OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002 PROSEDUR PENGURUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan proses perolehan, pemprosesan dan pengkatalogan bahan monograf, media dan terbitan bersiri. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua bahan bercetak, bukan bercetak, media dan dalam talian yang diterima di Perpustakaan. 3.0 TANGGUNGJAWAB KB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Anglo American Cataloguing Rules AACR2 UPM/OPR/PSAS/AK20 UPM/OPR/PSAS/AK01 UPM/OPR/PSAS/AK04 Arahan Kerja Penyelenggaraan Bahan Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan UPM/OPR/PSAS/AK19 Arahan Kerja Pemprosesan Bahan - Cutter-Sanborn Three Figure Author Table Dasar Perkembangan Koleksi Dasar Pengkatalogan Panduan Pengkatalogan - Free-floating subdivisions : an alphabetical index.

2 Halaman: 2/13 Kod Dokumen OPR/PSAS/GP01/ILB OPR/PSAS/GP01/BOA OPR/PSAS/GP01/JIL OPR/PSAS/GP01/PPP OPR/PSAS/GP02/TBB OPR/PSAS/GP02/CKN OPR/PSAS/GP02/CLM Tajuk Dokumen Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan Garis Panduan Pengendalian Bahan On Approval Garis Panduan Pengendalian Bahan Untuk Penjilidan Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media Garis Panduan Bahan Permohonan Baharu Garis Panduan Penerimaan Bahan Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan OPR/PSAS/GP02/PRE Garis Panduan Penilaian Prestasi Pembekal Bahan ITS Marc Library of Congress Classification web MARC Standards National Library of Medicine - Pangkalan data ACQ CLICKS UPM/OPR/PSAS/P019 Prosedur Penjilidan Bahan - Panduan RDA Malaysia - Sistem Pengurusan Perpustakaan - Super LCCS Gale s Library of Congress Classification Schedules

3 Halaman: 3/ TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BSPM BMAP BPK BPP BTB KB : : : : Bahagian Sumber Pertanian Malaysia Bahagian Media, Arkib dan Pemuliharaan Bahagian Pembangunan Koleksi Bahagian Perkhidmatan Pengguna Bahagian Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Bahagian Sumber Pertanian Malaysia / Ketua Bahagian Media, Arkib dan Pemuliharaan / Ketua Bahagian Perkhidmatan Pengguna / Ketua Bahagian / Ketua Bahagian Kualiti dan Perpustakaan Cawangan KBSTM : Ketua Bahagian Sistem Teknologi Maklumat PenP : Penolong Pustakawan : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak PKSB : Perpustakaan Kejuruteraan dan Seni Bina PPV : Perpustakaan Perubatan Veterinar PPSK PSAS : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan Perpustakaan Sultan Abdul Samad PO PP PPKn : Pembantu Operasi Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan UPM : Universiti Putra Malaysia

4 Halaman: 4/ PROSES TERPERINCI A. PEROLEHAN BAHAN Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula KB/Pustakawan 6.2 Sediakan Perancangan Perolehan 6.2 Sediakan Perancangan Perolehan Kenalpasti keperluan bahan rujukan fakulti secara pembelian atau hadiah Agihkan peruntukan mengikut akaun fakulti/koleksi Dapatkan kelulusan mesyuarat jawatankuasa yang berkaitan. Jawatan kuasa Pemilihan Syarikat Bekalan Buku Jawatankuasa Penilaian Perolehan Bahan Terbitan Lantik pembekal. KB/Pustakawan /PPKn/PP 6.3 Laksana Perolehan 6.3 Laksana Perolehan Tentukan jenis perolehan i. Jika bahan monograf dan media, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) - A. Pesanan Bahan Monograf dan Media Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media ii. Jika bahan terbitan bersiri, rujuk Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan (UPM/OPR/PSAS/AK04) dan Garis Panduan Bahan Permohonan Baharu (OPR/PSAS/GP02/TBB) Arahan Kerja Pesanan Bahan Garis Panduan Bahan Terbitan Permohonan Baharu iii. Jika bahan hadiah, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) C. Pengurusan Bahan Hadiah A

5 Carta alir Perincian Halaman: 5/13 Rekod/ Dokumen Rujukan A KB/Pustakawan /PPKn/PP 6.4 Penerimaan Bahan 6.4 Penerimaan Bahan Jika terima, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) B. Penerimaan Bahan Monograf dan Media atau Garis Panduan Penerimaan Bahan (OPR/PSAS/GP02/CKN) Garis Panduan Penerimaan Bahan Jika tidak terima, lakukan peringatan/ tuntutan/ pembatalan. Rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) B. Penerimaan Bahan Monograf dan Media atau Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan Terbitan (OPR/PSAS/GP02/CLM). Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan KB/Pustakawan 6.5 Lakukan Penilaian Prestasi Pembekal 6.5 Lakukan Penilaian Prestasi Rujuk Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Pembekal Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/GP01/PPP) atau Garis Panduan Penilaian Prestasi Pembekal Bahan Terbitan (OPR/PSAS/GP02/PRE) Borang Penilaian Prestasi Pembekal Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Jurnal Bercetak) Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Pangkalan Data Dalam Talian) Garis Panduan Penilaian Prestasi Pembekal Bahan KB 6.6 Sedia / Bentang 6.6 Laporan Sedia / Bentang Laporan Sedia/ bentang laporan kemajuan/ penilaian pembekal. Ambil tindakan hasil daripada keputusan mesyuarat. Laporan Penilaian Prestasi Pembekal 6.7 Tamat 6.7 Tamat

6 Halaman: 6/13 B. PEMPROSESAN DAN PENGKATALOGAN BAHAN Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula KB 6.2 Merancang penyediaan bahan perpustakaan 6.2 Rancang Penyediaan Bahan (a) Tetapkan pencapaian bahan yang akan diproses mengikut piawaian. (b) Tetapkan tempoh bahan yang akan diproses. Pustakawan/ PenP/PPKn/PP/ PO 6.3 Laksana Pemprosesan dan Pengkatalogan Bahan 6.3 Laksana pemprosesan dan pengkatalogan bahan (a) (b) (c) Bagi Bahan Monograf, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) D. Pemprosesan Bahan Monograf Bagi Bahan Media, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) E. Pemprosesan Bahan Media Bagi Bahan Tesis dan Laporan Projek, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) F. Pemprosesan Tesis dan Laporan Projek Sistem Pengurusan Perpustakaan Pangkalan Data ACQ CLICKS Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media Log Rekod Pemprosesan Bahan Media Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas (d) Bagi Bahan, rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Bahan (UPM/OPR/PSAS/AK19) KB/Pustakawan 6.4 Laksana Semakan Akhir /PenP/PP 6.4 Laksana semakan akhir (a) Jika ada pembetulan, isi Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) / Pangkalan Data ACQ CLICKS (jika berkenaan). Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan A (b) Jika tiada pembetulan, hantar bahan ke bahagian / koleksi berkaitan atau susun bahan ke rak. Pangkalan Data ACQ CLICKS Log Penyerahan Bahan Keluar

7 Carta alir Perincian Halaman: 7/13 Rekod/ Dokumen Rujukan A KB 6.5 Sedia / Bentang Laporan 6.5 Sedia / Bentang Laporan (a) Sedia / bentang laporan kemajuan. (b) Ambil tindakan hasil daripada keputusan mesyuarat. 6.6Tamat 6.6 Tamat 7.0 REKOD Bil A. PEROLEHAN BAHAN Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. - Sistem Pengurusan Perpustakaan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan KBSTM / KBTM KBSTM / KBTM KBSTM / KBTM Kekal Kuasa Melupus Rekod katalog 2. - Pangkalan Data ACQ CLICKS Rekod Perolehan dan Pemprosesan Bahan Monograf dan Media 3. - Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) 4. - Borang Proses Permohonan Bahan Fresh Order Borang Proses Permohonan Bahan Fresh Order (OPR/PSAS/BR01/MFO) KBSTM KBSTM Server Lotus Notes Kekal Pustakawan/ PP /PenP KB BPK PenP/ PP KB BPK

8 Halaman: 8/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Borang Proses Permohonan Bahan On Approval Borang Proses Permohonan Bahan On Approval (OPR/PSAS/BR01/MOA) 5. - Log Rekod Pesanan Log Rekod Pesanan (OPR/PSAS/BLO1/RPS) PenP/ PP KB BPK 6. UPM/PSAS/100-17/1/14 JK Pemilihan Syarikat Pembekal Bahan Borang Penilaian Prestasi Pembekal (OPR/PSAS/BR01/PPP) Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Jurnal Bercetak) (OPR/PSAS/BR02/PRE1) Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Pangkalan Data Dalam Talian) (OPR/PSAS/BR02/PRE2) 7. UPM/PSAS/100-10/1/3 Jawatan kuasa Penilaian Perolehan Bahan PP/PPKn KB BPK BTB 5 Tahun 8. UPM/PSAS/400-10/3/5 Maklumat Kontrak Pembekal 9. UPM/PSAS/100-17/1/8 Perolehan Penerbitan Pegawai UPM PP KB BPK PP/PPKn KB BPK 10. UPM/PSAS/100-17/1/3 Perolehan Bahan Hadiah PP/PPKn KB BPK

9 Halaman: 9/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 11. UPM/PSAS/100-17/1/6 Perolehan Tesis & Laporan Projek Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP/PPKn KB BPK PPSK PKSB PPV Kuasa Melupus 12. UPM/PSAS/100-17/1/12 Permohonan Hadiah Bahan Monograf 13. UPM/PSAS/100-17/1/13 Pertukaran Bahan Hadiah Dengan Institusi Luar 14. UPM/PSAS/100-10/8/1 Terbitan Dari Luar Negara 15. UPM/PSAS/100-10/8/2 Fail Pesanan Terbitan Dalam Negeri 16. UPM/PSAS/100-17/1/2 Perolehan Bahan / Sumber Elektronik 17. UPM/PSAS/100-17/1/8 Perolehan Bahan Bercetak 18. UPM/PSAS/BTB/ Pangkalan Data / Jurnal Dalam Talian PP/PPKn KB BPK PP/PPKn KB BPK 19. UPM/PSAS/BTB/ Perjanjian Lesen 20. OPR/PSAS/BL02/BYR Log Penyerahan Dokumen Pembayaran BTB 21. OPR/PSAS/BL02/RKD Log Rekod Langganan Jurnal BTB

10 Halaman: 10/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 22. OPR/PSAS/BL02/UTK Log Peruntukan (Belanja Mengurus) BTB Baucer BTB Baucer BTB Borang Permohonan Langganan Bahan Borang Permohonan Langganan Bahan (OPR/PSAS/BR02/MHN) Borang Maklumbalas Permohonan Langganan Bahan (OPR/PSAS/BR02/MLM) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus B. PEMPROSESAN BAHAN Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. - Log Penyerahan Bahan Keluar Log Penyerahan Bahan Keluar OPR/PSAS/BL01/PBK 2. - Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas (OPR/PSAS/BL04/TRM) 3. - Log Pemprosesan Bahan Media Log Pemprosesan Bahan Media OPR/PSAS/BL01/PBM Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PenP/ PPKn/PP KB BPK BSPM PPSK PKSB PPV PenP / PPKn/PP KB PKSB PPSK PPV PenP / PP KB BPK Kuasa Melupus

11 Halaman: 11/ Log Rekod Nombor Aksesan Bahan BPD Log Rekod Nombor Aksesan Bahan BPD (OPR/PSAS/BL05/RNA) PenP / PPKn/PP KB BMAP PPSK PKSB PPV Kekal 5. - Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) PPKn/ PP KB BPK PPSK PKSB PPV BTB 2 Bulan 6. - Log Rekod Penerimaan Bahan Hadiah Log Rekod Penerimaan Bahan Hadiah (OPR/PSAS/BL01/RBH) 7. - Rekod Bibliografi Rekod Bibliografi 8. - Borang Log Identifikasi Bahan Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) 9. - Borang Log Proses Bahan Hadiah Borang Log Proses Bahan Hadiah (OPR/PSAS/BR01/PBH) 10. UPM/PSAS/BTB/ Laporan Penggunaan Pangkalan Data 11. OPR/PSAS/BL02/EDR Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid PPV 12. OPR/PSAS/BL02/LTH Log Rekod Latihan / Demo Pangkalan Data Langganan PPKn/PP KB BPK KBSTM / KBTM KB KBSTM / KBTM Kekal PenP/PP KB 2 Bulan PP/PPKn KB 13. OPR/PSAS/BL02/LWP Log Lawatan Pembekal BTB

12 Halaman: 12/ Borang Pemeriksaan Bahan Terbitan Borang Pemeriksaan Bahan Terbitan (OPR/PSAS/BR02/PTB) Borang Statistik Memproses Bahan Borang Statistik Memproses Bahan (OPR/PSAS/BR02/STA) Borang Penghantaran Bahan Terbitan Borang Penghantaran Bahan Terbitan (OPR/PSAS/BR02/HTR) Borang Proses Penjilidan Jurnal Borang Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD) Borang Penerimaan Bahan Terbitan Borang Penerimaan Bahan Terbitan (OPR/PSAS/BR02/TER) Nota Tuntutan Nota Tuntutan 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/ OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011

13 Halaman: 13/ OPR(PSAS)- 1/2012 Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 Ketua Pustakawan WP 30/01/ OPR(PSAS)- 2/2013 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSAS 1/2013 Ketua Pustakawan WP 30/04/ OPR(PSAS)- 2/2014 Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas Ketua Pustakawan WP 30/05/ OPR: (PSAS)- 2/2015 Mesyuarat Pengurusan PSAS ke- 42 Ketua Pustakawan WP 05/06/ QMS (OPR) : (PSAS) 2/2016 QMS (OPR) : (PSAS) 3/2016 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSAS ke-6 Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas 3/2016 TPKD PP TWP PP 13/05/2016 TPKD PP TWP PP 01/07/2016