AMANAHRAYA VISITOR INFORMATION SYSTEM (AVIS) GARIS PANDUAN

Transkripsi

1 AMANAHRAYA VISITOR INFORMATION SYSTEM (AVIS) GARIS PANDUAN

2 ISI KANDUNGAN 1. Pengenalan 1 2. Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Staff) 2 Step 1 Figure 1: Login page 2 Figure 2: Main page 3 Step 2 Figure 3: Fungsi carian dalam halaman visitorin.aspx 4 Figure 4: Keputusan Maklumat 5 Figure 5: Lengkapkan butiran pelawat 6 Figure 6: Pilih ELID card serial no 7 Figure 7: Ralat mesej jika pengguna cuba untuk menyimpan data tanpa 7 memilih ELID card serial no Figure 8: Tiada maklumat yang diperolehi 8 Figure 9: Simpan sesi lawatan pelawat 9 Figure 10: Tunjuk bilangan kad yang berkurang jika telah diberikan 9 kepada pelawat sepertimana yang disimpan di halaman visitorin.aspx Figure 11: Mesej pemberitahuan dihantar kepada Microsoft Outlook Mail 10 Figure 12: Contoh pemberitahuan 10 Figure 13: Ralat mesej jika sesi pelawat masih wujud dan dihantar ke 11 laman visitorout.aspx secara automatik Step 3 Figure 14: Fungsi carian di dalam kategori Staff 12 Step 4 Figure 15: Fungsi carian di dalam kategori Special Guest 13 Step 5 Figure 16: Semak status ELID kad samada aktif atau tidak sebelum 14 menambah kad baru ke dalam sistem Figure 17: Status aktif akan akan bertukar hijau Yes jika kad masih aktif 14 dan senarai floor tidak boleh dipilih Figure 18: Sistem akan memaparkan mesej jika kad tidak wujud dan 15 senarai pilihan floor boleh dipilih Figure 19: Sistem akan memaparkan mesej yang memberitahu kad wujud 16 dan tidak aktif di tingkat mana dan seterusnya menghantar pengguna ke halaman AccessMaintenance.aspx Figure 20: Sistem akan memaparkan mesej ralat jika pengguna cuba untuk 17 menyimpan ELID kad yang baru tanpa memilih tahap floor Step 6 Figure 21: Mesej yang dipaparkan di halaman yang sebelum akan 18 mengisikan semua maklumat kad yang berada di tingkat itu Figure 22: Tekan butang Edit untuk mengubah akses tingkat floor dan 19 statusnya Figure 23: Jika butang Search ditekan tanpa menyatakan tingkat floor 19 mana yang ingin dicari sistem akan memaparkan mesej ralat

3 Step 7 Figure 24: Report harian yang merekodkan setiap pelawat yang datang ke 20 AmanahRaya Berhad Figure 25: Menghantar report kepada Excel file 21 Figure 26: Tekan Yes untuk buka file 21 Figure 27: Contoh sesi pelawat di dalam excel table 22 Step 8 Figure 28: Butang Visitor Out untuk ke halaman seterusnya 22 Figure 29: Mesej Ralat untuk pekerja 23 Figure 30: Carian kad ELID yang sedang digunakan oleh pelawat 24 Figure 31: Checkout pelawat yang active akan mengeluarkan mesej Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Pengawal Keselamatan) Figure 32: Mesej Ralat untuk pengawal keselamatan 26 Figure 33: Fungsi Reset Password Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Admin) Figure 34: Halaman mainpages.aspx untuk admin user 28 Figure 35: Halaman registration.aspx 29 Figure 36: Halaman reset password untuk Admin User Change Log Figure 37: Change log AVIS 31

4 1. Pengenalan Dokumen ini menerangkan cara untuk menggunakan Sistem Maklumat Pelawat AmanahRaya (AVIS) untuk menguruskan maklumat pelawat yang datang ke syarikat ini. Maklumat terperinci mengenai sistem ini akan dijelaskan secara langkah demi langkah. Sistem ini boleh dilayari di melalui Amanahraya intranet. AVIS Page 1

5 2. Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Staff) Pengguna diperlukan untuk meletakkan nama login dan kata laluan di ruangan yang disediakan di mana pengesahan pekerja akan diperiksa. Seterusnya dihantar ke halaman mainpages.aspx Figure 1: Login Page AVIS Page 2

6 Laman utama AVIS terdiri daripada senarai yang menunjukkan jumlah ELID kad yang aktif di setiap lantai dan enam butang yang boleh digunakan untuk menggunakan sistem: Visitor In Akan menghantar pengguna ke halaman visitorin.aspx Visitor Out Akan menghantar pengguna ke halaman visitorout.aspx Daily Report Akan menghantar pengguna ke halaman report.aspx Add New Card Akan menghantar pengguna ke halaman maintenance.aspx Change ELID Akan menghantar pengguna ke halaman AccessMaintenance.aspx Log Out Akan menghantar pengguna ke halaman loginvisitor.aspx Figure 2: Mainpage AVIS Page 3

7 Halaman visitorin.aspx terbahagi kepada tiga kategori iaitu Guest, Staff dan Special Guest. Untuk halaman Guest pengguna perlu mengisikan maklumat tentang pelawat yang datang untuk berurusan dengan pekerja AmanahRaya. Jika pelawat pernah menugunjungi AmanahRaya sebelum ini, pengguna system hanya perlu memasukkan no kad pengenalan pelawat ke dalam sistem dan menekan butang Search. Jika maklumat wujud sistem akan mengumpulkan semua maklumat yang sepadan mengikut nombor pengenalan yang diberikan, maka pengguna perlu mengisi tujuan lawatan, memilih pekerja yang mereka mahu jumpa, menentukan tingkat floor dan ELID kad. Figure 3: Fungsi carian Guest dalam halaman visitorin.aspx AVIS Page 4

8 Figure 4: Keputusan Maklumat AVIS Page 5

9 Jika semua maklumat mengenai pelawat telah dilengkapkan seterusnya pengguna sistem harus memasukkan tujuan pelawat datang ke AmanahRaya dan ingin berurusan dengan siapa. Seterusnya pengguna perlu memilih Floor dan paparan ELID card akan menyenaraikan semua ELID card serial no yang wujud untuk tingkat itu Figure 5: Lengkapkan butiran pelawat AVIS Page 6

10 Figure 6: Pilih ELID card serial no Jika pengguna terlupa untuk mengisikan ELID kad sebelum menekan butang Save maka system akan memaparkan mesej ralat. Figure 7: Ralat mesej jika pengguna cuba untuk menyimpan data tanpa memilih ELID card serial no AVIS Page 7

11 Jika tiada maklumat yang sepadan dengan pengenalan/identity yang diberikan, system akan memaparkan mesej ralat yang dimana pelawat belum pernah datang ke Amanahraya Berhad. Oleh itu, pengguna harus mendaftarkan pelawat dengan mengisi ruangan MyKad/ID No, Name, Company, dan Mobile. Figure 8: Tiada maklumat yang diperolehi AVIS Page 8

12 Jika semua syarat yang diperlukan oleh system dipatuhi sistem akan memaparkan mesej yang berjaya. Figure 9: Simpan sesi lawatan pelawat Selepas butang Save ditekan di dalam halaman visitorin.aspx pengguna kemudiannya akan dihantar ke halaman mainpages.aspx dan table kecil yang menunjukkan jumlah ELID kad di dalam sesuatu floor akan berkurang. Figure 10: Paparan bilangan kad yang berkurang jika telah diberikan kepada pelawat sepertimana yang disimpan di halaman visitorin.aspx AVIS Page 9

13 Pemberitahuan akan dihantar kepada Microsoft Outlook Mail pada masa yang sama penggunakan dihantar ke halaman mainpages.aspx Figure 11: Mesej pemberitahuan dihantar kepada Microsoft Outlook Mail Menunjukkan contoh mesej pemberitahuan dalam Microsoft Outlook Mail Figure 12: Contoh pemberitahuan AVIS Page 10

14 Jika pengguna cuba untuk memasukkan nombor pengenalan/identity yang sama sebelum sesi pelawat tersebut tamat, sistem akan memaparkan mesej ralat dan menghantar pengguna ke halaman visitorout.aspx bagi mengeluarkan pelawat tersebut. Figure 13: Ralat mesej jika sesi pelawat masih wujud dan dihantar ke laman visitorout.aspx secara automatik AVIS Page 11

15 Pilih kategori Staff dan cari nama menggunakan ruangan yang disediakan dan no staff dan ELID card pekerja akan dipaparkan serta merta, seterusnya pekerja boleh meletakkan berapa jumlah pelawat yang ingin dibawa masuk (cth: anak). Figure 14: Fungsi carian di dalam kategori Staff AVIS Page 12

16 Pilih kategori Special Guest dan pilih dan cari nama menggunakan ruangan yang disediakan, seterusnya ruangan ELID card serial no akan memaparkan maklumat ELID card serial no. Figure 15: Fungsi carian di dalam kategori Special Guest AVIS Page 13

17 Tekan butang akan mengarahkan pengguna ke halaman maintenance.aspx untuk memeriksa status kad dan juga proses penambahan ELID kad. (Figure 16, Figure 17 and Figure 18). Figure 16: Semak status ELID kad samada aktif atau tidak sebelum menambah kad baru ke dalam system Figure 17: Status aktif akan akan bertukar hijau Yes jika kad masih aktif dan senarai floor tidak boleh dipilih AVIS Page 14

18 Figure 18: Sistem akan memaparkan mesej jika kad tidak wujud dan senarai pilihan floor boleh dipilih AVIS Page 15

19 Jika kad yang dicari wujud tetapi tidak aktif, kotak mesej akan dipaparkan yang memberitahu pengguna lokasi kad tersebut dan secara automatic pengguna akan diarahkan ke halaman seterusnya. Figure 19: Sistem akan memaparkan mesej yang memberitahu kad wujud dan tidak aktif di tingkat mana dan seterusnya menghantar pengguna ke halaman AccessMaintenance.aspx AVIS Page 16

20 Mesej ralat akan dipaparkan jika pengguna menekan butang Save tanpa menentukan tingkat floor untuk ELID kad yang ingin ditambah. Figure 20: Sistem akan memaparkan mesej ralat jika pengguna cuba untuk menyimpan ELID kad yang baru tanpa memilih tahap floor AVIS Page 17

21 Laman AccessMaintenance.aspx adalah didorong dengan menekan butang Ok pada kotak mesej ralat dan ianya akan memaparkan semua maklumat mengenai ELID kad yang wujud di tingkat itu. Pengguna juga boleh terus ke halaman AccessMaintenance.aspx dengan menekan butang Halaman AccessMaintenance.aspx digunakan untuk menukar maklumat mengenai ELID card seperti floor level dan status card. Figure 21: Mesej yang dipaparkan di halaman yang sebelum akan mengisikan semua maklumat kad yang berada di tingkat itu AVIS Page 18

22 Pengguna perlu mengisi ruangan floor level setelah menekan butang Edit seperti apa yang dipaparkan dibawah, jika ingin memindahkan ELID card kepada tingkat yang lain jika berlaku kekurangan ELID card yang diperlukan di tingkat tersebut. Figure 22: Tekan butang Edit untuk mengubah akses tingkat floor dan statusnya Figure 23: Jika butang Search ditekan tanpa menyatakan tingkat floor mana yang ingin dicari sistem akan memaparkan mesej ralat AVIS Page 19

23 Di dalam laman mainpages.aspx tekan butang akan menghantar pengguna ke halaman report.aspx yang dimana semua maklumat mengenai pelawat yang datang akan direkodkan. Dan staff AmanahRaya boleh mengeluarkan pelawat mereka(cth: anak) dengan menekan butang Logout. Figure 24: Report harian yang merekodkan setiap pelawat yang datang ke Amanahraya Berhad AVIS Page 20

24 Tekan butang Export akan memaparkan kotak mesej sama ada untuk membuka, menyimpan atau membatalkan tindakan. Dengan menekan butang Open pengguna akan dipaparkan dengan satu lagi kotak mesej (Figure 25). Figure 25: Menghantar report kepada Excel file Figure 26: Tekan Yes untuk buka file AVIS Page 21

25 Dengan menekan butang Yes (Figure 26) pengguna akan dipaparkan dengan maklumat mengenai sesi lawatan pelawat di dalam bentuk excel. Figure 27: Contoh sesi pelawat di dalam excel table Tekan butang Visitor Out untuk masuk ke halaman visitorout.aspx Figure 28: Butang Visitor Out untuk ke halaman seterusnya AVIS Page 22

26 Sekiranya pekerja cuba untuk ke halaman visitorout.aspx selepas masa bekerja tamat sistem akan mengeluarkan mesej ralat, kerana pekerja hanya dibenarkan untuk memasuki halaman in pada pukul 8.30 pagi 5.30 petang. Employees Figure 29: Mesej Ralat untuk pekerja AVIS Page 23

27 Masukkan nombor ELID serial no dan tekan butang Search, jika kad tersebut sedang digunakan sistem akan memaparkan maklumat pelawat yang menggunakan kad tersebut. Figure 30: Carian kad ELID yang sedang digunakan oleh pelawat AVIS Page 24

28 Tekan butang Check Out akan memaparkan kotak mesej dan menghantar pengguna ke mainpages.aspx Figure 31: Checkout pelawat yang active akan mengeluarkan mesej \ AVIS Page 25

29 3. Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Pengawal Keselamatan) Pengawal Keselamatan hanya dibenarkan untuk memasuki dua halaman sahaja iaitu halaman visitorout.aspx dan halaman ResetPassword.aspx. Pengawal keselamatan hanya boleh memasuki halaman visitorout.aspx pada pukul 5 petang, untuk mengeluarkan pelawat. Security Guard Figure 32: Mesej Ralat untuk pengawal keselamatan AVIS Page 26

30 Jika pengguna menekan butang. Pengguna akan dihantar ke halaman ResetPassword.aspx. Dimana pengguna boleh menukar login id dan juga kata laluan. Figure 33: Fungsi Reset Password AVIS Page 27

31 4. Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Admin) Setelah login ke dalam sistem admin user akan dihantar ke halaman mainpage.aspx yang dimana terdapat 2 butang baru yang boleh digunakan oleh admin. Iaitu butang registration dan butang reset password. Figure 34: Halaman mainpages.aspx untuk admin user AVIS Page 28

32 Dengan menekan butang di halaman mainpage.aspx, admin akan dihantar ke halaman registration.aspx untuk mendaftarkan pengawal keselamatan ke dalam sistem. Figure 35: Halaman registration.aspx AVIS Page 29

33 Dengan menekan butang juka kata laluannya. admin user boleh menukar login id dan Figure 36: Halaman reset password untuk Admin User. AVIS Page 30

34 5. Change Log Perubahan dan penambahbaikan yang dilakukan dalam Sistem AVIS Figure 37: Change log AVIS AVIS Page 31