PENGANTAR MANAJEMEN PROYEK

Transkripsi

1 PENGANTAR MANAJEMEN PROYEK

2 DATA & FAKTA Gartner: 20% investasi IT (kurang lebih USD 500 billion) tidak menghasilkan apa-apa setiap tahunnya (Nick Hurber, Computer Weekly march 2002) Nilai saham dibeli 20% lebih mahal untuk enterprises yang memiliki good corporate governance (McKinsey Investor Opinion Survey June 2000) Nike mengalami kegagalan implementasi s/w supply chain dgn kerugian US$200 million The Southern Pasific-Union Pasific pasca merger mengalami kegagalan koordinasi sistem TI nya Garuda Indonesia mengalami rush terkait implementasi sistem baru (2010), dan berlanjut di 2011.

3 FAKTA TENTANG PENGERJAAN PROYEK IT Survei yang dilakukan oleh majalah Computer World terkait penyebab kegagalan : Organisasi proyek yang dibentuk (42%) Metode yang digunakan (41%) Training dan pengawasan (38%) Prosedure dan aturan (35%) Perencanaan Implementasi (23%) Dukungan eksekutif (22%) Survey dilakukan pada proyek IT, Konstruksi dan Teknik

4 DEFINISI Project Aktivitas sekali waktu (temporary) yang sudah direncakanan untuk mencapai tujuan dan hasil yang sudah ditentukan. hasil bisa berupa produk atau jasa. Project bersifat: One time Limited funds/time Specific resources utilized Performed by people - single or multi-person team Planned, controlled Specific Deliverables

5 KARAKTERISTIK PROJECT A project Has a unique purpose Is temporary Is developed using progressive elaboration Requires resources, often from various areas Should have a primary customer or sponsor The project sponsor usually provides the direction and funding for the project Involves uncertainty (risks) Unclear objectives, difficult to estimate time to complete and cost, dependence on external factors

6 Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan. Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub-sub pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan performansi. Karakteristik project : One time; unik, tidak ada 2 atau lebih project yang sama (berbeda stakeholders, kriteria sukses, dan lainnya) Temporary; tidak selalu berjangka pendek, tetapi lebih mengindikasikan deskripsi project yang jelas diawal dan diakhir proses Customer-specific performance criteria; berdasarkan permintaan/kualifikasi dari client, harus 100% sesuai, dan diterima.

7 Kompleksitas Project Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi (pemasaran, personalia, engineering, produksi, keuangan) karena diperlukan bermacammacam ketrampilan dan bakat dan berbagai disiplin dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek. Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukan untuk kesuksesan proyek sesuai dengan tujuan

8 Keunikan Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dan apa yang sudah pernah dikerjakan sebelumnya. Bahkan dalam proyek yang rutin seperti pembangunan perumahan sering terjadi hal-hal baru karena berbeda lokasi seperti pencarian tenaga kerja, pengusahaan fasilitas umum (listrik, telepon, air), pembebasan tanah dan lain- lain yang membuat setiap proyek berbeda dengan yang lain. Suatu proyek adalah suatu pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan persis sama.

9 COMMON IT PROJECT VoIP Outsourcing Data networking Customer relationship management Collaboration Supply chain management Desktop upgrades Application performance management Business analytics Compliance tracking IT Project s Effort Life Cycle Concept Planning Execution/Control Closing 20% 60% 5% 15%

10 PROYEK IT VS PROYEK NON IT

11 PROJECT MANAGEMENT The application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements. (PMBOK Guide, Third Edition, 2004, p. 8) Project managers strive to meet the triple constraint by balancing project scope, time, and cost goals (and quality) Successful project management means meeting all three goals (scope, time, and cost) and satisfying the project s sponsor However, quality is the quadruple constraint On Time, On Budget, to the Specifications

12 TEPAT GUNA TEPAT BIAYA TEPAT WAKTU EFEKTIF & EFISIEN

13 Project Management Pendekatan untuk me-manage bisnis dari perencanaan, organisasi, koordinasi, kontrol business proses, termasuk inisiasi dan penyelesaian akhir PM! seni : sangat erat dengan interrelatinships (human confiict resolution, negotiation) Science! menggunakan tools dan metodologi

14 BACKGROUND IT Projects have a terrible track record A 1995 Standish Group study (CHAOS) found that Average cost of an IT application development project was >$2.3 billion for a large company, >$1.3 billion for a medium company and > $434,000 for a small company Only 16.2% of IT projects were successful in meeting scope, time, and cost goals Over 31% of IT projects were canceled before completion, costing over $81 billion in the U.S. alone

15 Project Management : Untuk memastikan bahwa perangkat lunak bisa di-delivered tepat waktu sesuai jadwal dan sesuai dengan apa yang ada direquirement Project Management diperlukan karena pengembangan perangkat lunak selalu dibatasi oleh dua hal : Biaya Jadwal

16 Hal yang menyebabkan project management SI selalu berbeda : Perangkat lunak bersifat tidak nyata / relatif Perangkat lunak bersifat fleksible Proses pengembangan perangkat lunak tidak bisa distandarisasi

17 HARDWARE HCI DB AI DWH MULTIM EDIA SOFTWARE KOM. GRAFIS IT AUDIT RPL MANAJEMEN PROYEK NETWORK

18 PROJECT MANAGEMENT FRAMEWORK

19 KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN PROJECT MANAGEMENT Better control of financial, physical, and human resources Improved customer relations Shorter development times Lower costs Higher quality and increased reliability Higher profit margins Improved productivity Better internal coordination Higher worker morale (less stress)

20 IMPROVED PROJECT PERFORMANCE The Standish Group s 2001 CHAOS studies show improvements in IT projects in the past decade Measure 1994 Data 2002 Data Successful projects 16% 34% Failed projects 31% 15% Money wasted on challenged and failed projects $140B out of $250B $55B out of $255B

21 TERIMA KASIH

22 REFERENSI Materi MTI Materi Komsi Dari berbagai sumber di Internet