Manajemen Proyek Sistem Informasi (IT/IS Project Management)

Transkripsi

1 Manajemen Proyek Sistem Informasi (IT/IS Project Management) Onah Siti Fatonah, S.Kom Referensi Pinto, J.K., Project Management: Achieving Competitive Advantage, 2nd Edition, Pearson. Schwalbe, K., 2007, Information Technology Project Management, 5th Edition Materi Perkuliahan Information Technology Project Management. Dr. Ir. Herman S., MBA. PROJECT MANAGEMENT STATISTICS WHY INFORMATION TECHNOLOGY PROJECT MANAGEMENT? Worldwide IT spending totaled more than $2.1 trillion in Total compensation for average senior project manager $99,183 per year in U.S. (Survey 2005). The number of people earning their Project Management Profesional certification more than 285,000 in 2008 compare with 225,000 in

2 RECENT RESEARCH IT PROJECT HAVE A TERRIBLE TRACK RECORD 65% of hardware and/or software development project fail (A Study of more than 300 large company conducted by Peat Marwick consultant). More than half IT project become runaways (A study by META group). Up to 75% of software project are canceled (Applied Data Research). Only 2.5% of global business achieve 100% project success and over 50% of global business project fail (Price Water House Survey, 2004). Another Survey A 1995 Standish Group Study (CHAOS) found that only 16.2% of IT Projects were succesfull in meeting scope, time, and cost goals Over 31% of IT project were canceled before completion, costing over $81 billion in the U.S. alone IT PROJECT The need for IT projects keeps increasing In 2000, there were 300,000 new IT projects In 2001, over 500,000 new IT projects were started In 2004, IT spending in the US increased an estimated 4.4% over 2003 (Forrester Research) In 2005, another 5.7% growth is estimated (Forrester Research) 2

3 IT PROJECT Improvements by 2001 (compared to 1995) Time overruns 222% 163% Cost overruns 189% 145% Fungsi dan fitur-fitur yang diperlukan Proyek IT yang berhasil (AS) Presentase Proyek IT yang berhasil (AS) 61% 67% % 28% IT PROJECT "The reasons for the increase in successful projects vary. First, the average cost of a project has been more than cut in half. Better tools have been created to monitor and control progress and better skilled project managers with better management processes are being used. The fact that there are processes is significant in itself. * The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001) WHAT IS A PROJECT? Proyek merupakan urutan (sementara) dari aktivitasaktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi pada satu tujuan atau sasaran dan dilengkapi dengan waktu yang spesifik, berdasarkan anggaran, dan spesifikasi (RK. Wysocki, R. Beck, dan David BC) Proyek diartikan sebagai deretan urutan aktifitas yang diselesaikan tepat waktu, sesuai sasaran dan berdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi (Jeffery LW) 3

4 ELEMEN PROYEK A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result (PMBOK Guide, Third Edition, 2004, p. 5) Kompleks, satu kali proses Dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan sumber daya Dikembangkan untuk menyelesaikan tujuan yang jelas atau serangkaian tujuan Fokus berdasarkan keinginan pelanggan (customer) KARAKTERISTIK PROYEK Merupakan usaha ad hoc dengan siklus yang jelas membangun blok-blok dalam desain dan eksekusi strategi organisasi. Project are responsible for the newest and most improved products, services, and organizational processes bertanggung jawab untuk produk dan jasa terbaru dan paling baik, dan proses organisasi memberikan filosofi dan strategi untuk manajemen perubahan KARAKTERISTIK MANAJEMEN PROYEK (Lanjutan) Manajemen proyek melintasi batas-batas fungsional dan organisasi. Fungsi manajemen tradisional dari planning, organizing, motivation, directing, dan controlling berlaku untuk manajemen proyek Hasil utama dari proyek adalah kepuasan custumer dengan kendala teknis dan biaya yang minim tetapi on-schedule Proyek dihentikan setelah tujuan tercapai 4

5 Perbedaan Antara Proses & Manajemen Proyek Process Repeat process or product Several Objectives Ongoing People are homogeneous Greater certainty of performance, cost, schedule Part of line organization Bastion of establieshed practice Supports status quo Project New Process or Product One objective One shot limited life More heterogeneous Greater uncertainty of performance, cost, schedule Outside of line organization Violates established practice Upsets status quo Contoh Proyek IT Teknisi Labkom menggantikan semua komputer untuk laboratorium komputer Politeknik Piksi Ganesha Piksi Tech Center menambahkan software aplikasi untuk Kuliah Online, Perwalian Online, Pendaftaran Online, dll. Teknisi Labkom mengupgrade infrastruktur teknologi untuk menyediakan akses wifi pada beberapa area kampus DIKTI menggantikan sistem Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) menjadi Pangkalan Data System. PROJECT LIFE CYCLE Ukuran Proyek Kriteria Ukuran Proyek - G.J. Ritz : Size ($ Million) Manhours (Thousand) Small (1-10) Medium (11-75) Big (80-200) Super ( ) Mega ( )

6 PROJECT LIFE CYCLE & THEIR EFFECTS PENENTU KEBERHASILAN PROYEK The Quadruple Constraint Faktor Penentu Kesuksesan Proyek IT Kualitas Sistem Kualitas Informasi Penggunaan Kepuasan Pengguna Dampak terhadap Individu Dampak terhadap Organisasi Cost Understanding Success Criteria Quality Time Iron Triangle Information System Maintainability Reliability (andal) Validity Information Technology Use Benefits (Organization) Improved efficiency Improved effectiveness Increase profits Strategic goals Organization Learning Reduced waste Benefits (Stakeholder) Satisfied users Social & environmental impact Personal Development Profesional learning Economic impact 6

7 Hal-hal yang membantu proyek sukses 1. Dukungan Eksekutif 2. Keterlibatan pengguna 3. Manajer Proyek yang berpengalaman 4. Tujuan bisnis jelas 5. Memperkecil ruang lingkup 6. Standard software infrastructure 7. Persyaratan dasar perusahaan 8. Formal methodology 9. Perkiraan reliabel 10. Kriteria lain, seperti perencanaan yang tepat, staf yang kompeten, dan kepemilikan WHAT IS PROJECT MANAGEMENT? *The Standish Group, Extreme CHAOS, (2001). Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengambil keputusan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan Aplikasi dari pengetahuan, keahlian dan teknik untuk aktivitas proyek guna memenuhi atau melebihi dari kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek itu sendiri Project management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements (PMBOK Guide, Third Edition, 2004, p. 8) 7

8 PROJECT MANAGER Project managers strive to meet the triple constraint by balancing project scope, time, and cost goals TANGGUNG JAWAB MANAJER PROYEK Memilih tim Mengembangkan tujuan proyek dan rencana untuk eksekusi Melakukan kegiatan manajemen risiko Membuat estimasi biaya dan penganggaran Penjadwalan Mengelola sumber daya KERANGKA KERJA MANAJEMEN PROYEK Keterampilan yang disarankan untuk Manajer Proyek Nyaman dengan adanya perubahan Memahami organisasi tempat mereka bekerja Mampu memimpin tim untuk mencapai tujuan proyek 8

9 Keterampilan & Kompetensi Penting untuk Manajer Proyek 1. People skills 2. Leadership 3. Listening 4. Integrity, ethical behavior, consistent 5. Strong at building trust 6. Verbal communication 7. Strong at building teams 8. Conflict resolution, conflict management 9. Critical thinking, problem solving 10. Understands, balances priorities Pentingnya Leadership Skills Manajer proyek yang efektif memberikan kepemimpinan dengan contoh Seorang pemimpin berfokus pada tujuan jangka panjang dan gambaran besar tujuan sementara menginspirasi orang untuk mencapai tujuan tersebut Seorang manajer berurusan dengan rincian pertemuan dari hari ke hari dalam mencapai tujuan tertentu Manajer proyek sering mengambil peran baik sebagai pemimpin ataupun manajer Top IT Skills SKILL PERCENTAGE OF RESPONDENTS Project / program management 60% Business process management 55% Business analysis 53% Aplication development 52% Database management 49% Security 42% Enterprise architect 41% Strategist / internal consultan 40% Program Group of related projects managed in a coordinated way to obtain benefits and control not available from managing them individually (PMBOK Guide, Third Edition, 2004, p. 16) 9

10 Proyek VS Program Project Management Maturity PROYEK A PROGRAM PROYEK D Model project management maturity digunakan oleh organisasi sebagai patokan praktik terbaik dari perusahaan manajemen proyek yang sukses PROYEK B PROYEK C Project Management Maturity (Spider Web Diagram) Ring Level Meaning 0 Not defined or poor 1 Defined but sub standard 2 Standardized 3 Industry leader or cutting edge 10