RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA UD.DEERES. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA UD.DEERES Naskah Publikasi diajukan oleh Leonny Freiskanovita Silviawati kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 DESIGN AND DEVELOPMENT INFORMATION SYSTEM SALES AND AVAILABILITY OF GOODS IN UD.DEERES TEMANGGUNG RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA UD.DEERES TEMANGGUNG Leonny Freiskanovita Silviawati Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Problems faced by companies today is the system of internal control which is not good in purchasing procedures and inventory management. There is no strong supporting documents for accuring transactions, and there is no separation of purchasing and receiving functions. So it causes a disagreement resulting in inventory records with physical evidence inventory existing. Therefore it is, necessary to propose solutions. The analysis was performed by observation of business processes and data collection of the company and propose solutions to overcome the problem. The design creates a computerized workflow that has been through the design process model components, function component and the database and user interface components. The implementation of the proposed new system provides benefits in improving company performance, and meet the elements of good internal control system in the enterprise so that the various last errors and problems can be overcome. The sales and inventory system that is designed is to provide inventory information (reporting) and the sale that is required by the management to evaluate the performance of the company and create policies and develop strategies for the development of the company. Software which is used to build this information system is Visual Basic 6.0 and SQL Server Keywords: The system of internal control, Model component, Function component and the database, User interface components. 1

4 1. Pendahuluan Pengadaan sistem informasi bagi perusahaan bukanlah suatu kebutuhan lagi, melainkan suatu keharusan untuk dipenuhi demi mendukung aktifitas perusahaan agar dapat memenangkan persaingan, oleh karena itu sudah banyak pula perusahaan-perusahaan atau instansi-instansi yang menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan usahanya. Cara untuk meningkatkan usaha suatu perusahaan adalah dengan cara membangun suatu sistem informasi yang baik. Dan syarat untuk membangun sistem informasi yang baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Dengan adanya data dan fakta yang benar, tepat waktu dan relevan tentu saja akan mendukung keputusan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. UD.DEERES adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan obat-obatan pertanian. Namun pencatatan dan pengolahan data barang, jumlah barang, harga barang, data para supplier, serta data transaksi penjualan masih dilakukan dengan cara manual (menggunakan tulisan tangan). Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien, dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya barang yang dijual dan tingkat keramaian pembeli dapat mengakibatkan penjual mengalami kesulitan untuk mengelola dan menghitung transaksi secara cepat dan efisian. Melihat kondisi ini maka perlu sekiranya dibuat sebuah sistem yang mampu mengolah data-data barang dan transaksi penjualan. Dalam hal ini penerapan sistem baru yang diusulkan diharapkan dapat bermanfaat dalam meningkatkan kinerja perusahaan serta memenuhi unsur sistem pengendalian yang baik pada perusahaan. 2. Landasan Teori 2.1. Definisi Sistem Suatu sistem dapat didefinisikan dengan menggunakan dua pendekatan, yaitu pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan sistem yang menekankan pada komponen/elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu 1. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen/elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. 2 Berdasarkan dari berbagai pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan elemen-elemen atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan atau berkaitan untuk mencapai atau menyelesaikan tujuan tertentu. 1 Jerry FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., Fundamentals of Systems Analysis(edisi kedua; New York: John Willey & Sons), hal 5. 2 Jogiyanto, HM Analisis dan Disain Sistem Informasi:pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset, hal 2. 2

5 2.2. Definisi Informasi Definisi informasi menurut Jogiyanto adalah sebagai berikut : Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya 3. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata adalah berupa suatu object nyata dari tempat, orang, benda yang betulbetul ada dan terjadi. Informasi akan berguna bagi seseorang apabila sesuai dengan tujuan, sesuai dengan kebutuhan, tepat waktu, tersedia pada tempat yang tepat, dan dalam bentuk yang dapat dipergunakan secara efektif dan tafsir yang tepat dan jelas bagi penerima Definisi Sistem Informasi Menurut Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis sistem informasi didefinisikan sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar suatu organisasi dan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 4 Selain itu, sistem informasi dapat juga diartikan sebagai sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama-sama baik secara manual atau berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, serta pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan Konsep Arsitektur Sistem Konsep arsitektur sistem yang digunakan adalah Client Server. Client Server adalah arsitektur jaringan yang memisahkan client, biasanya aplikasi yang menggunakan GUI (Graphical User Interface ) dengan server. Masing-masing client dapat meminta data atau informasi dari server Konsep Basis Data Basis Data adalah sekelompok tabel data yang berisi informasi yang berhubungan secara logical. Suatu baris data bisa saja hanya terdiri dari satu tabel saja. Tabel adalah sekelompok record data, masing-masing berisi informasi sejenis. Record adalah entry tunggal dalam tabel yang terdiri dari sejumlah field data yang saling berhubungan. Field adalah item tertentu dari data dalam record. Query adalah perintah SQL yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari salah satu atau lebih tabel untuk kemudian melakukan operasi pada tabel itu. 3 Ibid., hal 8. 4 Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis Accounting Information Systems. New Jersey: Prentice-Hall, hal 6. 3

6 2.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara media penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Dengan ERD, model dapat diuji dengan mengabaikan proses yang dilakukan. Dalam ERD hubungan (relasi) dapat terdiri dari sejumlah entitas yang disebut dengan derajad relasi. Derajad relasi maksimum disebut dengan kardinalitas sedangkan derajad minimum disebut dengan modalitas. Jadi kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas lain Perangkat Lunak Yang Digunakan Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sistem informasi ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server Analisis 3.1 Analisis Sistem Analisis bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang akan dikembangkan. Hasil utama dari sistem adalah pemahaman sistem seutuhnya sebagai persiapan menuju ketahap perancangan. Tujuan utama dari analisis sistem (systems analysis) adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah-masalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan dan kebutuhankebutuhan yang ada agar selanjutnya dapat dilakukan pembenahan. Dalam melakukan tugasnya seorang analis sistem harus melakukan beberapa langkah-langkah sebagai berikut: a. Identify Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang ada, dimana suatu masalah adalah pertanyaan yang harus dapat dipecahkan untuk mencapai sasaran-sasaran yang diharapkan. Langkah-langkah didalam tahapan ini adalah identifikasi terhadap penyebab masalah, titik keputusan, dan personil-personil kunci. b. Understand Langkah selanjutnya adalah memahami cara kerja sistem yang sedang berjalan. Untuk dapat memahami sistem yang ada diperlukan data-data yang diperoleh dari langkah pertama identifikasi secara terperinci. Tugas yang dilakukan meliputi penentuan jenis penelitian, perencanaan jadwal penelitian, pembuat tugas penelitian, pembuat agenda penelitian dan pengumpulan hasil penelitian. c. Analyze Berdasarkan data yang diperoleh dari penelitian, maka dilakukan analisis hasil penelitian. Dimana dalam hal ini diperlukan suatu pengalaman yang cukup untuk mendapatkan hasil maksimal, karena biasanya seorang analis sistem yang baru merasa kesuliatan pada tahapan ini. Analisis sistem yang dilakukan harus dapat menjawab pertanyaan apa, bagaimana, siapa dan dimana sistem tersebut dikerjakan? Kemudian mengapa dikerjakan, perlukah dikerjakan dan apakah yang telah dikerjakan dengan baik? 4

7 d. Report Langkah terakhir dari analisis sistem adalah pembuatan laporan dari hasil penelitian yang kemudian dicatat dan didokumentasikan sebagai panduan untuk mendesain sebuah sistem Analisis Kelemahan Sistem Metode analisis yang digunakan untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan pada UD.DEERES adalah PIECES, yaitu Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service. Analisis ini digunakan untuk menentukna apa sistem yang baru layak diterapkan atau tidak. a) Analisis Kinerja (Performance) Kinerja yang lambat membuat proses-proses kegiatan menjadi lambat, hal ini dikarenakan sistem yang lama masih menggunakan cara lama yaitu secara manual dalam pencatatan maupun pencarian data. b) Analisis Informasi (Information) Hal yang selama ini terjadi dalam sistem yang lama yaitu belum mampu menyediakan informasi yang cepat, informasi yang dimaksud adalah laporan-laporan data barang, data data kasir, data supplier, data pelanggan dan data penjualan. c) Analisis Ekonomi (Economy) Ditinjau dari sudut ekonomi, sistem yang berjalan saat ini dirasa kurang ekonomis karena perlu adanya pengeluaran biaya yang cukup banyak untuk kegiatan pencatatan administrasi dan juga adanya kesalahan pencatatan yang menyebabkan terjadinya kerugian tidak sedikit. d) Analisis Pengendali (Control) Penyalahgunaan terhadap data yang tidak terproteksi menjadi permasalahan bagi perusahaan ini, mengingat keamanan data menjadi aspek terpenting dalam suatu bisnis. Pengendalian sistem informasi sangat diperlukan guna mendeteksi terhadap penyalahgunaan dan kesalahan dalam pencatatan. Dengan adanya pengendalian, tugastugas atau kinerja dibawah standard bisa diperbaiki. e) Analisis Efesiensi (Efficiency) Cara manual saat ini dirasa memang kurang efisien untuk mendukung terciptanya kegiatan usaha yang diharapkan di dalam perusahaan ini. Karena dalam kegiatan pencatatan data barang dan pembuatan laporan harus dilakukan penyalinan satu persatu. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini diharapkan mampu mempercepat dalam 5

8 pembuatan laporan menjadi lebih efesien sehingga waktu yang digunakan untuk pembuatan laporan lebih efektif. f) Analisis Pelayanan (Service) Seorang pelanggan memiliki kebutuhan untuk memilih jenis barang yang akan dibeli, dikarenakan sistem masih menggunakan cara manual maka pelanggan merasa pelayanan kurang memuaskan, karena harus menunggu beberapa waktu hanya untuk mengetahui tersedia atau tidaknya jenis barang yang akan dibeli. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada UD.Deeres yang dirancang memiliki fungsi sebagai berikut a) Memiliki halaman login untuk tipe user admin dan kasir. Gambar 4.1 Tampilan Form Login Jika pengisian Nama dan Password benar, maka akan menuju ke menu utama sebagai berikut: 6

9 Gambar 4.2 Tampilan Menu Utama b) Pada menu utama terdapat menu-menu yang lain yaitu : Administrator, Input Data, Transaksi, Laporan dan Help. Administrator Pada menu administrator terdapat Tool LogIn, Ganti Password, LogOut dan Keluar. Input Data Pada menu Input Data terdapat Tool Input Data Jenis, Input Data Barang, Input Data Kasir, Input Data Supplier dan Input Data Pelanggan. Gambar 4.3 Tampilan Input Data Barang 7

10 Transaksi Pada menu Transaksi terdapat Tool Transaksi Penjualan, Transaksi Pembelian, dan Transaksi Retur Pembelian. Gambar 4.4 Tampilan Transaksi Penjualan Laporan Laporan yang dihasilkan meliputi Laporan Data Barang, Laporan Data Kasir, Laporan Data Supplier, Laporan Data Pelanggan dan Laporan Penjualan. Gambar 4.5 Tampilan Laporan Penjualan 8

11 Help Pada menu Help terdapat Tool Profil yang berisi profil perusahaan dan Tool Manual Program yang berisi panduan dalam mengoperasikan sistem. Gambar 4.6 Tampilan Profil Company c) User Kasir hanya diberi hak akses untuk melakukan transaksi penjualan serta melihat stock dan daftar harga barang. 5. Kesimpulan Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian yang telah dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut: a) Pembagian tugas pekerjaan karyawan menjadi lebih jelas, karena masing-masing karyawan sudah memiliki fitur-fitur sesuai hak akses. b) Fasilitas pengolahan data barang, data retur, data transaksi dan pengolahan laporanlaporan bermanfaat meminimalkan waktu dan jumlah pekerjaan karyawan. c) Output dari pengolahan data dapat digunakan sebagai acuan bagi pengelola untuk menganbil keputusan. d) Arsitektur sistem yang client server memudahkan dalam pengembangan sistem dengan multi penguna selanjutnya. e) Disamping kelebihan tentunya sistem ini mempunyai kelemahan yaitu sistem ini sebaiknya dijalankan pada platform Windows XP, karena jika dijalankan pada platform Windows Vista dan versi diatasnya, aplikasi ini tidak berjalan secara maksimal. 9

12 DAFTAR PUSTAKA Arief, M. Rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Andi: Yogyakarta. Fathansyah Basis Data, Bandung: CV. Informatika. Jogiyanto, HM Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Kadir, Abdul Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset. Kurniadi, Adi Pemrograman Microsoft Visual Basic 6, Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Martina, Inge Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server Jakarta: PT. Elex media Komputindo.