BEHAVIORAL EVENT INTERVIEW. Materi Pelatihan B.E.I. di Jakarta (Peserta: Ir. Benny Waluyo, M.M.)

Transkripsi

1 BEHAVIORAL EVENT INTERVIEW Materi Pelatihan B.E.I. di Jakarta (Peserta: Ir. Benny Waluyo, M.M.)

2 Apa B.E.I? Behavioral Event Interview adalah teknik wawancara dengan cara menggali informasi mengenai perilaku seseorang yang pernah dilakukannya secara nyata. BEI akan mendorong individu tersebut untuk bercerita secara logis mengenai pengalaman yang berupa perilaku-perilaku yang pernah dilakukan.

3 Tujuan BEI Mengetahui apa sebenarnya yang dilakukan orang dalam berbagai situasi kritis yang mereka hadapi, bukan apa yang mereka akan mereka lakukan Mengidentifikasi gambaran situasi-situasi yang paling kritis yang telah pernah alami dalam bekerja seperti situasi atau jenis tugas apa yang dilakukan, siapa yang terlibat, apa yang dilakukan waktu itu, dan apa yang sedang dicapai sehingga dapat diketahui karaterisitik dari orang tersebut yang sesungguhnya

4 Kapan Harus Menggunakan B.E.I Dapat digunakan oleh staf SDM dan manajer Dapat digunakan secara efisien dalam merger, restrukturisasi perusahaan atau outplacement. Penggunaan teknik BEI dalam implementasinya diintegrasikan dengan standar kompetensi yang ingin diukur.

5 Prinsip B.E.I. Yang Efektif Harus memenuhi 3 prinsip : 1. Ketepatan (accuracy) 2. Keberimbangan (equity) 3. Keyakinan (buy in)

6 Kelebihan B.E.I. Merupakan cara yang paling efektif untuk mengidentifikasi kompetensi yang diharapkan dibandingkan dengan metode lain (survei, sistem pakar, observation, panel). Mempunyai tingkat kepresisian yang ditinggi tentang bagaimana kompetensi diungkapkan. Metode BEI dapat dengan tepat memperlihatkan bagaimana seorang pekerja bertindak dalam mengahadapi asuatu masalah. Bebas dari perbedaan rasial, jenis kelamin, kultur. Dapat memberikan gambaran yang sangat spesifik tentang tingtkah laku kerja yang efektif maupun yang tidak efektif yang merupakan masukan yang sangat berharga bagi sistem seleksi dan pelatihan yang dikembangkan perusahaan.

7 Kelemahan B.E.I Waktu dan Biaya. Metode BEI memerlukan waktu yang lama dan biaya yang mahal. Pewawancara ahli. Pewawancara mesti dilatih terlebih dahulu agar bisa menghasilkan kualitas penelitian yang diharapkan. Kehilangan beberapa aspek kerja. Karena metode BEI hanya berfokus pada situasi-situasi kritis yang dijumpai pekerja maka BEI kemungkinan beberapa aspek pekerja yang kurang penting tapi masih relevan dengan pekerjaan. Tidak praktis untuk menganalisis untuk jenis pekerjaan yang banyak, waktu yang lama, biaya yang lama dan persyaratan keahlian yang ketat akan membuat metode BEI tidak praktis untuk menganalisis jumlah perkerjaan yang banyak

8 Kompetensi Dalam B.E.I. From Strategic Planning to HR Management Program Strategic Planning Business Competency Organization Design HR Management Program Visi & Misi Strategi & Sasaran Usaha Competency Profile Struktur Organisasi Job Description Position Description KPI Job Evaluation Performance Evaluation Career Planning Dll

9 From Business Competencies to Position Competencies Strategic Management Business Competencies Organizational Function Unit/Division Competencies Position/Job Function Position Competencies

10 A. Definisi Kompetensi Adalah persyaratan yang dibutuhkan agar seseorang dapat mengerjakan tugas-tugas pekerjaannya dengan berhasil. Integrasi/gabungan dari: - Pengetahuan dan keterampilan, - Perilaku, - Sikap dan kepribadian. Kompetensi Pengetahuan & keterampilan (Kompetensi Teknis) Perilaku (Kompetensi Perilaku) Sikap & Kepribadian

11 B. Kompetensi Teknis Pengertian : Pengetahuan & Keterampilan Menyusun Neraca Menyususn strategi pemasaran Menyusun program IT Merakit mesin kendaraan Merumuskan paket gaji & tunjangan Hasil pendidikan sekolah, kursus, pelatihan dan pengalaman di pekerjaan

12 Struktur Kompetensi Teknis Nama Kompetensi Definisi Area Pengetahuan

13 Contoh Kompetensi Teknis Nama Kompetensi : RISET PEMASARAN Definisi Kompetensi : Menguasai proses pengumpulan, pencatatan dan penganalisaan data mengenai pelanggan, pesaing, dan situasi pasar secara sistematik untuk kepentingan peningkatan dan pengembangan pasar Area Pengetahuan : Merumuskan permasalahan riset Menyusun desain penelelitian Mengumpulkan dan menganalisa data Merumuskan hasil temuan riset Bisa di outsourcing-kan Menterjemahkan hasil riset kepada strategi pemasaran

14 C. Kompetensi Perilaku Perilaku/aksi Ketekunan Komunikasi Kepemimpinan Fokus terhadap pelanggan Pengambilan keputusan Hasil dari pembangunan karakter pribadi, pelatihan, pengalaman dalam pekerjaan

15 Struktur Kompetensi Perilaku

16 Contoh Kompetensi Perilaku Nama Kompetensi : Fokus Pada Pelanggan Definisi Kompetensi : Menjadikan pelanggan sebagai fokus perilaku pelayanan dengan cara berusaha memenuhi kebutuhan-kebutuhannya; mengembangkan dan menjaga hubungan yang produktif dengan pelanggan Perilaku Inti : Berusaha untuk memahami pelanggan Mendidik pelanggan Membangun hubungan kemitraan Berupaya untuk memenuhi kebutuhan serta menyelesaikan masalah pelanggan Melakukan evaluasi dan mendapatkan umpan balik dari pelanggan

17 D. Sikap & Kepribadian Motivasi, bakat, tipe kepribadian Motivasi/minat terhadap pekerjaan Bakat/kemampuan alami berkaitan dengan pekerjaan Tipe kepribadian yang sesuai dengan pekerjaan Hasil dari faktor ektrinsik (luar diri) dan faktor intrinsik (dalam diri)

18 Wawancara berbasis kompetensi akan membantu pewawancara dalam : Memberi pedoman dalam pengumpulan data (wawancara) Menganalisa kekuatan dan kelemahan kandidat Memastikan pengambilan keputusan yang obyektif, adil dan tepat

19 Manfaat Pendekatan Kompetensi Proses wawancara lebih terfokus Memastikan informasi yang dibutuhkan terkumpul dan di evaluasi secara konsisten dan adil Menghindari pewawancara dari mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan Menjamin kandidat mampu melaksanakan pekerjaannya

20 Langkah-Langkah Pelaksanaan B.E.I.

21 A. Ruang Lingkup B.E.I. Pra - Wawancara Wawancara Paska - Wawancara Menyiapkan pedoman wawancara Mencatat jawaban kandidat dan mengobservasi bahasa tubuh kandidat Melaksanakan evaluasi & integrasi data Mengambil keputusan diterima/ditolak

22 B. Tahap Pra Wawancara Menyusun profil kompetensi dari posisi yang akan diisi Job Analysis Job Requirement/Competency Profiling Menyusun Pedoman Wawancara Daftar persiapan (Preparation Check List) Garis besar untuk membuka wawancara Tinjauan latar belakang (Background Review) Daftar pertanyaan yang diajukan Penutup wawancara Instruksi Paska-Wawancara Tabel cakupan dimensi

23 C. Tahap Wawancara Melaksanakan wawancara berdasar pedoman wawancara Membuka wawancara Proses wawancara : - Menguraikan tujuan dan rencana wawancara - Mengajukan pertanyaan terencana - Mengajukan pertanyaan lanjutan Mencatat jawaban kandidat dan mengobservasi bahasa tubuh kandidat Merekam proses wawancara (audio visual) Mencatat secara tertulis

24 Jenis Informasi yang Dibutuhkan Ada 3 jenis informasi yang harus digali pewawancara dari kandidat, yakni : Pekerjaan/riwayat pendidikan/sertifikasi/keterampilan Pengalaman spesifik (penting) Minat/keinginan

25 D. Tahap Paska Wawancara 1. Menyusun catatan hasil wawancara secara sistematik - Menyempurnakan/memperbaiki catatan hasil wawancara 2. Melaksanakan evaluasi dan evaluasi terhadap hasil wawancara serta memberikan penilaian Melakukan analisa dan evaluasi terhadap hasil wawancara serta memberikan penilaian Melaksanakan diskusi bersama pewawancara lain untuk mendapatkan kesepakatan mengenai penilaian hasil wawancara atas kandidat 3. Mengambil keputusan diterima/ditolak - Menetapkan keputusan bersama mengenai diterima atau ditolaknya kandidat

26 Teknik wawancara Berbasis Kompetensi

27 A. Proses Wawancara Pembukaan Isi Wawancara Penutupan Menyapa Kandidat Menyalakan alat perekam & pedoman wawancara Memeriksa catatan hasil wawancara Menjelaskan tujuan wawancara : Agar pewawancara & kandidat saling kenal Untuk mengetahui latar belakang & pengalaman kandidat Menguraikan rencana wawancara : - Meninjau seluruh pekerjaan/pengalaman kandidat - Mengajukan pertanyaan untuk mendapat informasi spesifik mengenai kandidat Menanyakan latar belakang kandidat Mengajukan pertanyaan perilaku terencana Mencatat jawaban kandidat & mengobservasi bahasa tubuh kandidat Memberi informasi mengenai tahap seleksi selanjutnya Mengakhiri wawancara

28 C. Konsep STAR STAR (Situation/Task, Action, dan Result) Situation (situasi) atau Task (tugas) S/T merupakan latar belakang atau alasan mengapa kandidat melakukan suatu tindakan Action (tindakan) Action adalah apa yang telah dilakukan atau diucapkan kandidat sebagai tanggapan atas suatu S/T dan bagaimana ia melakukan atau mengucapkannya Result (hasil) Result merupakan dampak dari Action yang dilakukan kandidat. Result menggambarkan perubahan yang diakibatkan oleh action dari orang itu dan apakah action itu efektif dan sesuai.

29 D. Jenis-Jenis STAR 1. STAR Lengkap adalah STAR yang ditampilkan oleh kandidat yang lengkap menyebutkan situasi atau tugas yang dikerjakan, bagaimana kandidat mengerjakannya, serta bagaimana hasilnya. STAR yang lengkap mengindikasikan secara jelas seberapa kompeten atau seberapa tinggi kompetensi yang dimiliki kandidat. 2. STAR Palsu adalah pernyataan yang terlihat hebat namun tidak ada isinya. Jawabannya kabur,meyatakan pendapat, bersifat teoritis atau berwawasan masa depan. Disebut palsu karena sepertinya memberi Anda informasi perilaku yang Anda butuhkan, namun sesungguhnya tidak. Ada 3 jenis STAR palsu, yakni : a. Pernyataan kabur b. Pendapat/opini c. Pernyataan teoritis atau berwawasan masa depan

30 Contoh-contoh pernyataan STAR Palsu Pernyataan Kabur (masih bisa ditindaklanjuti dengan pertanyaan lanjutan) Saya selalu meluangkan waktu agar mengetahui apa yang diinginkan pelanggan, dan saya telah berhasil membuat banyak pelanggan gembira dengan cara itu. Pendapat/Opini Menurut saya, saya adalah seorang pekerja keras Pernyataan Teoritis/berwawasan masa depan Saya akan mengerahkan seluruh staf saya untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut tepat pada waktunya

31 Lanjutan STAR Parsial Ketika kandidat memberikan informasi STAR, seringkali mereka memberikannya dengan tidak lengkap, misalnya ada S/T dan Action namun tidak disertai dengan Result. Atau, ada S/T dan Result namun Actionnya kabur. Setiap kali kandidat gagal menguraikan bagian dari STAR atau menguraikannya namun kabur sehingga Anda tidak memahami sepenuhnya, berarti Anda telah memperoleh STAR parsial dan harus menindaklanjuti untuk mengisi informasi yang hilang.

32 E. Sikap Pewawancara 1. Building Report Contoh perilaku : Mengurangi dampak informasi negatif yang akan dicari Mengurangi dampak informasi negatif atau informasi sensitif yang telah diberikan kandidat 2. Menggunakan pertanyaan perilaku terencana Menghindari pertanyaan yang bersifat teoritis Menghindari penggunaan pertanyaan yang menjurus/mengarahkan 3. Mengajukan pertanyaan tindak lanjut Menanyakan/meminta Situasi/Tugas (S/T) Menanyakan/meminta Tindakan (A) Menanyakan/meminta Hasil (R)

33 Proses Rekrutmen & Seleksi Karyawan Prinsip B.E.I. Kompetensi Wawancara Teknik Wawancara Evaluasi & Integrasi Data