ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA KOPERASI UNIT DESA SUMBERSARI NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Jeni Rahmawati

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA KOPERASI UNIT DESA SUMBERSARI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Jeni Rahmawati kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA KOPERASI UNIT DESA SUMBERSARI Jeni Rahmawati 1), Krisnawati 2), 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia jeni.r@students.amikom.ac.id 1), krisna@amikom.ac.id 2 Abstract - Sales Information System which is done by hand often becomes a constraint on the company or business entity. Sales Information System is part of a marketing information system, which was developed to collect, process and store sales data so that the data can be retrieved to be distributed as a useful information. At this time, the Village Unit Cooperatives Sumbersari still using manual systems sales information. All transactions are recorded manually. With that information systems are still manual, requiring managers report sales data within each time it becomes difficult fulfilled. So that the manual system becomes less effective and efficient. Information system that is still selling this manual will be developed into a computerized information system sales. Sales Information System application that is able to manage the data generated sales, which include data acquisition transaction or the purchase of goods, sale of goods transaction data, data items, the data suppliers and data terorgasisasi buyers, and generate financial statements are complete and accurate. System approach used in this information system using Object Oriented (Object Oriented) which emphasizes problem solving software on the terms of the object. The design of the system using Microdoft Visual Studio, and database design using Microsoft SQL Server Management Studio. Keywords : Sales Information System, Microsoft Visual Studio, Microsoft Sql Server Management Studio. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Perusahaan adalah organisasi yang menyediakan barang atau jasa untuk dijual dengan maksud mendapatkan laba atau keuntungan 1. Perusahaan perusahaan yang ingin mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka dalam hal ini bidang bidang yang dianggap penting dan utama yang dapat mendukung keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya dapat dikomputerisasikan. Koperasi Unit Desa Sumbersari memiliki waserda yang menyediakan berbagai alat dan kebutuhan pertanian khususnya untuk petani kelapa sawit. Item yang dijual sangat beragam, mulai dari alat pertanian sampai dengan pupuk dan bahkan kebutuhan yang dapat dipakai oleh petani itu sendiri seperti sepatu. Pada Koperasi Unit Desa Sumbersari saat ini belum diimbangi dengan sistem yang terkomputerisasi. Sistem yang berjalan masih dikerjakan manual, sehingga timbul masalah yakni ketidakakuratan data transaksi penjualan dan pembuatan laporan hasil penjualan yang terkesan lambat dan tidak efektif. Oleh karena itu dengan digunakannya sistem informasi penjualan yang sudah terkomputerisasi, Koperasi Unit Desa Sumbersari ini dapat membantu mendapatkan data transaksi penjualan dan pembuatan laporan dengan cepat dan efektif. Berdasarkan uraian masalah diatas maka penulis mencoba mengambil tema dalam Skripsi ini dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Koperasi Unit Desa Sumbersari. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, maka permasalahan yang dapat dirumuskan adalah Bagaimana Menganalisis dan Merancang Sistem Informasi Penjualan pada Koperasi Unit Desa Sumbersari?. 1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Maksud dan tujuan penelitian bagi mahasiswa Belajar dan mengembangkan teori yang diperolah selama dalam proses pendidikan dan menerapakan pada kenyataan yang terjadi didunia kerja. Memberikan nilai tambah wawasan terutama yang brkaitan dengan bidang yang sedang dipelajari. [ 1 ] Griffin, Ricky W., dan Ebert. Ronald J BISNIS. Penerbit Erlangga. Jakarta. hal 4 1

4 Sebagai salah satu syarat kelulusan program Strata - 1 (S1) pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta. 2. Maksud dan tujuan penelitian bagi perusahaan Sistem baru yang dibuat tersebut dapat bermanfaat bagi Koperasi Unit Desa Sumbersari. Membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengolahan data penjualan. 1.4 Metode Penelitian Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data yang relevan dan akurat sehingga data yang diperoleh lebih obyektif sebagai sumber dalam pelaksanaan kegiatan maka digunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : 1. Metode Wawancara Mengadakan wawancara kepada pihak yang terkait dengan kegiatan dilapangan. 2. Metode Kearsipan Yaitu metode penelitian dengan menggunakan arsip yang diperoleh penulis dari lembaga dalam bentuk dokumen. 3. Metode Kepustakaan Yaitu dengan mengumpulkan sumber sumber yang berupa buku atau sumber informasi lain sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan dan penyusunan laporan Metode Analisis Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Analisis PIECES. Analisis ini terdiri dari 6 aspek yaitu: Performance, Information, Economic, Control, Efficiency dan Service, dimana dalam aspek ini harus mengalami peningkatan ukuran lebih baik. 2. Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan akan menjelaskan mengenai apa saja yang dibutuhan oeh sistem baik dalam proses pembuatan maupun dalam proses penerapan sistem informasi penjualan Metode Perancangan Tahap ini merupakan perancangan dari model permasalahan yang ada. Adapun model perancangan yang digunakan dalam sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Flowchart 2. Data Flow Diagram (DFD) 3. Rancangan Tabel 4. Rancangan User Interface Metode Implementasi Hasil dari perancangan sistem kemudian diimplementasikan dalam langkah-langkah berikut ini: 1. Pembuatan Flowchart Sistem 2. Pembuatan Rancangan interface 3. Pembuatan Basis data 4. Pembuatan Program 5. Melakukan implementasi program dan uji coba sistem (testing) Metode Testing Metode testing yang digunakan dalam penelitian ini adalah berikut ini: 1. White-Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode - kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris baris program, variabel dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian dicompile ulang. 2. Black-Box Testing Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. 1.5 Kajian Pustaka Dian Nurmalita (2011) membuat sistem informasi penjualan untuk toko besi. Perangkat lunak ini menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2007 sebangai pembangun database. User yang terdapat pada sistem ini ada 3 yaitu admin, kasir dan pemilik. Yuni Pangesti (2010) merancang sistem informasi penjualan dan jasa pada Photo Talk di Yogyakarta. Sistem ini dibuat dengan mengunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan untuk databasenya menggunakan Microsoft SQL Sistem ini nantinya akan menggantikan sistem lama yang masih manual dan dinilai dapat menghambat kinerja pada photo talk di Yogyakarta dengan harapan dapat meningkatkan kinerja pada photo talk tersebut. Puspita Dwi Astuti (2012) merancang sistem informasi penjualan obat di Apotek Jati Farma Arjosari. Tujuan dibuatnya sistem penjualan ini adalah untuk meningkatkan kinerja di Apotek tersebut sehingga dapat menghasilkan sistem yang berbasis komputer serta 2

5 memudahkan asisten apoteker dan karyawan apotek dalam melakukan pencatatan transaksi. Software yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0, Mysql connector odbc, xampp sebagai servernya dan MySql untuk databasenya. Untuk dapat mengakses sistem ini diburuhkan login dan password. 1.6 Definisi Sistem,Informasi, dan Sistem Informasi Pengertian Sistem Sistem adalah sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya 3. Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti berikut : Analis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan-permasalahan.kesempatan-kesempatan dan hambatan-hambatan yang terjdai dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 2. Pembahasan 2.1 Analisis Masalah Dalam analisis sistem akan ditemukan masalah yang mungkin akan mempengaruhi kinerja sistem. Perlu dilakukan analisis terhadap kinerja sistem dengan tujuan untuk pengembangan sistem yang lebih baik, agar sistem yang dirancang dapat berjalan sebagaimana mestinya. Dalam sistem penjualan di Koperasi Unit Desa Sumbersari terdapat beberapa kendala. Hal ini terjadi karena sistem yang digunakan masih manual. Kelemahan dari sistem ini adalah : 1) Banyaknya kesalahan pada pengolahan data yang disebabkan oleh human error karena dikerjakan manual (salah tulis, salah jumlah). 2) Pengawasan manajemen dan keuangan lemah karena masih menggunakan sistem manual sehingga data dapat dengan mudah dimanipulasi. 3) Penyajian informasi yang dibutuhkan pimpinan untuk mengambil keputusan tidak tepat. Berdasarkan kelemahan sistem yang telah diuraikan diatas, perlu adanya perbaikan terhadap sistem penjualan. Sistem yang semula diatur secara manual menjadi tersistem secara komputerisasi sehingga tidak memakan waktu yang lama, agar lebih mudah dioperasikan Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sistem dengan komponen-komponen yang bekerja untuk mengolah data 4. menjadi informasi Aplikasi sistem informasi berkembang sesuai dengan kemampuan sistem informasi tersebut dalam membantu manusia mengambil keputusan. Ada empat kategori aplikasi sistem informasi, yaitu Trsansaction Processing System, Management Information System, dan Expert System. 2.2 Analisis PIECES Berikut ini adalah hasil analisis PIECES dari sistem yang sedang berjalan di Koperasi Unit Desa Sumbersari : 1. Analisis Kinerja (Performance) Konsep Dasar Analisis Sistem Definisi Analisis Sistem [ 2 ] Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Penerbit ANDI. Yogyakarta, hal 11 [ 3 ] HM, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit ANDI. Yogyakarta,.hal 8 [ 4 ] Al Fatta, H Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi. Yogyakarta. hal 14 3

6 Parameter Throughput Tabel 2.1 Hasil analisis kinerja Hasil Analisis 2. Analisis Informasi (Information) Perekapan data selama 1 bulan. Respon Time Dibutuhkan waktu sekitar menit dalam setiap proses perekapan datanya karena masih menggunakan sistem secara manual. Ada beberapa proses perekapan yang harus dilakukan seperti pembuatan laporan barang, pembelian, penjualan. Apabila rata-rata perekapan setiap laporan berkisar antara menit dengan sistem yang sedang berjalan, proses tersebut membutuhkan cukup banyak waktu. Parameter Akrat Tepat Waktu Tabel 2.2 Hasil analisis Informasi Hasil Analisis Sistem transaksi manual terkadang menghasilkan data yang kurang akurat karena adanya kesalahan dalam proses pencatatan data. Contoh: Akurasi pembulatan angka dalam penghitungan penjualan. Informasi yang dibutuhkan sering tidak tepat waktu. Karena proses pengolahan data yang cukup memakan waktu, informasi yang diinginkan sering mengalami hambatan. Contoh : Karena menggunakan metode manual sehingga dapat menyebabkan keterlambatan dalam pengumpulan laporan. Relevan Informasi kurang relevan. Informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Karena data yang diharapkan tidak sampai pada sasaran yang diinginkan. Contoh: Jika suatu saat data manual tersebut hilang, mengakibatkan informasi data tersebut tidak sesuai dengan keyataan. Hal ini terjadi karena pelaporan yang tidak tersistem. Tabel 2.3 Hasil analisis ekonomi Parameter Nilai ekonomis dari sistem 4. Analisis Pengendalian (Control) Tabel 2.4 Hasil analisis pengendalian 5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Tabel 2.5 Hasil analisis efisiensi 6. Analisis Pelayanan (Service) 2.3 Perancangan Proses Flowchart Sistem Hasil Analisis Hanya untuk kebutuhan transaksi pada sistem manual bisa membutuhkan kertas 1 rim lebih dalam 1 bulan. Parameter Hasil Analisis Pengendalian Jika kehilangan terhadap data transaksi karena keteledoran atau kelalaian yang terjadi, sangat sulit mendapatkan data yang telah hilang. Karena sistem yang sedang berjalan belum mempunyai back up data untuk menanggulang adanya kehilangan data. Parameter Segi Efisiensi Hasil Analisis Dalam sistem manual yang sedang berjalan, perekapan data adalah proses yang berulang-ulang. Sehingga timbulkan ketidak efisiensian dalam proses pengolahan data yang secara manual. Tabel 2.5 Hasil analisis pelayanan Parameter Hasil Analisis Kendala Dalam melakukan transaksi dari sistem penjualan dan proses pencarian data barang masih lambat sehingga kualitas pelayanan terhadap pelanggan kurang memuaskan serta tidak sesuai dengan harapan dan kemauan sehingga merugikan pelanggan. 3. Analisis Ekonomi (Economy) 4

7 Gambar 2. 1 Flowchart Sistem Diagram Konteks Gambar 2. 5 Menu Data Barang Menu Transaksi Pembelian Gambar 2. 2 Diagram Konteks 2.4 Interface Menu Utama Gambar 2. 6 Menu Transaksi Pembelian Menu Transaksi Penjualan Gambar 2. 3 Menu Utama Menu Login Gambar 2. 7 Menu Transaksi Penjualan 3. Kesimpulan Menu Data Barang Gambar 2. 4 Menu Login Berdasarkan hasil pembahasan perancangan sistem informasi penjualan pada koperasi unit desa sumbersari, maka diambil kesimpulan sebagai berikut: Telah dibangun sistem informasi penjualan pada koperasi unit desa sumbersari dengan menggunakan Microsoft visual studio dan menggunakan Microsoft Sql Server Management Studio untuk databasenya. 5

8 Daftar Pustaka [1] Griffin, Ricky W., dan Ebert. Ronald J BISNIS. Jakarta : Penerbit Erlangga. [2] Preston, John., Preston, Sally., dan Farrett, Robert Komputer dan Masyarakat. Yogyakarta : Penerbit ANDI. [3] Purwanto, Djoko, Drs Komunikasi Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga. [4] Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta : ANDI. [5] HM, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI. [6] Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI. [7] Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : ANDI. [8] James A. Hall Accounting Information Systems. South Western : Cengange Learning. [9] download /1217/1205 [10] view/1147/1135 Biodata Penulis Jeni Rahmawati, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Krisnawati, saat ini bekerja sebagai Ketua Jurusan dan Dosen tetap di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6