Manual SJH. Dokumen perencanaan yang menggambarkan cara perusahaan memenuhi 11 kriteria SJH Berfungsi sebagai panduan bagi perusahaan

Transkripsi

1 MANUAL SJH STANDAR

2 Manual SJH Dokumen perencanaan yang menggambarkan cara perusahaan memenuhi 11 kriteria SJH Berfungsi sebagai panduan bagi perusahaan dalam menerapkan SJH

3 Prinsip Manual Sistem Menuliskan apa yang dikerjakan Mengerjakan apa yang dituliskan

4 Metode Implementasi SJH SJH harus dituliskan dalam Manual SJH Penerapan SJH dapat secara independen maupun terintegrasi dengan sistem manajemen lainnya. Metode dan pendekatan penerapan sesuai kreasi dan kondisi perusahaan (asalkan memenuhi kriteria SJH).

5 Manfaat Manual SJH : Memudahkan dalam mempelajari pengoperasian SJH di sebuah perusahaan. Sebagai acuan saat pelatihan pada orang yang akan bertanggung jawab menjalankan sistemnya. Mempermudah alur komunikasi antara sesama staf yang bertanggung jawab.

6 Manfaat Manual SJH (Lanjutan) : Menjadi dasar dalam evaluasi, revisi dan pengembangan sistem lebih lanjut. Menjadi acuan penilaian kinerja bagi Tim MHI. Menghilangkan ketergantungan pada personal menjadi tergantung pada Sistem.

7 Garis Besar Isi Manual SJH : Kebijakan Halal Penugasan Tim Manajemen Halal Prosedur tertulis untuk semua aktivitas yang berkaitan dengan penjaminan produk halal. Dokumentasi pelaksanaan aktifitas

8 Ruang Lingkup Manual SJH Semua fasilitas produksi untuk menghasilkan produk halal atau terdapat aktivitas yang dapat mempengaruhi kehalalan produk. Dapat mencakup : Pabrik (milik sendiri / maklon), Kantor pusat, Fasilitas produksi di luar pabrik (misal : pembuatan premiks bahan, pengemasan, penyimpanan), dll.

9 Karakteristik Manual SJH Manual SJH harus dibuat terpisah dari dokumen manual sistem yang lain. Namun prosedur tertulis dan dokumentasi aktivitas dapat diintegrasikan dengan prosedur atau dokumentasi sistem yang lain. Misal Prosedur dan dokumentasi pada : Pengembangan produk baru, penggunaan bahan baru, pembelian, pemeriksaan bahan datang, produksi, penyimpanan dan ketertelusuran produk digabungkan dengan prosedur sistem manajemen mutu dan keamanan pangan

10 Format Manual SJH Dalam penerapan SJH, tidak ada cara baku yang dapat berlaku untuk semua perusahaan Setiap perusahaan mempunyai kebijakan, prosedur dan proses bisnis yang berbeda. Setiap perusahaan dapat menentukan sendiri cara yang sesuai untuk menulis Manual SJH dan menerapkannya sesuai dengan kebutuhan/keadaan perusahaan.

11 Karakteristik Manual SJH (Lanjutan) Disusun sesuai dengan proses bisnis perusahaan Isi Manual SJH harus mencerminkan kebijakan dan prosedur yang secara riil berlaku di perusahaan dalam penerapan SJH.

12 Cara penulisan Manual SJH : Format Bebas Format Kuesioner Model Template

13 Format Bebas Perusahaan menentukan sendiri format dan isi Manual SJH secara bebas. Manual SJH dianggap cukup apabila menggambarkan cara perusahaan memenuhi 11 kriteria SJH. Cocok untuk Perusahaan yang telah menerapkan sistem manajemen mutu, sistem keamanan pangan atau sistem yang lain. Penulisan prosedur/dokumentasi aktivitas tertentu pada Manual SJH dapat dibuat deskripsi singkat atau ringkasannya saja, sedangkan detailnya dapat merujuk pada nomor dan judul dari prosedur/dokumentasi yang dimaksud.

14 Format Kuesioner Untuk perusahaan yang kesulitan dalam menyusun format Manual SJH bebas. Kuesioner Manual SJH telah disiapkan oleh LPPOM MUI dan berisi pertanyaan-pertanyaan yang mengacu pada 11 kriteria SJH. Perusahaan harus menjawab pertanyaan dalam kuesioner sesuai dengan kondisi penerapan SJH yang sesungguhnya di perusahaan. Perusahaan tidak perlu menjawab pertanyaan yang tidak relevan dengan kondisi atau bisnis proses perusahaan. Penulisan prosedur/dokumentasi aktivitas tertentu dapat dibuat deskripsi singkat atau ringkasannya saja, sedangkan detailnya dapat merujuk pada nomor dan judul dari prosedur/dokumentasi yang dimaksud.

15 Format Template Hanya diperuntukkan bagi perusahaan kecil yang tidak mempunyai pengalaman yang cukup dalam penerapan sistem dan menghadapi keterbatasan sumberdaya. Template Manual SJH telah disiapkan oleh LPPOM MUI dan dapat langsung diisi oleh perusahaan. Pada kondisi tertentu, isi template Manual SJH dapat direvisi sesuai dengan kondisi perusahaan dan kemudahan penerapannya.

16 Penyusunan Manual SJH Manual SJH disusun sepenuhnya oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan keadaan perusahaan.

17 HAP : Halal Assurance Point

18 Beberapa Kasus dalam Fasilitas Purchasing Team Intermediate Warehouse Intermediate Product Toll Manufacturer New Product Research Team Manufacturer Coding by Distributor

19 Alternatif Manual SJH untuk Perusahaan dengan Beberapa Lokasi Pabrik Manual SJH dapat dibuat hanya satu dan berlaku untuk semua pabrik. Jika proses bisnis atau prosedur operasi berbeda antar pabrik, maka Manual SJH spesifik untuk masing-masing pabrik. Pembuatan Manual SJH untuk perusahaan yang memiliki beberapa lokasi pabrik dapat juga dibuat di kantor pusat jika terdapat aktivitas kritis, misalnya proses pembelian, pemilihan bahan baru dan pengembangan produk baru.

20 Perusahaan yang Memiliki Tempat Maklon (Produk maupun sebagian proses) Manual SJH harus berlaku untuk pabrik tempat maklonnya. Prosedur tertulis aktivitas tertentu yang dilakukan di tempat maklon dapat mengacu/mengikuti prosedur yang berlaku di tempat maklon.

21 Contoh Ketentuan Pembuatan Manual SJH Perusahaan Yang Memiliki Tempat Maklon Bila perusahaan yang mengajukan sertifikasi halal adalah pemilik produk, maka: Manual SJH dapat dibuat oleh pemilik produk saja dan isi Manual SJH disesuaikan dengan penerapan SJH di pemilik produk dan di tempat maklon. Pemilik produk harus mempersyaratkan agar tempat maklon mempunyai komitmen dan prosedur tertulis yang dapat menjamin produk yang dihasilkan dapat memenuhi kriteria SJH. Manual SJH dapat dibuat oleh pemilik produk dan tempat maklon. Fasilitas produksi tempat maklon harus tercantum dalam ruang lingkup Manual SJH pemilik produk.

22 Contoh Ketentuan Pembuatan Manual SJH Perusahaan Yang Memiliki Tempat Maklon (Lanjutan) Bila perusahaan yang mengajukan sertifikasi halal adalah tempat maklon, maka Manual SJH dibuat oleh tempat maklon dan pemilik produk tidak perlu membuat Manual SJH. Ketentuan ini berlaku walaupun tempat maklon tidak memiliki produk yang disertifikasi halal.

23 Contoh Rencana Penerapan SJH : No. Kriteria SJH Rencana Penerapan SJH 1. Manajemen Puncak harus menetapkan dan mensosialisasikan kebijakan halal kepada seluruh pemangku kepentingan perusahaan. 2. Manajemen Puncak harus menetapkan Tim Manajemen Halal dan mencakup semua bagian yang terlibat dalam aktivitas kritis. 3. Pelatihan (internal atau eksternal) harus dilaksanakan secara terjadwal minimal setahun sekali atau lebih sering jika diperlukan. Kebijakan halal ditetapkan dan disosialisasikan ke seluruh pemangku kepentingan perusahaan melalui poster, pelatihan, briefing, dan memo internal. Manajemen puncak menunjuk Tim Manajemen Halal dan Struktur Tim Manajemen Halal terdiri dari semua bagian yang terlibat dalam aktivitas kritis. Pelatihan eksternal dilaksanakan secara terjadwal minimal dua tahun sekali atau jika terdapat penggantian Tim Manajemen Halal. Pelatihan internal dilaksanakan secara terjadwal minimal setahun sekali.

24 Contoh Rencana Penerapan SJH : No. Kriteria SJH Rencana Penerapan SJH 4. Perusahaan harus mempunyai dokumen pendukung untuk semua bahan yang digunakan. Semua bahan yang digunakan untuk proses produksi dilengkapi dengan dokumen pendukung yang valid, kecuali bahan tidak kritis. 5. Merk/nama produk tidak boleh menggunakan nama yang mengarah pada sesuatu yang diharamkan atau ibadah yang tidak sesuai dengan syariah Islam. Perusahaan hanya memproduksi produk halal dengan merk/nama produk yang tidak menggunakan nama yang mengarah pada sesuatu yang diharamkan atau ibadah yang tidak sesuai dengan syariah Islam. 6. Fasilitas produksi tidak boleh digunakan secara bergantian untuk menghasilkan produk halal dan produk yang mengandung babi atau turunannya. Fasilitas produksi di pabrik milik sendiri digunakan khusus untuk menghasilkan produk halal. Fasilitas produksi di pabrik maklon dapat digunakan secara bergantian untuk menghasilkan produk yang lain tetapi bahannya tidak berasal dari babi/ turunannya.

25 Contoh Rencana Penerapan SJH : No. Kriteria SJH Rencana Penerapan SJH 7. Perusahaan harus mempunyai prosedur tertulis mengenai pelaksanaan aktivitas kritis. Prosedur tertulis aktivitas kritis harus disosialisasikan ke semua pihak yang terlibat dalam aktivitas kritis 8. Perusahaan harus mempunyai prosedur tertulis untuk menjamin kemampuan telusur produk yang disertifikasi. Perusahaan mengembangkan prosedur aktivitas kritis sesuai dengan kriteria SJH dan mensosialisasikan ke semua pihak yang terlibat dalam penerapan prosedur. Perusahaan mengembangkan prosedur kemampuan telusur (traceability) yang dapat menjamin kemampuan telusur produk yang disertifikasi dan mensosialisasikan ke semua pihak yang terlibat dalam penerapan prosedur.

26 Contoh Rencana Penerapan SJH : No. Kriteria SJH Rencana Penerapan SJH 9. Produk yang tidak memenuhi kriteria - Penanganan produk yang tidak memenuhi tidak dijual ke konsumen yang kriteria di area pabrik yaitu produk mempersyaratkan produk halal. - dipisahkan untuk menghindari terjadi Produk yang tidak memenuhi kriteria kontaminasi silang dengan bahan/ produk dan terlanjur dijual, harus ditarik halal, selanjutnya produk akan dimusnahkan. 10. Audit internal dilakukan secara terjadwal setidaknya enam bulan sekali atau lebih sering jika diperlukan 11. Manajemen Puncak harus melakukan kajian terhadap efektifitas pelaksanaan SJH satu kali dalam satu tahun atau lebih sering jika diperlukan. - Bila produk yang tidak memenuhi kriteria sudah terlanjur dijual, maka produk tersebut akan ditarik dari pasaran Audit Halal Internal dilakukan secara terjadwal setiap enam bulan sekali, dilakukan secara terintegrasi dengan audit internal sistem ISO 9001 dan Kaji ulang manajemen dilakukan setiap akhir tahun atau lebih sering jika diperlukan, yang dihadiri oleh manajemen puncak/wakilnya dan tim manajemen halal. Pelaksanaan kaji ulang manajemen dilakukan bersamaan dengan kaji ulang sistem ISO 9001 dan

27 Contoh Surat Penetapan Tim Manajemen Halal

28 Contoh Poster Kebijakan Halal Dan Edukasi Halal

29 Contoh Isi Poster Kebijakan Halal KEBIJAKAN HALAL Kami berkomitmen tinggi untuk hanya menghasilkan produk halal, dengan hanya menggunakan bahan yang telah disetujui oleh LPPOM MUI dan diproduksi dengan menggunakan peralatan yang bebas dari najis. Kami akan mencapainya dengan membentuk tim manajemen halal dan melaksanakan dengan sungguh-sungguh semua prosedur operasional...,... Pimpinan Perusahaan, (...)

30 Contoh Isi Poster Halal Haram PENGERTIAN HALAL HARAM Mengkonsumsi makanan dan minuman yang halal adalah wajib hukumnya bagi orang Islam. Pengertian halal haram : (i) Halal adalah Boleh. (ii) Haram adalah sesuatu yang dilarang oleh Allah SWT dengan larangan yang tegas. Contoh bahan haram : (i) Babi, termasuk seluruh bagian tubuhnya dan produk turunannya, (ii) Khamr (minuman beralkohol), (iii) Hasil samping khamr yang diperoleh hanya dengan pemisahan secara fisik, (iv) Darah, (v) Bangkai, (vi) Bagian dari tubuh manusia, binatang buas, dll.

31 Contoh Poster Praktek Penerapan SJH Sistem Produksi Halal di PT Evigo Suksesindo : Menjaga semua fasilitas produksi dan peralatan dalam keadaan bersih sebelum dan sesudah digunakan. Menjaga kebersihan diri sebelum dan selama bekerja sehingga tidak mengotori produk yang dihasilkan. Tidak boleh membawa produk tidak halal di area produksi. Tidak boleh membawa/memelihara hewan peliharaan di area produksi. Tidak boleh menggunakan peralatan produksi untuk kepentingan lain. Menyimpan bahan dan produk di tempat yang bersih dan menjaganya supaya terhindar dari najis. Memastikan kendaraan yang digunakan untuk mengangkut produk halal dalam kondisi baik dan tidak digunakan untuk mengangkut produk lain yang diragukan kehalalannya.

32 Materi Pelatihan Internal Pengetahuan Halal Haram Pengetahuan Benda Najis Pengetahuan Sertifikasi Halal Penerapan Sistem Jaminan Halal (SJH)

33 Format Daftar Bahan Halal

34 Sistematika Manual SJH Berdasarkan sistem yang sudah dibuat dan diterapkan, tuliskan rencana penerapan SJH di perusahaan dan pastikan hal tersebut sudah memenuhi kriteria SJH pada HAS

35 Sistematika Dokumentasi SJH I. Kendali dokumen II. Pendahuluan III. Kriteria SJH IV. Lampiran-lampiran

36 I. Kendali Dokumen 1. Halaman Pengesahan 2. Daftar Distribusi Dokumen (Copy Terkontrol / Tidak Terkontrol) 3. Daftar Revisi Dokumen

37 II. Pendahuluan 1. Informasi Umum Perusahaan Berisi informasi perusahaan : nama, alamat, jenis usaha/produk, sejarah, kapasitas produksi, tempat maklon (jika ada), jumlah lini produksi, jumlah tenaga kerja, jangkauan pasar, dll. 2. Tujuan Penyusunan Manual Agar menjadi pedoman penerapan SJH untuk menjaga kesinambungan proses produksi halal 3. Ruang Lingkup menjadi panduan implementasi SJH di Perusahaan sesuai HAS untuk seluruh unit Perusahaan yang terkait dengan proses produksi halal, termasuk maklon dan gudang sewa.

38 III. Kriteria SJH Menuliskan tentang Kriteria SJH yang diimplementasikan perusahaan

39 1. Seluruh Kriteria SJH 1. Kebijakan Halal 2. Tim Manajemen Halal 3. Training and edukasi 4. Bahan 5. Produk 6. Fasilitas Produksi 7. Prosedur tertulis untuk aktifitas kritis 8. Penanganan produk yang tidak memenuhi kriteria 9. Kemampuan telusur (Traceability) 10. Audit Internal 11. Manajemen Review

40 III. Contoh Lampiran-Lampiran Surat Pengangkatan Tim Manajeman Halal Internal. Daftar Lembaga Sertifikasi Halal yang diakui oleh MUI Daftar Bahan Tidak Kritis (Positif List) Jadwal Audit Internal Contoh Form Audit Internal dan Laporan Berkala ke LPPOM MUI. Contoh Form

41 Evaluasi Implementasi SJH Untuk memelihara implementasi SJH, perusahaan harus melakukan : INTERNAL AUDIT Minimal Setiap 6 bulan sekali LAPORAN BERKALA setiap 6 bulan sekali kepada LPPOM MUI MANAGEMENT REVIEW minimal setiap setahun sekali

42