OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen:UPM/OPR/PSAS/AK02 ARAHAN KERJA PENERIMAAN BAHAN MONOGRAF DAN MEDIA

Transkripsi

1 1.0 TUJUAN Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 1/11 No. Semakan SKOP Menerangkan arahan kerja penerimaan bahan daripada pembekal yang dipesan oleh Perpustakaan Meliputi semua proses penerimaan bahan monograf dan media sehingga dokumendokumen pembayaran diserahkan kepada Pejabat Ketua Pustakawan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen - Sistem Virtua Tajuk Dokumen - Pangkalan Data ACQ CLICKS - Kadar Pertukaran Mata Wang Asing OPR/PSAS/GP01/JIL Garis Panduan Pengendalian Bahan Untuk Penjilidan - Nielsen Book Data - Global Books In Print (GBIP) 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN PK STM TM KPS KP PAP PS PP PPKn PPSK Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Perpustakaan Cawangan Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi Ketua Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat Ketua Bahagian Teknologi Maklumat (Kampus Bintulu) Ketua Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Ketua Pustawan Pembantu Am Pejabat Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan

2 Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 2/11 No. Semakan TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

3 Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 3/11 No. Semakan 03

4 Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 4/11 No. Semakan PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Bahan berserta 3 Salinan Invois (2 Salinan untuk Perpustakaan dan 1 Salinan untuk Pembekal) dan 2 Salinan Nota Hantaran daripada Pembekal (1 Salinan untuk Perpustakaan dan 1 Salinan untuk Pembekal). Bagi PS 3 Salinan Nota Hantaran diperlukan. 7.3 Semak Bahan dengan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) untuk Menentukan a. Bahan diterima adalah bahan yang dipesan. b. Bilangan naskhah adalah betul. c. Keadaan fizikal bahan adalah baik. 7.4 Semak Invois dan Pastikan Butiran Berikut pada Invois adalah Betul a. Nama dan alamat. b. Tarikh dan nombor invois. c. Judul bahan, bilangan naskhah dan nombor pesanan d. Harga dalam mata wang asal (pengecualian pada bidaan sebut harga) dan mata wang RM. e. Kadar tukaran mata wang asing pada invois (jika perlu). f. Kadar diskaun (jika perlu) g. Jumlah keseluruhan invois dalam RM. h. Salinan invois Penerbit / Pengedar (bagi bahan terbitan luar Negara). i. Salinan kadar tukaran mata wang asing. j. Cetakan perkiraan harga Semak pangkalan data seperti Global Books in Print atau Nielsen Book Data bagi harga pesanan yang tidak munasabah (jika perlu). 7.5 Cop Terimaan dan Tandatangan pada Semua Salinan Invois dan Nota Hantaran. Kembalikan Salinan Invois dan Salinan Nota Hantaran kepada Pembekal.

5 Tindakan Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 5/11 No. Semakan Tentukan Sama Ada Bahan Perlu Pratonton? Jika perlu, ikut langkah Jika tidak perlu, ikut langkah Lakukan Pratonton Serah bahan media kepada pegawai bertanggungjawab bersama borang Senarai Semak Pratonton Bahan Media (OPR/PSAS/SS01/SPM) jika pratonton tidak dilakukan sendiri Catat tarikh hantar bahan pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) salinan Jabatan Masukkan tag 500 pada rekod MARC berkenaan makluman pratonton. 7.8 Lulus Pratonton? Jika diluluskan sendiri, tampal pelekat LULUS pada muka depan casing dan catat tarikh pratonton serta tandatangan Jika diluluskan oleh pegawai bertanggungjawab, akui terimaan pada Senarai Semak Pratonton Bahan Media (OPR/PSAS/SS01/SPM) dan catat tarikh terima pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) Jika tidak lulus, ulang langkah Failkan Salinan Asal Nota Hantaran dalam Fail Penerimaan Bahan (UPM/PSAS/BPK/ ) / (UPM/PSAS/PPSK/ ) /(UPM/PSAS/PS/ ) Rekodkan Penerimaan Bahan

6 Tindakan Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 6/11 No. Semakan Padankan borang pesanan (salinan Jabatan dan salinan Pemohon) dengan bahan Rekodkan penerimaan bahan dalam sistem Virtua / Pangkalan Data ACQ CLICKS (jika berkenaan) dan ruangan berkaitan pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) salinan Jabatan Cop Pengesahan Terimaan dan Kelulusan Pembayaran pada invois Buang tag 500 pada rekod MARC berkenaan makluman pratonton (jika perlu) Tentukan Bahan Perlu Jilid Jika perlu ikut langkah Jika tidak perlu terus ke Lakukan Pengendalian Penjilidan. (Rujuk Garis Panduan Pengendalian Bahan untuk Penjilidan (OPR/PSAS/GP01/JIL)). Seterusnya, ikut langkah Sediakan Dokumen-Dokumen Pembayaran Pastikan harga pada borang pesanan Salinan Bendahari dan salinan invois adalah sama. Buat pembetulan pada harga di borang pesanan Salinan Bendahari jika perlu dan turunkan tandatangan ringkas Kepilkan salinan pertama invois bersama borang pesanan Salinan Bendahari. Jika terdapat perubahan harga pada pesanan bahan, sertakan bersama satu salinan invois penerbit. Sertakan juga salinan nota hantaran, jika perlu Kepilkan bersama salinan kedua invois, salinan kadar tukaran mata wang asing dan salinan invois penerbit Rekodkan data invois dalam Log Rekod Proses Invois (OPR/PSAS/BL01/INV) dan Borang Aktiviti Pembekal (Bahan Fresh Order ) (OPR/PSAS/BR01/PFO) atau Borang Aktiviti Pembekal (Bahan On Approval ) (OPR/PSAS/BR01/POA). Serahkan dokumen-dokumen pembayaran yang siap diproses kepada Pustakawan untuk semakan.

7 Tindakan Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 7/11 No. Semakan Semak Dokumen-Dokumen Pembayaran, Log Rekod Proses Invois (OPR/PSAS/BL01/INV) dalam Masa 6 Hari Bekerja setelah Invois Diproses. Pustakawan Jika tidak lengkap, kembalikan kepada untuk tindakan pembetulan. Kembali ke langkah Jika lengkap, ikut langkah Nota Bagi PS, buat penilaian prestasi syarikat terlebih dahulu menggunakan Borang Rekod Prestasi Syarikat (Bekalan) (SOK/KEW/BR004-A(I)/BUY)) Sahkan Dokumen-Dokumen Pembayaran dalam Masa 5 Hari Bekerja setelah Diterima. a. Pengesahan Terimaan pada borang pesanan salinan Bendahari. b. Pengesahan Terimaan dan Kelulusan Pembayaran pada invois. c. Tandatangan Log Rekod Proses Invois (OPR/PSAS/BL01/INV) Serahkan Bahan bersama Borang Pesanan kepada PP/PAP untuk Proses Identifikasi Bahan Rekodkan Dokumen Pembayaran dalam Log Penyerahan Dokumen Pembayaran (OPR/PSAS/BL01/BYR) dan Hantar kepada PPKn Pejabat Ketua Pustakawan untuk Penyediaan Baucer (Perpustakaan Utama Sahaja). /PAP 7.18 Sediakan Baucer Pembayaran Perpustakaan Terima Kembali Dokumen Pembayaran beserta Baucer Perpustakaan untuk Disahkan Serah Dokumen Pembayaran serta Baucer Pembayaran Perpustakaan yang telah Dicop Nama PK / KPS dan telah Disahkan ke Pejabat Ketua Pustakawan / Pejabat Bendahari Failkan Salinan Invois dalam Fail Invois Pembekal ((UPM/PSAS/BPK/ )/ (UPM/PSAS/PPSK/ ) PK/KPS /PAP

8 Tindakan Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 8/11 No. Semakan 03 / (UPM/PSAS/PS/ )) yang Diterima daripada Pejabat Ketua Pustakawan / Pejabat Bendahari Tamat.

9 8.0 REKOD KUALITI Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 9/11 No. Semakan 03 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Sistem Virtua Rekod Penerimaan Bahan 2. Pangkalan Data ACQ CLICKS Rekod Perolehan dan Pemprosesan Bahan Monograf dan Media 3. UPM/PSAS/BPK/ Penerimaan Bahan 4. UPM/PSAS/BPK/ Invois pembekal 5. UPM/PSAS/ PPSK/ Invois pembekal 6. UPM/PSAS/PS/ Invois pembekal 7. OPR/PSAS/BL01/TBM Log Pratonton Bahan Media Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan STM/TM STM/TM Server Virtua Kekal STM STM Server Lotus Notes Kekal PP PP BPK PP PP BPK 7 Tahun PP PP PPSK 7 Tahun PP PP PS 7 Tahun PP PP BPK PS Kuasa Melupus STM/TM STM Senarai Semak Pratonton Bahan Media (OPR/PSAS/SS01/SPM) 8. OPR/PSAS/BL01/PSM Log Pesanan Bahan Monograf dan Media Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) Pustakawan/PPP /PP Pustakawan/PPP /PP BPK PPSK PS 6 Bulan

10 Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 10/11 No. Semakan Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod OPR/PSAS/BL01/INV Log Rekod Proses Invois Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP PP BPK PPSK PS Kuasa Melupus 10. OPR/PSAS/BL01/LPP Log Laporan Prestasi Pembekal Borang Aktiviti Pembekal (Bahan Fresh Order ) (OPR/PSAS/BR01/PFO) Borang Aktiviti Pembekal (Bahan On Approval ) (OPR/PSAS/BR01/PBO) Senarai Semak Penerimaan Bahan / Invois Bermasalah (OPR/PSAS/SS01/BIB) PP PP BPK PPSK PS 11. OPR/PSAS/BL01/BYR Log Penyerahan Dokumen Pembayaran / PAP / PAP BPK PPSK PS 12. UPM/PSAS/PPSK/ PP PP PPSK Penerimaan Bahan (Books on Approval) 13. UPM/PSAS/PS/ Penerimaan Bahan (Books on Approval) PP PP PS

11 9.0 SEJARAH SEMAKAN Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 11/11 No. Semakan 03 No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/ OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/ OPR(PSAS)- 1/2012 Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 Ketua Pustakawan WP 30/01/ OPR(PSAS)- 2/2014 Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas Ketua Pustakawan WP 30/05/2014