HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

Transkripsi

1 HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM BAHAGIAN A: Huraian Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/ dan sila abaikan ruangan No. kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP) No. Terbitan Bersiri Nama Dokumen: PROSEDUR PENGURUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002 No. Isu: 02, No. Semakan: 08, Tarikh Kuatkuasa: 26/05/2017 Nama Dokumen: PROSEDUR PENGURUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002 No. Isu: 02, No. Semakan: 09, Tarikh Kuatkuasa: 18/08/ DOKUMEN RUJUKAN UPM/OPR/PSAS/AK04 ARAHAN KERJA PESANAN BAHAN TERBITAN BERSIRI UPM/OPR/PSAS/AK19 ARAHAN KERJA PEMPROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI 6.0 PROSES TERPERINCI A. PEROLEHAN BAHAN PERPUSTAKAAN 6.3 Laksana perolehan mengikut jenis bahan iaitu: (b) Jika bahan terbitan bersiri, rujuk Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan Bersiri B. PEMPROSESAN DAN PENGKATALOGAN BAHAN PERPUSTAKAAN 6.3 Laksana pemprosesan dan pengkatalogan mengikut jenis bahan iaitu : (d) Bagi Bahan Terbitan Bersiri, rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Terbitan Bersiri (UPM/OPR/PSAS/AK19) 4.0 DOKUMEN RUJUKAN UPM/OPR/PSAS/AK04 ARAHAN KERJA PENGURUSAN BAHAN TERBITAN BERSIRI PROSES TERPERINCI A. PEROLEHAN BAHAN PERPUSTAKAAN 6.3 Laksana perolehan mengikut jenis bahan iaitu: (b) Jika bahan terbitan bersiri, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Terbitan Bersiri B. PEMPROSESAN DAN PENGKATALOGAN BAHAN PERPUSTAKAAN 6.3 Laksana pemprosesan dan pengkatalogan mengikut jenis bahan iaitu : (d) Bagi Bahan Terbitan Bersiri, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Terbitan Bersiri (UPM/OPR/PSAS/AK04) P 1/19

2 Nama Dokumen:PROSEDUR PERKHIDMATAN MAKLUMAT Kod Dokumen:UPM/OPR/PSAS/P015 Penyelidikan No. Isu: 02, No. Semakan: 08, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/2016 dan Maklumat 3.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan semua yang terlibat mengikuti langkah-langkah dalam prosedur ini. Nama Dokumen PROSEDUR PERKHIDMATAN MAKLUMAT Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P015 No. Isu: 02, No. Semakan: 09, Tarikh Kuatkuasa: 18/08/ TANGGUNGJAWAB KP dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Panduan Harta Pangkalan Data Paten TERMINOLOGI/SINGKATAN 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BPP PPK PP PSAS Pengguna Penyelidikan dan Maklumat / Rujukan / Kualiti dan Perpustakaan Cawangan / Pengguna Pembantu Perpustakaan Kanan Pembantu Perpustakaan Perpustakaan Sultan Abdul Samad (merangkumi Perpustakaan Utama dan Perpustakaan Cawangan) PPK PP PSAS Penyelidikan dan Maklumat / Rujukan / Pengguna Pembantu Kanan Pembantu Perpustakaan Sultan Abdul Samad P 2/19

3 Pengguna 6.0 PROSES TERPERINCI C. PERKHIDMATAN PEMBEKALAN DOKUMEN (PERMOHONAN DALAM) 6.0 PROSES TERPERINCI C. PERKHIDMATAN PEMBEKALAN DOKUMEN (PERMOHONAN DALAM) 3/19

4 Pengguna 4/19

5 Pengguna 5/19

6 Pengguna 6/19

7 Pengguna 7/19

8 6.0 PROSES TERPERINCI Penyelidikan dan Maklumat D. Verifikasi Harta CARTA ALIR 6.0 PROSES TERPERINCI D. Verifikasi Harta CARTA ALIR Tanggungjawab Carta alir Tanggungjawab Carta alir 6.1 Mula 6.1 Mula Penyelidik 6.2 Terima Maklumat Untuk Verifikasi Harta Penyelidik 6.2 Terima Maklumat Permohonan Untuk Verifikasi Harta Penyelidik 6.3 Laksanakan Verifikasi Penyelidik 6.4 Rekodkan Maklumat Pada Borang Verifikasi Penyelidik 6.3 Semak butiran permohonan lengkap/ tidak? Tidak 6.4 Lengkapkan Permohonan Penyelidik 6.5 Dapatkan Pengesahan hasil verifikasi pencarian Penyelidik Lengkap 6.5 Laksana Verifikasi / PPM 6.6 Serah Borang dan Laksana Semakan Penyelidik 6.6 Rekod Maklumat Pada Borang Verifikasi PP 6.7 Rekod Data Penyelidik 6.7 Dapatkan Pengesahan Hasil Verifikasi Pencarian 8/19

9 PP 6.8 Failkan Borang Verifikasi Harta Penyelidik/ 6.8 Serah Borang dan Laksana Pengesahan Penyelaras Harta 6.9 Buat Analisis Bulanan PP 6.9 Rekod Data PPM 6.10 Bentang Laporan PP 6.10 Fail Borang Verifikasi Harta 6.11 Tamat Penyelaras Harta 6.11 Buat Analisis Bulanan T 6.12 Bentang Laporan T 6.13 Tamat D. Verifikasi Harta D. Verifikasi Harta Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.2 Terima maklumat permohonan daripada Putra Science Park untuk verifikasi harta intelek. 6.3 Laksanakan verifikasi menggunakan sumber /koleksi yang terdapat di PSAS atau sumber Borang 6.2 Terima maklumat permohonan daripada Putra IP, Putra Science Park untuk verifikasi harta intelek. 6.3 Semak butiran permohonan; (a) Jika lengkap, ikuti langkah 6.5 Borang Verifikasi Harta (OPR/PSAS/BR06/VHI) 9/19

10 luar. 6.4 Rekodkan maklumat verifikasi pada Borang Verifikasi Harta (OPR/PSAS/BR06/VHI). 6.5 Dapatkan pengesahan hasil verifikasi pencarian daripada pegawai Perlindungan Harta dan Pemindahan Teknologi, Putra Science Park pada borang tersebut. 6.6 Serahkan borang kepada PPM untuk semakan. 6.7 Rekod data dalam Microsoft Excel 6.8 Failkan Borang Verifikasi Harta 6.9 Buat analisis bulanan dan fail ke dalam Fail Verifikasi Harta (UPM/PSAS/BSP/8.7.43) Bentangkan laporan dalam Mesyuarat Pengurusan PSAS Tamat Verifikasi Harta Borang Verifikasi Harta Borang Verifikasi Harta Fail Laporan Verifikasi Harta (b) Jika tidak lengkap, ikuti langkah Mohon pegawai Putra IP, Putra Science Park untuk lengkapkan maklumat dan ikuti langkah Laksana verifikasi sebelum tarikh cadangan pembentangan harta intelek menggunakan sumber/ koleksi yang terdapat di PSAS atau sumber luar. 6.6 Rekod maklumat verifikasi pada Borang Verifikasi Harta (OPR/PSAS/BR06/VHI). 6.7 Dapatkan pengesahan hasil verifikasi pencarian daripada pegawai Putra IP, Putra Science Park pada borang tersebut. 6.8 Serah borang kepada untuk pengesahan. 6.9 Rekod data dalam Microsoft Excel 6.10 Fail Borang Verifikasi Harta 6.11 Buat analisis bulanan dan fail ke dalam Fail Verifikasi Harta (UPM/PSAS/BSP/8.7.43). Borang Verifikasi Harta (OPR/PSAS/BR06/VHI) Borang Verifikasi Harta (OPR/PSAS/BR06/VHI) Borang Verifikasi Harta (OPR/PSAS/BR06/VHI) Fail Verifikasi Harta (UPM/PSAS/BSP/ ) 6.12 Bentang laporan dalam Mesyuarat Pengurusan PSAS 10/19

11 7.0 REKOD Penyelidikan dan Maklumat Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungj awab Mengump ul dan Memfail Tanggungj awab Menyelen ggara Tempat dan Tempoh Simpana n Kuasa Melu pus 7.0 REKOD A. PERKHIDMATAN PENELITIAN MAKLUMAT Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungja wab Mengumpul dan Memfail Tanggung jawab Menyelen ggara Tempat dan Tempoh Simpana n Kuasa Melu pus T 1. - Borang Permohonan Penelitian Maklumat Pustakawa n/ PenP/PYB Pustakaw an/ PenP/PYB BR 2 tahun 1. - Borang Permohonan Penelitian Maklumat /PenP/PYB BR 2 tahun Borang Permohonan Penelitian Borang Permohonan Penelitian Maklumat Maklumat (OPR/PSAS/BR07/PPM) (OPR/PSAS/BR07/PPM) /3/3 Pustakawa n/ Pustakaw an/ BR 2. UPM/PSAS/BPM/ /PenP/PYB BR Fail Penelitian Maklumat PenP/PYB PenP/PYB 2 tahun Fail Penelitian Maklumat 2 tahun 3. OPR/PSAS/BL03/PW Pustakawa n/ Pustakaw an/ BR 3. - /PenP/PYB BR Log Rekod Penyerahan Wang ke Pejabat PenP/PYB PenP/PYB 2 tahun Log Rekod Penyerahan Wang Ke Pejabat / Pejabat 2 tahun 4. - Borang Pembekalan Dokumen (Permohonan Dalam) PenP/PYB BPP Log Rekod Penyerahan Wang ke Pejabat / Pejabat (OPR/PSAS/BL03/PW) Borang Pembekalan Dokumen (Buku/Tesis) (OPR/PSAS/BR03/PPD1) B. PERKHIDMATAN PEMBEKALAN DOKUMEN (PERMOHONAN LUAR) T 11/19

12 Borang Pembekalan Dokumen (Artikel) (OPR/PSAS/BR03/PPD2) Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggung jawab Mengum pul dan Memfail Tanggung jawab Menyelen ggara Tempat dan Tempoh Simpana n Kuasa Melu pus Log Pembekalan Dokumen (Permohonan Luar) OPR/PSAS/BL03/PPD2 PenP/PYB BPP PenP/PO BPM 1. - Log Pembekalan Dokumen (Permohonan Luar) Log PembekalanDokumen (Permohonan Luar) (OPR/PSAS/BL03/PPD2) PenP/PYB BPP Log Rekod Perjalanan Pembekalan Dokumen (OPR/PSAS/BL03/PPD3) 1 Tahun 2. - Log Rekod Perjalanan Pembekalan Dokumen PenP/PO BPP 1 Tahun 7. OPR/PSAS/BL06/VOT Log Potongan Vot Untuk Diproses Borang Potongan Vot Untuk Pembekalan PenP/PYB BPP 7 Tahun Log Rekod Perjalanan Pembekalan Dokumen (OPR/PSAS/BL03/PPD3) 3. UPM/PSAS/BPM/ Pinjaman antara perpustakaan PenP/PYB BPP Dokumen / Penelitian Maklumat (OPR/PSAS/BR06/VOT) 8. UPM/PSAS/BPM/ PenP PenP BPP 4. UPM/PSAS// Pembekalan Dokumen : Surat Menyurat Am PYB Pinjaman antara perpustakaan 5. - Log Rekod Penyerahan Wang Ke Pejabat / Pejabat PenP/PYB BPP 7 Tahun 12/19

13 9. UPM/PSAS// Pembekalan PYB PYB Log Rekod Penyerahan Wang Ke Pejabat / Pejabat (OPR/PSAS/BL03/PW) Dokumen : Surat Menyurat Am 6. UPM/PSAS/100-17/2/6 PenP/PYB BPP 10. OPR/PSAS/BL03/PW PenP PenP BPP Pembekalan Dokumen Log Rekod Penyerahan Wang Ke Pejabat / Pejabat 7 Tahun 7. UPM/PSAS// Pembekalan Dokumen : Pengesahan PYB 11. UPM/PSAS/100-17/2/6 PenP BPP Penerimaan Buku Pembekalan Dokumen 12. UPM/PSAS// PYB PYB C. PERKHIDMATAN PEMBEKALAN DOKUMEN (PERMOHONAN DALAM) Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggung jawab Mengum pul dan Memfail Tanggung jawab Menyelen ggara Tempat dan Tempoh Simpana n Kuasa Melu pus T Pembekalan Dokumen : Pengesahan Penerimaan Buku 13. OPR/PSAS/BR06/VHI PP PP BPPM PP M 1. - Borang Pembekalan Dokumen (Permohonan Dalam) PenP/PYB BPP Fail Borang Verifikasi Harta 1 Tahun Borang Pembekalan Dokumen (Buku/Tesis) (OPR/PSAS/BR03/PPD1) Borang Pembekalan Dokumen (Artikel) (OPR/PSAS/BR03/PPD2) 13/19

14 14. UPM/PSAS/BSP/ Fail Laporan Verifikasi Harta PP PP BPPM PP M 2. - Borang Potongan Vot Untuk Pembekalan Dokumen / Penelitian Maklumat PenP/PYB BPP 7 Tahun Borang Potongan Vot Untuk Pembekalan Dokumen / Penelitian Maklumat (OPR/PSAS/BR06/VOT) 3. UPM/PSAS// Pembekalan Dokumen : Surat Menyurat Am PYB 4. - PenP/PYB BPP Log Rekod Penyerahan Wang Ke Pejabat / Pejabat 7 Tahun Log Rekod Penyerahan Wang Ke Pejabat / Pejabat (OPR/PSAS/BL03/PW) 5. UPM/PSAS/100-17/2/6 PenP/PYB BPP Pembekalan Dokumen 6. UPM/PSAS// Pembekalan PYB Dokumen : Pengesahan Penerimaan Buku D. PERKHIDMATAN VERIFIKASI HARTA INTELEK T 14/19

15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungja wab Mengumpul dan Memfail Tanggung jawab Menyelen ggara Tempat dan Tempoh Simpana n Kuasa Melu pus 1. - Borang Verifikasi Harta PP BPPM 1 Tahun Borang Verifikasi Harta (OPR/PSAS/BR06/VHI) 2. UPM/PSAS/BSP/ PP BPPM Fail Verifikasi Harta Surat menyurat Jadual Laporan Pengguna Nama Dokumen : ARAHAN KERJA PENGURUSAN KEAHLIAN Kod Dokumen : UPM/OPR/PSAS/AK21 No. Isu : 02, No. Semakan: 01, Tarikh Kuatkuasa : 01/07/2016 Nama Dokumen : ARAHAN KERJA PENGURUSAN KEAHLIAN Kod Dokumen : UPM/OPR/PSAS/AK21 No. Isu : 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa : 18/08/2017 A. PENDAFTARAN KEAHLIAN 5. Bina Rekod Ahli dalam Sistem Virtua Berpandukan Maklumat pada Borang Permohonan PYB A. PENDAFTARAN KEAHLIAN 5. Bina Rekod Ahli dalam Sistem Pengurusan Perpustakaan Berpandukan Maklumat pada Borang Permohonan PYB (OPR): Terbitan Bersiri Nama Dokumen: BORANG STATISTIK MEMPROSES BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: OPR/PSAS/BR02/STA No. Isu:02, No. Semakan:01, Tarikh Kuatkuasa: 01/04/2011 Nama Dokumen: BORANG STATISTIK MEMPROSES BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: OPR/PSAS/BR02/STA No. Isu:02, No. Semakan:02, Tarikh Kuatkuasa: 18/08/ /19

16 T Pengguna Nama Dokumen:Borang Penggunaan Bilik Perbincangan Kod Dokumen:OPR/PSAS/BR03/BP No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 30/01/2012 Nama Dokumen: Borang Penggunaan Bilik Perbincangan Kod Dokumen: OPR/PSAS/BR03/BP No. Isu: 02, No. Semakan: 04, Tarikh Kuatkuasa: 18/08/ /19

17 Penyelidikan dan Maklumat Nama Dokumen: Borang Permohonan Program Literasi Maklumat Kod Dokumen:OPR/PSAS/BR06/MOH No. Isu: 02, No. Semakan: 05, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/2016 Nama Dokumen: Borang Permohonan Program Literasi Maklumat Kod Dokumen: OPR/PSAS/BR06/MOH No. Isu: 02, No. Semakan: 06, Tarikh Kuatkuasa: 18/08/2017 Penyelidikan dan Maklumat Nama Dokumen: Borang Verifikasi Harta Kod Dokumen: OPR/PSAS/BR06/VHI No. Isu: 01, No. Semakan: 00, Tarikh Kuatkuasa: 13/05/2016 Nama Dokumen: Borang Verifikasi Harta Kod Dokumen: OPR/PSAS/BR06/VHI No. Isu: 01, No. Semakan: 01, Tarikh Kuatkuasa: 18/08/2017 T T 17/19

18 Pengguna Nama Dokumen: Log Potongan Vot Kod Dokumen: OPR/PSAS/BL06/VOT No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 05/06/2015 DIGUGURKAN P 18/19

19 BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO) Peneraju : PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kelulusan Mesyuarat: MESYUARAT PENGURUSAN KHAS PSAS Kali ke- 1/2017 Tarikh Mesyuarat: 8 Ogos 2017 Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: 18 Ogos 2017 Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan /Tambahan Dokumen. 19/19