tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan Rapat bulanan, Kebijakan Mutu. L.4

26 152 c) Apakah manajemen puncak telah menetapkan kebijakan mutu (Quality Policy) dan tujuan mutu (Quality Objectives)? Dilakukan dengan secara lisan d) Apakah manajemen puncak meninjau ulang persyaratn sumber daya telah memiliki ukuran dan pada saat yang sama menyediakan sumber daya guna mencapai tujuan mutu? Penerapan Klausul ISO L.6 e) Apakah tindakan - tindakan manajemen memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsipprinsip manajemen mutu? Prosedur rapat tinjauan manajemen L.26 f) Apakah manajemen puncak malakukan Peninjauan ulang manajemen (Management Review) pada sistem manajemen mutu? Prosedur rapat tinjauan manajemen L Fokus Pelanggan Apakah manajemen puncak dapat menjamin bahwa kebutuhan pelanggan telah ditetapkan malalui sistem manajemen mutu serta sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan? Diagram aplikasi system ISO L.6 Apakah tanggung jawab yang terkait dengan produk, dan ukuranukuran telah ditetapkan untuk memenuhi kepuasan pelanggan? Pemenuhan Order L Kebijakan Mutu Apakah terdapat hal-hal berikut :

27 153 a) Kebijakan Mutu organisasi b) Kebijakan mutu itu diotorisasi Kebijakan Mutu L.40 Tanda Tangan oleh manajemen puncak? Direktur L.56 Manual mutu c) Kebijakan mutu itu sesuai dengan L.40 tujuan dari organisasi? d) Kebijakan Mutu itu mencakup pernyataan komitmen untuk memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan dan peningkatan berkesinambungan e) Apakah kebijakan mutu itu dikomunikasikan dan dipahami pada tingkat yang tepat dalam organisasi melalui ukuranukuran yang sesuai? f) Apakah mekanisme untuk menijau-ulang keseuaian kebijakan mutu itu telah ditetapkan oleh manajemen puncak? Kebijakan mutu L.40 Kebijakan mutu L.40 Agenda Rapat L.36 g) Apakah kebijakan mutu itu dikendalikan? Manual Mutu L Perencanaan Tujuan Mutu Apakah tujuan - tujuan mutu ditetapkan oleh manajemen puncak dan tingkat-tingkat dalam organisasi? Target Mutu L.40

28 154 Apakah tujuan mutu itu dapat diukur guna menjamin efektivitas dan efisiensi dari organisasi? Kebijakan mutu L.40 Apakah tujuan mutu itu sesuai dengan kebijakan mutu termasuk komitmen unutk peningkatan terusmenerus? Kebijakan Mutu L.40 Apakah tujuan - tujuan mutu yang dirumuskan itu telah mencakup tujuan yang relevan utnuk memenuhi persyaratan produk? Target Mutu L Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Apakah perencanaan system manajemen mutu telah dilakukan agar memenuhi persyaratan yang diberikan dalam klausul 4.1 serta memenuhi tujuan mutu (lihat persyaratan 4.1) Sasaran Mutu L.40 Apakah perencanaan system manajemen mutu telah mencakup : Proses-proses dari system manajemen mutu? Penilaian dari sumber-sumber data yang diperlukan? Peningkatan terus-menerus dari Sistem manajemen mutu? Langkah langkah pemesanan Order L Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Tanggung Jawab dan Wewenang a) Apakah organisasi telah mengidentifikasi fungsi-fungsi Struktur Organisasi L.57

29 155 guna memudahkan efektivitas manajemen mutu? b) Apakah organisasi telah mendefinisikan komposisi dari mananajemen puncak? Struktur Organisasi L.57 c) Apakah struktur organisasi telah dibuat untuk mengidentifikasikan berbagai hubungan keterkaitan fungsional? Struktur Organisasi L.57 d) Apakah tanggung jawab dan wewenang telah didefinisikan dan dikomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam operasional dari system manajemen mutu? Tanggung jawab dan Wewenang L Wakil Manajemen Apakah manajemen puncak telah menetapkan wakil manajemen (Management Representative) Surat keputusan direksi L.46 Apakah wakil manajemen memiliki tanggung jawab dan weweneng yang meliputi : jaminan bahwa proses-proses dari sistem manajemen mutu ditetapkan dan dipelihara laporan kepada manajemen tentang kinerja dari sistem manajemen mutu promosi kesadaran tentang usaha-usaha memenuhi kebutuhan pelanggan ke seluruh organisasi Uraian Kerja Wakil Manajemen L.41

30 Komunikasi Internal Apakah manajemen puncak menjamin bahwa proses-proses komunikasi yang tetap ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu terkait dengan proses-proses dari sistem manajemen mutu beserta efektivitasnya? Agenda rapat, Rapat Bulanan L Peninjauan-ulang manajemen Umum Apakah manajemen puncak meninjau ulang sistem manajemen mutu agar menjamin efektivitas? apakah periode peninjauan ulang telah direncanakan dan ditetapkan? Rapat tinjauan manajemen L.6 Minimal 3x Setahun Tinjauan Masukan apakah input dari peninjauan ulang manajemen meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk peningkatan, yang berkaitan dengan : hasil-hasil audit? umpan balik pelanggan? Kinerja proses dan kesesuaian produk? status dari tindakan korektif dan preventif? tindak lanjut dari peninjauan ulang manajemen yang lalu? perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu? Agenda Rapat, Notulen Rapat L.36 Agenda Rapat, Notulen Rapat. L.36

31 Tinjauan Keluaran apakah output dari peninjauan ulang manajemen mencakup tindakan-tindakan yang berkaitan dengan : peningkatan sistem manajemen mutu beserta proses-prosesnya peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan? 6 Manajemen Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya Apakah organisasi menerapkan metode-metode untuk menetukan dan menyediakan sumber-sumber data yang dibutuhkan untuk : a) menerapkan dan meningkatkan proses-proses dari sitem manajemen mutu b) mencapai kepuasan pelangga melalui pemenuhan persyaratan pelanggan? apakah sumber-sumber daya itu dialokasikan tepat waktu? Notulen Rapat L.36 Lisan 6.2 Sumber Daya Manusia Umum Apakah personel yang bertanggungjawab dalam tugas telah didefinisikan dalam sistem manajemen mutu serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan : Pendidikan yang relevan Pelatihan Keterampilan Pengalaman Struktur Organisasi, tanggung jawab dan wewenang. L.57, L.26

32 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan a) Apakah kebutuhan kompetensi untuk personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kualitas produk telah didentifikasi dan ditetapkan? Pertanggungjawaban dan wewenang Buku pedoman perusahaan. L.16 b) Apakah diberikan pelatihan atau Banyak karyawan tindakan lain yang diambil untuk belum diberikan memenuhi kebutuhan kompetensi T pelatihan sesuai dengan ISO itu serta apakah telah dilakukan 9001:2008 evaluasi efektivitas dari dokumentasi dan tindakan yang dilakukan itu? implementasi. c) Apakah organisasi menjamin bahwa karyawannya sadar akan relevansi serta pentingnya aktivitas mereka dan bagaimana mereka berkontribusi pada pencapaian tujuan-tujuan mutu? Tugas dan wewenang masingmasing personil. L.41 d) Apakah catatan-catatan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja dari personel itu dipelihara? Data Karyawan L Infrastruktur Penyediaan Apakah organisasi telah menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai keseuaian terhadap persyaratan produk yang mencakup : bangunan, ruang kerja dan fasilitas yang sesuai peralatan proses (perangkat keras infrastruktur : area penyimpanan barang - barang L.58 Stock penjualan, area workshop. Pemeliharaan dilakukan oleh kabag umum dan personalia sesuai

33 159 dan perangkat lunak) Pelayanan pendukung (transportasi, komunikasi) 6.4 Lingkungan Kerja a) Apakah lingkungan kerja yang sesuai untuk proses operasional telah didefinisikan? petunjuk kerja. l.59, L.9 Lingkungan kerja sesuai dengan karakteristik L.60 b) Apakah organisasi telah menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk? Lingkungan kerja sesuai dengan kegiatan masingmasing pekerjaan. L Peningkatan Peningkatan Berkesinambungan Apakah organisasi merencanakan dan mengelola proses-proses yang diperlukan untuk peningkatan berkesinambungan dari sistem manajemen mutu? Instruksi kerja untuk peningkatan berkesinambungan. L.10 Apakah organisasi menggunakan informasi berikut untuk memudahkan peningkatan terusmenerus dari sistem manajemen mutu? a) Kebijakan kualitas b) Tujuan mutu c) Hasil-hasil audit d) Tindakan korektif dan Preventif Tinjauan target mutu, tinjauan kebijakan mutu dan evaluasi pencapaian target L.26, L.40

34 160 Apakah ada bukti-bukti obyektif yang menunjukkan keterlibatan manajemen puncak dalam peningkatan berkesinambungan? Kebijakan mutu L Tindakan Perbaikan Apakah organisasi telah menetapkan prosedur tertulis untuk tindakan perbaikan dengan persyaratan-per syaratan yang didefinisikan untuk : a) mengidentifikasi ketidaksesuaan, termasuk keluhan pelanggan b) menentukan penyebab-penyebab ketidaksesuaian ini c) mengevaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan agar menjamin bahwa ketidaksesuaian itu tidak akan terjadi (terulang) lagi d) menentukan dan menerapkan tindakan perbaikan yang diperlukan e) mencatat hasil-hasil dari tindakan perbaikan yang dilakukan f) meninjau ulang tindakan perbaikan yang dilakukan g) apakah tindakan-tindakan perbaikan yang dilakukan menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuaian yang berpengaruh pada masalah yang dihadapi? Tindakan Pencegahan Apakah organisasi telah menetapkan prosedur tertulis untuk tindakan pencegahan dengan persyaratanpersyaratan yang didefinisikan untuk a) ketidaksesuaian potensial dan penyebab-penyebabnya? Pada prosedur penanganan keluhan pelanggan dilakukan oleh kabag terkait dan bagian yang terkait L.2, L.51 Prosedur tindakan pencegahan. Kabag mencari masalah melakukan tindakan pencegahan. L.25

35 161 b) menentukan tindakan-tindakan pencegahan yang diperlukan? c) mencatat hasil-hasil dari tindakan pencegahan yang dilakukan? d) meninjau ulang tindakan pencegahan yang dilakukan? Apakah tindakan pencegahan yang dilakukan itu menghilangkan penyebab-penyebab potensial dari ketidaksesuaian yang berpengaruh pada masalah-masalah potensial? Sumber: Hasil Pengamatan Ringkasan : Dapat diterima : 47 Ditemukan ketidaksesuaian : 2 Status Evaluasi : untuk sesuai T untuk tidak sesuai T Tindakan pencegahan masalah absesnsi karyawan e Prinsip Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah. Berikut adalah tabel pemenuhan klausul ISO 9001 : 2008 PT. Sukses Tehnik pada prinsip hubungan saling menguntungkan dengan pemasok :

36 162 Tabel 4.5 Pemenuhan klausul ISO 9001 : 2008 PT. Sukses Tehnik Pada Prinsip Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok Klausul Checklist Persyaratan Status Evaluasi Bukti Pendukung 7.4 Pembelian Proses Pembelian a) Apakah organisasi mengendalikan Prosedur proses pembeliannya agar Pembelian menjamin produk yang dibeli L.19 sesuai dengan persyaratan? b) Apakah organisasi mengevaluasi Pemilihan & dan memilih pemasok Evaluasi berdasarkan kemampuan Pemasok mereka menawarkan produk L.50 berkaitan dengan persyaratan - persyaratan organisasi? c) Apakah kriteria untuk Formulir pemilihan dan evaluasi Evaliasi periodikal terhadap pemasok Pemasok L.50 telah didefinisikan? d) Apakah hasil - hasil dari evaluasi pemasok Pemasok yg dicatat dan didokumentasikan? Memenuhi syarat L Informasi Pembelian Spesifikasi a) Apakah organisasi telah produk yang mendefinisikan hal - hal pokok dalam dokumen diinginkan pembelian? dicatat pada Purchase Order yang dikirim ke pemasok L.11

37 163 Apakah dokumen pembelian berisi Purchase informasi yang menjabarkan Order L.11 produk yang dibeli? Verifikasi Produk yang Dibeli a) Apakah organisasi telah mengidentifikasi Prosedur dan menerapkan aktivitas - aktivitas yang Pergudangan diperlukan untuk verifikasi L.5 produk - produk yang dibeli? b) Apakah organisasi telah menspesifikasikan Standart peraturan verifikasi yang diinginkan Inspeksi L.35 (melalui organisasi atau pelanggan) dan metode pengeluaran produk? Sumber: Hasil Pengamatan Ringkasan : Dapat diterima : 8 Ditemukan ketidaksesuaian : 0 Status Evaluasi : untuk sesuai T untuk tidak sesuai f Prinsip Fokus Pelanggan Pelanggan merupakan kunci organisasi untuk meraih keuntungan dan pandangan mereka menentukan kelangsungan hidup orrganisasi. Untuk itu, organisasi harus mengerti keinginan pelanggan di masa sekarang dan yang akan datang, berusaha memenuhi kebutuhan (persyaratan) pelanggan dan berusaha melebihi harapan pelanggan. Berikut adalah tabel pemenuhan klausul 9001:2008 PT. Sukses Tehnik ditinjau dari prinsip fokus pada pelanggan :

38 164 Tabel 4.6 Pemenuhan Klausul 9001:2008 PT. Sukses Tehnik ditinjau dari Prinsip Fokus Pada Pelanggan Klausul Checklist Persyaratan Status Evaluasi Bukti Pendukung 5.1 (a) Komitmen Manajemen Apakah terdapat kesadaran yang cukup terhadap persyaratan - persyaratan dan peraturan - peraturan yang ada Kebijakan Mutu, serta diterapkan pada lingkup Sasaran Mutu. organisasi dari produk yang L.40, L.28 ditawarkan sebagai bukti komitmen manajemen puncak untuk pengembangan puncak peningkatan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008? 5.2 Fokus pelanggan Apakah manajemen puncak dapat menjamin bahwa kebutuhan dan ekspektasi pelanggan telah ditetapkan Manajemen Mutu melalui sistem manajemen ISO 9001:2000 mutu serta sesuai dengan L.40 tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan? Apakah tanggung jawab yang terkait dengan produk, termasuk persyaratan- persyaratan hukum dan peraturan telah diindentifikasi dan ukuran-ukuran telah ditetapkan untuk memenuhi kepuasan pelanggan? Pemenuhan Order Berdasarkan Pesyaratan Pelanggan L.39

39 165 5 (c) Wakil Manajemen apakah wakil manajemen memiliki tanggung jawab dan Uraian Kerja wewenang yang meliputi promosi (Lisan) kesadaran tentang usaha-usaha memenuhi kebutuhan pelanggan ke seluruh organisasi? (b) Tinjauan Masukan apakah input dari peninjauanulang manajemen meliputi kinerja Agenda Rapat sekarang dan kesempatan untuk L.36 peningkatan, yang berkaitan dengan umpan balik pelanggan? (b) Tinjauan keluaran Apakah output dari peninjauan - ulang manajemen mencakup tindakan - tindakan yang berkaitan dengan peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan? Notulen Rapat, Tinjauan Manajemen L.36, L Penyediaan Sumber Daya Prosedur penerimaan apakah organisasi menerapkan karyawan dan metode-metode untuk menentukan prosedur pelatihan L.20 dan menyediakan sumber - sumber daya yang dibutuhkan mencapai kepuasan pelanggan? 7.2 Proses ang Terkait Dengan Pelanggan Indentifikasi Persyaratan ang Terkait Dengan Produk Apakah proses penentuan kebutuhan pelanggan telah

40 166 a) persyaratan - persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan. Tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasikan atau diterapkan dalam penggunaan, seperti : ketersediaan, penyerahan, petunjuk penggunaan produk, dukungan teknikal, Dll Prosedur Penjualan L.29 b) Persyaratan - persyaratan hukum dan peraturanperaturan yang terkait dengan Produk Prosedur Penjualan L.29 c) Persyaratn tambahan lain yang Prosedur ditentukan oleh organisasi Penjualan L Peninjauan Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Produk a) apakah organisasi telah meninjau-ulang persyaratanpersyaratan dari pelanggan dan persyaratan lain yang ditentukan oleh organisasi sebelum komitmen untuk menawarkan produk? Dengan dilakukan Testing terhadap produk L.35 b) Apakah tahap - tahap peninjauan-ulang (seperti pengajuan tender, penerimaan kontrak atau pesanan) telah diterapkan? Diatur dalam prosedur penjualan L.29

41 167 c) Apakah proses peninjauanulang telah menjamin hal -hal Berikut persyaratn produk telah didefinisikan dengan tepat? dalam hal pelanggan memberikan persyaratan berbentuk pernyataan tidak tertulis, maka persyaratan itu telah dikonfirmasikan sebelum penerimaan persyaratn itu? PT. Sukses Teknik akan meninjau kemampuan perusahaan penyedia bahan baku. L.19 d) Apakah proses peninjauanulang menjamin bahwa perubahan persyaratan-persyaratan produk telah dilakukan dan disadari oleh personel yang relevan dalam organisasi? Manual mutu L.40 e) Apakah hasil-hasil peninjauanulang dan tindak-lanjut yang berkaitan telah dicatat dan didokumentasikan? Marketing Material Report (MMR) L Koomunikasi Pelanggan Apakah peraturan untuk komunikasi dengan pelanggan telah di-identifikasi dan ditetapkan oleh organisasi berkaitan dengan : a) Informasi Produk? b) Umpan-balik dari pelanggan, termasuk keluhan-keluhan pelanggan? Brosur dari pabrik dan angket yang diberikan pada pelanggan L.55

42 Hak Milik Pelanggan Apakah organisasi telah menetapkan proses untuk memelihara hak milik pelanggan? apakah proses-proses yang ditetapkan berkaitan dengan hak milik pelanggan telah memperhatikan hal-hal berikut : a) Verifikasi b) Proteksi c) Pemeliharaan Prosedur pengendalian produk milik pelanggan L.51 Prosedur pengendalian produk milik pelanggan L.51 Apakah proses menjamin bahwa kejadian yang terkait dengan hak milik pelanggan seperti : kehilangan, kerusakan, atau hal lain yang ditemukan tidak sesuai untuk penggunaan, itu dicatat dan dilaporkan kepada pelanggan? Prosedur pengendalian produk milik pelanggan L Kepuasan Pelanggan Prosedur pegukuran Apakah organisasi telah dengan menentukan metodologi untuk menggunakan angket L.42 memperoleh informasi tentang kepuasan/ ketidakpuasan pelanggan? Apakah informasi yang dimonitor itu merupakan salah satu dari pengukuran-pengukuran kinerja yang terdapat dalam sistem manajemen mutu? Hasil evaluasi kepuasan pelanggan L.42

43 Analisis Data Apakah organisasi menggunakan ukuran-ukuran untuk mengumpulkan dan analisa data yang tepat agar menentukan kesesuaian dan efektivitas dari Sistem Manajemen mutu Apakah data yang digunakan itu dikumpulkan melalui aktivitas pengukuran dan pemantauan serta sumber-sumber lain yang relevan? Apakah data yang digunakan untuk analisis memberikan informasi tentang : kepuasan dan/ atau ketidakpuasan pelanggan? Kesesuaian terhadap kebutuhan pelanggan? Karakteristik dari proses, produk dan kecenderungannya? Penyesuaian data lama untuk perbaikan L.16 Evaluasi kepuasan pelanggan, dan keluhan pelanggan L.42 Hasil evaluasi kepuasan pelanggan L Peningkatan Berkesinambungan Target Mutu, Apakah organisasi merencanakan Sasaran mutu proses yang diperlukan untuk L.28 Peningkatan Berkesinambungan dari sistem manajemen mutu? Apakah organisasi menggunakan informasi berikut untuk memudahkan peningkatan terusmenerus dari sistem manajemen mutu? aitu : kebijakan kualitas, tujuan mutu Secara lisan pada saat Rapat

44 170 hasil-hasil audit, tindakan korektif dan preventif, peninjauan ulang Manajemen Apakah ada bukti-bukti obyektif yang menunjukan keterlibatan manajemen puncak dalam peningkatan terus - menerus? Tinjauan Kebijakan mutu L Tindakan Perbaikan Apakah organisasi telah Tindakan Korektif menetapkan prosedur tertulis L.35 untuk tindakan korektif dengan persyaratan-persyaratan yang didefinisikan untuk a) mengidentifikasi ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan Dilakukan b) Menentukan penyabab- Secara lisan penyebab ketidaksesuaian ini c) mengevaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan agar menjamin bahwa ketdaksesuaian itu tidak akan terjadi (terulang) lagi d) menentukan dan menerapkan tindakan perbaikan yang diperlukan e) mencatat hasil-hasil dari tindakan perbaikan yang dilakukan f) meninjau ulang tindakan perbaikan yang dilakukan Dilakukan secara lisan

45 Apakah tindakan-tindakan perbaikan yang dilakukan menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuaian yang berpengaruh pada masalah yang dihadapi? Sumber: Hasil Pengamatan T Tindakan perbaikan tidak selalu menghilangkan masalah masalah yang ada, hanya melakukan perbaikan.l.35 Ringkasan : Dapat diterima : 28 Ditemukan ketidaksesuaian : 1 Status Evaluasi : untuk sesuai T untuk tidak sesuai g Prinsip Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen Pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan,dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sisten, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Berikut adalah tabel pemenuhan klausul 9001 : 2008 pada prinsip pendekatan sistem terhadap manajemen : Tabel 4.7 Pemenuhan Klausul 9001 : 2008 Pada Prinsip Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen Klausul Checklist Persyaratan Status Evaluasi Bukti Pendukung 4 Persyaratan Umum Apakah organisasi telah menetapkan langkah- langkah untuk implementasi sistem manajemen Daftar hadir pelatihan ISO 9001 : 2008 L.53

46 172 mutu ISO 9001 : 2008 dan kebutuhan peningkatan terus- menerus melalui : a) mengidentifikasikan proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu, dan aplikasinya pada keseluruhan organisasi? b) menetapkan sekuens dan interaksi dari proses proses ini? Prosedur rapat tinjauan manajemen. L.26 c) Menetapkan kriteria dan metode- metode yang Adanya petunjuk dibutuhkan untuk menjamin efektivitas kerja L.17 operasional dan pengendalian proses di atas? d) menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang diperlukan guna mendukung operasional dan pemantauan dari proses-proses ini? Sumber daya yang disediakan meliputi infrastruktur dan SDM L.20 e) mengukur, memantau dan menganalisis Adanya target mutu proses-proses ini? L.40 f) menerapkan tindakantindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan terus menerus dari proses-proses ini? 5 Tanggung Jawab Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen adakah bukti komitmen dari manajemen puncak menuju pengembangan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu melalui hal - hal berikut : Prosedur analisis data. L.24 Sasaran mutu L.40

47 173 a) Apakah terdapat kesedaran yang cukup Terhadap persyaratan dan peraturan yang ada serta diterapkan pada lingkup organisasi dari produk yang ditawarkan? Prosedur prosedur kerja L.17 b) Apakah manajemen puncak memulai atau Mangajukan tindakan / ukuran-ukuran serta mengkomunikasikan ke seluruh organisasi tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan Rapat bulanan, kebijakan Mutu. L.40, L.36 c) Apakah manajemen puncak telah menetapkan Dilakukan dengan kebijakan mutu (Quality Policy) dan tujuan lisan mutu d) Apakah manajemen puncak meninjau ulang persyaratn sumber daya telah Penerapan Klausul memiliki ukuran dan pada saat ISO yang sama menyediakan sumber L.26 daya guna mencapai tujuan mutu? e) Apakah tindakan tindakan manajemen memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsipprinsip manajemen mutu? f) Apakah manajemen puncak malakukan Peninjauan ulang manajemen (Management Review) pada sistem manajemen mutu? Prosedur rapat tinjauan manajemen L.26, L.28 Prosedur rapat tinjauan manajemen L.26, L Fokus Pelanggan Apakah manajemen puncak dapat menjamin bahwa kebutuhan pelanggan telah ditetapkan malalui sistem manajemen mutu serta sesuai dengan tujuan untuk Diagram aplikasi Sistem ISO L.61

48 174 mencapai kepuasan pelanggan? Apakah tanggung jawab yang terkait dengan produk, dan ukuranukuran telah ditetapkan untuk memenuhi kepuasan pelanggan? Pemenuhan Order L Kebijakan Mutu Apakah terdapat hal-hal berikut : a) Kebijakan Mutu organisasi Kebijakan mutu L.28 b) Kebijakan mutu itu diotorisasi Tanda tangan direktur L.56 oleh manajemen puncak? c) Kebijakan mutu itu sesuai dengan Manual mutu L.40 tujuan dari organisasi? d) Kebijakan Mutu itu mencakup Kebijakan mutu L.28 pernyataan komitmen untuk memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan dan peningkatan Berkesinambungan e) Apakah kebijakan mutu itu dikomunikasikan dan dipahami pada tingkat yang tepat dalam Kebijakan Mutu organisasi melalui ukuranukuran yang sesuai? f) Apakah mekanisme untuk menijau-ulang keseuaian L.28 kebijakan mutu itu telah ditetapkan oleh manajemen puncak? g) Apakah kebijakan mutu itu Agenda Rapat L.36 dikendalikan? Manual Mutu L.40

49 175 6 Manajemen Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya Apakah organisasi menerapkan metode-metode untuk menetukan dan menyediakan sumber-sumber data yang dibutuhkan untuk : a) menerapkan dan meningkatkan proses-proses dari sitem manajemen mutu b) mencapai kepuasan pelangga melalui pemenuhan persyaratan pelanggan? apakah sumber-sumber daya itu dialokasikan tepat waktu? Dilakukan Secara lisan 6.2 Sumber Daya Manusia Umum Apakah personel yang bertanggungjawab dalam tugas telah didefinisikan dalam sistem manajemen mutu serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan : Pendidikan yang relevan Pelatihan Keterampilan Pengalaman Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan a) Apakah kebutuhan kompetensi untuk personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kualitas produk telah didentifikasi dan ditetapkan? Struktur organisasi, tanggung jawab dan wewenang L.57, L.6 Pertanggungjawaban dan wewenang Buku pedoman perusahaan L.17, b) Apakah diberikan pelatihan atau tindakan lain yang diambil untuk memenuhi kebutuhan kompetensi T Banyak karyawan belum diberikan

50 176 itu serta apakah telah dilakukan evaluasi efektivitas dari tindakan yang dilakukan itu? pelatihan sesuai dengan ISO 9001:2008 dokumentasi dan implementasi. c) Apakah organisasi menjamin bahwa karyawannya sadar akan relevansi serta pentingnya aktivitas mereka dan bagaimana mereka berkontribusi pada pencapaian tujuan-tujuan mutu? Tugas dan wewenang masingmasing personil. L.41 d) Apakah catatan-catatan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja dari personel itu dipelihara? Data Karyawan L Infrastruktur Apakah organisasi telah menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai keseuaian terhadap persyaratan produk yang mencakup : bangunan, ruang kerja dan fasilitas yang sesuai peralatan proses (perangkat keras dan perangkat lunak) Pelayanan pendukung (transportasi, komunikasi) Penyediaan infrastruktur : area penyimpanan barang - barang L.59 Stock penjualan, area workshop. Pemeliharaan dilakukan oleh kabag umum dan personalia sesuai petunjuk kerja. L Umum Prosedur kerja Apakah organisasi selalu melakukan perbaikan pengendalian terus - menerus untuk dapat melakukan tindakan perbaikan berkesinambungan? pencegahan L.25, L.3

51 Kepuasan Pelanggan Apakah pihak organisasi telah dapat memonitor persepsi pelanggan terkait produk yang mereka terima yang tidak hanya dengan cara survei, tapi bisa melibatkan data yang dimiliki pelanggan tentang mutu produk yang dikirim? Pengukuran dan Pemantauan Proses Proses Apakah organisasi telah menetapkan metode - metode yang sesuai untuk pengukuran dan pemantauan dari proses proses realisasi produk yang diperlukan untuk memenuhi kebetuhan pelanggan? Angket Kepuasan pelanggan L.2 Prosedur kerja yang baik L Pemantauan dan Pengukuran Produk Apakah organisasi menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan meloloskan produk adalah meloloskan peroduk untuk pengiriman ke pelanggan, bukan meloloskan produk dari lokasi internal ke lokasi internal lain dalam organisasi? Quality Control Akhir L Pengendalian Jasa Tidak Sesuai Jumlah produk cacat dan penyebabnya L.21 Apakah organisasi telah mendefinisikan keadaan 8.4 Analisa Data Apakah organisasi telah dapat mengetahui dengan jelas mengapa ketidak sesuaian produk bisa terjadi? Daftar cacat dan penyebabnya L.21

52 Peningkatan Peningkatan Berkesinambungan Apakah organisasi merencanakan dan mengelola proses-proses yang diperlukan untuk peningkatan berkesinambungan dari system manajemen mutu? Target mutu, sasaran mutu. L.40 Apakah organisasi menggunakan informasi berikut untuk memudahkan peningkatan terusmenerus dari sistem manajemen mutu? a) Kebijakan kualitas b) Tujuan mutu c) Hasil-hasil audit d) Tindakan korektif dan Preventif Secara lisan pada saat rapat. Apakah ada bukti-bukti obyektif yang menunjukkan keterlibatan manajemen puncak dalam peningkatan berkesinambungan? Tinjauan kebijakan mutu L Tindakan Perbaikan Apakah organisasi telah menetapkan prosedur tertulis untuk tindakan perbaikan dengan persyaratan-per syaratan yang didefinisikan untuk : a) mengidentifikasi ketidaksesuaan, termasuk keluhan pelanggan b) menentukan penyebab-penyebab ketidaksesuaian ini c) mengevaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan agar menjamin bahwa ketidaksesuaian Tindakan Korektif L.34 Dilakukan secara lisan. Dilakukan secara lisan

53 179 itu tidak akan terjadi (terulang) lagi d) menentukan dan menerapkan tindakan perbaikan yang diperlukan e) mencatat hasil-hasil dari tindakan perbaikan yang dilakukan f) meninjau ulang tindakan perbaikan yang dilakukan Tindakan Pencegahan Apakah organisasi telah menetapkan prosedur tertulis untuk tindakan pencegahan dengan persyaratanpersyaratan yang didefinisikan untuk Prosedur tindakan pencegahan L.35 a) ketidaksesuai-an potensial dan penyebab-penyebabnya? b) menentukan tindakan-tindakan pencegahan yang diperlukan? c) mencatat hasil-hasil dari tindakan pencegahan yang dilakukan? d) meninjau ulang tindakan pencegahan yang dilakukan? Prosedur tindakan pencegahan L.35 Apakah tindakan pencegahan yang dilakukan itu menghilangkan penyebab-penyebab potensial dari ketidaksesuaian yang berpengaruh pada masalah-masalah potensial? Sumber: Hasil Pengamatan Ringkasan : Dapat diterima : 18 Ditemukan ketidaksesuaian : 0 Perubahan perilaku karyawan L.34

54 180 Status Evaluasi : untuk sesuai T untuk tidak sesuai h Prinsip Perbaikan Berkesinambungan Peningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus-menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan/atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Berikut adalah tabel pemenuhan klausul ISO 9001 : 2008 PT. Sukses Tehnik pada prinsip perbaikan berkesinambungan : Tabel 4.8 Pemenuhan Klausul ISO 9001 : 2008 PT. Sukses Tehnik Pada Prinsip Perbaikan Berkesinambungan Klausul Checklist Persyaratan Status Evaluasi Bukti Pendukung 4.1 Persyaratan Umum Apakah organisasi telah menetapkan langkah- langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 dan kebutuhan peningkatan terus- menerus? Diagram aplikasi penerapan system manajemen mutu

55 Komitmen Manajemen adakah bukti komitmen dari manajemen puncak menuju pengembangan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu? 5.3 Kebijakan Mutu Kebijakan mutu, Target Mutu dan Komitmen Manajemen Apakah terdapat hal-hal berikut : a) Kebijakan Mutu organisasi Kebijakan Mutu b) Kebijakan mutu itu diotorisasi oleh manajemen puncak? c) Kebijakan mutu itu sesuai dengan Tanda Tangan Direktur tujuan dari organisasi? Manual Mutu d) Kebijakan Mutu itu mencakup pernyataan komitmen untuk memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan dan peningkatan Berkesinambungan e) Apakah kebijakan mutu itu dikomunikasikan dan dipahami Meningkatkan kepuasan pelanggan pada tingkat yang tepat dalam Target Mutu organisasi melalui ukuran- ukuran yang sesuai?

56 182 f) Apakah mekanisme untuk menijau-ulang keseuaian Tinjauan kebijakan mutu itu telah Manajemen ditetapkan oleh manajemen puncak? g) Apakah kebijakan mutu itu Manual Mutu dikendalikan? Komunikasi Internal Apakah manajemen puncak menjamin bahwa proses-proses komunikasi yang tetap ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu terkait dengan proses-proses dari sistem manajemen mutu beserta efektivitasnya? Media Komunikasi internal : Rapat bulanan, pengumuman, Memo 5.6 Peninjauan-ulang manajemen Umum Rapat Apakah manajemen puncak meninjau ulang sistem manajemen Tinjauan Manajemen mutu agar menjamin efektivitas / apakah periode peninjauan ulang telah direncanakan dan ditetapkan Satu Tahun Sekali

57 Tinjauan Masukan apakah input dari peninjauan ulang manajemen meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk peningkatan, yang berkaitan dengan : hasil-hasil audit? umpan balik pelanggan? Kinerja proses dan kesesuaian produk? status dari tindakan korektif dan preventif? tindak lanjut dari peninjauan Agenda rapat tinjauan manajemen ulang manajemen yang lalu? perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu? Tinjauan Keluaran apakah output dari peninjauan ulang manajemen mencakup tindakan-tindakan yang berkaitan dengan : peningkatan sistem manajemen Output tinjauan manajemen Notulen Rapat

58 184 mutu beserta proses-prosesnya peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan? 6 Manajemen Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya Apakah organisasi menerapkan metode-metode untuk menetukan dan menyediakan sumber-sumber data yang dibutuhkan untuk : a) menerapkan dan meningkatkan proses-proses dari sitem manajemen mutu b) mencapai kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan? Penyediaan SDM yang terbaik terdapat pada saat penerimaan karyawan Penyediaan Infrastruktur 8.1 Umum Apakah organisasi selalu melakukan perbaikan terus - menerus untuk dapat melakukan perbaikan berkesinambungan? Prosedur kerja pengendalian tindakan pencegahan L Analisis Data Apakah organisasi selalu menganalisa data yang ada Matriks Data

59 185 agar dapat malakukan perbaikan berkesinambungan? Sumber: Hasil Pengamatan Ringkasan : Dapat diterima : 18 Ditemukan ketidaksesuaian : 0 Status Evaluasi : untuk sesuai T untuk tidak sesuai i Pengumpulan Data Produksi dan Data Produk cacat Tabel 4.9 Tabel Jumlah Produksi dan Jumlah Cacat pada proses Injection No Tanggal Jumlah Jumlah Produksi Produksi Cacat 1 5-Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan 308 0

60 19 25-Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Total

61 187 Sumber Gambar : Hasil Pengamatan Tabel 4.10 Tabel Jumlah Produksi dan Jumlah Cacat pada proses Buffing No Tanggal Jumlah Jumlah Produksi Produksi Cacat 1 5-Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Feb Feb Feb Feb Feb 509 0

62 Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Total Sumber Gambar : Hasil Pengamatan Tabel 4.11 Tabel Jumlah Produksi dan Jumlah Cacat pada proses Painting No Tanggal Jumlah Jumlah Produksi Produksi Cacat 1 5-Jan Jan Jan Jan Jan Jan 344 0

63 7 12-Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb

64 Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Total Sumber Gambar : Hasil Pengamatan Tabel 4.12 Tabel Jumlah Produksi dan Jumlah Cacat pada proses Decal No Tanggal Jumlah Jumlah Produksi Produksi Cacat 1 5-Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan 308 3

65 19 25-Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Total

66 192 Sumber Gambar : Hasil Pengamatan Tabel 4.13 Tabel Jumlah Produksi dan Jumlah Cacat pada proses Assembly No Tanggal Jumlah Jumlah Produksi Produksi Cacat 1 5-Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Feb Feb Feb Feb Feb 509 0

67 193 Sumber: Hasil Pengamatan 31 6-Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Total

68 Injection Buffing Painting Decal Assembly 50 0 Jumlah Cacat Sumber Gambar : Hasil Pengolahan Data Gambar 4.3 Histogram Jumlah Cacat Per Section Tabel 4.14 Tabel Jumlah Produksi, Jenis Reject dan Banyaknya Reject proses Decal pada bulan Januari Februari 2009 Tanggal Jumlah Jenis Reject No Produksi Produksi Overlapping Timbul Stiker Warna Bintik-bintik Miring 1 5-Jan Jan Jan Jan Jan Jan

69 7 12-Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb

70 Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Total Sumber : Pengamatan pada PT. Sukses Tehnik j Data Kapasitas Mesin Layout Awal Seperti telah disebutkan di atas bahwa terdapat beberapa proses utama pada proses produksi, data-data kapasitas mesin dan data produksi akan dilampirkan di bawah ini: Tabel 4.15 Kapasitas Mesin No Nama Mesin Jumlah Mesin % scrap tiap operasi Kapasitas Mesin/Jam 1 Toshiba IS 220 FA Nissei Mitsubishi Toshiba Colour Mixer Sumida Hase Mesin rivet Oven Batok Oven Meja Packing Sumber: Data internal PT SUKSES TEHNIK.

71 k Ukuran Mesin/Kegiatan Berikut ini adalah ukuran mesin-mesin/kegiatan-kegiatan: Tabel 4.16 Ukuran Mesin/Kegiatan Jumlah Ukuran Mesin No Nama Mesin/Kegiatan Mesin/ operator P(m) L(m) 1 Toshiba IS 220 FA Nissei Mitsubishi Toshiba Colour Mixer Sumida Hase cooling water Liang Chi Model LBC compressor Eco Air Model 15 HP Spray Booth 7,5 KW Oven Batok Conveyor Hitachi Oven Meja Packing Buffing Kering Buffing Basah Pemeriksaan Pemasangan Stiker Pengeleman Styrofoam Pemasangan Karet List Pengeleman Batok Penggabungan Mur dan Baut Pemasangan Styrofoam Pemasangan Gesper Pemasangan Kaca Pemasangan Hand-Tag Sumber: Data internal PT SUKSES TEHNIK.

72 l Jumlah Karyawan Tenaga kerja pada PT SUKSES TEHNIK ini terbagi menjadi karyawan lantai produksi, karyawan plant service, dan karyawan Kantor. Berikut ini adalah tabel usulan luas lantai produksi: Tabel 4.17 Jumlah Karyawan Bagian Pria Wanita Total Kantor Lantai Produksi Keamanan, OB(Plant service) Total Sumber: Data internal PT SUKSES TEHNIK m Jumlah Bahan Baku yang Diperlukan No Berikut ini jumlah bahan baku yang diperlukan, yaitu: Tabel 4.18 Jumlah Bahan Baku yang Diperlukan Nama Bahan baku / produk Unit Diterima p l t cm Bentuk Bahan Baku yang Diterima ang Digunakan Perhari 1 Ring D Plastik 8 2 Styrofoam Karung 16 3 Busa Karung 8 4 Plat segitiga Plastik 1 5 Gesper Karung Kaca Helm Kardus 1 7 List Karung 4 8 material Injection Karung 4

73 199 9 Kain Nylex Roll 1 10 Plastik Karung Baut dan Mur Karung 8 12 Kardus Kardus 8 13 Cat Kaleng 32 Sumber: Data internal PT SUKSES TEHNIK. 4.2 Pengolahan Data Pengumpulan data secara langsung dilakukan dengan pengambilan sampel jumlah cacat antara Januari 2008 sampai dengan bulan Februari 2008 untuk proses Decal. berdasarkan hasil pengumpulan data dan pengamatan dibuat stratifikasi (pemilihan) masalah. Tujuannya adalah membandingkan masalah-masalah yang terjadi untuk kemudian menentukan masalah mana yang akan menjadi prioritas utama dalam penelitian untuk diatasi. Tahap selanjutnya adalah melakukan pengolahan data. Pengolahan data dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan di PT. Sukses Tehnik Industri yaitu mengenai pelaksanaan Quality Assurance yang optimal sehingga dapat menekan jumlah cacat untuk meningkatkan hasil produksi. Agar pengolahan data terfokus pada masalah utama yang dihadapi maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : Peta Kontrol Cacat Pada Proses Decal Berdasarkan tabel, data hasil produksi dan jumlah cacat pada proses Decal, proporsi cacat yang terjadi sangat bervariasi. Untuk selanjutnya dibuat

74 200 peta kontrol untuk satu operator mesin terbesar yang mengalami cacat dengan maksud untuk mengetahui apakah besarnya variasi masih dalam batas-batas kontrol pengendalian statistic. Oleh karena itu dilakukan perhitungan Upper Control Limit (UCL) dan Lower Control Limit (LCL). Jika data berada dalam batas kontrol yang telah ditentukan (LCL < X < UCL), maka data tersebut dapat dikatakan terkendali dalam pengendalian statistik (In of Control) dan sebaliknya jika data berada di luar batas kontrol maka data tersebut dapat dikatakan tidak terkendali dalam pengendalian statistik (Out of Control). Setelah data berada dalam pengendalian statistik (In Control), maka selanjutnya dibuat peta kontrol untuk mencari target jumlah minimal cacat untuk perbaikan dengan melihat data awal yang berada dibawah nilai Po (proporsi) untuk data yang sudah berada dalam pengendalian statistik (In Control). Alasan dipilihnya data yang berada dibawah nilai Po adalah karena data tersebut merupakan performansi baik yang pernah dicapainya kembali. Dan hasil Po yang baru (Po target) dari data tersebut merupakan nilai target yang ingin dicapai. Untuk lebih jelas mengenai perhitungan peta kontrol dan untuk mengetahui target jumlah cacat, dapat dilihat pada perhitungan dibawah ini :

75 201 Tabel 4.19 Tabel peta Control cacat actual pada proses Decal No. Tanggal Jumlah Jumlah Proporsi Presentase Produksi Produksi Reject Kesalahan Kesalahan LCL CL UCL 1 5-Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb

76 Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Total Sumber : Hasil Pengolahan Data Contoh Perhitungan : Rata rata cacat perhari total cacat total hari 216 = 53 = 4.07 Atau dibulatkan menjadi 4 cacat perhari

77 p p = = = total cacat total produksi Central Limit pada hari pertama CL = = = total cacat total produksi Upper Central Limit pada produksi hari pertama UCL = p + 3 p (1 n i = p) ( ) 116 = Lower Central Limit pada produksi hari pertama LCL = p 3 p (1 n i = p) ( ) 116 =

78 204 P Chart of jumlah cacat Proportion UCL= _ P= LCL= Sample Tests performed with unequal sample sizes Sumber : Hasil pengolahan data Gambar 4.4 Peta Kendali Cacat Diagram Pareto Untuk dapat lebih mengetahui jenis cacat mana yang terbanyak, untuk itu penulis membuat diagram pareto untuk membandingkan ketiga jenis cacat tersebut. Sehingga analisis terhadap penyebab banyak terjadinya cacat pada proses Decal dapat disimpulkan.

79 205 Tabel 4.20 Tabel presentase cacat No Jenis Jumlah Persentase Cacat Cacat Cacat 1 Overlapping warna 81 37,5 % 2 Timbul bintik-bintik hitam ,56 % 3 Stiker miring 15 6,94 % Total % Sumber : Pengolahan Data Pareto Chart of Jenis Cacat Count Percent Jenis Cacat Timbul bintik-bintik hitam Overlapping warna Stiker miring Count Percent Cum % Gambar 4.5 Diagram Pareto Sumber : Pengolahan Data Berdasarkan tabel dan diagram pareto diatas, maka jenis cacar terbesar adalah timbulnya bintik bintik hitam dan terbesar kedua adalah overlapping warna. Untuk itu dapat disimpulkan bahwa adanya cacat pada proses Decal sebanyak 93,1 % disebabkan oleh kualitas stiker yang buruk.

80 Perhitungan Kemampuan Proses (Capability Process Cp) Karena pada proses Decal data yang diperoleh masuk ke dalam batas kendali maka dapat dihitung kemampuan proses (Capability Process Cp). Data yang diperoleh merupakan data atribut atau berdasarkan pengamatan maka perhitungan Cp-nya adalah : Perhitungan Indeks Cp Aktual Rata-rata jumlah Helm yang diproduksi Jumlah cacat = 575 pasang per hari = 4 unit per hari Jenis jumlah cacat (CTQ) = 3 Tingkat cacat per karakteristik jenis cacat DPO = cacat produksi * CTQ DPO = 4 ( 575*3) DPO = Menghitung nilai DPMO (Defect Per Million Opportunities). DPMO = DPO x DPMO = x DPMO = Mengkonversikan nilai DPMO ke nilai sigma. Kapasitas sigma berdasarkan tabel konversi DPMO ke nilai sigma adalah : 4,25

81 Mengkonversikan nilai Cp. Kapabilitas Proses (Cp) berdasarkan nilai sigma adalah 0,997 Perhitungan Indeks Cp Target Rata-rata jumlah sepatu yang diproduksi Jumlah cacat = 575 unit per hari = 1 unit per hari Jenis jumlah cacat (CTQ) = 3 Tingkat cacat per karakteristik jenis cacat DPO = cacat produksi * CTQ DPO = 1 ( 575*3) DPO = Menghitung nilai DPMO (Defect Per Million Opportunities). DPMO = DPO x DPMO = x DPMO = Mengkonversikan nilai DPMO ke nilai sigma. Kapasitas sigma berdasarkan tabel konversi DPMO ke nilai sigma adalah : 4,75 3. Mengkonversikan nilai Cp. Kapabilitas Proses (Cp) berdasarkan nilai sigma adalah

82 4.2.4 Diagram Fishbone 208 Gambar 4.6 Diagram Fishbone untuk jenis cacat bintik-bintik hitam Sumber : Hasil Pengolahan Data

83 209 Gambar 4.7 Diagram Fishbone untuk jenis cacat Overlapping warna Sumber : Hasil Pengolahan Data

84 210 Gambar 4.8 Diagram Fishbone untuk jenis cacat stiker miring Sumber : Hasil Pengolahan Data

85 Analytic Hierarchy Process ( AHP ) Quality Assurance 1 Matriks Awal Kriteria Material Man Method Material Man Method Total Tahap Normalisasi Kriteria Material Man Method Total Raw Average Material Man Method Total Quality Assurance 2 Matriks Awal Kriteria Material Man Method Material Man Method Total Tahap Normalisasi Raw Average Kriteria Material Man Method Total Material Man Method Total

86 212 Kepala Produksi Matriks Awal Kriteria Material Man Method Material Man Method Total Tahap Normalisasi Kriteria Material Man Method Total Raw Average Material Man Method Total AHP Antar Kriteria Kriteria QA1 QA2 Produksi QA QA Produksi Total Tahap Normalisasi Kriteria QA1 QA2 Produksi Total Raw Average QA QA Produksi Total

87 213 Kriteria Faktor QA1 QA2 Ka.Produksi QA Material x QA = Man Ka.Produksi Method Untuk itu dapat disimpulkan bahwa faktor tertinggi yang menyebabkan produk cacat pada proses Decal menurut AHP adalah faktor Material dengan nilai 0,57635 atau 57,635 %. Dan kemudian faktor Man (Manusia) dengan 0,32153 atau 32,153 % dan yang terakhir adalah Method dengan 0,1024 atau 10,24 % Failure Mode and Effect Analysis ( FMEA ) Tabel 4.21 FMEA untuk jenis cacat Timbulnya bintik bintik hitam pada stiker Process Function Require ments Cacat Timbul bintik bintik hitam Potential Failure Mode Kualitas Warna Stiker Buruk Operator pembuat Stiker dari Supplier kurang memperhatikan Kualitas Potential Effect Failure Jenis Tinta yang dipakai dalam pencetakan stiker kurang bagus Quality Control bagian pencacatan warna dari Supplier kurang memperhatikan Rank O S D RPN Recommended Action Tinta cetak yang dipakai kurang bagus Kurangnya kesadaran operator pembuat stiker dari Supplier terhadap kualitas Responsibility and Target Completion Dates Mengganti Supplier ang Baru yang memiliki kualitas tinta cetak yang baik Mangganti Supplier Stiker yang lebih mementingkan kualitas

88 214 Tabel 4.22 FMEA untuk jenis cacat Overlapping Warna Process Function Require ments Cacat Overlapp ing Warna Potential Failure Mode Hasil Cetakan yang tidak rata dan kurang bagus Potential Effect Failure Quality Control bagian pencacatan warna dari Supplier kurang memperhatikan kualitas Rank O S D RPN Recommended Action Target produksi yang banyak sehingga harus dikejar secepat mungkin Responsibility and Target Completion Dates Pihak manajemen dari Supplier menerapkan sistem keseimbangan antara kuantitas produk dengan kualitas produk Dari Tabel FMEA diatas terlihat bahwa prioritas terbesar terhadap resiko terjadinya mode kegagalan adalah berasal dari Supplier stiker. Kemudian penulis menelaah kembali mengapa dapat terjadi banyaknya barang reject dari Supplier. Hal ini disebabkan karena Kualitas tinta yang kurang baik dan operator dari Supplier kurang memperhatikan kualitas stiker dengan nilai RPN sebesar 210. Kemudian mengenai Overlapping warna dengan nilai RPN sebesar 96, hal ini dapat dirework kembali oleh PT. Sukses Tehnik, tetapi tetap merupakan kesalahan Supplier.

89 Perancangan Tata Letak Fasilitas a Layout Awal Sumber : Hasil Pengamatan Gambar 4.9 Layout lama Pada PT SUKSES TEHNIK.

90 216 Tabel 4.23 Luas ruangan Toilet Kantor 1 Kloset Bak mandi Pintu Tempat sampah Luas Total (m 2 ) 7.15 No Nama Komponen Dimensi Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) Allowance (m 2 ) Luas Akhir (m 2 ) P (m) L (m) Lain-lain 1 Tempat sampah Tangga Mesin Fotocopy No Meja Mesin Faksimili Nama Komponen Dimensi Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) = Luas Lain-lain (m 2 )= Luas Total (m 2 ) Allowance (m 2 ) Luas Akhir (m 2 ) P (m) L (m) Recceptionis 1 Meja Resepsionis Tempat sampah Sofa Persegi Kursi No Nama Komponen Dimensi Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) Luas Luas Allowance Total (m 2 (m 2 Akhir ) ) (m 2 ) P (m) L (m) Office Boy 1 Meja Tempat sampah Kursi Tempat cuci piring

91 217 5 Rak piring Tempat masak Pintu Pemadam Kebakaran Luas Total (m 2 ) Luas Total Kantor (m 2 ) = Allowance (m 2 ) = Luas Total Kantor Keseluruhan (m 2 ) = 288

92 218 Gambar 4.10 Layout Kantor Usulan Pada PT SUKSES TEHNIK Sumber : Hasil Pengamatan

93 b Usulan Luas Fasilitas Plant service Plant service merupakan berbagai fasilitas pendukung yang disediakan untuk mendukung jalannya kegiatan produksi dan kemudahan para karyawan maupun tamu. Fasilitas-fasilitas tersebut dapat berupa ruangan maupun hanya berupa suatu area. Berikut ini adalah tabel usulan luas fasilitas plant service: Tabel 4.24 usulan luas fasilitas plant service. Dimensi Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) Allowance (m 2 ) Luas Akhir (m 2 ) No. Nama Komponen P (m) L (m) Musholla 1 Musholla Pintu Meja Tempat wudhu Luas Total (m 2 ) Dimensi Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) Allowance (m 2 ) Luas Akhir (m 2 ) No. Nama Komponen P (m) L (m) Toilet Lantai Produksi 1 Kloset Bak mandi Pintu Tempat sampah Luas Total (m 2 ) Dimensi Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) Allowance (m 2 ) Luas Akhir (m 2 ) No. Nama Komponen P (m) L (m) Tempat Parkir Kantor 1 Mobil Motor Luas Total (m 2 ) 138

94 220 Dimensi P L (m) (m) Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) Allowance (m 2 ) Luas Akhir (m 2 ) Nama No. Komponen Tempat Parkir Lantai Produksi 1 Motor Luas Total (m 2 ) 72 Dimensi Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) Allowance (m 2 ) Luas Akhir (m 2 ) No. Nama Komponen P (m) L (m) Pos Security 1 Pintu Meja Kursi Luas Total (m 2 ) 3.98 Dimensi Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) Allowance (m 2 ) Luas Akhir (m 2 ) No. Nama Komponen P (m) L (m) Klinik (44 m 2) 1 Lemari Obat Pintu Meja Kursi Tempat tidur Sofa persegi Wastafel Meja tamu Luas Total (m 2 ) Luas Total Klinik Sebenarnya (m 2 ) 44 Dimensi Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) Allowance (m 2 ) Luas Akhir (m 2 ) No. Nama Komponen P (m) L (m) Ruang Genset 1 Genset Nama No. Komponen Panel Listrik Dimensi P (m) L (m) Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) 16 Luas Luas Allowance Total (m 2 (m 2 Akhir ) ) (m 2 )

95 221 1 Panel Listrik Luas Total (m 2 ) 8 Dimensi Luas Luas Jumlah Allowance Nama P L Total Komponen No. Komponen (m 2 (m 2 Akhir ) (m) (m) ) (m 2 ) Scrap Area 1 Scrap Area Luas Total (m 2 ) 49 Dimensi Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) Allowance (m 2 ) Luas Akhir (m 2 ) No. Nama Komponen P (m) L (m) Water Tower 1 Water Tower Luas Total (m 2 ) Dimensi Jumlah Komponen Luas Total (m 2 ) Allowance (m 2 ) Luas Akhir (m 2 ) No. Nama Komponen P (m) L (m) Ruang Makan 1 Meja Bangku Luas Total (m 2 ) Luas Total Plant service (m 2 ) Material Handling Planning Sheet Material Handling Planning Sheet digunakan untuk menghitung kebutuhan material Handling untuk perpindahan material antar fasilitas berikut ini adalah contoh perhitungan dan tabel Material Handling Planning Sheet. Berikut ini adalah tabel Material Handling Planning Sheet untuk kondisi awal.

96 Tabel 4.25 Material Handling Planning Sheet Awal. No Dari Move Ke Jarak (m) Unit Prep ared Wei ght (Kg) /Uni t Total Weig ht (Kg) Material Handling Equip ment Cap acity Cost/Equip ment Freq uency /Hou r Batok Helm (BHM) 10 Storage Injection Trolley 250 Rp2, Rp Injection Peletakan Rak 84 Rp Rp0.00 Buffing 30 Peletakan Rak 84 Rp5, Rp14, Kering Buffing Buffing Rak 84 Rp Rp Kering Basah Buffing 50 Painting Rak 84 Rp1, Rp3, Basah Pengovena 60 Painting Rak 84 Rp Rp n Pengovena Pemasang Rak 84 Rp Rp90.04 n an Stiker Pengelema Pemasang 80 n Rak 84 Rp1, Rp an Stiker Styrofoam 90 Pengelema n Styrofoam Oven Batok Cost Rak 84 Rp Rp Oven Pemasang Rak 84 Rp Rp0.00 Total Cost Rp19,609.35

97 Batok Pemasang an Karet List an Karet List Pengelema n Batok Rak 84 Rp Rp0.00 Pengelema n Batok Rak Rak 84 Rp Rp0.00 Move No Dari Ke Baut Mur (BM) Jarak (m) Unit Prep ared Wei ght (Kg) /Uni t Total Weig ht Material Handling Equip ment Cap acity Cost Equipment 10 Storage Injection Trolley 1200 Rp2, Injection Storage Storage Pemasang an Baut Mur Freq uency /Hou r Cost Total Cost Manual 1200 Rp2, Rp Manual 1200 Rp8,

98 218 No Dari Move Ke Jarak (m) Unit Prep ared Wei ght (Kg) /Uni t Total Weig ht Material Handling Equip ment Cap acity Cost Equipment Freq uency /Hou r Gesper Pengikat (GP) 10 Storage Pembuata n Pola Trolley 250 Rp Pembuatan Pemotong Manual 12 Rp0.00 Pola an Pemotong Penjahitan Manual 12 Rp0.00 an Penjahitan Storage Trolley 250 Rp Storage Pemasang an Gesper Trolley 250 Rp8, Cost Total Cost Rp 1, No Dari Move Ke Jarak (m) Unit Prep ared Wei ght (Kg) /Uni t Total Weig ht Material Handling Equip ment Cap acity Cost Equipment Freq uency /Hou r Cost Total Cost

99 219 (BHM) + (BM) = (A1) Pemasang 10 Rak an Mur dan Baut 20 Pemasang Pemasang an an Mur Styrofoam dan Baut ke batok Rak 84 Rp Rak 84 Rp Rp - 30 Pemasang an Styrofoam ke batok Conveyor Manual 12 Rp No A1 + (GP) 10 Rak 20 Dari Pemasang an Gesper dan Batok Move Ke Pemasang an Gesper dan Batok Pemasang an Kaca Jarak (m) Unit Prep ared Wei ght (Kg) /Uni t Total Weig ht Material Handling Equip ment Cap acity Cost Equipment Manual 12 Rp0.00 Freq uency /Hou r Cost Manual 12 Rp Total Cost Rp 572,479.38

100 Pemasang an Kaca Pemasang an Hangtag 50 Packing Pemasang an Hangtag Manual 12 Rp0.00 Packing Manual 12 Rp Werehous e Trolley 2 Rp11, Total Cost = Rp 594, Tabel 4.26 Material Handling Planning Sheet Usulan. No Dari Move Batok Helm (BHM) Ke Jarak (m) Unit Prep ared Wei ght (Kg) /Uni t Tota l Wei ght (Kg) Material Handling Equip ment Cap acity Cost/Equip ment 10 Storage Injection Trolley 250 Rp1, Injection Peletakan Rak 84 Rp Peletakan Buffing Kering Freq uency /Hou r Rak 84 Rp Cost Rp Rp - Rp Total Cost Rp3,478.93

101 Buffing Kering Buffing Basah Buffing Basah Rak 84 Rp Painting Rak 84 Rp Painting Pengovenan Rak 84 Rp Pengovenan Pemasangan Stiker Pengeleman Styrofoam 100 Oven Batok Pemasangan Karet List Pengeleman Batok Pemasangan Stiker Pengeleman Styrofoam Rak 84 Rp Rak 84 Rp Oven Batok Rak 84 Rp Pemasangan Karet List Pengeleman Batok Rak 84 Rp Rak 84 Rp Rak Rak 84 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp - Rp - Rp - Rp - Move No Dari Ke Baut Mur (BM) Jarak (m) Unit Prep ared Wei ght (Kg) /Uni t Tota l Wei ght Material Handling Equip ment Cap acity Cost Equipment 10 Storage Injection Trolley 1200 Rp2, Freq uency /Hou r Cost Total Cost Rp

102 Injection Storage Storage Pemasangan Baut Mur Manual 1200 Rp2, Manual 1200 Rp3, No Dari Move Ke Jarak (m) Unit Prep ared Wei ght (Kg) /Uni t Tota l Wei ght Material Handling Equip ment Cap acity Cost Equipment Freq uency /Hou r Gesper Pengikat (GP) 10 Storage Pembuatan Pola Trolley 250 Rp Pembuatan Pemotongan Manual 12 Rp0.00 Pola Pemotongan Penjahitan Manual 12 Rp Penjahitan Storage Trolley 250 Rp Storage Pemasangan Gesper Trolley 250 Rp3, Cost Total Cost Rp

103 223 No Dari Move Ke (BHM) + (BM) = (A1) Pemasangan 10 Rak Mur dan Baut 20 Pemasangan Mur dan Baut Pemasangan Styrofoam ke batok Jarak (m) Unit Prep ared Wei ght (Kg) /Uni t Tota l Wei ght Material Handling Equip ment Cap acity Cost Equipment Rak 84 Rp Rak 84 Rp0.00 Freq uency /Hou r Cost 0 0 Total Cost Rp - 30 Pemasangan Styrofoam ke batok Rak Manual 12 Rp No Dari A1 + (GP) 10 Rak Move Ke Pemasangan Gesper dan Batok Jarak (m) Unit Prep ared Wei ght (Kg) /Uni t Tota l Wei ght Material Handling Equip ment Cap acity Cost Equipment Manual 12 Rp0.00 Freq uency /Hou r Cost 0 Total Cost Rp 63,002.60

104 Pemasangan Gesper dan Batok Pemasangan Kaca Manual 12 Rp Pemasangan Pemasangan Manual 12 Rp0.00 Kaca Hang-tag Pemasangan Packing Manual 12 Rp Hang-tag Packing Werehouse Trolley 2 Rp1, Total Cost = Rp 67,585.25

105 Adapun contoh perhitungan Material Handling Planning Sheet (MHPS) adalah sebagai berikut : Total Weight = Unit Prepared x Weight Unit = 1x 500 = 500Kg UMR 3600x8 Cost/Equipment = x det ik perpindahan( permeter) xdis tan ce = x x8 = Frequency/Hour = Total Weight Capacity = 500 / 1200 = 0.42 (dibulatkan ke atas) menjadi 1 Cost = Cost/Equipment x Frequency/Hour x 2 = x 1 x 2 = Activity Relationship Chart Actvity relationship chart dapat disebut sebagai bentuk lain dari From To Chart atau merupakan terjemahan dari From To Chart dari bentuk grafik ke bentuk diagram. Berikut adalah diagram tersebut:

106 ACTIVIT RELATIONSHIP CHART LANTAI PRODUKSI Usulan Dari : ady Sekarang Tanggal Dipetakan : 18 Maret 2008 Usulan S 1 Gudang Bahan Mentah A S 2 Injection + QC Buffing Kering Buffing Basah Cuci, Solven Base Coat Under Coat Proses Decal Coating Clear Proses Oven Proses Pendinginan Assembling Gudang Barang Jadi 1,6 E 1,6 I 1,6 A 1,2,4,6 I 1,6 A 1,2,3,4,6 I 1,6 I 1,6 I 1,6 I 1,6 I 1,6 E 1,6 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 I 7 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 I 7 U 5 U 5 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U U 5 U 5 U 5 U 5 I 7 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 U 5 I 7 U 5 U 5 Kode Urutan aliran kerja Menggunakan peralatan yang sama Menggunakan catatan yang sama 14 Menggunakan ruang yang sama 5 6 Kode A E I O1 Biasa U X Derajat Kedekatan Mutlak Perlu Sangat Penting Penting Tidak Perlu Tidak Diharapkan Alasan Bising, debu, kotor, getaran, air, dsb Memudahkan pemindahan barang 7 Gambar 4.11 Activity Relationship Chart PT SUKSES TEHNIK. Memudahkan aliran material Sumber : Hasil Pengamatan

107 Dari hasil pembahasan di atas, didapatkan layout usulan sesuai dengan perhitungan yang telah dilakukan. Hasil tersebut adalah: Sumber : Hasil Pengolahan data Gambar 4.12 Layout usulan PT SUKSES TEHNIK.