PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH

Transkripsi

1 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH BUKU MANUAL APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN JADWAL PIMPINAN

2 Daftar Isi 1 Pendahuluan Tata Usaha Memulai Aplikasi Penjelasan Fungsi dan Fitur Jadwal Pimpinan Arsip Jadwal Cetak Jadwal Manajemen Jadwal Tambah Jadwal Pimpinan Edit Jadwal Pimpinan Hapus Jadwal Pimpinan Memperbarui Status Jadwal Pimpinan Download Excell Jadwal Pimpinan Upload Excell Manajemen Jadwal Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 1

3 1. Pendahuluan Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja, daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yg terperinci. Untuk menyusun dan merumuskan jadwal kegiatan pimpinan (Jadwal Harian), dapat ditempuh melalui beberapa tahapan dan masingmasing tahapan membutuhkan ketelitian dan kecermatan sekretaris. Tahap awal dari proses penyusunan jadwal kegiatan pimpinan adalah merekap semua kegiatan insidental pimpinan (misalnya rapat, janji temu, perjalanan dinas, kegiatan sosial, seminar, sidak, dan sebagainya). Sekretaris mengkonfirmasi dengan pimpinan dari lembaran jadwal kegiatan dan bila pimpinan menyetujui waktunya maka sekretaris dapat langsung menuliskan jadwal pada lembaran jadwal kegiatan. Hasil rekap data tersebut kemudian didokumentasikan pada lembaran khusus dalam bentuk agenda dan disusun berdasarkan waktu dalam jadwal kegiatan tersebut. Narasi proses alir penjadwalan diatas masih manual sehingga dari segi waktu tidak efektir dan efisiensi. Aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan digunakan untuk pencatatan data jadwal kegiatan pimpinan. Adapun data yang diinput atau yang disikan bersifat real-time dan terintegrasi langsung ke data base. Aplikasi Sistem Informasi jadwal Pimpinan menggunakan sistem multi user / pengguna ganda yang memperbolehkan akses oleh beberapa pengguna dalam waktu bersamaan ke Sistem Informasi Jadwal Pimpinan, sehingga proses pelaporan dan pendataan (jadwal kegiatan) akan tercatat pada sistem dan tersimpan ke data base. Pimpinan bisa secara langsung melihat jadwal kegiatan yang tersusun dalam agenda tersebut Tata Usaha Aktivitas yang dilakukan pada proses pelaksanaan pendataan jadwal pimpinan dalam aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan adalah sebagai berikut : Jadwal Pimpinan Manajemen Jadwal Pimpinan (create, read, update, dan delete) Manajemen User Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 2

4 1.2. Memulai Aplikasi Untuk memulai akses aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan ini: a) Buka aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan melalui web browser (IE atau Mozila FireFox atau lainnya) dengan alamat url sebagai berikut: b) Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada browser. c) Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan sebagai berikut : Gambar Tampilan halaman index/halaman pendahuluan d) pada halaman muka Sistem Informasi Jadwal Pimpinan klik link lalu akan tampil halaman log-in Halaman login merupakan pintu masuk ke dalam sistem aplikasi Halaman ini digunakan sebagai authentifikasi tentang siapa saja yang berwenang menjadi user administrator pelaksana Aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan. Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 3

5 Gambar Tampilan halaman log-in e) Isikan nama pengguna / username dan kata sandi / password. Gambar Tampilan halaman username dan password Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang dipakai untuk masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan; Kata Sandi/Password, karakter atau string yang digunakan oleh pengguna untuk memverifikasi identitas dirinya kepada Sistem Informasi Jadwal Pimpinan Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 4

6 f) Lalu akan tampil halaman home. Gambar Halaman Home User Pada halaman ini terdiri dari informasi: 1. Identitas Sistem, merupakan identitas aplikasi; 2. Profil Pengguna, profil pengguna; 3. Menu Utama, berisi daftar menu fasilitas yang dapat diakses menu utama terdiri dari(menu jadwal, menu manajemen jadwal, menu manajemen user); 4. Menu Navigasi, sebuah fasilitas yang digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menjelajah sistem; 2. Penjelasan Fungsi dan Fitur 2.1. Jadwal Pimpinan Jadwal merupakan pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja, daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dng pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. Menu jadwal pimpinan menampilkan jadwal kegiatan per hari berdasarkan waktu sekarang. Berikut tampilan jadwal pimpinan. Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 5

7 Gambar Halaman Jadwal Pimpinan Jam, waktu dalam jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publis, status jadwal kegiatan rahasia(jadwal kegiatan terkunci dan tidak di publish untuk umum) terbukauntuk umum); Arsip Jadwal, kegiatan; Cetak jadwal, status jadwal terbuka(jadwal kegiatan arsip jadwal merupakan rekaman untuk mencetak jadwal pimpinan; Refresh,, refresh digunakan untuk memperbaharui "tampilan"; Menu jadwal pimpinan terdapat beberapa fasilitas yang terdiri dari: Arsip jadwal Arsip jadwal merupakan rekaman kegiatan (jadwal pimpinan) dari pertama penggunaan dalam aplikasi Sistem Informasi jadwal Pimpinan sampai waktu sekarang berdasarkan level dari masing- Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 6

8 masing user pengguna. Tekan/klik tombol melihat timeline arsip jadwal kegiatan (jadwal pimpinan). untuk Gambar Halaman Arsip Jadwal Pimpinan Tanggal, tanggal dalam jadwal kegiatan; Jam, waktu dalam jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publis, status jadwal kegiatan rahasia(jadwal kegiatan terkunci dan tidak di publish untuk umum) terbuka(jadwal kegiatan terbukauntuk umum); status jadwal Klik tombol untuk menutup halaman Cetak Jadwal Klik tombol untuk mencetak jadwal pimpinan, Proses mencetak jadwal melalui pencarian dan disaring berdasarkan waktu dengan format tanggal, bulan, tahun (dd/mm/yyyy). Seperti pada gambar diwabah ini; Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 7

9 Gambar Halaman Home Cetak (pilih tanggal) Jadwal Pimpinan Pilih tanggal dari jadwal kegiatan yang akan dicetak kemudian klik tombol Gambar Halaman Cetak Jadwal Pimpinan Tanggal, tanggal dalam jadwal kegiatan; Jam, waktu dalam jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Klik tombol Klik tombol untuk cetak jadwal pimpinan. untuk menutup halaman. Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 8

10 2.2. Manajemen Jadwal Menu manajemen jadwal merupakan kontrol manajemen crud (create / buat jadwal, read / membaca jadwal, update / memperbarui jadwal, delete / hapus jadwal). Gambar Halaman Manajemen Jadwal Pimpinan No, nomor urut/penomoran jadwal kegiatan; Tanggal, tanggal dalam jadwal kegiatan; Jam, waktu dalam jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publis, status jadwal kegiatan rahasia(jadwal kegiatan terkunci dan tidak di publish untuk umum) kegiatan terbukauntuk umum); status jadwal terbuka(jadwal Aksi, edit jadwal pimpinan hapus jadwal pimpinan; Tambah jadwal, pimpinan; Download Excell, pimpinan; Upload Excell, dari file excell ke sistem; tambah / buat baru jadwal download / unduh jadwal upload / unggal jadwal pimpinan Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 9

11 Refresh, tampilan; refresh digunakan untuk memperbaharui Tambah Jadwal Pimpinan Klik tombol untuk membuat jadwal pimpinan baru. Gambar Halaman Tambah Jadwal Pimpinan Waktu, tanggal dari jadwal kegiatan jam waktu dari jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publish, pilih item untuk umum bila sifat jadwal pimpinan terbuka/untuk umum. Pilih item rahasia bila sifat jadwal pimpinan rahasia; Klik tombol jika telah selesai mengisi data jadwal pimpinan, kemudia simpan. Klik tombol jika ingin membatalkan data jadwal pimpinan. Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 10

12 Edit Jadwal Pimpinan Klik tombol untuk memperbarui jadwal kegiatan. Gambar Halaman Tambah Jadwal Pimpinan Waktu, tanggal dari jadwal kegiatan jam waktu dari jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publish, pilih item untuk umum bila sifat jadwal pimpinan terbuka/untuk umum. Pilih item rahasia bila sifat jadwal pimpinan rahasia; Klik tombol kemudia simpan. Klik tombol jika ingin batal memperbarui jadwal pimpinan Hapus Jadwal Pimpinan Klik untuk hapus jadwal kegiatan Memperbarui Status jadwal kegiatan Klik icon / untuk memperbarui status jadwal pimpinan. Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 11

13 Gambar Halaman Tambah Jadwal Pimpinan Publish, pilih item untuk umum bila sifat jadwal pimpinan terbuka/untuk umum. Pilih item rahasia sifat jadwal pimpinan rahasia; bila klik tombol untuk memperbarui status jadwal pimpinan, kemudian data akan tersimpan. Klik tombol menutup halaman. untuk Download Excell Klik tombol dalam format excell. download/unduh data jadwal pimpinan Gambar Halaman Download Excell Jadwal Pimpinan Berikut hasil download/unduh data jadwal pimpinan dalam format excell Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 12

14 Gambar File Excell Jadwal Pimpinan Upload Excell Klik tombol untuk upload/impor data dari file excell ke database dengan cara. 1. Menyiapkan file excel. Contoh format file data excel yang akan diupload. Gambar Format File Excell No, nomor urut/penomoran jadwal kegiatan; Tanggal, tanggal dalam jadwal kegiatan; Penulisan tanggal dengan format : dd/mm/yyyy dd : day / hari mm : month / bulan Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 13

15 yyyy : year / tahun Contoh : 31/10/ : tanggal : bulan 10 / bulan 0ktober 2014 : tahun 2014 Jam, waktu dalam jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publis, status jadwal pimpinan (rahasia/terbuka) R : Jadwal Kegiatan Rahasia ( jadwal kegiatan terkunci dan tidak di publis untuk umum) U : Jadwal Kegiatan Terbuka(jadwal kegiatan di publis untuk umum) 2. Langkah Upload data excell Pilih file excel yang akan di upload, kemudian klik button/tombol Upload Gambar Upload File Excell Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 14

16 Data exceel berhasil di upload, seperti gambar dibawah ini Gambar Upload File Excell Berhasil Hasil dari upload file excell, seperti gambar dibawah ini Gambar Hasil Upload File Excell Pastikan file exceel (yang di upload) sesuai format berdasar kolom/bagian dari data yang disikan Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 15

17 2.3. Manajemen User Menu manajemen user merupakan fasilitas bagi user untuk memperbarui data profil dan melihat detail dari data profil user. Berikut tampilan manajemen user. Gambar Halaman Manajemen User No, nomor urut/penomoran user; Username, Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang dipakai untuk masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan; Nama lengkap, nama lengkap user; Tipe, tipe user; Foto, gambar profil user; Modul, modul akses pembagian user; Blokir, status ketersediaan/aktifasi user; Aksi, edit data profil; Memperbarui data profil Gambar Halaman EditUser Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 16

18 Username, Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang dipakai untuk masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan; Kata Sandi/Password, karakter atau string yang digunakan oleh pengguna untuk memverifikasi identitas dirinya kepada Sistem Informasi Jadwal Pimpinan; Nama, nama lengkap user; NIP, nip user; Tempat/Tgl Lhr, tempat tanggal lahir user; Agama, agama user; Jenis Kelamin, jenis kelamin user; Pangkat, pangkat user; Golongan, golongan user; Jabatan, jabatan user; Organisasi, organisasi user; Pendidikan, pendidikan user; No.Telp, nomor telepon dari user; Foto, gambar profil user; Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan Page 17