DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 1/9 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 14/08/ TUJUAN Menerangkan proses yang dijalankan setelah bahan monograf dibekalkan kepada Perpustakaan untuk membolehkan kemudahkesanan bahan-bahan perpustakaan oleh pengguna dan memastikan bahan dan rekod yang diproses adalah betul dan tepat. 2.0 SKOP Meliputi semua bahan monograf yang diterima di Perpustakaan kecuali bahan bahasa asing, tesis, laporan projek dan bahan hadiah. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen - Sistem Virtua Tajuk Dokumen - Virtua Online Documentation UPM/OPR/PSAS/P004 UPM/OPR/PSAS/AK06 UPM/OPR/PSAS/AK08 OPR/PSAS/GP01/ILB OPR/PSAS/GP04/KKH OPR/PSAS/DR01/DKT OPR/PSAS/DR01/PKT Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Media Arahan Kerja Penerimaan Bahan Baru Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan Garis Panduan Penerimaan Bahan Koleksi Khas Dasar Pengkatalogan Panduan Pengkatalogan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AC BMA BPK CIP OC PAP PS PP PPKn PPP Additional Copy (Naskhah Tambahan) Bahagian Media dan Arkib Bahagian Pembangunan Koleksi Cataloging in Publication (Pengkatalogan Dalam Penerbitan) Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Perpustakaan Cawangan / Ketua Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat Original Cataloging (Pengkatalogan Asal) Pembantu Am Pejabat Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Perpustakaan Perubatan Veterinar Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Penolong Pegawai Perpustakaan Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan

2 Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 2/9 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 14/08/ TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab mempastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

3 Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 3/9 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 14/08/ Carta Alir Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Monograf Mula 7.1 Terima bahan yang telah siap identifikasi Lakukan proses pengkatalogan Cetak/taip label nombor panggilan bahan Tampal label nombor panggilan pada bahan Lakukan proses semakan akhir Ada pembetulan? 7.7 Isi Borang Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan Tiada Masukkan judul ke dalam New Book List Ada 7.8 Asingkan bahan mengikut Bahagian/ Koleksi 7.10 Maklumkan kepada pemohon 7.11 Hantar bahan ke Bahagian/Koleksi 7.12 Tamat 7.13

4 Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 4/9 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 14/08/ PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Bahan yang Siap Diberi Identifikasi daripada PPKn/PP/PAP beserta Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB), dan Borang Pesanan Bahan Monograf Dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) Salinan Jabatan dan Salinan Pemohon. Isi Ruangan Berkaitan dan Failkan Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) ke Dalam Log Proses Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BL01/PIB). Pastikan Bahan Dapat Disiapkan Dalam Tempoh 3 Bulan dari Tarikh Penerimaan. a. Bahan OC diterima oleh b. Bahan CIP Dan AC diterima oleh /PPP/PPKn/PP c. Bagi bahan monograf beserta CD/DVD di, terima bahan yang telah siap diberi identifikasi dan dibuat penduaan (rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Media (UPM/OPR/PSAS/AK06) pada langkah 7.6 hingga 7.9). Catat judul bahan, nombor item, nombor panggilan, nombor aksesen (rujuk Log Rekod Nombor Aksesen Bahan BPD (OPR/PSAS/BL05/RNA)), format bahan dan tarikh aksesen dan format bahan pada casing CD/DVD dalam kertas nota. Tampal nombor aksesen dan format bahan pada casing CD/DVD. /PPP/ PPKn/PP 7.3 Lakukan Proses Pengkatalogan Bahan. (Rujuk Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan (UPM/OPR/PSAS/P004)). /PPP/ PPKn/PP Isi ruangan berkaitan pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) Serah bahan yang siap dikatalog kepada PPKn/PP beserta Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) dan rekodkan jumlah bahan dalam Log Penyerahan Bahan Untuk Taip Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BL01/TNP).

5 Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 5/9 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 14/08/2012 Tindakan 7.4 Cetak/Taip Label Nombor Panggilan Bahan. (Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB)). PPKn/PP Isi ruangan berkaitan pada Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS) dan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM). Bagi, serahkan bahan siap dicetak/taip label nombor panggilan beserta borang kepada PAP. 7.5 Tampal Label Nombor Panggilan pada Bahan. (Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB)) Isi ruangan berkaitan pada Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS) dan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM). Serahkan bahan siap ditampal label nombor panggilan beserta borang kepada pegawai bertanggungjawab. 7.6 Lakukan Proses Semakan Akhir Bahan yang Siap Diproses Catat penerimaan pada Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS) Semakan dibuat ke atas setiap bahan beserta rekod dalam sistem Virtua kepada perkara-perkara berikut- a. Maklumat bahan pada rekod MARC adalah betul, dengan merujuk kepada bahan-bahan rujukan pengkatalogan yang digunakan, jika perlu. b. Maklumat bahan pada item information adalah betul mengikut keperluan Panduan Pengkatalogan (OPR/PSAS/DR01/PKT). c. Bahan telah dilabel dengan betul. d. Bahan dicop hak milik dan ditampal slip pinjaman dengan betul. PPKn/PP/PAP Penyelaras Pengkatalogan /

6 Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 6/9 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 14/08/2012 Tindakan Isi ruangan semakan akhir pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) dan Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS). Failkan Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS) ke dalam Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BL01/LMS) Sertakan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) (salinan pemohon), bagi bahan Koleksi Berbintik Merah. 7.7 Ada Pembetulan? Jika ada, ikut langkah Jika tiada, terus ke langkah Isi Borang Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) Jika pembetulan rekod MARC dan rekod item, ulang langkah Jika pembetulan label nombor panggilan, ulang langkah Masukkan Judul ke dalam New Book List pada Sistem Virtua, Jika Perlu. Penyelaras Pengkatalogan / Penyelaras Pengkatalogan / Penyelaras Pengkatalogan / 7.10 Asingkan Bahan Mengikut Bahagian / Unit. Bagi Perpustakaan Cawangan Terus ke Langkah PPKn/PP/PAP Asingkan dan serahkan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) (salinan jabatan dan salinan pemohon) kepada bertanggungjawab (termasuk yang diterima dari BMA).

7 Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 7/9 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 14/08/2012 Tindakan 7.11 Maklumkan Kepada Pemohon Bahan Telah Siap Diproses dengan menghantar Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) (salinan pemohon). /PPKn /PP Failkan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) (salinan Jabatan) dalam Log Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BL01/PSM) Hantar Bahan yang Siap Dilabel dan Disemak ke Bahagian/Unit Yang Berkenaan dan Rekodkan dalam Log Penyerahan Bahan Keluar (OPR/PSAS/BL01/PBK) Tamat Untuk proses seterusnya di Bahagian / Unit berkenaan, rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Media (UPM/OPR/PSAS/AK02). Arahan Kerja Penerimaan Bahan Baru (UPM/OPR/PSAS/AK08). Garis Panduan Penerimaan Bahan Koleksi Khas (OPR/PSAS/GP04/KKH). PPKn/PP/PAP

8 Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 8/9 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 14/08/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Sistem Virtua Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Server Virtua Kuasa Melupus Rekod Katalog 2. OPR/PSAS/BL01/PRK Log Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) 3. OPR/PSAS/BL01/TNP Log Penyerahan Bahan untuk Taip Nombor Panggilan 4. OPR/PSAS/BL01/PIB Log Proses Identifikasi Bahan Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) 5. OPR/PSAS/BL01/PBK Log Penyerahan Bahan Keluar Kekal PPP/ PPKn / PP PPP/ PPKn / PP BPK PS 2 Bulan PPP/ PPKn / PP PPP/ PPKn / PP BPK S 1 Tahun PPP/ PPKn / PP PPP/ PPKn / PP BPK PS PPP / PPKn / PP / PAP PPP / PPKn / PP / PAP 2 Bulan BPK BKK PS 6 OPR/PSAS/BL01/PSM Log Pesanan Bahan Monograf dan Media Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) / PPP / PPKn / PP / PPP/ PPKn / PP 1 Tahun BPK PS 6 Bulan

9 Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK07 Halaman 9/9 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 14/08/2012 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 7. OPR/PSAS/BL01/LMS Log Proses Melabel dan Semakan Akhir Borang Log Proses Melabel dan Semakan Akhir (OPR/PSAS/BR01/LMS) 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR (PSAS) 2/2011 OPR (PSAS) 2/2012 Mengumpul dan Memfail Menyelenggara PPP / PPKn / PP PPP / PPKn / PP Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-34 Disedia dan Disemak Ketua Ketua Ketua Tempat dan Tempoh Simpanan BPK PS 2 Bulan Dilulus/ Diluluskan Semula Kuasa Melupus Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 22/08/2011 WP 14/08/2012