BAB 3 PROSES BISNIS YANG BERJALAN

Transkripsi

1 44 BAB 3 PROSES BISNIS YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan Bidang Usaha PT. Karya Adikita Galvanize adalah sebuah perusahaan swasta nasional dengan nomor NPWP yang bergerak dibidang industri/manufacture peralatan accessoris cable untuk jaringan listrik PLN, baik untuk sambungan rumah, jaringan tegangan rendah dan tinggi. Produk produk PT. Karya Adikita Galvanize sudah dikenal luas dikalangan PT.PLN (Persero), khususnya di pulau Sumatera, Jawa, dan Bali. PT. Karya Adikita Galvanize adalah salah satu dari 5 (lima) pabrikan sejenis yang menyuplai aksesoris kabel dan pole hardware keseluruh PLN dan Cabang-cabangnya diseluruh Indonesia. Untuk pertama kali pada tanggal 14 April 2000 PT.Karya Adikita Galvanize memperoleh SPM (Sistem Pengawasan Mutu) untuk material OK type 1 dan accesories cable dan pole hardware. Pada tanggal 18 Mei 2006 PT. Karya Adikita Galvanize memperoleh sertifikat ISO dari PT.PLN (Persero) Jasa Sertifikat dalam hal Pabrikasi konektor listrik, kotak APP, Lengkapan JTR, dan Lengkapan SR. (Di kutip dari web

2 Visi Perusahaan Menjadi mitra terpercaya bagi masyarakat kelistrikan Indonesia. (Di kutip dari web Misi Perusahaan Misi dari PT.Karya Adikita Galvanize adalah sebagai berikut : (Di kutip dari web 1. Poduksi dan perdagangan peralatan distribusi dan transmisi tenaga listrik. 2. Berorientasi kepuasan pelanggan dengan produk standart nasional dan internasional, andal, aman, dan kelancaran pasokan. 3. Diversifikasi usaha dalam bidang ketenagalistrikan untuk meningkatkan kekuatan bisnis init perusahaan. 4. Berkesinambungan meningkatkan kualitas sumber daya manusia khususnya keahlian teknik dan mengikuti & penerapan perkembangan teknologi. 5. Menjaga dan memperhatikan kelestarian lingkungan hidup dan tanggung jawab sosial. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Proyek Struktur Organisasi Perusahaan Gambar di bawah ini adalah gambar dari struktur organisasi PT. Karya Adikita Galvanize.

3 Gambar 3.1 Struktur organisasi perusahaan 46

4 Tanggung Jawab Organisasi Berdasarkan struktur organisasi yang ada di perusahaan, tanggung jawab organisasi dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Direktur Utama Bertanggung jawab terhadap perencanaan perusahaan yang meliputi (proses bisnis, visi dan misi perusahaan) disamping itu direktur juga sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam perusahaan. 2. Direktur PUM Bertanggung jawab atas perkembangan usaha dan marketing. 3. Wakil Management Mutu Bertanggung jawab atas segala surat-surat dan sertifikat (license) atas setiap produk yang menunjukan bahwa produk tersebut telah lulus uji dan sesuai dengan standarisasi yang ada. 4. Sekretaris Wakil Management Mutu Bertanggung jawab sebagai asisten sekaligus yang membantu Wakil Management Mutu dalam pekerjaannya secara administrasi. 5. Direktur Operasi Bertanggung jawab atas segala operasional yang ada di perusahaan baik dari segi pengadaan barang, pembelian, proses pembuatan barang, proses pengerjaan proyek hingga pengiriman barang dan setiap proses yang ada dalam perusahaan.

5 48 6. Direktur Keuangan Bertanggung jawab atas setiap masalah keuangan yang ada dalam perusahaan meliputi pengeluaran dan pemasukan dana. 7. Direktur Marketing Bertanggung jawab atas pemasaran dan perkembangan penjualan perusahaan. 8. Manager Finance Bertanggung jawab atas setiap cash flow perusahaan termasuk penggajian dan pembuatan laporan keuangan bulanan dan akhir tahun. 9. Manager Accounting Bertanggung jawab menangani untuk penyusunan harga pokok, harga jual dan lain-lain. 10. Supervisor Acc. Payable Bertanggung jawab untuk setiap pembayaran beserta dengan dokumen-dokumen dan bukti bukti pembayaran. 11. Tax Staff Staff yang bertanggung jawab atas pembuatan laporan pajak setiap bulannya dan juga melaporkan pajak perusahaan. 12. Manager Purchasing Bertanggung jawab atas pembelian barang dengan pihak supplier. 13. Manager HRD

6 49 Bertanggung jawab atas semua karyawan yang ada meliputi penggajian, pengurusan ijin, pengurusan asuransi karyawan perekrutan karyawan dan lain-lain. 14. Manager IT Bertanggung jawab atas segala pengadaan dan perkembangan sistem dan aplikasi yang ada dalam perusahaan baik hardware maupun software. 15. Manager Perencanaan Bertanggung jawab atas perencanaan dan strategi dalam perusahaan terutama dalam bidang operasional yang nantinya akan diajukan kepada direktur operasi. 16. Manager Quality Control Bertanggung jawab atas setiap mutu produk yang siap dijual dan memastikan semuanya memiliki mutu yang telah ditetapkan. 3.3 Proses Bisnis yang Berjalan Proses bisnis manajemen proyek yang berjalan pada PT. Karya Adikita Galvanize adalah saat customer melakukan pemesanan produk dengan membuat PO dan memberikannya ke bagian marketing perusahaan. PO tersebut akan diberikan oleh bagian marketing ke admin bagian gudang. Kemudian admin bagian gudang akan mendata proyek baru dengan menentukan workshop yang digunakan dan karyawan yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek serta tanggal mulai dan estimasi tanggal penyelesaian proyek ke dalam file excel.

7 50 Dari list proyek yang ada, proyek dikerjakan oleh karyawan yang telah ditentukan berdasarkan tanggal mulai masing masing proyek. Jika item yang dibutuhkan tidak cukup, maka admin bagian gudang akan membuat surat permintaan pembelian (SPP) ke manager. Jika item yang dibutuhkan mencukupi, item akan diproses menjadi produk. Hasil dari produk yang telah jadi akan diperiksa oleh QC (Quality Control) untuk diuji kelayakan produk tersebut. Jika belum lolos uji, maka produk tersebut akan dikembalikan ke workshop yang bersangkutan untuk diperbaiki. Jika sudah lolos uji, maka admin bagian gudang melakukan finalisasi terhadap proyek yang telah selesai dikerjakan. Jika pengerjaan proyek belum selesai dan telah melewati batas waktu estimasi yang ditentukan, customer akan menghubungi manager untuk menanyakan produk yang dipesan. Kemudian manager akan menghubungi admin bagian gudang untuk menanyakan tentang progress proyek dan meminta admin bagian gudang untuk memberitahu karyawan agar mempercepat proses pengerjaan proyek.

8 51 Gambar 3.2 Activity Diagram Proses Bisnis yang Berjalan 3.4 Identifikasi Masalah Dari hasil wawancara dengan pihak PT. Karya Adikita Galvanize, permasalahan yang dihadapi antara lain: 1. Data yang tidak terintegrasi, karena memerlukan data data yang disimpan dalam file excel yang berbeda beda dan kurang terstruktur sehingga proses pengelolaan data proyek membutuhkan waktu lama dan menyebabkan keterlambatan penyelesaian proyek. 2. Kurangnya keamanan data karena pihak pihak yang tidak punya wewenang bisa mangakses data sehingga memungkinkan data yang ada bisa diubah.

9 52 3. Adanya redundasi data, contoh: pada saat mengalokasikan karyawan dalam pengerjaan proyek masih terdapat Id Karyawan dan Nama Karyawan, dimana seharusnya hanya membutuhkan Id Karyawan saja. 3.5 Identifikasi Kebutuhan User Dari hasil wawancara dengan pihak PT. Karya Adikita Galvanize, dapat diidentifikasi kebutuhan user antara lain: 1. Kebutuhan akan sistem basis data yang terintegrasi sehingga proyek proyek yang ada dapat dikontrol dan dikelola dengan baik dengan tujuan agar proyek dapat selesai sesuai dengan waktu yang ditentukan. 2. Adanya kebutuhan authentification dan hak akses pada end user. 3. Informasi mengenai status pengerjaan proyek, apakah yang belum dilaksanakan, sedang berjalan, maupun yang telah selesai. 3.6 Identifikasi Pemecahan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah dan hasil dari analisis proses bisnis yang berjalan, maka akan dibuatkan suatu pemecahan masalah dengan cara merancang sebuah Basis Data untuk Aplikasi Manajemen Proyek yang memungkinkan pengguna dapat melakukan penjadwalan dan mengontrol perkembangan suatu proyek, lebih mudah dalam melakukan estimasi waktu pengerjaan proyek, biaya bahan baku dalam suatu proyek, alokasi bahan yang dipakai dalam suatu proyek dan jumlah pekerja yang dibutuhkan dalam suatu proyek, mendukung manager untuk mendapatkan informasi mengenai status pengerjaan proyek, baik yang belum dilaksanakan, sedang berjalan, maupun

10 53 yang telah selesai. Berikut ini pemecahan masalah yang akan diterapkan pada PT. Karya Adikita Galvanize: 1. Menyediakan rancangan basis data dan aplikasi manajemen proyek untuk mengelola data proyek yang yang ada, baik yang belum dilaksanakan, sedang berjalan, maupun yang telah selesai. 2. Menyediakan fitur untuk estimasi waktu pengerjaan proyek, biaya produk dalam suatu proyek, alokasi bahan yang dipakai dalam suatu proyek dan jumlah pekerja yang dibutuhkan dalam suatu proyek. 3. Menyediakan fitur yang berfungsi untuk membatasi hak akses user sesuai jabatannya masing masing.