Pengembangan SDM Prinsip dan Proses Pembelajaran

Transkripsi

1 Penempatan School of Communication Pegawai & Business Pengembangan SDM Prinsip dan Proses Pembelajaran (Ulasan Pelajaran Sebelumnya)

2 Prinsip-Prinsip Belajar Para Pakar Pelatihan dan Pengembangan telah umum diterima pendapat yang mengatakan bahwa pada dasarnya prinsip belajar yang layak dipertimbangkan untuk diterapkan berkisar pada lima hal sbb: 1. Partisipasi 2. Repetisi 3. Relavansi 4. Pengalihan 5. Umpan Balik Pertama Partisipasi: Partisipasi sebagai salah satu prinsip belajar dapat dikatakan bahwa pada umumnya proses belajar berlangsung dengan lebih cepat dan pengetahuan atau ketrampilan yang diperoleh diingat lebih lama. Siagian (2013: ) 1 st Week

3 Prinsip-Prinsip Belajar (lanjutan ) Pertama Partisipasi: Partisipasi sebagai salah satu prinsip belajar dapat dikatakan bahwa pada umumnya proses belajar berlangsung dengan lebih cepat dan pengetahuan atau ketrampilan yang diperoleh diingat lebih lama. Misalnya, sekali seorang belajar dan menguasai teknik berenang, sepanjang hidupnya dia akan tetap bisa berenang karena partisipasinya waktu belajar. Kedua Repetisi: Semua informasi yang pernah diterima oleh seseorang tersimpan di otaknya. Hanya saja agar supaya dapat digunakan, informasi tersebut perlu diangkat kepermukaan Caranya ialah melalui repetisi (pengulangan). Pengulangan itulah yang terjadi apabila seseorang mempersiapkan diri menempuh ujian. 1 st Week

4 Prinsip-Prinsip Belajar (lanjutan,,,) Ketiga, Relevansi: Menurut teori proses belajar mengajar, kegiatan belajar berlangsung dengan lebih efektif bila bahan yang dipelajari mempunyai relevansi tertentu dan mempunyai makna konkret apabila yang dipelajari itu relevan dengan kebutuhan seseorang. Misalnya suatu program pelatihan akan diikuti lebih tekun oleh para peserta apabila penjelasan yg diberikan oleh pelatih, pengetahuan dan ketrampilannya relevan dengan tugas mereka saat ini dan dimasa yg akan datang. Keempat, Pengalihan Pengetahuan dan Ketrampilan: Pengalihan bisa terjadi karena penerapan teori dalam situasi nyata atau karena praktek yang bersifat simulasi. Contoh penerapan teori dalam situasi nyata ialah seseorang yg belajar mengemudikan kendaraan bermotor atau mengetik surat setelah teori dikuasainya. Sedangkan contoh simulasi latihan penerbangan dengan simulator pesawat. 1 st Week

5 Prinsip-Prinsip Belajar (lanjutan ) Kelima, Umpan Balik: Melalui suatu sistim umpan balik, peserta pelatihan mengetahui apakah tujuan pelatihan dan pengembangan tercapai, baik dalam bentuk pengetahuan baru maupun keterampilan yang belum dimiliki sebelumnya. Bahkan juga dalam bentuk terjadi tidaknya perubahan keperilakuan seseorang. 1 st Week

6 Penempatan School of Communication Pegawai & Business Materi Minggu Ketiga Penilaian Kebutuhan Pengembangan dan Pelatihan (Pertama)

7 Pengertian Kebutuhan Pelatihan Pada dasarnya kebutuhan pelatihan adalah untuk memenuhi kekurangan pengetahuan, meningkatkan ketrampilan atau sikap dengan masing-masing kadar yang bervariasi. Kebutuhan digolongkan menjadi: 1. Memenuhi Memenuhi Tuntutan Sekarang. 2. Memenuhi Kebutuhan Tuntutan Jabatan 3. Memenuhi Tuntutan Perubahan Veithzal Rivai (2013:219)

8 Identifikasi Kebutuhan Pelatihan Kemampuan seorang pegawai harus sesuai dengan posisinya atau jabatannya. Penelitian kebutuhan pelatihan dan pengembangan adalah dengan mengumpulkan dan menganalisis gejala-gejala dan informasi-informasi yang diharapkan dapat menunjukkan adanya kekurangan dan kesenjangan pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja karyawan. Identifikasi pelatihan dan pengembangan dilakukan antara lain dengan: 1. Membandingkan uraian pekerjaan/jabatan dengan pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki karyawan atau calon karyawan. 2. Menganalisis penilaian prestasi karyawan dengan melihat penyimpangan atau kekurangan yang terjadi.

9 Identifikasi Kebutuhan Pelatihan Identifikasi pelatihan dan pengembangan dilakukan antara lain dengan (lanjutan): 3. Menganalisis data/cv karyawan 4. Menganalisis laporan perusahaan (keluhan pelanggan/karyawan, kerusakan mesin, kegagalan kerja/produksi, absensi, produktivitas, efisiensi dll,) 5. Menganalisis Masalah yang dihadapi perusahaan (Sistem dan SDMnya) 6. Rencana Jangka Panjang Perusahaan.

10 Informasi Kebutuhan Pelatihan Informasi Kebutuhan Pelatihan dapat diperoleh antara lain melalui: 1. Observasi di lapangan 2. Mengumpulkan permintaan pelatihan dari para manajer 3. Mengadakan wawancara dengan target peserta atasan karyawan yang bersangkutan bawahannya atau temannya. 4. Diskusi kelompok 5. Kuesioner 6. Permintaan karyawan karena kebutuhan pekerjaan 7. Tes Tertulis 8. Komentar Pelanggan 9. Komentar Pesaing 10. Hasil temuan satuan pemeriksan (BPK. IA. Akuntan Publik, dll)

11 Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan Agar Pelatihan dan Pengembangan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan mencapai tujuan yang dinginkan langkah2 yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: Penilaian Kebutuhan Tujuan Pelatihan & Pengembangan Materi Program Prinsip Pembelajaran Program Aktual - Keahlian - Pengetahuan - Kemampuan Pekerja Kriteria Evaluasi Evaluasi dan Umpan Balik Gambar 1: Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan

12 Penjelasan Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan 1. Penilaian Kebutuhan Penilaian Kebutuhan adalah suatu diagnose untuk menentukan masalah yang dihadapi saat ini dan tantangan dimasa mendatang yang harus dipenuhi oleh program pelatihan dan pengembangan. Ada 6 langkah sistematis untuk mengetahui kebutuhan pelatihan(tna), yaitu: 1. Mengumpulkan data untuk menentukan lingkup kerja TNA 2. Menyusun Uraian tugas menjadi sasaran pekerjaan atau kegiatan dari sasaran yang telah ditentukan. 3. Mengukur instrument untuk mengukur kemampuan kerja. 4. Melaksanakan pengukuran peringkat kemampuan kerja. 5. Mengelola data hasil pengukuran dan menafsirkan data hasil pengolahan. 6. Menetapkan peringkat kebutuhan pelatihan.

13 Penjelasan Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan 2. Tujuan Pelatihan dan Pengembangan Tujuan Pelatihan dan Pengembangan harus dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan serta dapat membentuk tingkah laku yg diharapkan serta kondisi-kondisi bagaimana hal tersebut dapat dicapai. 3. Materi Program Materi program disusun dari estimasi kebutuhan dan tujuan pelatihan. Kebutuhan di sini mungkin dalam bentuk pengajaran keahlian khusus, menyajikan pengetahuan yang diperlukan atau berusaha untuk mempengaruhi sikap. 4. Prinsip Pembelajaran Prinsip pembelajaran merupakan suatu guideline dimana proses belajar akan berjalan lebih efektif. (Prinsip mengandung unsur: partisipasi, pengulangan, relevansi, pengalihan dan umpan balik).

14 Langkah2 Pelatihan dan Pengembangan Proses pelatihan menurut Mathis and Jackson: Assesment Analysis training needs Identify training objective and creteria Design Pretest Trainees Select Training Methods Plan Training Content Delivery - Schedule training - Conduct training - Monitor Training Evaluation Measure training outcomes Compare outcomes to objective Gambar: Proses Training

15 Langkah2 Pelatihan dan Pengembangan Menurut Gary Desseler (2003) langkah-langkah dalam mempersiapkan program pelatihan dan pengembangan adalah: 1. Needs Analysis 2. Instructional design 3. Validation 4. Implementation 5. Evaluation dan follow up.

16 Langkah2 Pelatihan dan Pengembangan 1. Needs Analysis a. Mengidentifikasi ketrampilan spesifik yang dibutuhkan untuk memperbaiki performansi dan produktivitas. b. Menganalisis trainee untuk memastikan bahwa program akan sesuai dengan tingkat pendidikan, pengalaman dan ketrampilan, sikap dan motivasi pribadi. c. Menggunakan penelitian untuk mengembangkan tujuan yang dapat diatur.

17 Analisis Kebutuhan Untuk menganalisis kebutuhan (needs analysis) ada dua teknik utama yang digunakan yaitu: task analysis dan performance analysis. a. Task analysis adalah analisis mengenai tuntutan jabatan untuk dapat menentukan latihan apa yang diperlukan. Task analysis ini cocok untuk menentukan kebutuhan pelatihan bagi karyawan yang benar-benar baru untuk suatu jenis pekerjaan. b. Performance analysis menilai performance pegawai yang ada sekarang terlebih dahulu untuk kemudian menentukan latihan apa yang dibutuhkan.

18 Langkah2 Pelatihan dan Pengembangan 2. Instructional Design a. Mengumpulkan tujuan instruksional, metode, media, uraian dan urutan isi program, contoh, latihan, dan kegiatan. b. Memastikan semua materi ditulis secara jelas dan sesuai dengan tujuan belajar yang telah ditentukan. c. Menangani semua unsur program dengan teliti dan professional untuk menjamin kualitas dan efektivitas program latihan.

19 Langkah2 Pelatihan dan Pengembangan 3. Validation Memperkenalkan dan memvalidasi latihan. 4. Implementation Fokuskan pada pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan.

20 Langkah2 Pelatihan dan Pengembangan 5. Evaluation dan Follow Up Mengevaluasi program sesuai dengan reaksi, belajar, perilaku dan hasil. a. Reaksi : Catat reaksi spontan dari trainee terhadap program. b. Belajar : Gunakan alat feedback atau pretest dan post-test untuk mengukur apa yang sebenarnya telah dipahami oleh trainee. c. Perilaku : Beri catatan mengenai reaksi trainee kepada suvervisor setelah latihan berakhir untuk mengetahui sampai seberapa jauh trainee dapat menerapkan keterampilan dan pengetahuan barunya dalam pekerjaan mereka. d. Hasil : Menentukan tingkat perbaikan performance,

21 Langkah2 Pelatihan dan Pengembangan Langkah-langkah dalam mempersiapkan program pelatihan dan pengembangan yang dikemukakan oleh Werther dan Davis 1. Penilaian kebutuhan (need assessment) 2. Penetapan tujuan pelatihan dan pengembangan 3. Penentuan isi program dan prinsip belajar 4. Pelaksanaan program actual 5. Ketahui ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan para pegawai. 6. Evaluasi (terhadap need assessment)

22 Penempatan School of Communication Pegawai & Business (Kedua)

23 Faktor2 Yg Berperan Dalam Pelatihan dan Pengembangan Ada beberapa factor yang perlu dipertimbangkan dan berperan dalam pelatihan dan pengembangan: 1. Efektivitas Biaya 2. Materi Program 3. Prinsip-Prinsip Pembelajaran 4. Ketepatan dan Kesesuaian Fasilitas 5. Kemampuan dan preferensi peserta pelatihan 6. Kemampuan dan preferensi Instruktur pelatihan

24 Faktor2 Yg Berperan Dalam Pelatihan dan Pengembangan Keterkaitan dan Keterikatan antarfaktor yang berperan dalam pelatihan dapat digambarkan seperti berikut: Instruktur Metode Tujuan Peserta Lingkungan Materi Gambar: Faktor Yang Berperan Dalam Pelatihan

25 Pendekatan, Metode, Teknik Pelatihan dan Pengembangan Ada beberapa teknik yang biasa digunakan dalam pelatihan dan pengembangan, Yaitu: A. On The Job Training (OJT) B. Off The Job Training

26 Pendekatan, Metode, Teknik Pelatihan dan Pengembangan A. On The Job Training (OJT): OJT adalah metode pelatihan dengan cara para pekerja atau calon pekerja ditempatkan dalam kondisi pekerjaan yang riil di bawah bimbingan dan supervisi dari pegawai yang telah berpengalaman atau supervisor. OJT terdiri dari : 1. Job Instruction Training : Melalui sistim ini, instruktur pertama kali memberikan pelatihan kepada supervisor dan selanjutnya supervisor memberikan pelatihan kepada pekerja. 2. Job Rotation (Rotasi) : Pelatihan silang (cross-train) bagi karyawan agar mendapatkan variasi bekerja, para pengajar memindahkan para peserta pelatihan dan tempat kerja yang satu ketempat kerja yang lain. 3. Apprenticeships (Magang) : Magang melibatkan pembelajaran dari pekerja yang lebih berpengalaman dan dapat ditambah pada teknik off the job training.

27 B. Off The Job Training: Fakultas Komunikasi dan Bisnis Pendekatan, Metode, Teknik Pelatihan dan Pengembangan 1. Ceramah Kelas dan Presentasi Video: Ceramah mengandalkan komunikasi daripada memberi model. Ceramah adalah pendekatan terkenal karena menawarkan sisi ekonomis dan cepat, tetapi sangat rendah dalam partisipasi, umpan balik, transfer, dan repetisi. 2. Pelatihan Vestibule : Teknik dimana peserta pelatihan (trainee) belajar pada suatu ruangan yang dirancang khusus sehingga mirip dengan tempat kerja yang sesungguhnya. Teknik ini merupakan suatu kebutuhan, jika OJT terlalu mahal atau berbahaya untuk melatih pegawai. Vestibule training bermaksud untuk memperoleh manfaat OJT tanpa mengharuskan pegawai abru berlatih pada pekerjaan yang sesunguhnya.

28 Off The Job Training 3. Role Playing: Peserta pelatihan ditugaskan untuk melakukan peran orang lain. Teknik ini digunakan untuk merubah sikap (attitude) dan juga ketrampilan memahami orang lain (empati). Contoh banyak pegawai yang mengritik atasan tanpa alas an yang masuk akal, pegawai tersebut kemudian disuruh menjadi atasan orang lain dan kemudian ditanya bagaimana jabatan itu sebenarnya, apa suka dukanya dll. Teknik ini digunakan untuk pekerjaan yang sensitivity job (pekerjaan yang banyak melibatkan perasaan). 4. Behavior Modeling : Perilaku orang lain dipelajari melalui suatu proses observasi. Perilaku ini diulang ulang dan direkam sehingga pelatih dan yang dilatih dapat mereview dan mengritik perilaku itu. Pegawai akan dapat menemukan sendiri mana yang benar dan mana yang salah. Cara ini sangat efektif untuk pegawai yang tidak disiplin. Tujuan behavior modeling adalah suatu perubahan sikap..

29 Off The Job Training 5. Case Study: Sasaran utamanya adalah melatih kemampuan memecahkan masalah. Kasus yang dipilih biasanya memiliki relevansi dengan pekerjaannya yang sesungguhnya. 6. Simulation : Melakukan simulasi peralatan yang kelak akan digunakan pada pekerjaan yang sesungguhnya. 7. Self Study : Menager memberikan bahan untuk dipelajari sendiri oleh pegawai. Teknik ini digunakan bila pegawainya terpisahpisah dilihat dari sisi geografisnya. Teknik ini dapat menggunakan flashdisk atau video yang sebelumnya direkam. 8. Programmed Learning : Dengan cara mencetak dalam suatu buklet yang mengandung sejumlah pertanyaan dan jawaban. Programmed learning terdiri dari tiga factor: 1) Menyajikan pertanyaan2 fakta atau masalah kepada trainee. 2) Memungkinkan adanya respon dari trainee 3) Memberikan umpan balik mengenai akurasi dari jawabanjawaban trainee

30 Off The Job Training 9. Laboratory Training: Bentuk pelatihan yang sifatnya melatih kelompok yang terutama untuk meningkatkan ketrampilan interpersonal (kemampuan untuk berhubungan antar pribadi) dan digunakan untuk mengembangkan rasa tanggung jawab untuk pekerjaan dimasa yang akan datang. Latihan ini menyangkut hal-hal berbagi pengalaman dan mengutarakan perasaan. Dalam sensitivity/leadership training biasanya digunakan laboratory training. Pelatihan ini perlu bagi seorang manajer karena manajer dituntut untuk mempunyai empati yang cukup besar.

31 Prinsip Belajar Dengan Teknik dan Pengembangan Yang Berbeda Teknik Partisipasi Repetisi Relevansi Transfer Umpan Balik On The Job Instruksi Ya Ya Ya Ya Kadang2 Rotasi Ya Kadang2 Ya Ya Tidak Magang Ya Kadang2 Ya Ya Kadang2 Latihan Ya Kadang2 Ya Ya Ya Off The Job Ceramah Tidak Tidak Tidak Kadang2 Tidak Video Tidak Tidak Tidak Ya Tidak Vestibule Ya Ya Kadang2 Ya Kadang2 Permainan Peran Ya Kadang2 Kadang2 Tidak Kadang2 Studi Kasus Ya Kadang2 Kadang2 Kadang2 Kadang2 Simulasi Ya Kadang2 Kadang2 Kadang2 Kadang2 Studi Mandiri Ya Ya Kadang2 Kadang2 Tidak Belajar Terprogram Ya Ya Tidak Ya Ya Laboratarium Ya Ya Kadang2 Tidak Ya

32 School of Communication & Business