DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan kaedah menguruskan pinjaman bahan perpustakaan kepada pelanggan yang berdaftar. Meliputi: a. urusan pinjaman bahan selama dua jam (untuk kegunaan dalam perpustakaan) dan urusan pinjaman bahan keluar daripada perpustakaan. b. urusan pinjaman bahan menggunakan mesin layan diri dan melalui kaunter. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Virtua (Online Documentation Circulation Module) - Virtua Modul Sirkulasi UPM/OPR/PSAS/AK16 OPR/PSAS/GP03/JIL OPR/PSAS/GP03/TB OPR/PSAS/GP03/MUS OPR/PSAS/BL03/PFU 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AK Pemulangan Bahan GP Pinjaman Jurnal Berjilid GP Memproses Tempahan Bahan GP Mengendali Masalah Dalam Urusan Sirkulasi Log Pinjaman Peta / Foto Udara AK Bahan Bahan Media BMA BPM BS : Arahan Kerja : Terdiri daripada buku dan jurnal berjilid : Terdiri daripada CD, DVD, disket, video, slaid, filem, kaset, buku kaset, buku peta, peta topografi, peta digital, peta tanah, peta guna tanah, peta tanah tinjauan, peta (remote sensing), foto udara, kit, lutsinar, buku bpd : Bahagian Media dan Arkib : Bahagian Pengurusan Maklumat : Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PS

2 Halaman: 2/11 GP : Garis Panduan Kad pelanggan : Kad matrik, kad kakitangan, kad keahlian PJJ PS PKSB PP PPKn PPSK PPV 5.0 : Ketua Bahagian / Ketua Perpustakaan Cawangan : Program Jarak Jauh : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina : Pembantu Perpustakaan : Pembantu Perpustakaan Kanan : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Perubatan Veterinar bertanggungjawab memastikan semua staf yang terlibat mengikuti langkahlangkah dalam arahan kerja ini.

3 Halaman: 3/11

4 Halaman: 4/11

5 Halaman: 5/ PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula. 7.2 Pelanggan Meminjam Bahan Menggunakan Mesin Layan Diri / Kaunter? Jika menggunakan kaunter, ikut langkah Jika menggunakan mesin layan diri, ikut langkah Pelanggan Menghadapi Masalah Menggunakan Mesin Layan Diri? Jika ya, pelanggan pergi ke kaunter pinjaman bahan dan ikut langkah Jika tiada masalah, ikut langkah Pelanggan Melakukan Proses Pinjaman Bahan Mengikut Arahan Mesin Layan Diri Sehingga Selesai. Terus Ke Langkah Terima Bahan / Permohonan Pinjaman Bahan Pelajar PJJ Melalui Pos / Bahan Tempahan / Bahan Media dan Kad Pelanggan. [Bagi permasalahan pinjaman bahan menggunakan mesin layan diri, rujuk Garis Panduan Mengendali Masalah Urusan Sirkulasi (OPR/PSAS/GP03/MUS)]. 7.6 Sistem Virtua Boleh Digunakan? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, 7.33.

6 Halaman: 6/11 Tindakan 7.7 Tentukan Tindakan yang Perlu Dilakukan: Jika bahan bercetak, ikut langkah Jika bahan media, ikut langkah Jika permohonan PJJ dan bahan tempahan, ikut langkah Uruskan Pinjaman Bahan kepada Pelajar PJJ Melalui Pos (Rujuk: GP Perkhidmatan kepada Pelajar PJJ (OPR/PSAS/GP03/PJJ), Langkah 2.0. atau Uruskan Pinjaman Tempahan Bahan (Rujuk: GP Memproses Tempahan Bahan (OPR/PSAS/GP03/TB). Terus Ke Langkah Semak Sistem Virtua bagi Memastikan Kesahihan Butiran serta Bahan yang Dipohon Adalah Bahan Media Bahan yang Dipohon Bahan Media? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Maklumkan Pelanggan dan Terus Ke Langkah Tentukan Adakah Permohonan beserta Borang Pinjaman Peta / Foto Udara (OPR/PSAS/BR03/PFU) / Surat? Jika tidak, ikut langkah Jika ya, ikut langkah Semak Borang Pinjaman Peta / Foto Udara (OPR/PSAS/BR03/PFU) Surat dan Kad Pelanggan.

7 Halaman: 7/11 Tindakan 7.14 Adakah Borang Pinjaman Diisi dengan Lengkap dan Nama Peminjam di Borang Pinjaman Peta / Foto Udara (OPR/PSAS/BR03/PFU) Sama seperti di Kad Pelanggan? Jika tidak, ikut langkah Jika ya, ikut langkah Ambil Bahan daripada Rak dan Terus ke Langkah Adakah Bahan yang hendak dipinjam Jurnal Berjilid? Jika tidak, ikut langkah Jika ya, ikut langkah Uruskan Pinjaman Bahan Jurnal Berjilid. (Rujuk: Garis Panduan Pinjaman Jurnal Berjilid (OPR/PSAS/GP03/JIL), dan terus ke langkah Tekan Kekunci F5 dalam Modul Sirkulasi Virtua Pada Skrin Patron Access Taipkan Nombor Kod Palang di Kekotak Primary Barcode atau Nombor Matrik di Kekotak Alternate Barcode Contoh : Alternate Barcode GS7771 pilih Alternate dan klik ok. Primary Barcode pilih Primary dan klik ok Adakah Terdapat Sebarang Masalah? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah 7.21.

8 Halaman: 8/11 Tindakan 7.21 Masukkan Nombor Kod Palang Bahan Adakah Terdapat Sebarang Masalah? Jika tidak, ikut langkah Jika ya, ikut langkah Maklumkan Pelanggan Masalah yang Dihadapi dan Sebab Pinjaman Disekat. (Rujuk GP Mengendali Masalah Urusan Sirkulasi (OPR/PSAS/GP03/MUS) dan Terus Ke Langkah Semak Tarikh Pemulangan di Skrin Komputer Adakah Terdapat Sebarang Masalah Berkaitan Tarikh Pemulangan? Jika tidak, ikut langkah Jika ya, ikut langkah Tentukan sama ada Masalah Berkaitan dengan Bahan atau Pelanggan? Jika berkaitan dengan pelanggan, ikut langkah Jika berkaitan dengan bahan, ikut langkah Check-In Bahan (Rujuk AK Pemulangan Bahan (UPM/OPR/PSAS/AK16), Maklumkan Pelanggan, Betulkan Rekod Bahan (Rujuk GP Mengendali Masalah Urusan Sirkulasi (OPR/PSAS/GP03/MUS) dan Ulang Langkah Check-In Bahan (Rujuk: AK Pemulangan Bahan (UPM/OPR/PSAS/AK16)), Maklumkan Pelanggan dan Minta Pelanggan Pergi ke Kaunter Pejabat BS / Kaunter Sirkulasi (Rujuk GP Mengendali Masalah Urusan Sirkulasi (OPR/PSAS/GP03/MUS)). Terus ke Langkah 7.33.

9 Halaman: 9/11 Tindakan 7.29 Cop / Catit Tarikh Pemulangan pada Bahan, Borang Pinjaman Peta / Foto Udara (OPR/PSAS/BR03/PFU) atau Surat Berkaitan, Jika Perlu Serah Bahan dan Kad kepada Pelanggan. [Bagi Bahan Media, Masukkan Bahan ke dalam Bekas Simpanan (Jika Ada) Sebelum Menyerahkan kepada Pelanggan] Tentukan sama ada Permohonan beserta Surat / Borang Jika tidak, terus ke langkah Jika ya, ikut langkah Failkan Borang / Surat dalam Fail / Log Berkaitan Tamat.

10 Halaman: 10/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. - Pelayan Virtua Rekod Patron 2. UPM/PSAS/BS/ Surat Menyurat Am Keahlian 3. UPM/PSAS/PS/ a 4. Surat Menyurat Am Keahlian UPM/PSAS/BMA/8.5.1 Surat Menyurat Am BMA 5. UPM/PSAS/PS/ b Sehingga bahan dikembalikan PPP PPP BS 5 Tahun PPP PPP PS PPKn PPKn 5 Tahun BMA 5 Tahun PP PP PS Surat Menyurat Am Sirkulasi 5 Tahun 6. OPR/PSAS/BL03/PFU Log Pinjaman Peta / Foto Udara - Borang Pinjaman Peta / Foto Udara (OPR/PSAS/BR03/PFU) 7. OPR/PSAS/BL03/TB Log Tempahan Bahan - Borang Tempahan Bahan (OPR/PSAS/BR03/TB) BMA 1 Tahun PPKn/PP PPKn/PP BS PPSK PS PKSB PPV 1 Tahun

11 Halaman: 11/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/ OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011