OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P004 PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT KE JAWATAN PENSYARAH KANAN

Transkripsi

1 PEJABAT AFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR//P004 Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menjelaskan proses kenaikan pangkat ke jawatan Pensyarah Kanan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua proses penerimaan permohonan sehingga surat tawaran kenaikan pangkat dikeluarkan. 3.0 TANGGUNGJAWAB /Ketua Bahagian bertanggungjawab memastikan prosedur kenaikan pangkat ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dengan perkara ini perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Pekeliling Perkhidmatan Bil.31 Tahun 2005 OPR//GP03/KRITERIA UPM/-1.5 Tajuk Dokumen Lampiran A Lampiran B Lampiran C Perubahan Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti/Perubatan/UiTM Garis Panduan Dan Kriteria Kenaikan Pangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi Statistik Perjawatan OPR//GP01/e-Ihrams Garis Panduan Penyimpanan dan Pengemaskini Data e-ihrams OPR//SS01/DATA Senarai Semak Data e-ihram mengikut seksyen - Buku Panduan Perkhidmatan UPM

2 PEJABAT AFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR//P004 Halaman: 2/6 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN CV : Curriculum Vitae e-ihrams : Integrated Human Resource Management Systems JKP : Jawatankuasa Pemilih JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti KB : Ketua Bahagian KS : Ketua Seksyen PT(P/O) : Pembantu Tadbir Perkeranian/Operasi Pejabat UPM : Universiti Putra Malaysia

3 PEJABAT AFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR//P004 Halaman: 3/6 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Terima permohonan Tidak 6.2 Terima permohonan daripada pemohon melalui Fakulti beserta dokumen-dokumen berikut:- (a) Surat permohonan jawatan kepada melalui Ketua Jabatan dan Dekan Fakulti; (b) Laporan dua (2) orang Pengadil; (c) Laporan Dekan dalam Borang Dekan/Ketua Jabatan Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Pensyarah Gred 52 (d) (OPR//BR03/LAPORAN 3c); Laporan Ketua Jabatan dalam Borang Dekan/Ketua Jabatan Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Pensyarah Gred 52 (OPR//BR03/LAPORAN 3c); dan (e) Skor markah kenaikan pangkat ke jawatan Pensyarah Kanan (bagi calon yang tidak mempunyai Ph.D). (f) Borang Maklumat Am Calon Pegawai Akademik i. Sekiranyaa skor markah 80% ikut langkah 6.3. Sekiranya skor markah kurang 80%, ikut langkah ii. Terima dan semak dokumen dan pastikan ianya lengkap dengan merujuk kepada Senarai Semak Permohonan Kenaikan Pangkat Jawatan Pensyarah Kanan (OPR//SS03/PANGKAT 03). iii. Surat pengesahan penerimaan permohonan dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas surat permohonan diterima. (g) Pengesahan / verifikasi penerbitan artikel jurnal; dan (h) Salinan lembut (softcopy) Curriculum Vitae dalam bentuk cakera padat (CD). Garis Panduan dan Kreteria Kenaikan Pangkat / Lantikan ke Gred Yang lebih Tinggi 6.3 Dokumen lengkap? 6.3 (a) Jika ya, ikut langkah 6.4. (b) Jika tidak, ikut langkah 6.2. Ya 6.4 Semak kelayakan A 6.4 Semak kelayakan calon dengan merujuk kepada; (a) Garis Panduan dan Kriteria Kenaikan Pangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi (OPR//GP03/KRITERIA);dan (b) Laporan Penilaian Prestasi Tahunan. Garis Panduan dan Kriteria Kenaikan Pangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi (OPR//GP03/ KRITERIA

4 PEJABAT AFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR//P004 Halaman: 4/6 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A 6.5 Layak? 6.5 (a) Jika layak, ikut langkah 6.6. (b) Jika tidak layak, maklumkan kepada calon dan proses tamat. Ya 6.6 Mesyuarat JKP 6.7 Kelulusan VC 6.6 (a) Buat persediaan mesyuarat dan keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKP kepada Ahli Mesyuarat JKP. (b) Keluarkan surat pemakluman temuduga kepada calon dan kehadiran temuduga adalah diwajibkan. (c) Minitkan keputusan Mesyuarat JKP (Guru) 6.7 Sediakan Kertas Cadangan kenaikan Pangkat untuk kelulusan VC. 6.8 Lulus? 6.8 (a) Jika ya, ikut langkah 6.9. (b) Jika tidak lulus atau ditangguhkan, maklumkan kepada calon dan proses tamat. Ya 6.9 Keluarkan surat makluman 6.9 Keluarkan surat makluman kepada calon yang berjaya selewat-lewatnya sepuluh (10) hari bekerja selepas menerima Kertas Cadangan kenaikan Pangkat yang telah dilulusan oleh VC Kemaskini data 6.10 (a) (b) Kemaskini maklumat bagi calon-calon yang berjaya di dalam sistem e-ihrams dengan merujuk kepada Garis Panduan Penyimpanan & Pengemaskinian Data e- IHRAMS (OPR//GP01/e-IHRAMS) dan Senarai Semak Data e-ihrams Mengikut Seksyen (OPR//SS01/DATA). Kemukakan Penyata Perubahan Gaji kepada Bendahari dan salinan kepada calon yang berjaya. Garis Panduan Penyimpanan dan Pemngemaskinian Data e-ihrams Senarai Semak Data e-ihrams mengikut Seksyen 6.11 Tamat

5 PEJABAT AFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR//P004 Halaman: 5/6 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM//500-3/10/3 Kumpulan Akademik (Pensyarah Kanan) Surat panggilan temuduga kenaikan pangkat ke jawatan Pensyarah Kanan. Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat 2 Tahun Kuasa Melupus Surat pemakluman calon Berjaya, tidak Berjaya, tidak layak, skor kurang daripada 80% dan ditangguhkan 2. UPM//500-3/5/7 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Guru) Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Guru) (Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Profesor Madya/Pensyarah Kanan) Kelulusan Naib Canselor (Kenaikan Pangkat ke jawatan Profesor Madya/Pensyarah Kanan) 3. UPM//500-3/5/7 Jawatankuasa Pemilih (Guru) PT (P/O) KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat 2 Tahun PT (P/O) KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat Surat penggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih kepada Ahli Jawatankuasa 2 Tahun /1/1 Personal (Peribadi) Kumpulan Pengurusan dan Profesional Permohonan calon, Laporan Dekan/Ketua Jabatan, laporan pengadil dan laporan Penilai Bebas. Surat pemakluman calon berjaya, tidak berjaya dan ditangguhkan. Penyata Perubahan Gaji PT (P/O) KB/KS Bilik Fail Sehingga tamat perkhidmatan

6 PEJABAT AFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR//P004 Halaman: 6/6 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak KB Pengurusan Sumber Manusia Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/ OPR ()- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses KB Pengurusan Sumber Manusia WP 08/08/ OPR () 5/ OPR () 1/2017 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Kali ke-245 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Secara Edaran 03/01/2017 KB Pengurusan Sumber Manusia WP 05/06/2015 TPKD PP TWP PP 13/01/2017