PEDOMAN VENDOR PETUNJUK MENGIKUTI PELELANGAN

Transkripsi

1 PEDOMAN VENDOR PETUNJUK MENGIKUTI PELELANGAN PT PERKEBUNAN NUSANTARA VII BANDAR LAMPUNG TAHUN 2016

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI CECKLIST FITUR VENDOR... 2 BAB I 4 PENGUMUMAN MEMBUKA APLIKASI HALAMAN AWAL... 4 BAB II... 7 MENGIKUTI LELANG FLOWCHART PROSES LELANG HALAMAN LOGIN BAB III 11 PENDAFTRAN LELANG PROFIL GANTI PASSWORD INFORMASI BERITA LAPORAN KOMPOSISI PESERTA VENDOR DATA VENDOR VENDOR PENGADAAN PENGUMUMAN VENDOR PENDAFTARAN LELANG PENAWARAN LOGOUT User Manual Vendor Page 1

3 CECKLIST FITUR VENDOR APLIKASI E PROCUREMENT No Menu Sub Menu Keterangan 1 Profil Ganti Password Halaman Ganti Password adalah halaman yang digunakan untuk menganti password user apabila ingin lebih menjaga privasi keamannya 2 Informasi Berita Halaman berita ini adalah halaman yang menampilkan informasi berita mengenai informasi pengadaan berdasarkan instansi dan tahun 3 Laporan Komposisi Peserta Halaman Komopisi Peserta adalah halaman yang menampilkan daftar informasi komposisi peserta lelang dari informasi berdasarkan nama, peserta dan penawar yang ada pada pengadaan yang pernah diikuti 4 Vendor Data Vendor Halaman Daftar Perusahaan adalah halaman awal pembuka vendor setelah melakukan registrasi dan sudah dikonfirmasi lewat yang terdaftar menjadi vendor 5 Vendor Pengumuman Halamana ini adalah halaman yang Pengadaan Lelang menampilkan informasi pengumuman lelang yang bisa di ketahui oleh vendor Pendaftaran Lelang Halaman Pendaftaran Lelang ini adalah halaman yang menampilkan informasi pengadaan apa saja yang sedang ada dan vendor dapat mendaftarkan untuk User Manual Vendor Page 2

4 dapat mengikuti lelang Penawaran Halaman Menu Penawaran adalah halaman yang menampilkan daftar penawaran dan detail tahapan lelang dari pengadaan yang sudah mendaftarkan sebagai peserta lelang pada halaman sebelumnya User Manual Vendor Page 3

5 BAB I PENGUMUMAN 1.1 MEMBUKA APLIKASI Aplikasi E Procurement adalah aplikasi berbasis web yang dapat diakses dengan cara menggunakan internet browser yang terkoneksi dengan jaringan internet. 1.2 HALAMAN AWAL Setelah selesai membuka aplikasi ini menggunakan internet browser user, kemudian akan muncul halaman Home/halaman awal aplikasi seperti pada gambar dibawah ini. Keterangan : Gambar : Halaman Awal User Manual Vendor Page 4

6 Apabila pada pelelangan umum maka akan ditampilakan pengumuman pengadaan seperti pada gambar diatas dapat ditampilkan seperti pada gambar dibawah ini. Selanjutnya kllik pada dokumen pengumuman yang diberi arah panah warna merah seperti pada gambar diatas maka file tersebut dapat di lihat dan tampil seperti pada gambar dbawah ini. User Manual Vendor Page 5

7 tetapi jika pada pemilihan langsung atau penunjukan langsung maka akan ada undangan untuk vendor pada saat sesudah login terlebih dahulu. User Manual Vendor Page 6

8 2.1 FLOWCHART PROSES LELANG BAB II MENGIKUTI LELANG User Manual Vendor Page 7

9 VENDOR PANITIA Lihat Pengumuman menu/pengumuman lelang Download Dokumen menu/pengumuman lelang/dokumen lelang Pendaftaran Lelang menu/pendaftaran lelang Pemasukan Prakualifikasi menu/penawaran/pemasukan prakualifikasi Evaluasi Prakualifikasi Pengumuman hasil Prakualifikasi menu/penawaran/pengumuman hasil prakualifikasi Evaluasi Prakualifikasi Tiap Peserta Aanwijzing menu/penawaran/pemasukan harga penawaran Aanwijzing Tahap Pemasukan Penawaran Input Harga Penawaran menu/penawaran/pemasukan harga penawaran Cetak berkas Penawaran menu/penawaran Unggah File Digital Penawaran menu/penawaran/pemasukan harga penawaran Sistem Otomatis Melakukan Enkripsi Penyandian Dokumen A User Manual Vendor Page 8

10 VENDOR PANITIA A Pembukaan Penawaran Evaluasi Administrasi Evaluasi Teknis Pengumuman Hasil Evaluasi Sampul I Pembukaan Penawaran Sampul II Evaluasi Biaya Penetapan Pemenang Pengumuman Pemenang Sanggahan Jawaban Sanggahan Batal Lelang Tidak Penilaian Ulang Penunjukan Pemenang User Manual Vendor Page 9

11 2.1.1 HALAMAN LOGIN Halaman ini adalah halaman awal pembuka aplikasi E Procurement dengan memasukkan username dan password seperti pada gambar : dibawah ini. Keterangan : Gambar : Halaman Login Untuk dapat login terlebih dahulu masukkan username, password dan verification Code dan klik tombol User Manual Vendor Page 10

12 BAB III PENDAFTRAN LELANG 3.1 PROFIL GANTI PASSWORD Halaman Ganti Password adalah halaman yang digunakan untuk menganti password user apabila ingin lebih menjaga privasi keamannya seperti pada gambar : dibawah ini. Gambar : menu ganti password Keterangan : : Berfungsi untuk menyimpan data : Berfungsi untuk membatalkan proses mengubah password User Manual Vendor Page 11

13 3.2 INFORMASI BERITA Halaman berita ini adalah halaman yang menampilkan informasi berita mengenai informasi pengadaan berdasarkan instansi dan tahun seperti pada gambar dibawah ini. 3.3 LAPORAN 3.31 KOMPOSISI PESERTA Halaman Komopisi Peserta adalah halaman yang menampilkan daftar informasi komposisi peserta lelang dari informasi berdasarkan nama, peserta dan penawar yang ada pada pengadaan yang pernah diikuti seperti pada gambar dibawah ini. Gambar : Form Komposisi Peserta User Manual Vendor Page 12

14 3.4 VENDOR DATA VENDOR Halaman Daftar Perusahaan adalah halaman awal pembuka vendor setelah melakukan registrasi dan sudah dikonfirmasi lewat yang terdaftar menjadi vendor seperti pada gambar : dibawah ini. Keterangan : Gambar : Form Data Perusahaan : berfungsi untuk mengubah/melengkapi data perusahaan : berfungsi untuk mengembalikan kehalalman awal/home : berfungsi untuk mengubah password User Manual Vendor Page 13

15 : berfungsi untuk menampilkan informasi sejarah perusahaan Administrasi : berfungsi untuk menampilkan data administrasi perusahaan yang terdiri dari : ijin usaha, akta pendiri, SPT Tahunan, dan Neraca seperti pada gambar dibawah ini. - Ijin Usaha Berikt ini penjelasan mengenai yang befungsi untuk menampilkan informasi ijin usaha apa saja yang ada pada perusahaan seperti pada gambar dibawah ini. Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload dokumen gambar dibawah ini : berfungsi untuk membuat ijin usaha baru seperti pada User Manual Vendor Page 14

16 Jika sudah diisi data ijin usaha perusahaan kemudian klik tombol dan apabila ingin kembali ke menu sebelumnya dengan klik - Akta Pendiri : berfungsi untuk menampilkan informasi akta pendiri dari perusahaan seperti pada gambar dibawah ini : berfungsi untuk melihat data yang sudah di upload : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengupload dokumen : berfungsi untuk mengubah data seperti pada gambar dibawah ini User Manual Vendor Page 15

17 Jika sudah diisi data klasifikasi perusahaan kemudian klik tombol dan apabila ingin kembali ke menu sebelumnya dengan klik : berfungsi untuk menampilkan perubahan akta pendiri badan usaha perusahaan seperti pada gambar dibawah ini : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk mengubah data seperti pada gambar dibawah ini User Manual Vendor Page 16

18 - SPT Tahunan : berfungsi untuk menampilkan laporan SPT Tahunan perusahaan seperti pada gambar dibawah ini : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk mengubah data seperti pada gambar dibawah ini - Neraca : berfungsi untuk menampilkan data neraca perusahaan seperti pada gambar dibawah ini seperti pada gambar dibawah ini : berfungsi menampilkan tampilan perubahan pada data neraca perusahaan User Manual Vendor Page 17

19 : berfungsi untuk menampilkan dokumen yang telah di upload oleh vendor : berfungsi untuk mengupload dokumen : berfungsi untuk mengubah data Klasifikasi gambar dibawah ini : berfungsi untuk menampilkan data klasifikasi perusahaan seperti pada Keterangan : User Manual Vendor Page 18

20 : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini Jika sudah diisi data klasifikasi perusahaan kemudian klik tombol dan apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol Pemilik : berfungsi untuk menampilkan data pemilik perusahaan User Manual Vendor Page 19

21 Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini Jika sudah diisi data pemilik perusahaan kemudian klik tombol dan apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol User Manual Vendor Page 20

22 Pengurus pada gambar dibawah ini : Berfungsi untuk menampilkan data pengurus perusahaan seperti Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini User Manual Vendor Page 21

23 Jika sudah diisi data pengurus perusahaan kemudian klik tombol dan apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol Tenaga Ahli : berfungsi untuk menampilkan data tenaga ahli yang dimiliki perusahaan, dapat berstatus karyawan tetap/kontrak eksklusive/jangka waktu tertentu. Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini User Manual Vendor Page 22

24 Jika sudah diisi data tenaga ahli perusahaan kemudian klik tombol dan apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol User Manual Vendor Page 23

25 Pengalaman gambar dibawah ini : Berfungsi untuk meampilkan pengalaman perusahaan seperti pada Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini User Manual Vendor Page 24

26 Jika sudah diisi data pengalaman perusahaan kemudian klik tombol dan apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol Peralatan : berfungsi untuk menampilkan peralatan yang ada pada perusahan seperti pada gambar dibawah ini Keterangan : : berfungsi untuk menghapus data User Manual Vendor Page 25

27 : berfungsi untuk mengubah data : berfungsi untuk mengupload file : berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini Jika sudah diisi data peralatan perusahaan kemudian klik tombol dan apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol DRT : berfungsi menampilkan data perusahaan yang sudah aktif sebagai rekanan pada pengadaan seperti pada gambar dibawah ini. : berfungsi untuk menampilkan pemberitahuan bahwa masa berlaku masih aktif pada kelengkapan dokumen administrasi User Manual Vendor Page 26

28 : berfungsi menampilkan data surat penetapan menjadi rekanan untuk vendor yang sudah menjadi DRT Daftar Dokumen : berfungsi untuk menampilkan semua dokumen yang telah di upload oleh vendor seperti pada gambar dibawah ini Jika ingin mendownload dokumen yang sudah di upload oleh vendor dengan klik tombol. User Manual Vendor Page 27

29 3.5 VENDOR PENGADAAN PENGUMUMAN VENDOR Halamana ini adalah halaman yang menampilkan informasi pengumuman lelang yang bisa di ketahui oleh vendor seperti pada gambar dibawah ini. Keterangan : Gambar : menu pengumuman lelang/ undangan lelang Kemudian klik untuk dapat mengetahui pengadaan yang telah di undang sebagai peserta pada pengadaan yang sedang ada dapat dilihat seperti pada gambar dibawah ini. Jika sudah diklik pada seperti pada gambar dibawah ini. maka akan tampil User Manual Vendor Page 28

30 User Manual Vendor Page 29

31 3.5.2 PENDAFTARAN LELANG Halaman Pendaftaran Lelang ini adalah halaman yang menampilkan informasi pengadaan apa saja yang sedang ada dan vendor dapat mendaftarkan untuk dapat mengikuti lelang seperti pada gambar dibawah ini. Gambar : Form Pengadaan Keterangan : Apabila ingin mendaftarkan lelang ke pengadaan dengan klik pada tombol User Vendor hanya dapat mendaftar ikut lelang paket yang sesuai data SUB BIDANG USAHA yang dimiliki vendor dan telah diverifikasi oleh Administrator Data PENGURUS telah diisi minimal 1 pengurus yang bersetatus penanggung jawab dan telah diverifikasi oleh administrator. User Manual Vendor Page 30

32 3.5.3 PENAWARAN Halaman Menu Penawaran adalah halaman yang menampilkan daftar penawaran dan detail tahapan lelang dari pengadaan yang sudah mendaftarkan sebagai peserta lelang pada halaman sebelumnya seperti pada gambar dibawah ini. Gambar : Form Penawaran Keterangan : 1. Sesuaikan dulu distrik/unit yang ingin di cari 2. Kemudian dicari berdasarkan nama pekerjaan atau perusahaan 3. Setelah itu Klik langsung pada pengadaan yang bertuliskan berwarna biru pada tabel yang yang ada arah panah warna merah kemudian akan muncul seperti pada gambar dibawah ini. User Manual Vendor Page 31

33 Gambar : Form Penawaran Pengadaan Keterangan : 1. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi Pada tahapan ini, yang di lakukan pertama adalah dengan klik pada akordion maka akan tapil menu pilihan tahapan yang sedang aktif yaitu Sebelum memasukkan dokumen prakualifikasi terlebih dahulu mengisi pada melengkapi administrasi dengan memilih pengalaman perusahaan dengan klik pada dan akan muncul seperti pada gambar dibawah ini. User Manual Vendor Page 32

34 Jika sudah di pilih kemudian klik dan langkah selanjutnya memilih tenaga ahli perusahaan tersebut dengan mengklik pada maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini. Jika sudah memilih tenaga ahli perusahaan kemudian klik. Apabila sudah melengkapi semua administrasi kemudian dapat dilihat maupun di cetak kualifikasi untuk dapat mengetahui apakah sudah masuk kedalam dokumen kualifikasi atau belum dengan mengklik pada maka muncul seperti pada gambar dibawah ini. User Manual Vendor Page 33

35 Adapun penjelasan dari dokumen pernyataan minat pada rincian penawaran di pengadaan yang anda sudah mendaftarkan dapat dilihat dan di cetak dengan mengklik pada maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini User Manual Vendor Page 34

36 Apabila sudah terisi semua pada tahapan kualifikasi dan pemasukan dokumen prakualifikasi maka bisa dilihat atau dicetak dengan klik pada seperti pada gambar dibawah ini. Jika sudah mengisi administrasi kualifikasi pada pengadaan umum Prakulaifikasi untuk proses pemasukan dokumennya dengan cara klik User Manual Vendor Page 35

37 kemudian prosesnya seperti pada gambar dibawah ini. User Manual Vendor Page 36

38 Jika sudah memberi centang/menyetujui dan mengupload dokumen parakulifikasi diatas dari yang sudah dicetak dan ditanda tangani oleh penyedia/vendor kemudian klik tombol dan apabila ingin membatalkan atau kembali ke halaman sebelumnya maka klik tombol. User Manual Vendor Page 37

39 2. Proses Aanwijzing Kemudian Pada tahapan ini, yang di lakukan pertama adalah dengan klik pada akordion maka akan tapil menu pilihan tahapan yang sedang aktif selanjutnya yaitu Setelah itu jika pada tahapan aanwijzing sudah aktif maka kemudian klik pada pada gambar di bawah ini jika tahapannya sudah aktif, maka bisa diproses seperti Keterangan : Jika ada pertanyaan pada pengadaan yang telah dibuat dengan klik tombol dibawah ini untuk dapat mengajuakan pertanyaan seperti pada gambar User Manual Vendor Page 38

40 Apabila sudah mengisi klik tombol maka muncul seperti gambar dibawah ini : Berfungsi untuk mengedit pertanyaan : Berfungsi untuk menghapus pertanyaan : Berfungsi untuk mengembalikan ke halaman tahapan lelang User Manual Vendor Page 39

41 3. Pemasukan Penawaran Pada tahapan selanjutnya sudah aktif dapat dilakukan pemasukan penawaran dengan klik pada kemudian akan muncul seperti pada gambar dibawah ini. Klik tombol untuk melanjutkan memasukkan penawaran jika tidak ada spesifikasi yang dimasukkan seperti pada gambar diatas, maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini. User Manual Vendor Page 40

42 Jika sudah memberi penawaran dan mengupload dokumen seperti gambar diatas kemdian klik tombol dan jika ingin membatalkan atau kembali ke halaman sebelumnya maka klik tombol. Setelah menginputkan rincian penawaran bisa di klik pada untuk dapat menampilkan surat penawaran sampul I seperti pada gambar dibawah ini User Manual Vendor Page 41

43 Apabila ingin mencetak dengan klik tombol klik tombol dan apabila ingin menyimpan Dan apabila ingin menampilkan dan mencetak isian kualifikasi dengan klik pada maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini. User Manual Vendor Page 42

44 User Manual Vendor Page 43

45 Dan jika sudah lanjutkan untuk mencetak pernyataan minat dengan klik pada seperti pada gambar dibawah ini User Manual Vendor Page 44

46 User Manual Vendor Page 45

47 4. Masa Sanggah Prakualifikasi Pada tahapan ini jika pada proses umum prakualifikasi sudah aktif dapat di lihat pada akordion kemudian klik pada maka akan bisa di proses seperti pada gambar dibawah ini. Apabila jika ada sanggahan dapat mengajukan pertanyaan baru dengan klik pada maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini. Jika sudah klik tombol menu sebelumnya klik tombol dan jika ingin membatalkan proses atau kembali ke User Manual Vendor Page 46

48 5. Auction Apabila tahapan auction ini jika muncul pada tahapan lelenag pada menu penawaran di awal kalau pada pengadaan yang menggunakan fungsi auction saja dan jika tidak maka tidak muncul fungsi auctionnya pada tahapan auction yang sudah aktif, maka dapat diproses dengan klik pada akan muncul seperti pada gambar dibawah ini Keterangan : : berfungsi untuk menginputkan harga penawaran dengan sebanyak banyaknya sampai batas waktu yang telah ditentukan pada kolom dibawah ini. User Manual Vendor Page 47

49 Jika penawaran peserta ada yanga terendah maka akan muncul notification seperti pada gambar dibawah ini Apabila ingin mengemballikan ke halaman sebelumnya dengan cara klik tombol User Manual Vendor Page 48

50 3.6 LOGOUT Halaman Logout ini adalah halaman untuk menutup aplikasi yang sedang berjalan dengan klik tombol seperti pada gambar dibawah ini. yang ada arah panah warna merah Gambar : Form Logout Apabila sudah klik tombol kembali ke halaman utama login. pada gambar di atas maka akan keluar dan User Manual Vendor Page 49