PEMETAAN MODEL TATA KELOLA PENGAWASAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

Transkripsi

1 PEMETAAN MODEL TATA KELOLA PENGAWASAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI Fachrul Kurniawan Jurusan Teknik Informatika Fakultas Sain dan Teknologi Universitas Islam Negeri Malang ABSTRAK Data terbaru sesuai penelitian Gartner yang dipublikasikan oleh ERP Global Report tahun Dalam publikasi tersebut Gartner mengemukakan beberapa tentang proyek investasi dibidang IT khususnya ERP, yaitu 57% proyek ERP gagal memenuhi target waktu, 54 % diantaranya menghabiskan lebih dari batas anggaran yang ditetapkan. 41% dari keseluruhan proyek ERP yang diteliti ternyata tidak dapat memenuhi target manfaat bisnis yang dijanjikan dan 47% lainnya bahkan mengalami kegagalan operasional pada saat sistem telah dijalankan. Dan hal ini menyebabkan kerugian yang sangat besar sehingga mengganggu aktifitas proses bisnis dan finansial perusahaan. Untuk mengantisipasi itu semua maka diperlukan sebuah metode pengawasan secara menyeluruh, bukan saja sebagai pengawas proyek ketika proyek IT berlangsung, tetapi pengawasan yang bersifat menyeluruh mulai awal akan di lakukan inisialisasi proyek sampai ketika proyek berlangsung, kemudian proyek itu siap di implementasikan sebagai sebuah sistem baru di perusahaan. Pengawasan proyek IT secara menyeluruh tentu dimaksudkan untuk mengurangi indikasi resiko gagal yaitu memenuhi target waktu, biaya yang dikeluarkan lebih besar dari anggaran yang ditetapkan, kualitas dari proyek IT yang dihasilkan tidak sesuai kebutuhan perusahaan dan proyek IT yang ter-implementasi tidak dapat memenuhi target manfaat bisnis sebagaimana yang dijanjikan bagi perusahaan. Tata kelola ini juga berfungsi untuk memetakan fungsi-fungsi mana saja dalam sebuah proyek IT yang memerlukan penekanan khusus dalam sebuah proses pekerjaan, sehingga perusahaan akan terhindar dari sebuah kerugian proyek yang belum terlihat. Kata kunci: pengawasan proyek, investasi IS/IT, resiko gagal,tata kelola. PENDAHULUAN Proyek teknologi informasi yang dikembangkan ataupun berkembang di perusahaan maupun di institusi selama ini sering hanya berlatar pada framework acitivities (penekanan bagaimana software berhasil dibuat) sehingga banyak sekali aplikasi yang telah dibuat pada akhirnya menjadi sampah teknologi khususnya software yang akhirnya menjadi beban tersendiri bagi perusahaan atau institusi yang telah investasi banyak. Penekanan yang dilakukan oleh perusahaan pembuat software seringkali akan menjadi beban di kemudian hari bagi perusahaan pemilik proyek IT itu, hal ini disebabkan adanya pemaksaan untuk dilakukan pembuatan sistem tanpa melihat secara jauh bahwa sistem tersebut akan mempengaruhi budaya perusahaan itu sehingga secara kinerja akan mempengaruhi perusahaan dalam memperoleh profit atau secara bahasa ekonomi mengacaukan proses bisnis yang sedang berlangsung. Salah satu contoh yang sekarang ini sedang banyak kasus adalah tentang pembuatan website. Website yang di buat menjadi tidak berguna ketika ternyata sifat website tersebut hanya statis atau hanya berisi informasi saja, tanpa kemudian bisa dimanfaatkan untuk proses C-15-1

2 menunjang bisnis perusahaan. Kesalahan terbesar awal pembuatan website adalah ketika perusahaan tersebut hanya ingin tampil di dunia maya atau memiliki alamat di dunia maya, tanpa kemudian mempertimbangkan investasi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Dan hal ini membuat perusahaan juga kehilangan momentum profit dari pemanfaatan teknologi informasi. Hasil survey Gatner pada tahun 2010 menyebutkan kegagalan proyek entreprise teknologi informasi menunjukkan prosentase tertinggi yaitu 57% adalah terletak pada kegagalan dalam memenuhi batas waktu yang sudah ditetapkan, kemudian disusul oleh masalah anggaran yang terlalu melebihi batas (54%), dan yan g terakhir adalah proyek entreprise IT/IS tidak bisa memberikan keuntungan buat perusahaan dan bahkan proyek yang telah berhasil dibuat tidak bisa diterapkan dalam perusahaan tersebut (41%). Dari paparan hasil survei itu membuktikan bahwa tata kelola pengawasan proyek teknologi informasi yang dilakukan hanya terletak pada ketika proyek sedang berlangsung saja, artinya tata kelola pengawasan hanya terletak pada fase pengerjaan proyek teknologi informasi yang sedang dikerjakan, sedang fase yang lain atau pada aktifitas atau yang biasa disebut umbrella activities tidak dikerjakan sebagaimana mestinya. Proses pelaksanaan pekerjaan dilapangan diperlukan satu mekanisme pengawasan agar pelaksanaan proyek berjalan sesuai dengan perencanaan yang ada dan juga segala perubahan yang diperlukan jika seandainya ada akan bisa dilakukan penyes uaian dengan cepat dan akurat. Dengan perencanaan proyek yang baik, diharapkan bisa memberikan peringatan sejak dini bahwa proyek yang sedang dikerjakan menghadapi hambatan hambatan sehingga secepatnya bisa dikomunikasikan dengan semua pihak. METODE Tahapan Pengawasan, Proses Pengawasan IT Project Menurut Robert J. Mockler ( dalam bukunya The Management Control Process, Prentice Hall, Englewood Cliffs,1972, halaman 2) pengawasan adalah usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien. Dalam proses perancangan pengawasan menurut Willian H. Newman ( dalam bukunya Constructive Control, Prentice Hall, Englewood Cliffs, New York, 1975, halaman 12-25) disebutkan bahwa diperlukan lima jenis pendekatan yaitu ; 1. Merumuskan hasil yang diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan. 2. Menetapkan penunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan a. pengukuran input b. hasil pada tahap awal c. gejala yang dihadapi d. kondisi perubahan yang diasumsikan 3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi. 4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar. C-15-2

3 5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti. Tahapan Pengawasan Tahapan pengawasan adalah merupakan proses untuk menetapkan pengawasan proyek teknologi informasi, sehingga perjalanan pengawasan akan menjadi terstruktur dan terorganisasi dengan baik. Tahapan pengawasan ini meliputi beberapa hal yaitu tahap penetapan standar (patokan yang dijadikan untuk pengambil keputusan biasanya meliputi standar fisik, biaya, waktu), tahap penentuan pengukuran pelaksanaan proyek, tahap pengukuran pelaksanaan proyek (proses yang berulang -ulang dan kontinue, berupa pengamatan,laporan, metode, pengujian dan sampel), tahap pembanding pelaksaan dengan standar dan analisa penyimpangan, tahap pengambilan tindakan koreksi. Penetapan tahapan pengawasan dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 1 : Proses Pengawasan Gambar 2 : Bagian bagian dalam siklus pengawasan C-15-3

4 Proses Pengawasan IT Project Proses adalah mekanisme yang menggambarkan proses pengambilan dan pengawasan keputusan strategis Teknologi Informasi (Grembergen, De Haes & Guldentops, 2004). Beberapa mekanisme proses yang umum atau ada dalam tata kelola TI adalah sebagai berikut : Tracking of IT Projects and resources consumed, service-level agreements, formally tracking business value of IT, charegerback arrangements (Weill & Ross, 2004). Pertama adalah proses persetujuan investasi TI. Proses ini bertujuan untuk menjamin bahwa investasi TI menciptakan hasil yang berarti bagi perusahaan dibanding dengan peluang investasi yang lain. Banyak perusahaan merumuskan proses persetujuan investasi untuk menjamin ide-ide kreatif dan prioritas strategis dipertimbangkan dalam keputusan investasi. Kedua Project Tracking Process. Sebuah langkah penting dalam implementasi tata kelola TI adlah menciptakan disiplin untuk mengikuti perkembangan dari proyek-proyek TI. Beberapa toola yang biasa digunakan oleh perusahaan untuk melakukan project tracking, salah satunya adalah Dashboard. Ketiga Formal Tracking of Business Value Process, kebanyakan tantangan dari tata kelola TI yang efektif berasal dari sulitnya untuk mengkaji nilai TI. Pengambil keputusan TI akan membuat keputusan yang efektif apabila mereka mengerti dengan baik nilai yang perusahaan dapat dari TI. Pengkajian formal terhadap nilai bisnis dari TI meningkatkan pembelajaran organisasi tentang nilai unisiatif TI sebagai enabler. Tracking process meliputi penentuan apakah penurunan biaya dan kenaikan pendapatan benar-benar terwujud. Keempat service level agreements yang meliputi daftar servis yang tersedia, tingkat kualitas alternatif, dan biaya. Kelima proses perancangan sistem informasi. Dan mekanisme terakhir yang juga penting dalam tata kelola TI adalah hubungan atau komunikasi dua arah yang efektif dan partisipasi yang baik karena seringkali terlalu sedikit kepekaan TI terhadap bisnis atau sebaliknya kurangnya apresiasi bisnis terhadap TI. PEMBAHASAN PENTINGNYA PENGAWASAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI Pengawasan dalam setiap kegiatan proyek IS/IT akan mempunyai dampak terhadap setiap hasil kegiatan tersebut. Ini tidak terlepas bahwa suatu kegiatan proyek akan selalu menuju pada rencana proyek yang sudah dibuat. Tentunya dalam proses menuju ke hasil proyek perlu di buatkan metode pengawasan yang benar dan sesuai proyek IS/IT yang sedang dilaksanakan. Pengawasan akan menjadi sangat penting karena dalam proses kegiatan proyek ada yang namanya resiko dan kualitas proyek. Resiko dalam proyek IS/IT sangat rentan dan hal itu di mulai saat akan di adakannya proyek (pra - proyek IS/IT), kemudian proses proyek IS/IT waktu berlangsung, dan yang terakhir adalah saat hasil proyek akan di implementasikan pada sistem bisnis yang ada (implementasi dan proses maintenance). Dalam ketiga proses di atas tentunya akan berbarengan dengan kualitas sehingga akan benar-benar sesuai perencanaan proyek IS/IT yang ada. Yang perlu kita ketahui adalah dimana letak pengawasan itu harus terlibat. Keterlibatan pengawasan proyek IS/IT harus selalu total dan mendalam agar hasil proyek betul-betul baik dan benar sehingga akan bisa membuat bisnis proses semakin bagus dan untung. Keterlibatan pengawasan pada saat praproyek IS/IT akan sangat menentukan arah dari proses proyek akan menjadi benar atau salah. Selanjutnya keterlibatan pengawasan pada proses proyek IS/IT waktu berlangsung adalah untuk menjamin bahwa pelaksanaan proyek sudah sesuai kaidah-kaidah atau standar IS/IT yang ada sehingga pengerjaannya akan selalu berada pada jalur yang benar sehingga kualitasnya akan sesuai perencanaan proyek yang ada dan berstandar organisasi IS/IT internasional. Pengawasan proyek IS/IT yang terakhir adalah ketika proses implementasi hasil C-15-4

5 proyek ke dalam proses bisnis yang ada. Tentunya yang terakhir ini akan mudah melakukan pengawasan jika dua kegiatan yang di awal model pengawasannya betul-betul dilakukan dengan baik dan benar. Proses implementasi tersebut akan dengan mudah di laksanakan, karena pelaksanaan proyek IS/IT sudah sesuai dengan proses bisnis yang ada dan hal ini yang berperan penting adalah pengawasan proyek IS/IT. Tentunya proses implementasi akan di barengi proses maintenance awal dari proses implementasi proyek IS/IT, dan hal ini hanya untuk memastikan bahwa tidak adanya kendala yang berarti pada proses implementasi IS/IT ke dalam sistem bisnis yang ada. PERBEDAAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI DAN PROYEK LAINNYA Dalam beberapa kesempatan pekerjaan IS/IT yang saya jalani di beberapa tempat yang berbeda, seringkali saya temukan beberapa hal yang membedakan karakteristik proyek. Pengalaman saya seringkali membuat saya untuk berfikir apa yang membedakan antara proyek bidang- bidang konstruksi dengan proyek IS/IT, adalah mutlak kita mengetahui bahwa ilmu proyek sejatinya berasal dari proyek-proyek konstruksi yang pelaksanaannya di seluruh dunia. Proyek IS/IT dengan proyek-proyek lainnya tentu memiliki ciri khas yang berbeda walaupun terdapat persamaan umum misalnya scope, cost, schedule, risiko, manajemen pelaksanaannya. Ciri khas proyek IS/IT yang membuat beda dengan proyek pada umumnya adalah proses pembuatan proyek yang mengedepankan notasi logika yang kemudian menerapkan secara fakta pada suatu proses bisnis yang nyata (kadang notasi logika sulit di ukur). Kalau proyek lainnya cederung pada perwujudan fisik yang sangat bisa di ukur. Perwujudan fisik selalu bisa di ukur dengan cepat sehingga proyek konstruksi mudah untuk bisa di awasi, tetapi sebaliknya jika proyek IS/IT dengan kecenderungan yang susah di ukur maka proses pengawasan proyek juga tidak mudah untuk di lakukan, karena harus pas dan tepat dalam membuat metode pengawasannya. MODEL PENGAWASAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI Dalam menentukan metode pengawasan proyek IS/IT tentunya kita harus mengadopsi dari framework PMBOK dari PMI (Project Management Institut) atau dari framework yang lainnya. Sehingga pengawasan proyek IS/IT tidak hanya mengawasi pada framework activities yang meliputi; - Communication - Planning - Modeling: requirements analysis and design - Contruction: coding dan testing - Deployment Tetapi juga harus mengawasi Umbrella activities yang meliputi; - Software project management - Formal technical reviews - Software quality assurance - Software configuration management - Work product preparation and production - Reusability management - Measurement - Risk management C-15-5

6 Sehingga proses pengawasan proyek IS/IT tidak hanya fokus pada bagaimana perangkat lunak bisa dibuat, yang resiko terbesarnya adalah hasil dari proyek IS/IT kadang tidak bisa dipakai secara total atau penyelesaiannya molor sehingga jauh dari kualitas. Inilah yang mendasari kemudian bahwa pengawasan terhadap umbrella activities menjadi sangat penting untuk dilakukan sehingga kualitas dari hasil proyek benar-benar menjadi ukuran utama untuk proyek IS/IT. Proses pengawasan ini dilakukan karena proyek IS/IT yang sebenarnya adalah susah untuk mengukur tingkat keberhasilan maupun tingkat waktu penyelesainnya. Dan proses pengawasan seperti ini akan sangat membantu pemilik proyek maupun pelaksana proyek, dimana pemilik proyek akan dengan mudah mengukur pengeluaran biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk proses pembuatan dan implementasinya dan bagi pelaksana proyek akan lebih terarah dalam menyelesaikan proyek IS/IT yang dikerjakannya. Tugas pengawasan ini lebih pada memastikan segala aktifitas yang ada dalam proyek IS/IT berjalan sesuai koridornya, seperti di tunjukkan dalam gambar dibawah ini. Gambar 3 : Pengawas Proyek IS/IT Dalam proses pengawasan proyek teknologi informasi, kita harus paham dan tahu tentang proses-proses yang terjadi dalam proyek itu sendiri. Bukan saja hanya paham tentang proses pada waktu pengerjaan proyek teknologi informasi tetapi lebih dari itu bahwa kita harus tahu dan paham tentang hal-hal apa saja yang terjadi. Berikut adalah proses proyek teknologi informasi yang sering dipakai oleh pelaksana pekerjaan. C-15-6

7 KESIMPULAN Gambar 4 : Proses Pengawasan Proyek IS/IT Dalam melakukan pengawasan proyek IS/IT tidak harus terjebak hanya fokus pada pengawasan aktifitas pembuatan perangkat lunak semata tetapi lebih dari itu setiap kegiatan dalam proses aktifitas proyek IS/IT haruslah mendapatkan porsi pengawasan yang tepat. Dan sifat dari pengawasan proyek IS/IT ini menyeluruh sehingga akan di dapatkan hasil proyek yang benar-benar berkualitas baik dan benar. Proses pengawasan proyek IS/IT ini meliputi dari waktu ke waktu sehingga dengan hal tersebut fokus proyek akan bisa diperoleh dan jika terjadi kesalahan proses pengerjaannya akan cepat segera diketahui, sehingga tidak akan mempengaruhi waktu implementasi atau pergantian sistem yang lama ke yang sistem yang baru. Proses pengawasan IS/IT yang menyeluruh ini diperlukan untuk mengurangi resiko dalam monitoring and controlling proyek. Sehingga metode pengawasan akan menjadi faktor terpenting dalam menjalankan pengawasan proyek IS/IT di manapun proyek tersebut akan dilaksanakan. Tata kelola pengawasan proyek teknologi informasi dapat dipetakan ke dalam setiap aktifitas proyek, sehingga resiko kegagalan proyek akan sangat diminimalisir dan juga aktifitas yang sedang ataupun akan mendapat hambatan proyek akan segera bisa di carikan solusi yang cepat dan tepat. DAFTAR PUSTAKA Kathy Schwalbe Information Technology Project Management 3 th Edition. Course Technology. ANSI, PMBOK Guide, Edisi ke-3, American National Standard, IEEE Computer Society, IEEE Standard for Software Project Management Plans, IEEE Computer Society, Jack T. Marchewka,Information Technology Project Management, Second Edition, Providing Measurable Organizational Value, John Wiley & Sons, C-15-7

8 De Haes, S. & Van Grembergen, W. IT Governance Structures, Processes, and relational Mechanism: Acheiving IT/Business Alignment in a Major Belgian Financial Group. Robert J. Mockler, The Management Control Process, Prentice Hall, Englewood Cliffs,1972. Willian H. Newman, Constructive Control, Prentice Hall, Englewood Cliffs, New York, 1975, C-15-8