Sistem e-gov Kementerian PP dan PA

Transkripsi

1 Sistem e-gov Sistem e-gov Kementerian PP dan PA Petunjuk Pengguna Sistem e-gov Kementerian PP&PA adalah suatu sistem komputer berbasis web yang dimaksudkan untuk peningkatan effektifitas lingkungan kerja Kementerian PP&PA, dimana data tersimpan secara online, update berlangsung cepat, dan pengolahan data menjadi informasi bisa berlangsung sambil jalan dan lebih mencapai sasaran. Selain untuk membantu percepatan dan otomasi proses kerja, ada sejumlah fitur yang bermanfaat untuk meningkatkan interaksi sosial antar pegawai di lingkungan Kementerian PP&PA. Keakraban antar pegawai bisa meningkatkan efektifitas dan semangat kerja. Sistem aplikasi ini berbasis web, bisa diakses dari mana saja melalui jaringan intranet Kementerian PP&PA, atau pun melalui jaringan internet, bisa dari kantor ataupun dari rumah. Ganti Password Password sebaiknya segera diganti setelah mendapat user-id, dan dilakukan lagi secara berkala untuk mengurangi kemungkinan penyalah gunaan oleh oranglain yang tidak bertanggung jawab. Menu Aplikasi Umum > Simpeg > Biodata > Password Isi kotak isian Password baru, masukkan ulang di kotak Ketik Ulang Password Baru Lalu. I. Sistem Kepegawaian Adalah database kepegawaian yang menyimpan semua data yang berhubungan dengan pegawai dan struktur organisasi Kementerian, pemutakhiran data dilakukan online. Diantara data yang terakomodasi adalah : Biodata pegawai, pasangan, anak, saudara, orang tua. Data kepegawaian, unit-kerja, pangkat, jabatan, gaji pokok, cuti, dp3, SPPD, absensi, pendidikan, penghargaan, prestasi, hukuman. Dll Des

2 Bergantung tingkat kerahasiaan, pemasukan data ada 3 cara : 1. Dilakukan secara mandiri oleh masing-masing pegawai, seperti data alamat, dll. 2. Dilakukan oleh pegawai, kemudian divalidasi oleh bagian tatausaha, ataupun bagian kepegawaian. Contoh : data cuti. 3. Hanya dilakukan oleh biro kepegawaian. Misalnya data kenaikan gaji, dll. Statistik data kepegawaian Biodata Keluarga Pendidikan Pangkat Jabatan Lain-lain DRH Edit Data Peg Validasi Unit Kerja Administrasi Lain-lain DP3 Aplikasi Umum > Simpeg Aplikasi Pribadi > Biodata. Aplikasi Pribadi > Biodata > Keluarga Aplikasi Pribadi > Biodata > Pendidikan Aplikasi Pribadi > Biodata > Pangkat Aplikasi Pribadi > Biodata > Jabatan Aplikasi Pribadi > Biodata > Lain-lain Aplikasi Pribadi > Biodata > DRH Admin > Simpeg > Edit Data Pegawai Admin > Simpeg > Validasi Admin > Simpeg > Unit Kerja Admin > Simpeg > Administrasi Admin > Simpeg > Lain-lain Admin > Simpeg > Administrasi > DP3 II. Absensi online Modul Absensi online mengintegrasi sistem absensi yang memakai perangkat finger-print dengan database kepegawaian, sehingga status kehadiran seorang pegawai bisa tercatat dengan baik, dan informasinya bisa dimanfaatkan secara maksimal, misalnya informasi kehadiran dikantor, statistik, penilaian disiplin kerja, penghitungan jatah uang makan, dll. Absensi online Formulir absensi Aplikasi Umum > Absensi Online e-formulir > Formulir Absensi. Des

3 III. DP3 online Modul ini menyimpan data penilaian DP3 pegawai, baik tahun penilaian terakhir maupun yang sudah lama. Dengan adanya modul ini, seorang atasan bisa mendapatkan data DP3 pegawai kapan saja dan dari mana saja. (khusus administrator) Update DP3 Admin > Simpeg Pilih tab Administrasi > DP3 Klik link Input DP3 baru Lihat data DP3 Menu Aplikasi Umum > Simpeg > Biodata Klik tab Lain-lain Klik sub-tab Nilai DP3 IV. Cuti online Modul Cuti online digunakan untuk penyimpanan data cuti pegawai. Pegawai yang bersangkutan bisa mengajukan usulan cuti, kemudian atasannya akan memberikan pertimbangan apakah bisa diizinkan atau tidak. Cuti yang sudah disetujui akan tersimpan sebagai data riwayat cuti, dan sekalian membetulkan status absensi menjadi C cuti. Pengajuan Cuti Menu e-formulir > Pengajuan Cuti Menyetujui Cuti Menangguhkan cuti Mencetak usulan cuti Menu Admin > Cuti Klik link menyetujui di kolom Action Menu Admin > Cuti Klik link menangguhkan di kolom Action Menu Admin > Cuti Klik link cetak di kolom Action Des

4 V. SPPD online Modul SPPD online digunakan untuk pengajuan permohonan SPPD. SPPD yang sudah diproses akan mengupdate status absensi menjadi P perjalanan dinas. Juga modul ini akan memberikan informasi apakah pegawai yang bersangkutan sudah membuat laporan perjalanan dinas atau belum. Input SPPD Input sumber dana Input surat tugas Setting Monitoring Laporan Unggah laporan Menu Admin > Penerbitan SPPD Klik link buat SPPD baru Untuk cetak dokumen klik link yang sesuai di kolom cetak pada baris SPPD yang diperlukan. Menu Admin > Penerbitan SPPD Pilih tab Sumber dana Klik link input sumber dana baru untuk menambahkan. Klik link yang sesuai di kolom cetak untuk mencetak Menu Admin > Penerbitan SPPD Pilih tab Surat Tugas Klik link input surat tugas baru untuk menambahkan. Klik link yang sesuai di kolom cetak untuk mencetak Menu Admin > Penerbitan SPPD Pilih tab Setting Menu Admin > Penerbitan SPPD Pilih tab Monitoring Laporan Pilih pegawai Kalau mau lihat laporan, klik lihat arsip Menu Admin > Penerbitan SPPD Pilih tab Monitoring Laporan Pilih pegawai Kalau mau lihat laporan, klik lihat arsip Pilih file yg akan di unggah, lalu klik tombol kirim Des

5 VI. File Library Modul file library adalah suatu fasilitas untuk sharing file sesama pegawai. Tergantung tujuannya, file yang diunggah ke File Library bisa berisi hal-hal yang ringan, atau juga bisa dimanfaatkan untuk Knowledge Management, dimana file-file akan berisi petunjuk pelaksaan suatu tugas, pengalaman menangani suatu masalah, perkembangan teknologi baru, dll. Akses aplikasi Library Buat Folder Unggah file Menu Aplikasi Umum > File Library Menu Aplikasi Umum > File Library Mlik link Buat Folder Baru Menu Aplikasi Umum > File Library Pilih folder Klik link upload file (di kanan atas kotak Files VII. Perpustakaan Modul perpustakaan online bisa digunakan untuk mengelola suatu unit perpustakaan dan informasi mengenai keberadaan buku bisa diakses secara online. Akses aplikasi Perpustakaan Pilih lokasi perpustakaan Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Lokasi Perpustakaan Klik Nama perpustakaan Mencari Buku Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Cari Buku Pilih mode pencarian, Judul Buku atau lainnya. Ketik kata-kata yang dicari, lalu klik tombol Tampilkan Lihat Katalog Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Katalog Klik huruf awal judul buku. Lihat frekuensi peminjaman Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Frekuensi Peminjaman Des

6 Pilih Bulan dan Tahun Klik tombol Tampilkan Informasi Umum Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Informasi Umum Daftar Tamu Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Daftar Tamu Pilih Bulan dan Tahun Administrasi Perpustakaan Daftar Pinjaman Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Admin Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Admin > Daftar Pinjaman Sirkulasi buku Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Admin > Sirkulasi Ketik potongan nama anggota, klik tombol Tampilkan Klik nama anggota. Catat Pengembalian buku : Klik judul buku yang sedang dipinjam. Isi kotak isian tanggal kembali. Lihat riwayat peminjaman : Klik tab Riwayat Peminjaman Catat peminjaman baru : Klik link Catat Peminjaman Baru Ketik potongan judul buku, klik Tampilkan Klik judul buku yang dipilih.. Koleksi Buku Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Admin > Koleksi Buku Klik link Daftar Buku Lihat detil informasi buku : Klik judul buku. Update data buku : Revisi data buku, pilih image, atau pilih file untuk di unggah.. Input buku baru : Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Des

7 Admin > Koleksi Buku Klik link Input buku baru Isi data-data buku, cari image/foto buku, cari file untuk di unggah untuk e-book.. Anggota Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Admin > Anggota Daftar Anggota : Klik link Daftar Anggota Lihat detil data anggota : Klik nama anggota. Update data anggota : Revisi data anggota, lalu klik tombol Simpan Input anggota baru : Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Admin > Anggota Klik link Input Anggota baru Isi kotak isian detil data, klik tombol Simpan Rekapitulasi Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Admin > Anggota Klik link Rekapitulasi Historis : Klik tab Historis Pilih bulan dan tahun, klik tombol Tampilkan Frekuansi peminjaman : Klik tab Frekuensi Peminjaman Pilih bulan dan tahun, klik tombol Tampilkan Per jenis dokumen : Klik tab Per jenis dokumen Cetak stiker kode panggil Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Admin > Kode Panggil Pilih buku. Klik link Cetak Cetak barcode Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Admin > Barcode Pilih buku. Klik link Cetak Kodifikasi Menu Aplikasi Umum > Perpustakaan > Admin > Kodifikasi Des

8 Jenis dokumen : Klik link Jenis dokumen Klik link Input jenis dokumen baru Masukkan kode dan deskripsi di kotak isian. Media dokumen : Klik link Media dokumen Klik link Input media dokumen baru Masukkan kode dan deskripsi di kotak isian. Jenis Anggota : Klik link Jenis Anggota Klik link Input jenis anggota baru Masukkan kode dan deskripsi di kotak isian. VIII. Berita Internal Modul Berita Internal digunakan untuk sharing berita antar pegawai, bisa berita formal Kementerian PP&PA, ataupun berita dari dan untuk pegawai. Berita terbaru akan ditampilkan pada halaman depan aplikasi e- Office. Berita Internal Menu Aplikasi Umum > Berita Internal Input berita baru Beri komentar Menu Aplikasi Umum > Berita Internal > Input Berita Baru Masukkan berita di kotak isian. Klik judul berita. Tulis tanggapan, masukkan password.. Des

9 IX. Forum Diskusi Modul Forum Diskusi digunakan untuk saling memberikan pendapat mengenai suatu topik. Forum Diskusi Menu Aplikasi Umum > Forum Diskusi (topik terakhir) Lihat topik di Menu Aplikasi Umum > Forum Diskusi suatu room > klik room yang dipilih Buka suatu Menu Aplikasi Umum > Forum Diskusi topik > klik room yang dipilih > klik topik yang dipilih Buat topik baru Menu Aplikasi Umum > Forum Diskusi > klik room yang dipilih > Input topik baru X. Mailing List Modul Mailing List (Milis) digunakan untuk sharing pendapat dan komentar sesama anggota suatu Milis. Anggota suatu milis biasanya terdiri dari orang-orang yang mempunyai minat/interest yang sama. Mailing List Menu Aplikasi Umum > Mailing List Buat Milis baru Menu Aplikasi Umum > Mailing List > Buat Milis Baru Status Menu Aplikasi Umum > Mailing List Keanggotaan > Keanggotaan XI. Album Foto Modul Album Foto digunakan untuk sharing foto antar pegawai, apakah itu foto-foto kegiatan Kementerian PP&PA ataupun foto-foto lainnya. Album Foto Buat Album Unggah Foto Menu Aplikasi Umum > Album Foto Menu Aplikasi Umum > Album Foto > Upload Foto > Buat Album Baru Menu Aplikasi Umum > Album Foto Des

10 > Klik nama album > Upload Foto Tampilkan Foto Menu Aplikasi Umum > Album Foto > Klik nama album > klik foto Beri komentar Klik foto. Tulis tanggapan.. XII. e-pesan Modul e-pesan digunakan untuk berkirim pesan kepada sesama pegawai dengan cara mudah, tidak perlu mengingat userid lain, tapi cukup menggunakan NIP saja. Bisa membuat grup alamat pengiriman, dan terintegrasi dengan Milis, dimana entry baru di milis akan diterima melalui e-pesan. e-pesan (Pesan Menu Aplikasi Pribadi > e-pesan Masuk) Kirim pesan Menu Aplikasi Pribadi > e-pesan > Kirim Pesan Status Kirim Menu Aplikasi Pribadi > e-pesan > Status Kirim Kirim ke Milis Menu Aplikasi Pribadi > e-pesan > Mailing List > Kirim Pesan Buat Grup Menu Aplikasi Pribadi > e-pesan address > Group List Kirim ke Menu Aplikasi Pribadi > e-pesan semua staf > Kirim ke seluruh staf Buat Folder Menu Aplikasi Pribadi > e-pesan Baru > Buat Folder Baru Membuat Filter Menu Aplikasi Pribadi > e-pesan > Filter Search Menu Aplikasi Pribadi > e-pesan > Search Setting no HP Menu Aplikasi Pribadi > e-pesan > Setting Des

11 XIII. Agenda online Agenda online digunakan untuk membuat jadwal Acara agar informasi kegiatan tersebut diketahui oleh umum (seluruh pegawai). Melihat jadwal Acara Tambah Acara baru Menu Aplikasi Umum > Acara Klik tanggal yang diinginkan pada tampilan kalender di kiri atas. Menu Admin > Acara Klik link Input acara baru Isi semua kotak isian. XIV. Agenda Pegawai online Modul Agenda Pegawai Online digunakan untuk program kegiatan pribadi pegawai. Dengan adanya agenda kegiatan pribadi maka pihak-pihak yang berkepentingan seperti rekan sekerja ataupun atasan bisa mengetahui kesibukan seseorang. Kegiatan yang masuk ke agenda ini akan tercatat dengan aman, maka bisa digunakan untuk membuat laporan. Agenda pegawai online Input agenda pribadi Sharing agenda Lihat agenda lain Menu Aplikasi Pribadi > Agenda Kegiatan Menu Aplikasi Pribadi > Agenda Kegiatan Klik link Input kegiatan baru Masukkan data kegiatan di kotak-kotak isian, Menu Aplikasi Pribadi > Agenda Kegiatan Klik link Sharing Pilih pegawai, tentukan level.. Menu Aplikasi Pribadi > Agenda Kegiatan > Lihat agenda lain Klik nama pegawai. Des

12 XV. Polling Modul Polling digunakan untuk menjajagi pendapat para pegawai mengenai suatu issue, masalah, atau pilihan. Bisa digunakan untuk mengetahui kecenderungan umum. Polling yang sedang aktif akan muncul di kiri bawah halaman depan aplikasi e_office, anda bisa langsung berpartisipasi. Polling Input polling baru Ikut polling Menu Admin > Polling Menu Admin > Polling Klik link Input polling baru Masukkan data ke kotak isian. Tentukan pilihan pada kotak Polling pada halaman Home. XVI. Ulang Tahun Modul ulang tahun otomatis mengambil data dari database kepegawaian, kemudian mengumumkan siapa saja yang berulang tahun. Pegawai lain bisa mengirimkan ucapan selamat, dan yang berulang tahun bisa membalas ucapan tersebut. Kalau ada yang berulang tahun hari ini, maka anda bisa langsung memberikan ucapan selamat dengan meng klik nama orang yang muncul di box ulang tahun di kiri bawah halaman depan. Lihat yg ulang tahun Ucapan selamat Pada halaman Home, lihat box Yang Berulang Tahun > klik nama yang dipilih Pada halaman Home, lihat box Yang Berulang Tahun > klik nama yang dipilih Tuliskan ucapan selamat. Des

13 XVII. SMS Alert Modul SMS alert digunakan untuk mengirim warning / alert / peringatan kepada seorang pegawai melalui SMS di handphone. Peringatan apa saja yang akan dikirim bisa diset apakah penyampaian intrafax, atau validasi cuti atau data kepegawaian, atau keluhan / laporan problem. Patunjuk akses : SMS Alert setting Menu Aplikasi Pribadi > Setting Isi kotak isian Nomor HP Pilih setting SMS notifikasi e-pesan Pilih setting SMS notifikasi Tidak Masuk SMS Broadcast Menu Admin > SMS Broadcast Create grup alamat SMS broadcast : Klik link Input grup baru Isi kotak nama grup, klik tombol Simpan Isi kotak nama dan nomor HP klik tombol Simpan Tambahkan nama kalau masih ada Kirim SMS : Menu Admin > SMS Broadcast Klik link kirim SMS>> sesuai dengan grup yang dipilih. XVIII. Intrafax Intrafax dimaksudkan sebagai alat pengganti mesin fax untuk internal Kementerian PP&PA. Fitur ini terutama bermanfaat penting untuk lingkungan kantor yang banyak cabang / kantor daerah. Biasanya pengiriman fax akan terkendala oleh gangguan jaringan telepon, mesin fax rusak, atau kertas habis, dll. Dengan modul Intrafax, masalah-masalah tersebut akan bisa teratasi. Dokumen di scan dan diunggah, lalu sepenerima akan bisa mengunduh dokumen yang diperlukan itu ditempat tujuan. Intrafax Menu Tata Naskah Dinas > Intrafax Des

14 Kirim dokumen Menu Tata Naskah Dinas > Intrafax Pilih tab Kirim dokumen Klik link Kirim Dokumen Lengkapi kotak isian Nomor Surat, Tanggal Surat, Perihal Pilih Status kiriman fax Tentukan file yang akan dikirim Pilih tujuan pengiriman fax Unduh dokumen Menu Tata Naskah Dinas > Intrafax XIX. Tata Naskah Dinas online. Tata Naskah Dinas online adalah modul untuk tata persuratan, dimana kita bisa mencatat surat masuk atau surat keluar, mencatat ke siapa surat diteruskan, disposisi, dll. Dengan demikian surat bisa ditemukan dengan mudah, dimana beradanya surat sekarang, dan apa disposisi dari atasan. Menu Tata Naskah Dinas > Agenda Surat Masuk Tata Naskah Dinas > Arsip Pribadi. Tata Naskah Dinas Menu Tata Naskah Dinas > Agenda Surat Masuk Tata Naskah Dinas > Arsip Pribadi XX. Diklat Online Modul Diklat online bisa digunakan untuk mengelola program pelatihan internal. Administrator bisa mendaftarkan rencana program pelatihan, sehingga para pegawai bisa mengetahui bahwa akan ada suatu program pelatihan dengan deskripsi yang jelas, kapan dan dimana akan diselenggarakan. Pegawai yang berminat bisa mendaftarkan diri langsung secara online, namun tentu saja usulan pendaftaran ini akan ditelaah dulu oleh atasan dan penyelenggara. Des

15 Komunikasi antara calon peserta dan penyelenggara bisa berlangsung melalui modul ini, bisa e-pesan ataupun SMS alert. Setelah pelatihan selesai terlaksana, maka otomatis data pelatihan ini akan masuk ke riwayat pendidikan para peserta. Daftar diklat Umumkan diklat Menu e-formulir > Registrasi Diklat Atau Home, lalu klik nama pelatihan yang muncul di daftar diklat. Klik link Daftar>> di kolom terakhir sesuai dengan pelatihan Kllik checkmark Ya saya ingin mengikuti diklat ini Menu Admin > Registrasi Diklat Klik link Input Diklat baru Isi kotak-kotak isian.. XXI. Penggunaan Ruangan Modul Penggunaan Ruangan digunakan untuk mengelola reservasi Ruang Rapat. Administrator berfungsi mendaftarkan Ruangan yang akan di kelola. Ada dua macam ruangan, ruang rapat biasa atau ruang rapat VIP. Untuk ruang rapat biasa, reservasi akan jadi final setelah divalidasi oleh admin atau pejabat eselon III yang bersangkutan. Sedangkan ruang rapat VIP hanya bisa difinalkan oleh admin yang bersangkutan. Registrasi Ruang Rapat Reservasi Ruangan Menu Admin > Penggunaan Ruangan Pilih tab Daftar Ruangan Klik link Input ruangan baru Lengkapi kotak isian Nama Ruangan dan Lokasi Pilih jenis ruangan Menu e-formulir > Pesan Ruangan Pilih tanggal lalu klik tombol Tampilkan Klik link Pesan pada jam yang tersedia untuk rungan yang diinginkan. Des

16 Validasi Menu Admin > Penggunaan Ruangan Klik Nama Acara yang akan divalidasi Klik radio button Validasi? XXII. Sticky Modul Sticky digunakan untuk menampilkan suatu informasi di halaman depan aplikasi e-gov. Fungsi ini hanya bisa dipakai oleh administrator. Pesan sticky yang sudah diset akan muncul di Home page sebelum habis tanggal expire nya. Sticky Menu Admin > Sticky Klik link Input Sticky baru Isikan judul, isi, dan tanggal expire. XXIII. Keluhan Modul Keluhan digunakan untuk menyampaikan keluhan pengguna aplikasi e-gov kepada administrator dan administrator menggunakan info ini untuk menyelesaikan masalah, kemudian memberikan tanggapan kepada yang bersangkutan. Tanggapan-tanggapan atas semua keluhan akan tersimpan di database, sehingga bisa dilihat lagi tanggapan apa yang diberikan untuk keluhan sebelumnya. Ini bisa menjadi referensi bagi administrator yang baru. Fasilitas ini berfungsi sebagai perangkat knowledge management. Menyampaikan keluhan Klik link Keluhan e-gov pada box keluhan di kolom kiri home-page Des

17 Pilih jenis aplikasi yang bermasalah Tulis uraian pada kotak isian Keluhan Melihat status tanggapan Memberikan tanggapan Melihat masalah dan tanggapan yang lalu Menambah admin baru Klik link Keluhan e-gov pada box keluhan di kolom kiri home-page Menu Status Tanggapan Klik link Lihat>> pada keluhan yang sudah ditanggapi. Menu Admin > Keluhan Pilih aplikasi sesuai dengan tugas admin pada menu box Jenis Aplikasi. Klik uraian keluhan yang akan ditanggapi. Tuliskan tanggapan dan solusi. Klik check-mark Jawaban Final? kalau tanggapannya final. Klik check-mark Publish? kalau sudah siap untuk di publish.. Menu Admin > Keluhan Klik aplikasi yang sesuai pada menu-box Knowedge Management Pilih keluhan dari daftar, untuk melihat tanggapan dan silusi. Menu Admin > Keluhan Menu Set Admin di menu Jenis Aplikasi Pilih pegawai calon admin. Pilih aplikasi. Des