Buku 3: Bahan Ajar Pertemuan Ke - 11

Transkripsi

1 UNIVERSITAS GADJAH MADA SEKOLAH VOKASI DIPLOMA REKAM MEDIS Buku 3: Bahan Ajar Pertemuan Ke - 11 DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS Ganjil/III/VMR 2103 oleh Savitri Citra Budi, SKM.M.P.H Didanai dengan dana BOPTN P3-UGM Tahun Anggaran 2013

2 BAB IV KONTROL FORMULIR REKAM MEDIS PENDAHULUAN Deskripsi Singkat Materi ajar mengenai kontrol formulir rekam medis merupakan materi wajib yang diterima mahasiswa D3 rekam medis. Dalam perkulihan ini mahasiswa akan mempelajari tentang kontrol formulir rekam medis meliputi tujuan kegiatan dan ruang lingkupnya. Materi kontrol formulir disampaikan dalam 2x100 (2 kali pertemuan dengan waktu 100 setiap kali pertemuan). Pertemuan pertama dalam materi ini membahas tentang tujuan kegiatan kontrol formulir, pendahuluan tentang ruang lingkupnya, dan pembahasan ruang lingkup berupa inventarisasi dan identifikasi formulir. Pertemuan kedua untuk materi ini membahas tentang ruang lingkup formulir berupa analisis dan pembelian formulir. Manfaat Pemahaman materi yang baik pada subbahasan ini, dapat meningkatkan kemampuan mendesain formuliryang dimiliki mahasiswa, sehingga dapat meningkatkan profesionalisme dalam mendesain formulir sebagai modal untuk memasuki dunia kerja, khususnya pengetahuan tentang kontro formulir rekam medis. Relevansi Materi kontrol formulir rekam medis merupakan materi pokok yang harus dipahami oleh mahasiswa D3 Rekam Medis, karena materi ini merupakan salah satu kompetensi lulusan yaitu kompetensi ke 5 (statistik kesehatan) dengan judul unit kompetensi mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Kontrol formulir diberikan agar mahasiswa dapat melakukan pengelolaan formulir

3 termasuk formulir yang telah dilakukan perbaikan atau desain formulir rekam medis yang sesuai dengan kebutuhan data. Kompetensi tersebut mengacu pada Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 377 tahun 2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Learning Outcomes Outcome pembelajaran materi ini adalah mahasiswa mampu menjelaskan dan melakukan kegiatan kontrol formulir rekam medis. Keluaran pembelajaran ini sebagai LO-4 dari matakuliah Desain Formulir Rekam Medis.. PENYAJIAN PENGERTIAN KONTROL FORMULIR Menurut Turgandi (2010) sebagai suatu bentuk lembaran catatan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan angka-angka, jawaban-jawaban ataupun keterangan-keterangan yang sesuai dengan pertanyaan-pertanyaan atau intruksi-intruksi yang ada. Menurut Turgandi (2010) kontrol formulir adalah kegiatan secara teratur dan terus menerus untuk: 1. Mencegah jangan sampai ada formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya, 2. Mencegah jangan sampai ada formulir yang dirubah tanpa persetujuan sebelumnya, 3. Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa persetujuan yang berwenang, 4. Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, sehingga formulir tidak dirubah secara mendadak. Tujuan kontrol formulir menurut Huffman (1994) memastikan desain formulir yang benar untuk pengumpulan data yang perlu dengan efisien maksimum, penghilangan formulir yang kuno, penggabungan

4 untuk meminimalkan duplikasi usaha, dan meminimalkan biaya pencetakan. OBJEK KONTROL FORMULIR Meurut Huffman (1994) objek kontrol formulir adalah: 1. Untuk menjamin desain dan konstruksi formulir yang efisien dan intregrasinya ke dalam semua fase sistem pemrosesan informasi, 2. Untuk mengembangkan dan mempertahankan spesifikasi yang benar untuk pembuatan dan penggunaan formulir secara ekonomis, 3. Untuk mendidik dan membantu petugas operasional dalam mendesain formulir mereka sendiri yang sesuai program pengontrolan formulir, 4. Untuk menghentikan rencana pembuatan formulir yang tidak berguna, menggabungkan formulir-formulir yang melayani keperluan yang serupa, menghilangkan formulir yang tidak diperlukan, dan untuk menciptakan formulir tambahan kalau penambahan tersebut dapat melayani informasi lebih baik daripada formulir gabungan, 5. Untuk menyediakan penahan yang efektif terhadap keinginan petugas untuk mengubah formulir yang ada tanpa manajemen yang baik. RUANG LINGKUP KONTROL FORMULIR Menurut Huffman (1994) ruang Lingkup Kontrol formulir kertas: 1. Inventarisasi formulir 2. Identifikasi formulir 3. Analisis formulir 4. Pembelian formulir (pengdaan) Untuk masing-masing penjelasan ruang linkup formulir adalah: 1. Inventarisasi Formulir Langkah pertama dalam penerapan kontrol formulir adalah mendapatkan inventory semua formulir. Inventarisasi ini kemudian

5 harus dijaga supaya selalu up to date. Sebuah inventarisasi berisi file riwayat formulir dan file subjek/judul formulir. a) File RiwayatFormulir Memberikan gambaran yang komplit mengenai setiap formulir di unit rekam medis mulai dari pengembangannya sampai dengan statusnya saat ini. File riwayat formulir dapat dibentuk dengan membuat sebuah folder untuk setiap formulir dan dengan pengarsipan sesuai dengan nomor formulir. b) File Subjek/JudulFormulir Menyediakan mekanisme untuk menghubungkan formulirformulir yang saling berkaitan. Satu kopi dari setiap formulir diklasifikasikan menurut tujuannya dan ditempatkan di dalam folder subjek/judul. 2. Identifikasi Menurut Huffman (1994) identifikasi formulir biasanya berupa nomor yang diterbitkan secara berurutan dan memiliki prefix atau suffix berupa kode yang menunjukkan departemen atau bagian asal pengguna formulir. Bila formulir rekam medis memiliki lembar bolak-balik maka: 0001a untuk nomor halaman depan, 0001b untuk halaman baliknya. 11/13 adalah keterangan bulan dan tahun terbit formulir yaitu bulan November padatahun Register kontrol formulir penting untuk pengontrolan nomor formulir yang telah diterbitkan, sebagimana juga untuk informasi pengindentifikasi lain. Register mencangkup informasi tentang: a. NomorFormulir b. JudulFormulir c. UkuranFormulir d. TanggalPenerbitanFormulir e. TanggalRevisiFormulir f. Unit/Instalasi yang MengeluarkanFormulir

6 3. Analisis Formulir Menurut Huffman (1994) analisis formulir terdiri dari review dan revisi formulir, konfirmasi data, dan mengevaluasi formulir dengan membuat pengguna memikirkan keperluan dan biaya-biaya masingmasing item. a. Review dan revisiformulir Review dan revisi formulir yang berkesinambungan merupakan langkah kritis dalam kontrol formulir. Analisis formulir harus dimulai dengan pencarian fakta, suatu proses yang memberikan informasi komplit mengenai formulir. b. Konfirmasi data Fakta-fakta mengenai suatu formulir diringkas dan disajikan kepada pengguna-pengguna untuk pemeriksaan dan verifikasi. c. Melakukan formulir dengan membuat pengguna memikirkan keperluan dan biaya kegiatan konformulir. d. Pembelian Menurut Huffman (1994) bagian pembelian dan percetakan harus bekerja dengan prinsip yang sama yaitu bahwa tidak satupun formulir boleh dipesan, dipesan ulang, atau diubah tanpa persetujuan pimpinan komite formulir yang sesuai atau yang mewakilkannya. Biasanya cukup dipesan formulir untuk 6-12 bulan, tergantung pada diskon yang didapatkan dan ruangan yang tersedia. Kalau formulir ini berkemungkinan akan ada perubahan dalam waktu singkat, maka hendaknya dipesan suplai yang sedikit.

7 DISKUSI KONTROL FORMULIR KUIS Jawablah pertanyaan di bawah ini dan kumpulkan kertas kerjanya dengan diberi nama dan NIM. 1. Sebutkan pengertian kontrol formuli 2. Sebutkan ruang lingkup kontrol formulir 3. Jelaskan kegiatan inventarisasi pada kontrol formulir 4. Jelaskan kegiatan identifikasi pada kontrol formulir 5. Jelaskan kegiatan analisis pada kontrol formulir 6. Jelaskan kegiatan pembelian pada kontrol formulir