TATA USAHA / STAF. Aplikasi Perkantoran Berbasis Awan. simaya V.5.0. Buku Petunjuk Penggunaan. Kementerian Komunikasi dan Informasi

Transkripsi

1 Aplikasi Perkantoran Berbasis Awan simaya V.5.0 Buku Petunjuk Penggunaan TATA USAHA / STAF Kementerian Komunikasi dan Informasi 2015 SiMAYA V.5Page 1

2 PETUNJUK PEMAKAIAN Modul Admin SiMAYA V.5 Kementerian Komunikasi dan Informatika PENDAHULUAN Aplikasi simaya adalah aplikasi administrasi perkantoran bebasis Web atau awan. Dengan aplikasi ini prosen manajemen persuratan yang biasanya dilakukan secara manual dapat dilakukan secara otomatis, sehingga memudahkan dalam proses administrasinya, pencarian dan pengarsipan. Aplikasi simaya V.5 merupakan pengembangan dari versi-versi sebelumnya, dengan berbagai tambahan feature yang semakin memudahkan dan memanjakan pengguna agar lebih ekfektif, efisien dan cepat. Feature simaya : Surat Masuk Surat Keluar Disposisi Masuk Disposisi Keluar Disposisi Inisiatif PNSBook (Linimasa, Status, Profil, Berbagi foto dll) Asisten Arsip Administrasi Kecamatan Administrasi Kelurahan Administrasi Kepegawaian Semoga bermanfaat Kontak : Helpdesk.layanan.go.id SiMAYA V.5Page 2

3 A. Memulai Aplikasi Untuk memulai aplikasi simaya, jalankan browser dari computer/laptop/tablet 1. Jalankan Browser (Chrome atau Firefox) di perangkat anda ( Laptop,PC,Tablet) 2. Ketik alamat berikut di Browser anda : 3. Tekan Go atau tekan tombol Enter 4. JIka benar, maka akan muncul halaman login seperti berikut : 5. Masukkan username sesuai yang diberikan oleh administrator simaya 6. Masukkan Password sesuai yang diberikan oleh administrator simaya 7. Tekan tombol Login, atau tombol enter 8. Jika semua benar, maka akan muncul halaman dashboard, jika salah anda diminta untuk memasukkan username dan password kembali SiMAYA V.5Page 3

4 B. HALAMAN UTAMA Tampilan Dasboard, Aplikasi simaya v.5 Menu : 1. Dasboard 2. Administrator a. Instansi b. Jabatan c. Stuktur Pengguna d. Pengguna e. Nomor Otomatis f. Setting Server 3. Surat Masuk a. Surat Masuk b. Surat Tembusan c. Disposisi Masuk d. Disposisi Tembusan e. Disposisi Inisiatif 4. Surat Keluar a. Surat Keluar SiMAYA V.5Page 4

5 b. Konsep Surat c. Disposisi Keluar d. Disposisi Inisiatif e. Buat Surat 5. Agenda Surat a. Agenda Surat Masuk b. Agenda Surat Keluar c. Surat Masuk Manual d. Surat Keluar Manual 6. E- Arsip a. Master b. Registasi Naskah c. Daftar Arsip d. Apraisal Arsip e. Retensi Arsip f. Sirkulasi Arsip g. Laporan 7. E- Kinerja a. Kehadiran b. Aktifitas c. Laporan Harian d. Laporan Bulanan 8. Asisten a. Kalender b. Kegiatan c. Memo 9. Buku Tamu 10. PNSBook a. Linimasa 11.Laci / Berkas a. File b. Image c. Berkas d. Musik SiMAYA V.5Page 5

6 C. SURAT MASUK MANUAL Surat masuk manual berfungsi untuk memasukan surat fisik yang dikirim oleh instansi daerah atau pusat ke dalam aplikasi simaya, surat masuk manual dapat di gunakan oleh tata usaha dan staf, untuk memulai surat masuk manual pada aplikasi simaya, langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Pilih Surat Masuk pada menu simaya 2. Pilih Surat Masuk Manual 3. Setelah itu masukan data sebagai berikut SiMAYA V.5Page 6

7 Cara Entri : a. Tanggal terima, yaitu tanggal pada saat terima surat b. Tanggal diteruskan, yaitu tanggal diteruskan surat masuk tersebut ke pimpinan c. Tanggal surat, yaitu tanggal surat masuk tersebut dibuat d. Nomor surat, yaitu nomor surat yang tertera pada surat masuk tersebut e. Nomor Agenda, yaitu nomor agenda surat masuk tata usaha, apabila staf yang memasukan dan tidak mengetahui nomor agenda maka bisa di kosongkan nanti di isikan oleh tata usaha. 4. Setelah itu klik Next, maka akan tampil seperti gambar di bawah ini SiMAYA V.5Page 7

8 Cara entry : a. Perihal, yaitu masukan perihal surat, contoh : Surat undangan, Laporan b. Instansi Pengirim, terdiri dari 3 yaitu : Perorangan, Daerah, dan Pusat c. Nama Instansi, yaitu nama instansi pengirim, contoh : Dinas perikanan, Kementerian Kominfo d. Jabatan, yaitu jabatan pengirim surat, contoh : Kepala dinas, Menteri e. Alamat, yaitu alamat instansi pengirim 5. Setelah itu klik Next maka akan muncul gambar seperti dibawah ini Cara Entry : a. Klasifikasi, yaitu klasifikasi surat tersebut b. Keamanan, bersifat keterangan untuk kerahasian surat contoh : Biasa, rahasia terbatas, rahasia, sangat rahasia c. Kecepatan, bersifat keterangan untuk jenis surat yang penting contoh : Biasa, Segera, Amat segera d. Penerima, yaitu yang menerima surat masuk tersebut contoh : pimpinan, sekretaris e. Tembusan, yaitu memberikan tembusan surat 6. Setelah itu klik Next maka akan muncul gambar seperti di bawah ini SiMAYA V.5Page 8

9 Cara Entry : a. Ringkasan, masukan ringkasan surat yang telah discan b. Isi Surat, masukan file surat yang telah di scan dengan menekan tombol seperti gambar dibawah ini c. Setelah itu pilih file dan insert image d. maka surat akan masuk seperti gambar di bawah ini SiMAYA V.5Page 9

10 e. Apabila ada lampiran bisa diklik pada lampiran seperti gambar dibawah ini D. AGENDA SURAT MASUK Agenda surat hanya berlaku untuk petugas Tata Usaha, yang berfungsi untuk dapat meng agendakan surat masuk, yaitu dengan memilih menu Agenda Surat, pilih Agenda Surat Masuk SiMAYA V.5Page 10

11 Untuk mengagendakan surat masuk, Tekan tombola Agendakan, 1. Cek Nomor Surat, biarkan jika sudah benar 2. Cek Nomor Agenda, biarkan jika sudah benar 3. Tekan tombol Agendakan 4. Selesai, maka status di daftar agenda surat masuk Sudah Diagendakan E. Surat Keluar Surat keluar bisa dibuat oleh tata usaha atau staf berikut langkah-langkah untuk membuatnya : 1. Klik menu surat keluar lalu pilih surat keluar maka akan tampil seperti gambar dibawah ini 2. Ada 2 pilihan untuk membuat surat keluar yaitu SiMAYA V.5Page 11

12 a. Buat surat, digunakan untuk mengirim surat keluar ke instansi yang sudah menggunakan aplikasi simaya, b. Surat Manual, digunakan untuk membuat surat ke instansi yang belum menggunakan aplikasi simaya 3. Pilih buat surat untuk mengirimkan surat ke instansi yang sudah menggunakan aplikasi simaya : a. Lalu pilih penandatangan surat, contoh untuk penandatangan surat : Bupati, Sekda, Kepala Dinas b. Tanggal surat, di sesuaikan dengan tanggal pembuatan surat c. Nomor surat, untuk nomor surat apabila tidak mengetahui bisa di kosongkan nanti tata usaha yang akan mengisikan d. Nomor agenda, untuk nomor agenda apabila tidak mengetahui bisa di kosongkan nanti tata usaha yang akan mengisikan 4. Setelah itu klik next maka akan tampil seperti gambar dibawah ini SiMAYA V.5Page 12

13 a. Perihal, masukan perihal surat, contoh : surat undangan, laporan, dll b. Instansi tujuan, di bagi menjadi 4 yaitu : perorangan, pusat, daerah, luar negeri c. Tujuan surat, pilihlah tujuan surat dengan mengetikan nama atau tujuan instansi secara spesifik, karena form aplikasi akan menampilkan seluruh instansi se-indonesia yang sudah menggunakan aplikasi simaya d. Tembusan, memberikan tembusan surat dan dapat di kosongkan e. Pemeriksa surat, berfungsi sebagai pemeriksa surat secara berjenjang sesuai dengan tingkat esselon mulai dari staf, esselon IV, esselon III, esselon II, esselon I. f. Tambah pemeriksa, apabila nama pemeriksa tidak keluar di list pemeriksa surat bisa di tambahkan secara manual g. TU Pengirim, tata usaha yang mengirim surat, contoh : apabila menggunakan penomoran pada dinas maka TU dinas terkait 5. Setelah itu klik next maka akan muncul gambar dibawah ini SiMAYA V.5Page 13

14 a. Klasifikasi, pilih sesuai klasifikasi surat tersebut apabila tidak ada bisa di pilih umum b. Keamanan, bersifat keterangan untuk kerahasian surat contoh : Biasa, rahasia terbatas, rahasia, sangat rahasia c. Kecepatan, bersifat keterangan untuk jenis surat yang penting contoh : Biasa, Segera, Amat segera d. Ringkasan surat, isi ringkasan dari surat keluar tersebut e. Isi Surat, bisa di ketikan di text editor atau di lampirkan dalam file di lampiran f. Setelah selesai semua klik finish 6. Surat yang telah selesai di buat tidak langsung terkirim, akan tetapi akan masuk di konsep surat dan akan melalui proses berjenjang dimana sesuai dengan pemeriksa yang di pilih, untuk melihat surat keluar sudah sampai mana bisa di cek di konsep surat a. Pilih surat keluar lalu klik konsep surat SiMAYA V.5Page 14

15 b. Maka akan tampil seperti gambar diatas, dimana logo surat menandakan posisi surat saat ini berada. c. Apabila surat telah di periksa dan di paraf semua oleh pimpinan maka surat akan kembali lagi ke tata usaha untuk di beri nomor lalu di kirim oleh tata usaha tersebut 7. Apabila pada tata usaha ada surat yang perlu dikirim maka akan ada notifikasi seperti gambar di bawah ini 8. Klik notifikasi tersebut maka akan tampil seperti gambar dibawah ini 9. Setelah itu pilih periksa surat lalu cek surat tersebut apabila sudah lengkap dan sesuai maka klik kirim maka akan muncul seperti gambar dibawah ini SiMAYA V.5Page 15

16 10. Pastikan nomor surat dan nomor agenda sudah di isi setelah itu pilih kirimkan surat, maka surat akan terkirim ke instansi tujuan. F. SURAT KELUAR MANUAL i. Surat Keluar Manual adalah surat fisik yang sudah melalui proses pemeriksaan dan tanda tangan pimpinan dan akan dimasukkan kedalam aplikasi simaya sebagai dokumentasi atau arsip. ii. Untuk meng input surat manual langkahnya adalah sebagai berikut 1. Pilih menu surat keluar, Surat Keluar 2. Pilih Tombol + Surat Manual 3. Setelah muncul formulir buat surat, SiMAYA V.5Page 16

17 4. Pilih Atas Nama Surat ( Penanda Tangan Surat) di kanan atas layar 5. Pilih tanggal surat 6. Isi nomor surat (otomatis/di isi TU) 7. Isi nomor agenda (otomatis/diisi TU) 8. Klik Next SiMAYA V.5Page Isi perihal surat 10. Isi jenis Instansi Tujuan (Perorangan,Daerah atau Pusat) 11. Isi Nama Tujuan

18 12. Isi Jabatan Tujuan 13. Isi Instansi Tujuan 14. Pilih Tembusan jika ada 15. Pilih Tata Unit yang memberi nomor surat 16. Klik Next Kementerian Komunikasi dan Informatika 17. Pilih Klasifikasi Surat 18. Pilih Keamanan Surat 19. Pilih Kecepatan Penyampaian Surat 20. Isi Ringkasan Surat 21. Ketik isi surat atau insert image pindaia surat 22. Pilih lampiran jika ada 23. Klik Finish 24. Jika pengisian benar, maka surat akan muncul di daftar surat keluar TU dan Atas Nama, jika salah maka silakan perbaiki kembali. SiMAYA V.5Page 18

19 SiMAYA V.5Page 19 Kementerian Komunikasi dan Informatika

20 SiMAYA V.5Page 20 Kementerian Komunikasi dan Informatika