MANUAL SISTEM JAMINAN HALAL RENCANA KERJA JAMINAN HALAL BERDASARKAN SISTEM JAMINAN HALAL (HALAL ASSURANCE SYSTEM 23000)

Transkripsi

1 Hal : 1 RENCANA KERJA JAMINAN HALAL BERDASARKAN (HALAL ASSURANCE SYSTEM 23000) LIQUID EXTRACT, DRY EXTRACT, PASTA, OIL EXTRACT No. Salinan STATUS DIKENDALIKAN Dibuat Oleh, Kordinator Halal Internal Agnes Dyah Hafsari 2014

2 Hal : 2 1. PENDAHULUAN 1.1. PROFIL USAHA 1.2. PANDUAN HALAL PENGANTAR PENGERTIAN HALAL DAN HARAM 1.3. TUJUAN PENERAPAN (HAS 23000) 1.4. RUANG LINGKUP 1.5. PRINSIP (HAS 23000) 2. KRITERIA (HAS 23000) 2.1. KEBIJAKAN HALAL 2.2.TIM MANAJEMEN HALAL STRUKTUR ORGANISASI JAMINAN HALAL URAIAN TUGAS TIM URAIAN WEWENANG TIMN KRITERIA PERSYARATAN TIM 2.3. PELATIHAN KARYAWAN, EVALUASI DAN SOSIALISASI 2.4. BAHAN BAKU DAN BAHAN PENOLONG 2.5. PRODUK 2.6. PROSEDUR TERTULIS AKTIVITAS KRITIS 2.7. KEMAMPUAN TELUSUR 2.8. FASILITAS PRODUKSI 2.9. PENANGANAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI KRITERIA AUDIT INTERNAL TUJUAN AUDIT INTERNAL RUANG LINGKUP AUDIT INTERNAL PELAKSANAAN AUDIT KAJI ULANG MANAJEMEN 3. STANDAR POPERASIONAL PROSEDUR 3.1. SOP PEMILIHAN SUPPLIER ALTERNATIVE 3.2. SOP PERENCANAAN PENGEMBANGAN PRODUK BARU DAN PERUBAHAN BAHAN SEBAGAI BAHAN ALTERNATIVE 3.3. SOP PROSES PRODUKSI 3.4. SOP PEMERIKSAAN BAHAN BAKU DAN PRODUK JADI 3.5. SOP PENERIMAAN BAHAN DAN PENYIMPANAN DI GUDANG 3.6. SOP PENGIRIMAN PRODUK KE CUSTOMER 3.7. SOP PENGKALSIFIKASIAN CUSTOMER, SURVAI KEPUSASAN PELANGGAN, KOMPLAIN PELANGGAN

3 Hal : 3 4. POHON KEPUTUSAN 4.1. POHON KEPUTUSAN UNTUK TITIK KRITIS KEHARAMAN IDENTIFIKASI TITIK KRITIS BAHAN NABATI IDENTIFIKASI TITIK KRITIS BAHAN HEWANI IDENTIFIKASI TITIK KRITIS PRODUK MIKROBIAL IDENTIFIKASI TITIK KRITIS BAHAN LAIN IDENTIFIKASI TITIK KRITIS PENYIMPANAN DAN LINI PRODUKSI IDENTIFIKASI TITIK KRITIS DISTRIBUSI 4.2. POHON KEPUTUSAN UNTUK PENERAPAN STATUS BAHAN 5. LAMPIRAN 5.1. DIAGRAM ALIR PROSES 5.2. DESKRIPSI PRODUK 5.3. PENERAPAN TITIK KRITIS KEHARAMAN PRODUK 5.4. LAPORAN BERKALA 5.5. LAPORAN KETIDAK SESUAIAN PRODUK 5.6. LAPORAN PERUBAHAN BAHAN 5.7. NOTULEN TINJAUAN MANAJEMEN 5.8. FORM AUDIT INTERNAL 5.9. PELAKSANAAN

4 Hal : 4 1. PENDAHULUAN 1.1. PROFIL USAHA - Nama : PT. Merpati Mahardika - Jenis Usaha : Industri Pengolahan Bahan Baku Ekstrak - halal@mmnatures.com - Alamat Kantor : Jl. Panjang Arteri Kedoya No. 21 Jakarta Barat Telp : (021) Fax. : (021) Alamat Pabrik : Jl. Raya Cisauk-Legok Rt 01/04, Tangerang Telp. : (021) Fax. : (021) Luas Area : Pabrik = m2 Building = m2 (factory) m2 (office) - Jenis Produk : Natural Extract (Liquid Extract, Dry Extract, Pasta) - Kapasitas Produksi : 265 ton/tahun *Data ditahun Jumlah Karywan : 100 karyawan Unit usaha yang dimiliki PT. Merpati Mahardika mencangkup unit usaha di bidang Manufacturing dan Trading dengan produk yang dihasilkan yaitu berupa bahan baku (Raw Material) Natural Extract dalam bentuk liquid extract, dry extract, pasta dan oil extract. Dimana produk tersebut dapat dipasarkan ke industri food, cosmetic, farmasi didalam dan diluar negeri.

5 Hal : PANDUAN HALAL PENGANTAR Sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi pangan, status bahan yang dulu di fatwakan halal, setelah ditemukan adanya hal-hal yang meragukan maka bisa menjadi berubah dalam fatwanya. Oleh karena itu dalam hal ini akan disampaikan kedudukan ketetapan hukum dalam Islam agar dapat diterima mengapa hal tersebut dapat terjadi, dan untuk memberikan pemahaman tentang pengertian halal dan haram. Dalam bab ini juga akan disampaikan pula dasar hukum berdasarkan Al Qur an dan Fatwa MUI tentang status bahan. Kedudukan ketetapan hukum dalam Islam : a. Al Qur an : hukumnya bersifat tetap, dan sebagiannya masih bersifat umum, sehingga memerlukan penjelasan lebih lanjut. b. Al-Hadist: merupakan penjabaran aplikatif dari kaidah-kaidah Qur aniyyah yang bersifat tetap, sekaligus juga penjelasan lebih lanjut terhadap kaidah-kaidah yang bersifat umum c. Ijma Shahabat: merupakan kesepakatan para shabat Nabi saw dan ulama atas permasalahan yang terjadi, karena meluasnya wilayah da wah serta perkembangan kehidupan sosial, dan tidak ada ketentuannya secara khusus di dalam Al Qur an maupun Al Hadits. Namun keputusan ijma itu tentu didasarkan pada pemahaman mereka atas Al Qur an maupun Al-Hadits. d. Qiyas: merupakan metoda penentuan hukum secara analogi, yang diambil berdasarkan pada kasus yang telah ditentukan Al Qur an maupun Al Hadits e. Fatwa: adalah keputusan hukum agama yang dibuat dengan ijtihad (ulama), atas hal-hal yang tidak terdapat di dalam Al Qur an maupun Al Hadits, berdasarkan pada kaidah-kaidah pengambilan dan penentuan hukum, seperti dengan metode qiyas atau ijma. Panduan Sistem Jaminan Halal (HAS 23000) merupakan pedoma PT. Merpati Mahardika dalam melaksanakan kegiatan untuk menjamin produk akhir yang dihasilkan memenuhi persyaratan Sertifikasi Halal.

6 Hal : 6 Sehingga panduan Sistem Jaminan Halal (HAS 23000) yang disusun mencangkup hal seperti : a. Pengertian Halal dan Haram b. Dasar Al Qur an dan Fatwa MUI c. Pohon keputusan untuk identifikasi titik kritis keharaman bahan dan proses produksi d. Tabel hasil identifikasi titik kritis keharaman bahan dan tindakan pencegahannya e. Tabel hasil identifikasi titik kritis peluang kontaminasi proses f. Produksi dari bahan haram/najis dan tindakan pencegahannya g. Publikasi LPPOM MUI (Jurnal Halal LPPOM MUI dan website ( PENGERTIAN HALAL DAN HARAM Halal adalah boleh, pada kasus makanan, kebanyakan makanan termasuk halal kecuali secara khusus disebutkan dalam Al Qur an atau Hadits. Sedangkan haram adalah sesuatu yang Allah SWT melarang untuk dilakukan dengan larangan yang tegas. Setiap orang yang menentangnya akan berhadapan dengan siksaan Allah di akhirat. Bahkan terkadang juga terancam sanksi syariah di dunia ini. Adapun prinsip tentang Hukum Halal dan Haram, yakni : a. Pada dasarnya segala sesuatu halal hukumnya. b. Penghalalan dan pengharaman hanyalah wewenang Allah SWT. c. Mengharamkan yang halal dan menghalalkan yang haram termasuk perilaku syirik terhadap Allah SWT. d. Sesuatu yang diharamkan karena ia buruk dan berbahaya. e. Pada sesuatu yang halal sudah terdapat sesuatu yang dengannya tidak lagi membutuhkan yang haram. f. Sesuatu yang mengantarkan kepada yang haram maka haram pula hukumnya. g. Menyiasati yang haram, haram hukumnya. h. Niat baik tidak menghapuskan hukum haram. i. Hati-hati terhadap yang syubhat agar tidak jatuh ke dalam yang haram. j. Sesuatu yang haram adalah haram untuk semua

7 Hal : 7 Yang dimaksud dengan produk halal adalah produk yang memenuhi syarat kehalalan sesuai syariat Islam yaitu: a. Tidak mengandung babi atau produk-produk yang berasal dari babi serta tidak menggunakan alcohol sebagai ingredient yang sengaja ditambahkan b. Daging yang digunakan berasal dari hewan halal yang disembelih menurut tata cara syariat Islam c. Semua bentuk minuman yang tidak beralkohol d. Semua tempat penyimpanan, tempat penjualan, pengolahan, tempat pengelolaan dan tempat transportasi tidak digunakan untuk babi atau barang tidak halal lainnya, tempat tersebut harus terlebih dahulu dibersihkan dengan tata cara yang diatur menurut syariat Islam Pengertian halal dan haram berdasarkan Al Qur an : a. Al-Baqarah 168 : Hai sekalian umat manusia makanlah dari apa yang ada di bumi baik secara halal dan baik, dan janganlah kalian mengikuti langkah setan. Sesungguhnya setan itu adalah musuh yang nyata bagi kalian b. Al-Baqarah : Hai orang orang yang beriman, makanlah di antara rizki yang baik baik yang Kami berikan kepada kalian dan bersyukurlah kepada Allah, jika benar benar kepadanya kalian menyembah. Sesungguhnya Allah hanya mengharamkan bagi kalian bangkai, darah, daging babi dan binatang yang disembelih atas nama selain Allah. Barang siapa dalam keadaan terpaksa, sedangkan ia tidak berkehendak dan tidak melampaui batas, maka tidaklah berdosa. Sesungguhnya Allah Maha Pengampun lagi Maha Pengasih. c. Al-Anam 145 : Katakanlah, saya tidak mendapat pada apa yang diwahyukan kepadaku sesuatu yang diharamkan bagi yang memakannya, kecuali bangkai, darah yang tercurah, daging babi karena ia kotor atau binatang yang disembelih dengan atas nama selain Allah. Barangsiapa dalam keadaan terpaksa sedangkan ia tidak menginginkannya dan tidak melampaui batas, maka tidaklah berdosa. Sesungguhnya Allah Maha Pengampun lagi Maha Pengasih.

8 Hal : 8 d. Al-Maidah 3 : Diharamkan bagi kalian bangkai, darah, daging babi, hewan yang disembelih dengan atas nama selain Allah, yang tercekik, yang dipukul, yang jatuh, yang ditanduk, dan yang diterkam binatang buas kecuali yang kalian sempat menyembelihnya. Dan diharamkan pula bagi kalian binatang yang disembelih di sisi berhala. e. Al-Maidah : Wahai orang-orang yang beriman sesungguhnya meminum khamr, berjudi, berkorban untuk berhala, mengundi nasib dengan panah adalah perbuatan keji termasuk perbuatan setan. Maka jauhilah perbuatan-perbuatan itu agar kalian mendapat keberuntungan. Sesungguhnya syetan itu hendak menimbulkan permusuhan dan perbencian di antara kalian lantaran meminum khamr dan berjudi dan menghalangi kalian dari mengingat Allah dan shalat, maka apakah kalian berhenti dari mengerjakan pekerjaan itu. f. Al-Maidah 96 : Dihalalkan untuk kalian binatang buruan laut dan makanannya. g. Al-A raf 157 : Dia menghalalkan kepada mereka segala yang baik dan mengharamkan kepada mereka segala yang kotor. Fatwa MUI untuk beberapa bahan, seperti : a. Khamr - Segala sesuatu yang memabukkan dikategorikan khamr. - Minuman yang mengandung minimal 1 % ethanol, dikategorikan sebagai khamr. - Minuman yang dikategorikan khamr adalah najis. - Minuman yang diproduksi dari proses fermentasi yang mengandung kurang dari 1 % ethanol, tidak dikategorikan khamr tetapi haram untuk dikonsumsi. b. Ethanol - Ethanol yang diproduksi dari industri bukan khamr hukumnya tidak najis atau suci. - Penggunaan ethanol yang berasal dari industri non khamr di dalam produksi pangan diperbolehkan, selama tidak terdeteksi pada produk akhir. - Penggunaan ethanol yang berasal dari industri khamr tidak diperbolehkan.

9 Hal : 9 c. Hasil Samping Industri Khamr - Fusel oil yang berasal dari hasil samping industri khamr adalah haram dan najis. Komponen bahan yang diperoleh dari industri khamr melalui pemisahan secara fisik adalah haram (contohnya isoamil alkohol), tetapi apabila direaksikan untuk menghasilkan bahan baru, bahan baru tersebut adalah halal. d. Flavor Yang Menyerupai Produk Haram - Flavor yang menggunakan nama dan mempunyai profil sensori produk haram, contohnya flavor rum, flavor babi, dan lain-lain, tidak bisa disertifikasi halal serta tidak boleh dikonsumsi walaupun ingredient yang digunakan adalah halal. e. Produk Mikrobial - Produk mikrobial adalah halal selama ingredien medianya (mulai dari media penyegaran hingga media produksi) tidak haram dan najis f. Penggunaan Alat Bersama - Bagi industri yang memproduksi produk halal dan non halal maka untuk menghindari terjadinya kontaminasi silang, pemisahan fasilitas produksi harus dilakukan mulai dari tempat penyimpanan bahan, formulasi, proses produksi dan penyimpanan produk jadi. - Suatu peralatan tidak boleh digunakan bergantian antara produk babi dan non-babi meskipun sudah melalui proses pencucian.

10 Hal : 10 Adapun beberapa contoh Bahan Kritis a. Bahan Nabati Bahan nabati pada dasarnya halal, akan tetapi jika diproses menggunakan bahan tambahan dan penolong yang tidak halal, maka bahan tersebut menjadi tidak halal. Oleh karena itu perlu diketahui alur proses produksi beserta bahan tambahan dan penolong yang digunakan dalam memproses suatu bahan nabati. Berikut ini disampaikan beberapa contoh bahan nabati yang mungkin menjadi titik kritis: - Tepung terigu dapat diperkaya dengan berbagai vitamin antara lain B1, B2, asam folat. - Oleoresin (cabe, rempah-rempah dan lain-lain) dapat menggunakan emulsifier (contoh: polysorbate/tween & glyceril monooleat yang mungkin berasal dari hewan), supaya dalam larut air. - Lesitin kedelai mungkin menggunakan enzim fosfolipase dalam proses pembuatannya untuk memperbaiki sifat fungsionalnya. - Hydrolyzed Vegetable Protein (HVP) perlu diperhatikan jika proses hidrolisisnya menggunakan enzim. b. Daging Hewan Daging yang berasal dari hewan halal dapat menjadi tidak halal jika disembelih tanpa mengikuti aturan syariat Islam. Hal-hal yang menjadi titik kritis proses penyembelihan adalah sebagai berikut : - Penyembelih (harus seorang muslim yang taat dan melaksanakan syariat Islam sehari-hari). - Pemingsanan (tidak menyebabkan hewan mati sebelum disembelih). - Peralatan/pisau (harus tajam) - Proses pasca penyembelihan (hewan harus benar-benar mati sebelum proses selanjutnya dan darah harus keluar secara tuntas). Untuk daging impor perlu diperhatikan hal-hal di bawah ini: - Harus dilengkapi dengan sertifikat halal dari lembaga yang diakui LPPOM MUI. - Harus dilengkapi dengan dokumen pengapalan dan dokumen lainnya (kesehatan, dan sebagainya).

11 Hal : 11 - Harus ada kecocokan antara sertifikat halal dengan dokumen lain, sehingga ada kecocokan antara dokumen dengan fisik (kemasan, label, dan lain-lain) - Harus ada kecocokan nomor lot, plant number, tanggal penyembelihan, dan sebagainya. c. Bahan Turunan Hewani Bahan turunan hewani berstatus halal dan suci jika berasal dari hewan halal yang disembelih sesuai dengan syariat Islam, bukan berasal dari darah dan tidak bercampur dengan bahan haram atau najis. Berikut contoh bahan turunan hewani, seperti : - Lemak dan Protein - Gelatin - Kolagen - Asam lemak dan turunannya (E430-E436) - Garam atau ester asam lemak (E470-E495) - Gliserol/gliserin (E422) - Asam amino (contoh : sistein, fenilalanin, dan sebagainya) - Edible bone phosphate (E521) - Di/trikalsium fosfat - Konsentrat globulin - Fibrinogen - Media pertumbuhan mikroba (contoh : blood agar) - Hormon (contoh : insulin) - Enzim dari pankreas babi/sapi (amilase, lipase,pepsin, tripsin) - Taurin - Plasenta - Produk susu, turunan susu dan hasil sampingnya yang diproses menggunakan enzim (contoh: keju, whey, laktosa, kasein/kaseinat) - Beberapa vitamin (contoh: vitamin A, B6, D, E) - Arang aktif - Bulu hewan

12 Hal : 12 d. Produk hasil samping minuman beralkohol dan turunannya Produk hasil samping industri minuman beralkohol dan turunannya dapat bersetatus haram, jika cara memperolehnya hanya melalui pemisahan secara fisik dan produk masih memiliki sifat khamr. Akan tetapi jika bahan/produk tersebut direaksikan secara kimiawi sehingga menghasilkan senyawa baru, maka senyawa baruyang telah mengalami perubahan kimiawi statusnya menjadi halal. Beberapa contoh produk hasil samping industri minuman beralkohol dan turunannya yang merupakan titik kritis : - Cognac oil (merupakan hasil samping distilasi cognac/brandy). - Fusel Oil (merupakan hasil samping distilled beverages) dan turunannya seperti isoamil alkohol, isobutil alkohol, propil alkohol, gliserol, asetaldehid, 2,3 butanadiol, aseton dan diasetil dan sebagainya). - Brewer yeast (merupakan hasil samping industri bir). - Tartaric Acid (hasil samping industri wine). e. Produk Mikrobial Status produk mikrobial dapat menjadi haram jika termasuk dalam kategori berikut : - Produk mikrobial yang jelas haram, yaitu produk minuman beralkohol (khamr) beserta produk samping dan turunannya. - Produk mikrobial yang menggunakan media dari bahan yang haram pada media agar, propagasi dan produksi. Contoh media yg haram atau diragukan kehalalannya diantaranya : darah, pepton (produk hasil hidrolisis bahan berprotein seperti daging, kasein atau gelatin menggunakan asam atau enzim). - Produk mikrobial yang dalam proses pembuatannya melibatkan enzim dari bahan yang haram. - Produk mikrobial yang dalam proses pembuatannya menggunakan bahan penolong yang haram. Contohnya adalah penggunaan anti busa dalam kultivasi mikroba yang dapat berupa minyak/lemak babi, gliserol atau bahan lainnya.

13 Hal : 13 - Produk mikroba rekombinan yang menggunakan gen yang berasal dari bahan yang haram. Contohnya adalah sebagai berikut : a. Enzim amilase dan protease yang dihasilkan oleh Saccharomyces cerevisae rekombinan dengan gen dari jaringan hewan. b. Hormon insulin yang dihasilkan oleh E. coli rekombinan dengan gen dari jaringan pankreas babi. c. Hormon pertumbuhan (human growth hormone) yang dihasilkan oleh E. coli rekombinan. f. Bahan-Bahan Lain Selain kelompok bahan-bahan di atas, berikut ini adalah contoh bahan/kelompok bahan lain yang belum sering menjadi titik kritis. - Aspartam (terbuat dari asam amino fenilalanin dan asam aspartat). - Pewarna alami - Flavor - Seasoning - Bahan pelapis vitamin - Bahan pengemulsi dan penstabil - Anti busa, dll

14 Hal : TUJUAN PENERAPAN (HAS 23000) Tujuan penerapan Sistem Jaminan Halal (HAS 23000) pada PT. Merpati Mahardika adalah menjamin kehalalan produk yang dihasilkan secara berkesinambungan dan konsisten sesuai dengan syariat islam yang telah ditetapkan berdasarkan fatwa MUI, sehingga akhirnya dapat menyempurnakan kewajiban bagi kaum muslimin untuk mengkonsumsi produk halal RUANG LINGKUP Adapun jangkauan penerapan Sistem Jaminan Halal (HAS 23000) PT. Merpati Mahardika di area pabrik, antara lain - Pembelian Raw Material dari supplier. - Penerimaan dan penyimpan raw material di gudang raw material. - Proses produksi. - Penyimpanan produk jadi di gudang finished goods. - Transportasi dan distribusi produk jadi ke customer PRINSIP (HAS 23000) Adapun prinsip prinsip yang PT. Merpati Mahardika ditegakkan dalam penerapan SJH, atara lain : 1. Jujur : PT. Merpati Mahardika jujur dalam memberikan penjelasan akan semua bahan yang digunakan dan didalam proses produksi sehari hari berusaha untuk melakukan oprasional produksi secara halal sesuai yang ditulis di manual SJH. 2. Kepercayaan Perusahaan akan berusaha secara maksiman untuk menerapkan dan memelihara Sistem Jaminan Halal diarea pabrik, berdasarkan kepercayaan yang telah diberikan LPPOM MUI. 3. Keterlibatan partisipatif Perusahan melibatkan personal baik jajaran management dan staff untuk memelihara pelaksanaan SJH 4. Absolut Semua bahan yang dipergunakan dalam proses produksi telah dipastikan kehalalannya dan sesuai dengan daftar matrix bahan yang telah dimintakan persetujuan ke LPPOM MUI.

15 Hal : KRETERIA (HAS 23000) 2.1.KEBIJAKAN HALAL PT. Merpati Mahardika mempunyai komitmen untuk memproduksi produk halal secara konsisten dalam rangka memenuhi kebutuhan konsumen, seperti industri food, cosmetic dan farmasi. Dimana selama proses produksinya PT. Merpati Mahardika selalu menjaga kesinambungan prosesnya secara halal sesuai dengan ketentuan dari LPPOM MUI, serta menjaga konsistensi kehalalan produknya. Konsistensi yang dilakukan berupa : 1. Konsistensi dalam proses produksi yang sesuai dengan matrix proses produksi yang disetujui/diketahui LPPOM MUI 2. Konsistensi dalam pengadaan dan penggunaan bahan baku, bahan tambahan dan bahan penolong harus sesuai dengan matrik bahan yang telah di setujui / diketahui LPPOM MUI, 3. Konsistensi dalam menjamin kebersihaan dan bebas dari bahan haram serta najis pada saat penerimaan raw material dari supplier, proses produksi dan pendistribusian produk ke customer Sehingga produk akhir natural ekstrak yang dihasilkan PT. Merpati Mahardika, telah bersertifikat halal MUI, dan produknya terjamin kehalalannya baik secara mutu dan keamanan pangannya sesuai dengan Sistem Jaminan Halal (HAS 23000). Selain itu juga managemen PT. Merpati Mahardika berkewajiban untuk mensosialisasikan, mengkomunikasikan, dan menerapkan Kebijakan Halal yang telah dituliskan dalam Manual Sistem Jaminan Halal kepada pemangku kepentingan perusahaan (stake holder), karena hal ini merupakan bukti komitmen perusahaan untuk memproduksi produk halal secara konsisten.

16 Hal : TIM MANAJEMEN HALAL Tim Manajemen Halal PT. Merpati Mahardika ditetapkan oleh managemen setiap dua tahun sekali, sesuai dengan masa berlaku sertifikat halal. Tim Manajemen Halal ini juga bertanggung jawab dan memiliki kewenangan untuk menyusun, mengelola, mengevaluasi Sistem Jaminan Halal di perusahaan. Tim Manajemen Halal haruslah mencangkup semua bagian /departemen yang terlibat dalam aktivitas kritis. Sumber daya manusia yang ditunjuk sebagai Tim Manajemen Halal haruslah memiliki kemampuan dibidangnya, sehingga mampu melakukan penerapan dan perbaikan berkelanjutan Sistem Jaminan Halal Struktur Organisasi Manajemen Halal RND Departement QA System/QC Departement Purchasing LPPOM MUI Departement Warehouse RM Manajemen Puncak (director) Koordinator Halal Internal (KAHI) Departement Plant/Produksi Departement Warehouse FG Departement Distribusi Departement Marketing

17 Hal : Uraian Tugas Tim Manajemen Halal Tugas masing masing departemen yang berada di bawah Struktur Organisasi Tim Manajemen Halal, adalah a. Manajemen puncak - Merumuskan kebijakan perusahaan yang terkait dengan kehalalan produk yang dihasilkan. - Memberikan dukungan penuh bagi pelaksanaan SJH di perusahaan. - Menyediakan fasilitas dan sarana yang dibutuhkan dalam pelaksanaan SJH. b. Koordinator Halal Internal - Mengembangkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan efektifitas system jaminan halal - Mengkomunikasikan kebijakan system jaminnan halal kepada seluruh karyawan - Menyusun SJH di internal perusahaan secara tertulis. - Mengkoordinasikan pelaksanaan SJH di perusahaan. - Merencanakan dan mengkoordinir Audit Halal Internal. - Membuat laporan pelaksanaan Audit Halal Internal di perusahaan. - Melakukan komunikasi dengan pihak LPPOM MUI, - Memintakan ijin pengunaan bahan baku dan bahan penolong, jika ada pengunaan bahan baku/penolong alternative. - Melakukan pelaporan berkala per enam bulan ke LPPOM MUI - Bekerja sama dengan HRD perusahaan, merencanakan dan melaksanakan pelatihan dan sosialisasi SJH untuk karyawan yang terlibat dalam pelaksanaan SJH - Memberikan label halal pass untuk bahan baku dan bahan penolong yang telah disetujui LPPOM MUI. c. Anggota Tim Sistem Jaminan Halal - Departemen RND - Departemen QA syatem /QC - Departemen Purchasing - Departemen Produksi - Departemen Warehouse Raw Material - Departemen Warehouse Finished Goods - Distribusi - Departemen Marketing

18 Hal : 18 Adapun anggota Tim Manajemen Halal tersebut memiliki tugas sesuai dengan departemen masing masing, seperti : a. Departemen RND - Pengembangan produk baru - Pemilihan bahan baku dan bahan penolong yang sesuai b. Departemen QA System / QC - Melakukan pemeriksaan barang datang untuk disesuaikan dengan dokumen yang ada seperti COA, MSDS, Sertifikat Halal c. Departemen Purchasing - Pemilihan supplier dan evaluasi supplier untuk bahan baku, bahan penolong dan packaging. - Pembelian bahan baku dan bahan pembantu yang sesuai dengan matrix daftar bahan yang disetujui LPPOM MUI d. Departemen Produksi - Persiapan pelaksanaan produksi (penyiapan bahan baku dan peralatan proses) e. Departemen Warehouse Raw Material - Penerimaan bahan baku dan bahan penolong sesuai dengan matrix daftar bahan yang disestujui LPPOM MUI. - Penyimpanan bahan baku dan bahan penolong dengan melakukan pemisahan dalam penyimpanan antara yang telah bersertifikat dan yang belum bersertifikat. - Melakukan check kendaraan yang digunakan supplier ketika melakukan pengiriman barang. f. Departemen Warehouse Finished Goods - Penyimpanan produk jadi, memisahkan produk jadi yang telah bersertifikat halal dan yang belum memiliki sertifikat halal berdasarkan pengklasifikasian produk. g. Departemen Distribusi - Melakukan pengiriman produk jadi ke customer dengan memperhatikan kebersihan alat pengiriman sehingga tidak terkontaminasi dengan barang haram/najis. - Melakukan check kendaraan sebelum melakukan pengiriman. - Memilih ekspedisi yang bisa menjamin pengiriman produk, sehingga tidak terjadi kontaminasi dengan bahan haram/najis.

19 Hal : 19 h. Departemen Marketing - Melakukan pengklasifikasian customer mana yang membutuhkan sertifikast halal mana yang tidak - Melakukan penjualan produk jadi ke customer yang membutuhkan sertifikat halal dan sisanya untuk produk yang belum bersertifikat halal dijual ke customer yang tidak membutuhkan sertifikat halal - Melakukan penjualan produk jadi ke customer cosmetic yang penggunaanya tidak secara langsung, dikarenakan ada beberapa produk yang masih mengandung alkohol lebih dari 1%, meskipun alkoholnya berasal dari proses fermentasi. - Melakukan survai kepuasan pelanggan. - Menangani keluhan pelanggan Selain itu tugas anggota Tim Sistem Jaminan Halal - Mengembangkan dan mengimplemantasikan system jaminan halal - Mengusulkan perubahan terhadap system jaminan halal - Memastikan dilakukan validasi dan verifikasi terhadap system jaminan halal untuk menjamin efektiftas system jaminan halal tersebut Uraian Wewenang Tim Sistem Jaminan Halal a. Wewenang Manajemen puncak - Menetapkan kebijakan perusahaan yang terkait dengan kehalalan produk yang dihasilkan. - Meberikan kewenangan kepada koordinator auditor halal internal untuk meakukan tindakan tertentu yang dianggap perlu yang berkaitan dengan pelaksanaan SJH termasuk tindakan perbaikan terhadap kesalahan sampai pada penghentian produksi atau penolakan bahan baku, sesuai dengan aturan yang ditetapkan LPPOM MUI. b. Wewenang Koordinator Audit Halal Internal - Menunjuk Tim Sistem Jaminan Halal serta auditor internal Tim Sistem Jaminan Halal di PT Merpati Mahardika. - Pengambilan keputusan strategis unutk menjamin efektifitas penerapan sistem jaminan halal. - Pengesahan dokumen sistem jaminan halal c. Wewenang Anggota Tim Sistem Jaminan Halal - Melaporkan ke atasan terkait apabila menjumpai ketidak sesuaian yang berdampak terhadap system jaminan halal

20 Hal : Kreteria Persyaratan Tim Sistem Jaminan Halal a. Kriteria Persyaratan untuk menjadi Koordinator Auditor Halal Internal - Karyawan tetap PT. Merpati Mahardika. - Berpendidikan S1 - Seorang Muslim yang mengerti dan menjalankan syariat Islam. - Diangkat melalui surat keputusan Pimpinan Perusahaan - Dapat beradaptasi dalam lingkup Manajemen Halal. - Telah mengikuti traning HAS secara berkala. b. Kriteria Persyaratan untuk menjadi Anggota Tim Sistem Jaminan Halal - Karyawan tetap PT. Merpati Mahardika. - Berada dalam lingkup Manajemen Halal. - Berada dari bagian yang terlibat dalam proses produksi secara umum seperti bagian QA/QC, R & D, Purchasing, Produksi dan Pergudangan. - Memahami titik kritis keharaman produk, ditinjau dari bahan maupun proses produksi secara keseluruhan. - Diangkat melalui surat keputusan pimpinan perusahaan dan diberi kewenangan penuh untuk melakukan tindakan yang diperlukan dalam melaksanakan SJH termasuk tindakan perbaikan terhadap kesalahan sampai pada penghentian produksi atau penolakan bahan baku, sesuai dengan aturan yang ditetapkan LPPOM MUI

21 Hal : PELATIHAN KARYAWAN, EVALUASI dan SOSIALISASI PT. Merpati Mahardika telah memiliki prosedur tertulis mengenai pelaksanaan pelatihan untuk semua personil yang terlibat dan aktivitas kritis, termasuk karyawan baru. Pelatihan internal terhadap para karyawan dilaksanakan minimal setahun sekali dan perlu refresh training terhadap karyawan lama. Pelatihan eksternal untuk Koordinator Halal Internal jika sebelumnya telah mengikuti traning pelatihan LPPOM MUI, minimal akan mengikuti pelatihan kembali ketika ada perubahan pada Sistem Jaminan Halal dari LPPOM MUI Prosedur pelaksanaan pelatihan PT. Merpati Mahardika adalah sebagai berikut : a. Departemen HRD menetapkan/membuat Standarisasi kompetensi karyawan (MMF-HRD ) dan Rencana Pelatihan Tahunan (MMF- HRD ) yang dibutuhkan untuk setiap Jabatan berdasarkan pertimbangan pengembangan sumber daya manusia dan disesuaikan dengan Policy Management Perusahaan. b. Departemen HRD mendistribusi Formulir Standarisasi Kompetensi Karyawan (MMF-HRD ) dan Rencana Pelatihan Tahunan (MMF-HRD ) kesetiap kepala departemen. c. Masing masing kepala departemen yang telah menerima poin 2, selanjutnya melakukan tindakan : - Untuk karyawan lama masing masing departemen membuat Identifikasi Permintaan Pelatihan (MMF-HRD ) - Kepala departemen melaksakan Pelatihan Traning Karyawan baru sesuai dengan job description dan keahlian dan buktinya diserahkan ke HRD departemen (MMF-HRD ) d. Departemen HRD menerima form Identifikasi Permintaan Pelatihan (MMF-HRD ) dan Pelatihan Traning Karyawan Baru (MMF-HRD ) yang sudah diisi masing masing departemen, dan setelahnya membuatkan jadwal traning, dan selanjutnya HRD memfasilitasi pelaksanaan proses traning karyawan. e. Karyawan yang mengikuti pelaksanaan traning harus mengisi formulir Daftar Hadir Pelatihan (MMF-HRD ) dan wajib membuat resume pelatihan dengan mengisi form Laporan Pelatihan (MMF-HRD-006) f. Setelah traning usai, Departemen HRD membagikan Formulir Evaluasi Pelatihan kepada Kepala Departemen terkait (MMF-HRD ) untuk mengevaluasi karyawan yang telah diberikan traning. Evaluasi traning dilaksanakan minimal 3(tiga) bulan sampai maksimal 6(enam) bulan setelah pelatihan.

22 Hal : 22 g. Setelahnya departemen HRD melakukan analisa hasil dari evaluasi pelatihan karyawan, bila hasil analisa dari evaluasi karyawan tersebut tidak OK maka pelatihan dilakukan refresh pelatihan kembali dan apabila hasil analisanya OK maka pelatihan tersebut dianggap selesai dan dilakukan kembali tahun depan. h. Bukti dari pelaksanaan pelatihan harus didokumentasikan dan dipelihara dengan baik. Selain melakukan pelatihan, perlu juga melaksanakan sosialisasi mengenai Sistem Jaminan Halal di area kerja. Sosialisasi yang dilakukan PT. Merpati Mahardika dengan memasang stiker di beberapa lokasi. Sosialisasi yang menghimbau karyawan untuk selalu : - Konsisten memproduksi produk secara halal (area proses, laboratorium, cafeteria, office). - Konsisten menggunakan bahan baku dan bahan penolong (area warehouse raw material). - Konsisten menjaga pengiriman agar produk yang di kirim ke customer tidak terkontaminasi produk haram/najis (area warehouse finished goods).

23 Hal : Bahan Baku dan Bahan Penolong Bahan baku dan bahan penolong yang nantinya dipergunakan selama proses produksi, harus sesuai dengan matrix daftar bahan yang telah mendapat persetujuan dari LPPOM MUI. Adapun bahan yang dipergunakan, antara lain : - Bahan tidak berasal dan tidak mengandung bahan dari babi atau turunannya. - Bahan tidak termasuk dan mengandung minuman beralkohol (khamar) atau turunan khamar. - Bahan bukan merupakan dan mengandung darah, bangkai, danbagian tubuh manusia - Bahan tidak boleh dihasilkan dari fasilitas produksi yang juga digunakan untuk membuat produk yang menggunakan babi dan turunannya - Bahan tidak bercampur dengan bahan haram atau najis, yang berasal dari bahan tambahan, bahan penolong dan fasilitas produksi - Bahan hewani harus berasal dari hewan halal (hewan sembelihan), maka harus dilakukan penyembelihan sesuai dengan syariat agama islam. - Bahan penolong yang berupa alkohol untuk proses produksi berasal dari fermentasi. Sehingga penggunaan alkohol untuk proses produksi dapat diijinkan jika ketika alkohol tersebut direaksikan, akan menghasilkan senyawa kimia baru, dan diharapkan kadar alkohol di produk intermediet/produk antara (produk yang tidak dikonsumsi langsung) tidak melebihi 1%. - Bahan baku dan bahan penolong oleh perusahaan dipersyaratkan harus dilengkapi dokumen pendukung untuk semua bahan yang digunakan, seperti Sertifikat Halal yang masih berlaku, COA dan MSDS supplier. - Bahan yang dipergunakan memiliki expired datenya masih berlaku. - Bahan yang memiliki potensi untuk diproses difasilitas yang sama dengan bahan dari babi dan turunannya, harus disertai dengan pernyataan pork free facility dari produsennya.

24 Hal : Produk Pada produk raw material dan produk jadi harus diberikan label produk. Dalam pemberian nama produk tidak menggunakan nama yang mengarah pada suatu yang diharamkan dan tidak sesuai dengan syariat islam. Serta diharapkan karakteristik produk raw material dan produk akhir tidak memiliki kecenderungan bau, rasa yang mengarah kepada produk haram. Produk yang dikemas harus memiliki label produk, sebagai informasi yang dapat diberikan dan mempermudah dalam pengidentifikasiannya. Label produk terdiri dari : a. Label Produk Bahan Baku dan Bahan Pendukung Label produk bahan baku dan bahan pendukung dibuat oleh karyawan warehouse, dimana informasi yang diberikan berupa : - Nama produk - Nama Supplier / produsen - No Batch. - Tanggal Expired b. Label Produk Jadi Label produk jadi dibuat oleh karyawan produksi setelah mendapatkan realeased dari QC, dimana informasi yang diberikan berupa : - Nama Produk - Kode Produk - No batch - Berat Netto - Berat Bruto - Manufacture date - Expired date - Logo halal c. Label Halal Pass. Halal pass dibuat oleh KAHI (Koordinator Halal Internal) jika bahan baku dan bahan pendukung yang diterima oleh warehouse raw material sesuai dengan matrik bahan yang disetujui LPPOM MUI. Jika tidak terdapat di daftar matrix bahan tersebut, KAHI memintakan ijin pengunaan bahan baku ke LPPOM MUI dan menginformasikan ke QC untuk memberikan label hold hingga mendapatkan ijin dari LPPOM MUI.

25 Hal : Prosedur Tertulis Aktivitas Kritis PT. Merpati Mahardika memiliki prosedur tertulis mengenai pelaksanaan aktivitas kritis. Selain itu prosedur tersebut harus disosialisasikan ke semua pihak yang terlibat dalam Tim Sistem Manajemen Halal, dan buktinya akan didokumentasikan. Hasil evaluasi keefektivitasannya harus disampaikan setahun sekali ke pihak yang bertanggung jawab terhadap setiap aktivitas kritis (Koordinator Halal Internal) dan diketahui oleh managemen. Jika ada tindakan koreksi batas waktu perbaikkannya ditentukan dan harus segera diperbaiki. Pengontrolan aktivitas kritis dalam prosedur tersebut mencangkup : a. Seleksi bahan baru Semua bahan baku dan bahan penolong yang digunakan harus sesuai dengan daftar matrix bahan yang telah disetujui oleh LPPOM MUI, jika ada perubahan pengunaan bahan altenative harus dilakukan perijinan ke LPPOM MUI. b. Seleksi pembelian bahan Pembelian bahan baku dan bahan penolong oleh purchasing berasal dari supplier yang sebelumnya telah dilakukan seleksi supplier dan telah diketahui oleh LPPOM MUI, jika ada perubahan alternative supplier harus dilakukan perijinan ke LPPOM MUI. c. Formulasi produk/ pengembangan produk baru Semua formula baku / pengembangan produk baru yang dipergunakan di lini produksi harus sesuai dengan formula baku yang tertulis dalam matrix (formula baku) yang telah dilaporkan ke LPPOM MUI, jika ada perubahan harus dilakukan perijinan ke LPPOM MUI. d. Pemeriksaan kedatangan barang Pemeriksaan barang kedatangan harus dapat menjamin kesesuaian informasi yang tercantum dalam dokumen pendukung bahan dengan yang tercantum dalam label bahan. Informasi yang dimaksud mencangkup nama bahan, nama produsen, negara asal, no batch, tanggal produksi, expired date, logo halal

26 Hal : 26 e. Produksi Dalam lini produksi harus dapat menjamin seluruh bahan yang digunakan dalam proses produksi telah disetujui LPPOM MUI, serta formula yang dipergunakan sesuai dengan formula baku. f. Pencucian fasilitas produksi dan peralatan pembantu Setelah proses produksi dilakukan pencucian. Proses pencucian ini harus dapat menjamin kebersihan mesin proses dan peralatan pembantu dari berbagai pengotor, termasuk bahan haram/najis, serta menjamin tidak terjadinya kontaminasi bahan/produk. Bahan yang dipergunakan untuk pencucian juga tidak berasal dari bahan haram/najis. g. Penyimpanan dan penanganan bahan dan produk Selama penyimpanan dan penanganan bahan dan produk harus dipastikan untuk tidak terjadinya kontaminasi bahan/produk oleh bahan haram/najis, sehingga dalam penyimpanannya harus disimpan secara terpisah. h. Transportasi Pengecekan kebersihan kendaraan distribusi dan kendaraan jasa ekspedisi pengiriman barang ke customer harus dilakukan sebelumnya, untuk meminimalisir terjadinya kontaminasi dari bahan haram/najis. Selain itu untuk pengiriman keluar kota, perusahaan menggunakan ekspedisi pengiriman barang menggunakan jasa pengiriman. Sehingga ekspedisi harus dapat menjamin kebersihan kendaaran dari jasa pengiriman tersebut, sehingga dapat menjamin tidak akan terjadi kontaminasi silang dengan bahan haram/najis.

27 Hal : Kemampuan Telusur PT. Merpati Mahardika memiliki prosedur tertulis yang dapat menjamin kemampuan telusur produk yang telah tersertifikasi. Dimana didalam menjamin kemampuan telusur produk tersebut dapat diketahui bahwa konsistensi untuk pemakaian bahan yang telah disetujui oleh LPPOM MUI, dan dalam proses pembuatannya dibuat dengan fasilitas produksi yang memenuhi kreteria didalam sebuah Sistem Jaminan Halal yang diterapkan. Selain itu untuk mempermudah identifikasi produk dalam mampu telusur maka perlu mencantumkan nomer batch dan jika ada juga mencantumkan kode produk. Pengkodean bahan pada PT. Merpati Mahardika adalah pengkodean bahan untuk produk jadi, dimana pengkodean barang tersebut ada yang secara internal (oleh QC) dan ada yang dari customer. Berdasarkan hal ini PT. Merpati Mahardika dapat menjamin bahwa kejelasan ketelusuran infomasi bahan disetiap kegiatan kritis dan menjamin bahan dengan kode tertentu tersebut memiliki status halal yang sama. Ada beberapa bahan baku yang dipergunakan PT. Merpati Mahardika dalam bentuk dikemas ulang. Sehingga memerlukan pelabelan ulang yang nantinya dapat memberikan kesesuai informasi ( nama produk, nama produsen, negara produsen, logo halal jika diperlukan ), yang nantinya akan dicantumkan dalam label baru. Tahapan guna mempermudah proses mampu telusur terhadap produk halal, sebagai berikut : a. Warehouse Raw Material melakukan penerimaan bahan dengan mengisi lengkap form Receiving and Inspection Report (MMF-LOG-015) b. Warehouse Raw Material memberikan label bahan pada bahan baku, bahan penolong dan packaging. Label bahan memberikan informasi berupa nama produk, nama produsen, no batch (dari tanggal kedatangan jika di produk tersebut tidak memiliki nomer batch), quantity, tanggal expired. Dimana sebelumnya telah dilakukan pengecekkan oleh QC dan diberikan label released. c. Warehouse mempersiapkan bahan yang akan di pergunakan untuk kebutuhan produksi, berdasarkan MRIS (MMF-LOG ) produksi. d. Produksi melakukan proses pengolahan berdasarkan, laporan kondisi proses produksi dicatat di dalam form Production Monitoring Form (MMF-MFG ).

28 Hal : 28 e. Produksi memberikan label produk setelah produk jadi tersebut dilakukan test mikro dan dinyatakan released oleh QC, berdasarkan COA yang telah dikeluarkan QC. Data kemudian dicatat didalam Production Report (MMF-MFG ). f. Produksi melakukan transfer produk jadi ke Warehouse Finished Goods dengan melampirkan form Product Transfer Note (MMF-MFG ) yang mencantumkan nama produk, kode produk dan quantity produk. g. Warehouse Finished Goods menyiapkan dokumen untuk pengiriman barang (produk jadi) ke customer dan melengkapi form laporan pengiriman (MMF-LOG ) dengan mencantumkan tanggal pengiriman, nama customer, nama produk, kode produk, nomer batch produk, quantity, pengirim dan nomer kendaraan.

29 Hal : Fasilitas Produksi Alat proses (mesin) dan peralatan pembantu yang dipergunakan di lini produksi, harus dipilih dari bahan yang aman dan mudah dalam pembersihannya. Alat proses dan peralantan pembantu tidak dipergunakan secara bergantian untuk menghasilkan produk halal dan produk yang mengandung babi atau turunannya. Tetapi dikarenakan PT. Merpati Mahardika masih menggunakan mesin proses dan peralatan pembantu yang dipergunakan di lini produksi, secara bergantian untuk menghasilkan produk yang disertifikasi dan produk yang tidak disertifikasi (dikarenakan bahannya tidak berasal dari babi dan turunannya). Maka setelah melakukan proses produksi perlu dibersihkan / dicuci dengan air atau bahan lain yang memiliki kemampuan menghilangkan rasa, bau dan warna, sehingga menjamin tidak terjadinya kontaminasi silang. Pengawasan mengenai hyigine alat baik mesin proses dan peralatan pembantu yang dipergunakan di lini produksi harus memenuhi syarat kehalalan yakni bebas dari bahan haram/najis. Pembersihan alat proses (mesin) dan peralatan pembantunya dibersihkan setelah proses produksi selesai dilakukan, untuk peralatan pembantu disimpan didalam lemari tertutup supaya tidak terkontaminasi dengan bahan haram/najis Penanganan Produk yang Tidak Memenuhi Keteria PT. Merpati Mahardika telah memiliki prosedur yang mengatur tatacara penanganan produk yang telah terlanjur dibuat dari bahan dan fasilitas produksi yang tidak memenuhi kreteria. Maka penangangannya sebagai berikut : a. Ketika produk jadi sudah terlanjur dibuat, tetapi didalam prosesnya ternyata tidak memenuhi kreteria. Maka produk jadi tersebut tidak dijual kepada konsumen yang mempersyaratkan halal. b. Ketika produk jadi sudah terlanjur dibuat, tetapi didalam prosesnya ternyata tidak memenuhi kreteria dan telah terlanjur terkirim ke customer. Maka produk jadi tersebut harus ditarik dari customer dan dibikinkan berita acara penarikkan produk. Semua dokumen yang berkaitan dengan penanganan produk yang tidak memenuhi kreteria telah didokumentasikan dengan baik

30 Hal : Audit Internal Dalam pelaksanaan audit internal PT. Merpati Mahardika telah dituangkan dalam prosedur. Pelaksanaan audit internal halal dilakukan di masing masing departemen yang tergabung didalam tim kajian halal, seperti departemen purchasing, warehouse, produksi, QC/QA, RND, distribusi Tujuan Audit Internal - Menentukan kesesuaian SJH perusahaan dengan perencanaannya. - Menentukan kesesuaian pelaksanaan SJH perusahaan dengan pelaksanaannya. - Mendeteksi penyimpangan yang terjadi serta menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan. - Memastikan bahwa permasalahan yang ditemukan pada audit sebelumnya telah diperbaiki sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditetapkan. - Menyediakan informasi tentang pelaksanaan SJH kepada manajemen dan LPPOM MUI Ruang Lingkup Audit Internal Yang menjadi ruang lingkup Audit Internal, yakni pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen pendukung kehalalan produk yang menyangkut bahan, proses maupun produk disetiap departemen yang terkait, seperti : daftar bahan, spesifikasi, sertifikat halal, Intruksi Kerja Proses Produksi (formula dan komposisi), dokumen pembelian bahan, seleksi dan evaluasi supplier dilakukan oleh purchasing, dokumen warehouse raw material dan finished goods, dan sebagainya. Hal-hal yang diperhatikan adalah : - Kelengkapan dokumen Sistem Jaminan Halal milik Koordinator Halal Internal. - Pendistribusian ke masing masing departemen terkait untuk matrix bahan dan daftar nama produk yang telah mendapat persetujuan LPPOM MUI - Kelengkapan dokumen yang memberikan informasi spesifikasi produk untuk bahan baku, bahan penolong, packaging produk jadi, dan spesifikasi produk jadi. - Kelengkapan, keabsahan dan masa berlaku sertifikat halal bahan baku dan bahan penolong yang dipergunakan selama proses produksi. - Kecocokan formula dengan daftar matrix bahan yang disetujui LPPOM MUI.

31 Hal : 31 - Kecocokan dokumen pembelian bahan dengan daftar matrix bahan yang telah disetujui LPPOM MUI. - Dilakukannya seleksi supplier dan evaluasi supplier sebelum melakukan proses pembelian bahan baku, bahan penolong dan packaging produk jadi. - Kelengkapan dan kecocokan dokumen produksi dengan daftar matrix bahan dan formula. - Kelengkapan dan kecocokan dokumen di warehouse raw material dengan daftar matrix bahan dan dokumen di warehouase finished goos dengan daftar produk yang telah memiliki sertifikat halal. - Uji mampu telusur (traceability) setiap bahan Pelaksanaan Audit Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai persiapan sebelum melakukan Audit Internal Halal, seperti : a. Rencana Audit Internal Halal. - Koordinator Internal Halal harus merencanakan kapan akan diadakan Audit Internal halal minimal dua kali dalam setahun (per enam bulan sekali). - Koordinator Internal Halal menyiapkan jadwal pelaksanaan Internal Audit, dan menunjuk siapa saja yang berhak sebagai Auditor dan Auditee (karena tidak boleh mengaudit Departemen sendiri). - Tanggal dan waktu audit akan disiapkan oleh Koordinator AHI dan dibagikan kepada Auditee satu minggu sebelum Internal Audit dengan menggunakan internal memo. b. Pelaksana Audit Audit Halal Internal dilakukan oleh Tim Auditor Halal Internal, yang telah ditetapkan secara resmi oleh pihak manajemen perusahaan Pihak auditee adalah pihak yang di audit, dan pihak auditor adalah pihak yang mengaudit. Pihak auditee dan auditor berasal dari departemen terkait dalam Sistem Jaminan Halal. Departemen terkait tidak diperbolehkan untuk mengaudit sendiri departemennya.

32 Hal : 32 c. Tata cara Pelaksanaan Audit Internal Halal. - Koordinator AHI menyiapkan daftar pertanyaan Audit Halal Internal sebagai alat bantu, untuk pelaksanaan Audit. - Auditor melaksanakan audit berdasarkan kriteria audit (Quality Manual, Standar Prosedur, Instruksi Kerja dan dokumen lain yang terkait). - Metode Audit dilakukan dengan kunjungan langsung ke lapangan, melakukan tanya jawab untuk mencari bukti penerapan Sistem Jaminan Halal secara obyektif. - Apabila Auditor menemukan ketidaksesuaian berdasarkan bukti yang obyektif maka akan menerbitkan Form Laporan Ketidaksesuaian - Auditor akan memberikan masukan perbaikan pada Auditee jika hasil pengamatan yang sifatnya bukan ketidaksesuaian (observasi) namun perlu perbaikan agar tidak menjadi ketidaksesuaian di masa yang akan datang dengan menggunakan Form Laporan Ketidaksesuaian dan hasil Observation Report tersebut akan diverifikasi pada saat pelaksanaan Internal Audit selanjutnya. - Form Laporan Ketidaksesuaian yang telah disetujui oleh Auditee sesuai dengan waktu tindakan yang disepakati akan diverifikasi oleh Auditor. d. Tindakan Perbaikkan / Pencegahan. - Auditee akan meninjau ketidaksesuaian yang terjadi, menganalisa penyebab ketidak sesuaian dan menetapkan langkah perbaikan dan pencegahan dengan batas waktu tertentu serta memastikan keefektifan langkah perbaikan dan pencegahan tersebut - Jika Auditee tidak sepaham dengan hasil audit, maka hal ini diteruskan kepada Koordinator AHI untuk mendapat keputusan/penyelesaian.

33 Hal : 33 e. Follow Up. - Auditor harus mengecek / verifikasi Form Laporan Ketidaksesuaian apakah perbaikan sudah dilaksanakan sesuai tanggal yang disepakati. - Auditor akan meng-close out Form Laporan Ketidaksesuaian jika hasil verifikasi efektif. - Apabila hasil verifikasi belum efektif maka diperbolehkan perpanjangan 1 (satu) kali dengan merubah date for completion dengan persetujuan Auditor. f. Pengkajian Hasil Audit Internal Hasil audit internal akan dikaji bersama di rapat tinjauan manajemen, dan setelahnya dibuatkan minutes of meeting (resume hasil rapat tinjuan manajemen). Temuan masing masing departemen untuk segera ditindak lanjuti, dan sebagai bentuk tindakan koreksi dengan batas waktu perbaikkan yang ditentukan. Dari tindakan perbaikkan yang dilakukan diharapkan untuk ditahun yang akan datang temuan ini tidak terulang kembali. Semua bukti pelaksanaan audit internal telah didokumentasikan dengan baik oleh Koordinator Halal. g. Laporan Ringkas. Selesai audit maka Koordinator AHI harus membuat laporan melalui Format laporan berkala dan melaporkan hasil audit internal ke Direktur dalam Pertemuan Tindakan Manajemen.

34 Hal : Kaji Ulang Management Keefektifitas pelaksanaan Sistem Jaminan Halal (HAS 23000) pada PT.Merpati Mahardika, telah dikaji oleh manajemen tertinggi minimal setahun sekali. Hasil evaluasi dari kajian tersebut disampaikan kepada pihak yang bertanggung jawab untuk setiap aktivitas. Diharapkan pihak yang diberikan tanggung tersebut segera melakukan tindakan koreksi berdasarkan batas waktu yang telah ditentukan, dan bukti dari kajian ulang manajemen tersebut harus didokumentasikan. Hasil kaji ulang Sistem Jaminan Halal dilaporkan secara tertulis dalam bentuk format notulen pertemuan tindakan manajemen, Kaji ulang dilakukan karena beberapa hal, antara lain : a. Perubahan sistem manajemen perusahaan mempengaruhi peran SJH secara menyeluruh atau sebagian, misalnya peran auditor halal internal. b. Ketidaksesuaian sering ditemukan dalam pelaksanaannya. Adapun prosedur pertemuan kaji ulang SJH adalah sebagai berikut : a. Koordinator AHI membuat perencanaan pelaksanaan agenda pertemuan kaji ulang SJH dalam Form MM Meeting List (MMF-MR ) dan meminta persetujuan Direktur. b. Untuk melakukan pertemuan kaji ulang manajemen, Kepala-kepala Departemen menyiapkan laporan sesuai Agenda kaji ulang SJH, data analisa dan dari data tersebut dapat dilihat kesesuaian dan keefektifan Sistem Jaminan Halal c. Jika diperlukan rapat maka Koordinator AHI membuat undangan sesuai dengan Form Undangan Rapat dan Daftar Hadir kaji ulang SJH dan peserta yang diundang minimal tingkat Section Head. d. Setiap Tinjauan Manajemen harus sesuai dengan Agenda Rapat kaji ulang SJH dan harus mengarah kepada pengkajian dan evaluasi Sistem Jaminan Halal secara menyeluruh untuk memastikan apakah sistem tersebut masih sesuai dan relevan dengan kebutuhan perusahaan. Rapat akan dipimpin oleh Direktur atau yang ditunjuk mewakilinya dan harus memastikan bahwa Koordinator AHI dan semua personil yang terkait hadir dalam rapat ini yang dibuktikan dengan daftar hadir di Form Undangan Rapat dan Daftar Hadir (MMF-MR ).

35 Hal : 35 e. Notulen pertemuan tindakan manajemen dipersiapkan oleh Koordinator AHI dan disetujui oleh Direktur dalam waktu satu minggu dan diedarkan kepada seluruh peserta rapat. Notulen ditulis pada Form Notulen pertemuan tindakan manajemen. Apabila Tinjauan Manajemen tidak dilakukan melalui rapat maka rekomendasi perbaikan yang diberikan oleh Manajemen Puncak disampaikan dalam laporan yang dibuat oleh masing masing Departemen Terkait / Koordinator AHI. f. Tindak lanjut hasil Tinjauan Manajemen dilakukan oleh semua Kepala Departemen Terkait dan dimonitoring serta dievaluasi oleh Koordinator AHI dan hasilnya dilaporkan dalam Rapat kaji ulang SJH berikutnya

36 Hal : Standar Oprasional Prosedure 3.1. SOP Pemilihan Supplier Alternative a. Melakukan seleksi supplier dan evaluasi supplier untuk pembelian raw material (bahan baku dan bahan penolong) serta packaging produk jadi. b. Jika bahan baku atau bahan penolong (berasal dari pemasok local) yang teridentifikasi memiliki kategori kritis, maka diperiksa apakah pemasok baru telah memiliki sertifikat halal dari LPPOM MUI, MUI daerah. c. Jika bahan baku atau bahan penolong (berasal dari pemasok impor) yang teridentifikasi memiliki kategori kritis, maka diperiksa apakah telah memiliki sertifikat halal yang dikeluarkan oleh lembaga luar negeri yang diakui oleh LPPOM MUI. d. Apabila sebagai supplier existing (pemasok local ataupun pemasok impor) tidak lagi memiliki sertifikat halal disarankan untuk mencari supplier baru yang telah memiliki sertifikat halal (sebagai supplier alternative). e. Bila supplier existing dan supplier baru (sebagai supplier alternative) tidak memiliki sertifikat halal, maka perlu dilakukan pemeriksaan spesifikasi teknis yang menjelaskan asal usul bahan dan diagram alir proses pembuatan bahan tersebut serta dikonsultasikan kepada LPPOM MUI melalui Koordinator Halal Internal. f. Bila masa berlaku sertifikat halal dari supplier habis dan masih dalam proses perpanjangan, purchasing harus memintakan bukti surat keterangan dalam proses yang dikeluarkan LPPOM MUI untuk supplier tersebut. g. Harus ada jaminan bahwa bahan yang akan dibeli sesuai dengan data yang tertera pada sertifikat halal atau dokumen halal (nama dan kode bahan, nama perusahaan, nama dan lokasi pabrik). h. Supplier diperiksa apakah merupakan produsen langsung atau penyalur. Bila pemasok adalah penyalur, maka meskipun dia hanya penyalur harus memiliki sertifikat halal atau diagram alir proses dari produsen yang memproduksi produk tersebut. Serta dilampirkannya adanya surat keterangan dari supplier terebut bahwa mereka hanyalah penyalur bukan produsen. i. Rencana penggantian/penambahan supplier yang tidak terdaftar dalam matrix bahan yang telah disetujui LPPOM MUI, harus dilaporkan kepada LPPOM melalui Koordinator Halal Internal. j. Bahan dari pemasok baru dapat digunakan setelah mendapat persetujuan oleh LPPOM MUI. k. Data supplier terupdate baik yang aktif maupun tidak harus didokumentasikan dengan baik.