MEMULAI MENGGUNAKAN APLIKASI SIMPEG

Transkripsi

1 MEMULAI MENGGUNAKAN APLIKASI SIMPEG 1. Untuk memulai menggunakan aplikasi Sistim Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Kab. Lombok Utara ini, silahkan ketikan alamat maka anda akan diarahkan ke halaman Login User untuk nantinya anda masukkan Username beserta Password yang anda miliki: Tampilan Halaman Login Aplikasi SIMPEG 2. Setelah anda memasukkan secara benar username dan password yang anda miliki maka anda akan diarahkan ke halaman awal aplikasi. Tampilan Halaman Awal (Dashboard) Aplikasi SIMPEG 3. Selamat anda telah bisa memulai menggunakan aplikasi Sistim Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) ini.

2 MENGENAL AREA KERJA 1. Setelah sebelumnya anda berhasil Login / Masuk kedalam aplikasi Sistim Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Kab. Lombok Utara ini, maka tahap selanjutnya adalah memahami area kerja dan fungsinya. Adapun keterangan area kerja aplikasi SIMPEG ini adalah sebagai berikut : Tampilan Area Kerja Aplikasi SIMPEG 1. LOGO APLIKASI : Menampilkan Logo Dari Aplikasi SIMPEG Kab. Lombok Utara 2. MENU NAVIGASI : Daftar Menu / Fasilitas yang tersedia pada aplikasi SIMPEG Kab. Lombok Utara. 3. MENU USER : Memuat menu / fasilitas terkait user seperti mengganti password ataupun Logout/Keluar dari aplikasi. 4. INFORMASI APLIKASI : Redaksi yang menampilkan nama dari aplikasi. 5. INFO LOKASI : Redaksi yang menampilkan lokasi anda pada saat menggunakan aplikasi. 6. AREA KERJA : Merupakan area tempat anda melakukan aktifitas terkait aplikasi SIMPEG Kab. Lombok Utara.

3 MENGELOLA DATABASE PEGAWAI Pada bagian ini akan dijelaskan cara untuk melakukan pengelolaan atas Database Pegawai di dalam aplikasi SIMPEG Kab. Lombok Utara. Adapun pengelolaan atas Database Pegawai ini di bagai menjadi empat (4) fungsi utama yakni: Menampilkan Data Pegawai dan Mengedit Data Pegawai. Untuk penjelasan lebih lengkapnya adalah sebagai berikut. A. MENAMPILKAN DATA PEGAWAI Fungsi utama menampilkan Data Pegawai ini adalah untuk melihat data pegawai yang telah masuk ke dalam Aplikasi SIMPEG ini. Anda dapat melihat seluruh data yang sudah anda masukkan, sudah anda rubah, ataupun mengecek data telah terhapus atau belum. Adapun langkah-langkah penggunaannya adalah sebagai berikut: 1. Pastikan anda telah login/masuk terlebih dahulu ke dalam aplikasi. 2. Pada Menu Navigasi pilihlah Menu Database Pegawai dan Sub Menu Database Pegawai. Menu Database Pegawai dan Sub Menu Database Pegawai 3. Maka akan tampil halaman yang berisikan daftar seluruh data pegawai yang telah anda masukkan sebelumnya. Halaman Daftar Data Pegawai 4. Jika Anda ingin melihat detail informasi masing-masing pegawai, silahkan pilih Panah Pada Tombol Action dan pilih Detail Pegawai. Sub Menu Detail Pegawai Pada Tombol Action

4 5. Maka akan muncul informasi lengkap masing-masing pegawai. Halaman Detail Informasi Pegawai 6. Selamat anda telah berhasil memanfaatkan fungsi Melihat Data Pegawai

5 B. MENGEDIT DATA PEGAWAI Fungsi utama Mengedit Data Pegawai ini adalah untuk merubah data pegawai yang telah anda masukkan sebelumnya ke dalam Aplikasi SIMPEG ini. Adapun langkah-langkah penggunaannya adalah sebagai berikut: 1. Pastikan anda telah login/masuk terlebih dahulu ke dalam aplikasi. 2. Pada Menu Navigasi pilihlah Menu Database Pegawai dan Sub Menu Database Pegawai. Menu Database Pegawai dan Sub Menu Database Pegawai 3. Kemudian pilih pegawai yang ingin anda edit datanya dengan memilih tanda Panah Pada Tombol Action dan pilih Sub Menu Edit Pegawai. Sub Menu Edit Pegawai pada tombol Action 4. Maka akan muncul halaman yang menampilkan formulir untuk mengedit data pegawai yang terbagi menjadi empat (4) tab yakni: Data Pegawai, Data Pangkat, Data Jabatan, dan Foto Pegawai. Silahkan isikan form pada masing-masing tab sesuai dengan data yang ingin anda ubah, kemudian pilih tombol Simpan untuk menyimpan data pegawai yang terletak pada tab terakhir yakni tab Foto Pegawai. Formulir Edit Data Pegawai Dan Tab Inputannya Tombol Simpan Yang Terletak Pada Tab Foto Pegawai

6 5. Setelah memilih tombol Simpan dan data yang anda masukkan benar makan akan muncul peringatan bahwa Data Anda Berhasil Diupdate, begitupun sebaliknya apabila data yang anda masukkan kurang/salah makan akan muncul pesan peringatan bahwa Data Gagal Diupdate. 6. Selain itu pada Halaman Edit Data Pegawai ini anda pun dapat melakukan manajemen data pegawai seperti Menambahkan Data, Mengedit serta Menghapus untuk data Keluarga, Riwayat Pangkat, Riwayat Jabatan, Pendidikan, Pelatihan, Penghargaan, Seminar, Organisasi, Gaji Pokok, Hukuman, serta Tata Kelola Naskah (Takah) atau Dokumen Digital Pegawai. Manajemen Data Riwayat Lengkap Masing-Masing Pegawai 7. Adapun langkah-langkah penggunaan masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut: a. Menambahkan Data Riwayat 1) Pastikan anda ada di halaman edit data pegawai. 2) Pilih Tombol Tambah Data yang terletak pada Kanan Atas data masing-masing Riwayat. Tombol Tambah Data Riwayat Keluarga

7 3) Kemudian akan muncul jendela pop up yang berisikan formulir masing-masing data riwayat yang anda pilih (Contoh Riwayat Data Keluarga). Tampilan Jendela Pop Up Formulir Riwayat Keluarga 4) Kemudian isikan data tersebut sesuai dengan yang anda inginkan kemudian pilih tombol simpan. Apabila anda mengisi formulir secara benar, maka data tersebut akan tersimpan ke dalam data Riwayat Keluarga. Tampilan Data Riwayat Keluarga yang berhasil ditambahkan 5) Ulangi cara yang sama untuk menambahkan data riwayat lainnya.

8 b. Mengedit Data Riwayat 1) Pastikan anda ada di halaman edit data pegawai. 2) Pilih data riwayat yang ingin anda ubah, kemudian pilih tanda panah pada tombol aksi dan pilih Sub Menu Edit Data. (Contoh Edit Data Riwayat Keluarga) Sub Menu Edit Data Keluarga Pada Tombol Aksi 3) Selanjutnya akan muncul halaman Edit Data Keluarga dan silahkan isikan data tersebut sesuai dengan keinginan anda kemudian pilih tombol Simpan. Tampilan Halaman dan Formulir Edit Data Keluarga 4) Apabila anda mengisi formulir secara benar, maka perubahan data tersebut akan tersimpan ke dalam data Riwayat Keluarga. 5) Ulangi cara yang sama untuk mengedit data riwayat lainnya. c. Menghapus Data Riwayat 1) Pastikan anda ada di halaman edit data pegawai. 2) Pilih data riwayat yang ingin anda hapus, kemudian pilih tanda panah pada tombol aksi dan pilih Sub Menu Hapus Data. (Contoh Edit Data Riwayat Keluarga). Sub Menu Hapus Data pada Tombol Aksi 3) Selanjutnya setelah anda memilih Sub Menu Hapus Data maka akan muncul peringatan Apakah anda yakin mengapus data ini? Pilih OK untuk menghapus data atau pilih Cancel untuk batal menghapus data.

9 Tampilan notifikasi menghapus data riwayat 4) Selamat anda berhasil menghapus data riwayat, lakukan hal yang sama untuk data riwayat lainnya.

10 MENAMPILKAN LAPORAN Pada bagian ini akan dijelaskan cara untuk menampilkan laporan atas data pegawai serta fungsi export data menjadi file Microsoft Excel di dalam aplikasi SIMPEG Kab. Lombok Utara. Untuk penjelasan lebih lengkapnya adalah sebagai berikut. 1. Pastikan anda telah login/masuk terlebih dahulu ke dalam aplikasi. 2. Pada Menu Navigasi pilihlah Menu Database Pegawai dan Sub Menu Database Pegawai. Menu Laporan dan Sub Menu Laporan Pegawai 3. Maka akan tampil halaman yang berisikan daftar seluruh data pegawai yang telah anda masukkan sebelumnya serta tombol Filter Data dan Export Excel. Halaman Laporan Data Pegawai Beserta Tombol Filter dan Export Excel 4. Apabila anda ingin memfilter/menyaring data pegawai berdasarkan Jenis Kelamin, Pangkat, Golongan, dll. Silahkan pilih tombol Filter Data yang ada pada bagian atas area kerja. Tombol Filter Data 5. Maka akan muncul jendela pop up yang berisikan formulir untuk menyaring/memfilter data sesuai dengan keinginan anda. Jendela Pop Up Filter/Saring Data 6. Tekan tombol Simpan ketika anda telah menyesuaikan jenis data yang ingin anda saring.

11 7. Selanjutnya apabila anda ingin mengexport data menjadi File Microsoft Excel, silahkan pilih tombol Export Excel yang ada pada bagian atas area kerja. Tombol Export Data Ke File Microsoft Excel

12 LAYANAN USULAN KENAIKAN PANGKAT Fungsi Layanan Usulan Kenaikan Pangkat ini memiliki fungsi untuk melakukan proses pengusulan kenaikan pangkat untuk Pegawai melalui akun SKPD masing-masing. Nantinya data tersebut akan tersimpan ke database kepegawaian dan secara langsung dapat diperiksa oleh petugas yang mengurusa masalah kenaikan pangkat. Adapun tahapan untuk melakukan pengusulan kenaikan pangkat ini adalah sebagai berikut. 1. Pastikan anda telah login/masuk terlebih dahulu ke dalam aplikasi. 2. Pada Menu Navigasi pilihlah Menu Layanan dan Sub Usulan Kenaikan Pangkat. Menu Laporan dan Sub Menu Laporan Pegawai 3. Maka akan tampil halaman yang berisikan daftar usulan kenaikan pangkat yang telah dimasukkan. Halaman Usulan Kenaikan Pangkat 4. Apabila anda ingin menambahkan usulan baru, Silahkan pilih tombol Tambah Usulan yang ada pada bagian atas area kerja. Tombol Tambah Usulan 5. Setelah anda memilih tombol tersebut maka akan muncul halaman untuk menambahkan usulan kenaikan pangkat baru yang berisikan informasi pokok yakni Nomor Usulan, Tanggal Usulan, Jenis Usulan, dan Periode Usulan.

13 Halaman Tambah Usulan 6. Dan untuk menambahkan Pegawai yang menerima usulan kenaikan pangkat, silahkan masukan NIP atau Nama dari pegawai tersebut pada field Data ASN. Field untuk menambahkan data pegawai penerima usulan kenaikan pangkat 7. Ketika anda mengetikkan NIP atau NAMA dari pegawai tersebut, maka akan muncul list pegawai sesuai dengan kata kunci yang anda ketikkan. Kemudian pilih pegawai yang anda inginkan. Proses pencarian dengan kata kunci dan hasil yang dimunculkan Tampilan setelah hasil pencarian dipilih/diklik 8. Setelah anda memilih data pegawai yang anda inginkan, kemudian silahkan pilih tombol Tambah Item untuk menambahkan data pegawai tersebut ke dalam daftar penerima usulan kenaikan pangkat. Tombol Tambah Item untuk menambahkan pegawai ke daftar penerima kenaikan pangkat

14 Tampilan setelah memilih tombol Tambah Item 9. Setelah berhasil menambahkan data pegawai ke daftar penerima usulan, silahkan ulangi langkah ke 6 s/d 8 tersebut sesuai dengan jumlah pegawai yang menerima usulan. Dan jangan lupa untuk mengedit Pangkat Baru, Tanggal serta Atasan Langsung pada daftar penerima usulan yang telah ditambahkan. 10. Untuk informasi apabila jumlah penerima usulan lebih dari 20 orang, maka usulan baru akan otomatis dibuat. Karena maksimal dalam satu dokumen usulan hanya boleh terdapat 20 pegawai. 11. Setelah anda selesai memasukkan informasi sesuai dengan yang anda inginkan, silahkan pilih tombol Simpan untuk menyimpan dan memproses data usulan. Tombol Simpan Usulan 12. Selamat anda telah berhasil menambahkan usulan baru.

15 MENCETAK DOKUMEN USULAN KENAIKAN PANGKAT Fugnsi ini bertujuan untuk melakukan pencetakan dokumen usulan yang telah dimasukkan sebelumnya menjadi file PDF yang nantinya akan dijadikan Surat Pengantar kenaikan pangkat untuk Pegawai yang telah dimasukkan namanya oleh SKPD masing-masing. Adapun tahapan untuk melakukan pencetakan dokumen kenaikan pangkat ini adalah sebagai berikut. 1. Pastikan anda telah login/masuk terlebih dahulu ke dalam aplikasi. 2. Pada Menu Navigasi pilihlah Menu Layanan dan Sub Usulan Kenaikan Pangkat. Menu Laporan dan Sub Menu Laporan Pegawai 3. Maka akan tampil halaman yang berisikan daftar usulan kenaikan pangkat yang telah dimasukkan. Halaman Usulan Kenaikan Pangkat 4. Kemudian pilih tombol Panah Ke Bawah pada Tombol Action yang ada di tab Tools. Kemudian pilih tombol menu Cetak Usulan. Tombol Action dan Sub Menu Cetak Usulan 5. Maka secara otomatis dokumen PDF akan dibuat berdasarkan data yang telah anda masukkan.