Bagi pengguna pelajar pula username adalah no kad pengenalan dan password pula adalah no pendaftaran masing-masing

Transkripsi

1 1. Pengenalan 1.1 Login Pengguna Fungsi Paparan ini berfungsi sebagai laluan masuk ke Sistem Pengurusan Maklumat Politeknik dan seterusnya ke sistem ihelp Kaedah Penggunaan Bagi pengguna kakitangan politeknik username adalah no kad pengenalan dan password adalah sepertimana yang ditetapkan oleh pentadbir sistem ihelp Bagi pengguna pelajar pula username adalah no kad pengenalan dan password pula adalah no pendaftaran masing-masing Untuk ke modul ihelp klik pada icon ihelp setelah login Paparan untuk login kesistem ihelp

2 Klik disini untuk masuk ke sistem ihelp Paparan untuk masuk ke modul ihelp 1.2 Menu Utama Fungsi Paparan utama yang menghubungkan kepada sub-sub menu yang lain bergantung kepada User Role di dalam sistem SPMP. Menu Kakitangan Menu Pelajar

3 1.3 Penetapan Tahap Pengguna Fungsi Menu ini digunakan untuk menetapkan tahap pengguna yang akan menggunakan sistem ihelp ini. Bagi pengguna kategori pelajar username yang digunakan ialah no kad pengenalan dan password adalah no pendaftaran. Bagi pengguna kakitangan pula ianya bergantung kepada tetapan yang dibuat oleh administrator ihelp Kaedah Penggunaan Isikan sebahagian nama dan klik butang cari Setelah senarai nama dipaparkan, klik pada nama yang berkenaan Setelah paparan seterusnya dikeluarkan, isi maklumat seperti yang telah ditetapkan dipaparan sistem.

4 Klik pada nama berkenaan untuk paparan seterusnya Bagi pensyarah dijabatan yang dilantik sebagai AJK disiplin, tetapkan tahap pada 6 dan jawatan kuasa JHEP isikan DISIPLIN Paparan untuk menetapkan tahap pengguna 2. Persiapan Pendaftaran Pelajar Baru Perkara-perkara yang perlu dilakukan sebelum proses pendaftaran pelajar baru dibuka

5 Semak dan kemaskini table-table rujukan. Buat banner di laman web Politeknik berkaitan (Untuk buka pendaftaran online). Download data pembayaran melalui web Bank Islam Malaysia setiap hari. Semak data pendaftaran semasa proses pendaftaran berjalan. 2.1 Kemaskini Maklumat Politeknik Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat Politeknik seperti nama, alamat, alamat website, nombor telefon dan lain-lain lagi. * Admin ihelp >> Kemaskini ID Politeknik Kaedah Penggunaan Masukan maklumat mengikut contoh-contoh yang telah dipaparkan dan klik butang simpan (Hanya dilakukan sekiranya ada perubahan maklumat politeknik).

6 Paparan mengemaskini maklumat politeknik 2.2 Kemaskini Table Persiapan Pendaftaran Pelajar Baru Online Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat-maklumat yang menjadi parameter rujukan bagi sistem seperti Sesi, No Pendaftaran, tarikh daftar dan lain-lain * Admin ihelp >> Setting Table Database >> Table Untuk Online Pelajar Baru

7 2.2.2 Kaedah Penggunaan Untuk mengupdate data, klik pada item dibawah lajur perkara dan dua kotak textbox akan dipaparkan untuk mengemaskini isi kandungan. Selepas dikemaskini klik pada butang kemaskini untuk menyimpan data. Butang Tambah Rekod Baru hanya digunakan untuk team developer sahaja. Dieja dengan 6 askara dan kod bulan dan tahun dirapatkan Dieja penuh dan kod bulan dan tahun dijarakkan Sila rujuk gambarajah dibawah Dieja penuh dan kod bulan dan tahun dijarakkan Dieja penuh dan kod bulan dan tahun dijarakkan Dieja dengan 6 askara dan kod bulan dan tahun dirapatkan

8 Sesi ambilan1 Sesi Jun2 - Sesi Disember Tidak perlu diubah Kod Politeknik01 PUO02 - SAS03 MAS04 PKBDan seterusnyalah Tahun ambilan Paparan mengemaskini data rujukan pendaftaran pelajar baru online 2.3 Kemaskini Maklumat Untuk Menjana No Pendaftaran Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini running number untuk sistem menjana no pendaftaran pelajar baru. * Admin ihelp >> Update Table Sokongan >> Table Menjana No Pendaftaran

9 2.3.2 Kaedah Penggunaan Untuk riset pembilang no pendaftaran klik pada butang Riset Semua (Hanya dilakukan sebelum daftar pelajar baru). Untuk mengemaskini mengikut kod program, pilih kod awalan program (contoh : D untuk Diploma lepasan SPM, B untuk Diploma lepasan Sijil Kolej Komuniti, Q untuk Diploma lepasan Sijil Politeknik dan sebagainya). klik pada item dibawah tajuk Kod Program dan dua kotak textbox akan dipaparkan untuk mengemaskini isi kandungan. Selepas dikemaskini klik pada butang kemaskini untuk menyimpan data. Untuk memadam data klik pada perkataan Padam. Untuk menambah rekod klik pada butang Tambah Rekod Baru dan paparan baru dibuka. Isi maklumat dan klik butang simpan.

10 Klik disini untuk menyenaraikan Program Klik kod berkaitan untuk kemaskini Program 2.4 Apabila di klik semua pembilang Sesi pertama dan Sesi kedua akan ke nilai 1001 dan 2001 untuk Kemaskini Maklumat Jenis-Jenis Bayaran Pendaftaran dan Yuran

11 2.4.1 Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini jenis-jenis bayaran yuran dan bayaran pelbagai. * Admin ihelp >> Update Table Sokongan >> Table Bayaran Yuran dan Pendaftaran Kaedah Penggunaan Untuk kemaskini maklumat bayaran pergi lajur Tahap dan klik pada kod awalan dan empat textbox akan dipaparkan. Klik butang kemaskini setelah proses tersebut selesai Untuk menambah kategori tahap yang baru, klik butang Tambah Rekod Baru Klik perkatan Padam untuk memadam data.

12 Klik kod tahap untuk mengupdate data Klik kod tahap untuk mengupdate data Paparan mengemaskini maklumat bayaran

13 Paparan menambah data bayaran 2.5 Kemaskini Maklumat Kod Program Dan Bilangan Kelas

14 2.5.1 Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat yang akan dijadikan rujukan oleh sistem untuk menjana kelas dan sesi tamat. * Admin ihelp >> Update Table Sokongan >> Table Menjana Program dan Kelas Kaedah Penggunaan Klik pada combobox kod awalan program dan pilih kod awalan Apabila senarai program telah dipaparkan klik pada lajur kod program untuk memulakan pengemaskinian Klik butang kemaskini untuk menyimpan data Klik butang tambah rekod baru untuk menambah data program baru Klik perkatan Padam untuk memadam data. Klik disini untuk menyenaraikan Program

15 Bilangan Kelas 1 Satu kelas 2 - Dua kelas Bilangan Semester Pengajian D 6 Q- 4 R 5 T 6 Dan seterusnyalah Klik pada kod program untuk mengemaskini maklumat Penempatan tahap D 1 Q- 3 R 2 T 1 Dan seterusnyalah Paparan mengemaskini data untuk menjana kod program dan kelas Nama Kelas Untuk Diploma lepasan SPM Jika ada 3 kelas masukan ABC sahaja (tanpa coma atau space bar) Untuk diploma topping up boleh guna nama kelas yang sedia ada contohnya, kelas DKA3 sedia ada tiga kelas iaitu A,B dan C. Bilangan kelas masukan 3 dan nama kelas ABC juga.

16 Paparan untuk menambah rekod kod program dan jumlah kelas 2.6 Kemaskini Tarikh dan Masa Lapordiri Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat yang akan dijadikan rujukan oleh sistem untuk penetapan waktu dan tarikh pelajar baru melapordiri di Politeknik setelah pendaftaran online dibuat. * Admin ihelp >> Update Table Sokongan >> Table Tarikh dan Masa Lapordiri Kaedah Penggunaan

17 Klik pada kod awalan tahap program untuk memulakan pengemaskinian. Klik butang kemaskini untuk menyimpan data. Klik butang tambah rekod baru untuk menambah data. Klik perkatan Padam untuk memadam data. Klik pada kod program untuk mengemaskini maklumat Paparan untuk mengemaskini masa dan tarikh lapordiri pelajar baru Paparan untuk menambah masa dan tarikh lapordiri pelajar baru

18 2.7 Kemaskini Maklumat Pegawai Menandatangani Surat-Surat JHEP Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat dan menambah maklumat pegawai-pegawai JHEP yang dibenarkan menandatangani surat-surat dari JHEP. * Admin ihelp >> Update Table Sokongan >> Table Nama Pegawai Tandatangan Surat Kaedah Penggunaan Klik pada nama pegawai untuk mengemaskini maklumat pegawai dan setelah selesai klik butang kemaskini Tanda ON dan OFF pada lajur status menandakan, nama pegawai yang akan tertera untuk menandatangani surat. (disetkan melalui pilihan user di dalam sistem) Untuk menambah nama pegawai baru klik pada butang Tambah Rekod Baru Untuk memadam data klik pada perkataan padam.

19 Klik pada nama untuk mengemaskini maklumat Paparan untuk mengemaskini maklumat pegawai Paparan untuk menambah nama pegawai 2.8 Kemaskini Maklumat Jabatan dan Ketua Jabatan Akademik Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat dan menambah maklumat jabatan dan nama ketua jabatan akademik. * Admin ihelp >> Update Table Sokongan >> Table Jabatan.

20 2.8.2 Kaedah Penggunaan Klik pada kod jabatan untuk mengemaskini maklumat jabatan dan setelah selesai klik butang kemaskini Untuk menambah jabatan baru klik pada butang Tambah Rekod Baru Untuk memadam data klik pada perkataan padam. Kod Jabatan JKA Awam JKE - Elektrik JKM Mekanikal JP Perdagangan JPH Hotel dan catering JRKV Rekabentuk JTMK Teknologi Maklumat MRO Penyenggaraan Pesawat JKP Perkapalan JAB Agro teknologi

21 Paparan untuk menambah jabatan 2.9 Kemaskini Maklumat Sesi Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat dan menambah nama sesi yang akan dijadikan rujukan oleh sistem. * Admin ihelp >> Update Table Sokongan >> Table Sesi.

22 2.9.2 Kaedah Penggunaan Klik pada kod sesi untuk mengemaskini maklumat sesi dan setelah selesai klik butang kemaskini Untuk menambah sesi baru klik pada butang Tambah Rekod Baru Untuk memadam data klik pada perkataan padam. Klik pada kod sesi untuk mengemaskini maklumat Paparan mengemaskini sesi Paparan menambah sesi baru 2.10 Kemaskini Senarai Barangan Koperasi Fungsi

23 Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini senarai barangan yang akan diserahkan kepada pelajar baru semasa hari lapordiri di politeknik. * Admin ihelp >> Update Table Sokongan >> Table Barangan Koperasi. Paparan menu mengemaskini barangan koperasi Kaedah Penggunaan Klik pada jenis barang untuk mengemaskini dan setelah selesai klik butang kemaskini. Untuk menambah barangan baru klik pada butang Tambah Rekod Baru. Untuk memadam data klik pada perkataan padam. Klik pada jenis barang untuk mengemaskini maklumat Paparan Mengemaskini senarai barangan koperasi

24 Paparan menambah senarai barangan koperasi 2.11 Kemaskini Senarai Penaja/Biasiswa Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mengemaskini senarai penaja pelajar semasa pengajian di politeknik. * Admin ihelp >> Update Table Sokongan >> Table Senarai Penaja/Biasiswa. Paparan menu pilihan untuk mengemaskini maklumat penaja Kaedah Penggunaan Klik pada lajur kod penaja untuk mengemaskini dan setelah selesai klik butang kemaskini.

25 Untuk menambah penaja baru klik pada butang Tambah Rekod Baru. Untuk memadam data klik pada perkataan padam. Klik pada kod penaja untuk mengemaskini maklumat Paparan mengemaskini maklumat penaja Paparan menambah maklumat penaja 2.12 Upload Dokumen Pendaftaran Ke Server Politeknik Fungsi Menu ini membolehkan pengguna muat naik (upload) dokumen pendaftaran yang akan dijadikan rujukan oleh pelajar baru semasa hari melapordiri ke politeknik. * Admin ihelp >> Upload Dokumen Pendaftaran.

26 Paparan menu untuk muat naik dokumen pendaftaran Kaedah Penggunaan Klik pada butang Browse untuk memilih fail yang hendak dimuat naik dan setelah pemilihan fail dibuat klik pada butang hantar. Fail yang telah dihantar akan disenaraikan diruangan senarai fail yang berjaya diupload. Jika berlaku kesilapan fail yang telah diupload boleh dipadam dengan mengklik pada perkataan Padam. Panduan lengkap serta jenis dan nama fail sila rujuk pada paparan di sistem. Baca panduan dengan teliti sebelum muat naik fail Senarai fail yang Berjaya di muat naik Klik untuk padam fail Klik untuk memilih fail Klik untuk muat naik fail

27 Paparan untuk muat naik dokumen pendaftaran 2.13 Menyediakan Data Pembayaran Yuran Pengajian Fungsi Menu ini membolehkan pengguna muat turun data text fail maklumat pembayaran yuran dari laman web Bank Islam Malaysia untuk di muat naik ke pengkalan data di politeknik. Ianya harus dilakukan setiap hari bermula dari pendaftaran atas talian (online) dibuka. * Pegawai Pendaftaran >> Urusan Data >> Salin Data Bayaran Yuran Pengajian Paparan menu menyediakan data pembayaran yuran Kaedah Penggunaan Dapatkan fail text maklumat bayaran dari laman web bank islam. (fail yang dimuat turun tidak mempunyai jenis. Sila tambahkan.txt di akhir nama fail tersebut. Setelah dimuat turun, browse fail tersebut untuk dimuat naik ke pengkalan data politeknik dan klik butang hantar. Fail yang berjaya dimuat naik akan disenaraikan.

28 Klik pada perkataan Pilih pada senarai fail yang berjaya dimuat naik. Setelah itu barulah nama fail yang dipilih akan dipaparkan dengan warna merah berserta butang Proses kelihatan. Klik butang Proses untuk memasukan data kedalam pengkalan data dan data yang berjaya diproses akan disenaraikan.

29 Paparan proses menyediakan data pembayaran yuran pengajian 2.14 Menyediakan Data Bayaran Pelbagai (Tertakluk Pada Politeknik Tertentu Sahaja) Fungsi Menu ini membolehkan pengguna muat turun data text fail maklumat pembayaran yuran dari laman web Bank Islam Malaysia untuk di muat naik ke pengkalan data di politeknik. Ianya harus dilakukan setiap hari bermula dari pendaftaran atas talian (online) dibuka. * Pegawai Pendaftaran >> Urusan Data >> Salin Data Bayaran Pelbagai

30 2 3 1 Paparan menu menyediakan data bayaran pelbagai Kaedah Penggunaan Dapatkan fail text maklumat bayaran dari laman web bank islam. (fail yang dimuat turun tidak mempunyai jenis. Sila tambahkan.txt di akhir nama fail tersebut. Setelah dimuat turun, browse fail tersebut untuk dimuat naik ke pengkalan data politeknik dan klik butang hantar. Fail yang berjaya dimuat naik akan disenaraikan. Klik pada perkataan Pilih pada senarai fail yang berjaya dimuat naik. Setelah itu barulah nama fail yang dipilih akan dipaparkan dengan warna merah berserta butang Proses kelihatan. Klik butang Proses untuk memasukan data kedalam pengkalan data dan data yang berjaya diproses akan disenaraikan.

31 Paparan menyediakan data bayaran pelbagai 2.15 Menyediakan Data Bayaran Secara Manual Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mencipta maklumat bayaran yuran dan bayaran pelbagai secara manual sekiranya data yang disalin dari Bank Islam Malaysia tiada. Sekiranya maklumat bayaran tiada calon pelajar tidak boleh membuat pendaftaran secara atas talian (online). * Pegawai Pendaftaran >> Urusan Data >> Insert Data Bayaran Manual

32 2 3 1 Paparan menu menyediakan data bayaran secara manual Kaedah Penggunaan Masukan no kad pengenalan, sesi bayaran, jenis bayaran dan klik butang Teruskan. Seterusnya masukkan nama atau no pendaftaran (bagi pelajar senior), jumlah bayaran, tarikh bayaran dan klik butang Simpan. Sila ikut format yang telah ditetapkan.

33 Paparan menyediakan data bayaran secara manual 2.16 Semakan Data Bayaran

34 Fungsi Menu ini membolehkan pengguna menyemak dan memadam data bayaran yuran dan bayaran pelbagai sekiranya berlaku searang masalah berkenaan dengan data bayaran. * Pegawai Pendaftaran >> Urusan Data >> Semak Data BIMB Paparan menu menyediakan data bayaran secara manual Kaedah Penggunaan Buat pilihan carian dengan menggunakan no kad pengenalan, no pendaftaran atau nama. Masukan maklumat carian dan klik butang cari. Apabila maklumat carian dijumpai, senarai bayaran akan tersenarai. Sekiranya ada berlaku kesilapan, klik pada perkataan Padam untuk memadam data.

35 Paparan semakan maklumat bayaran 2.17 Kawalan Buka dan Tutup Pendaftaran Online Pelajar Baru Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mengawal untuk membuka atau menutup pendaftaran pelajar baru. * Admin >> Buka atau Tutup Online >> Buka dan Tutup Online Pelajar Baru Paparan menu membuka dan menutup pendaftaran online pelajar baru Kaedah Penggunaan Buat pilihan sama ada membuka atau menutup pendaftaran pelajar baru online. Selepas membuat pilihan klik butang simpan.

36 Paparan untuk mengawal buka dan tutup pendaftaran online pelajar baru Paparan kepada calon pelajar semasa pendaftaran online pelajar baru dibuka

37 Paparan kepada calon pelajar semasa pendaftaran online pelajar baru ditutup 2.18 Ujilari Mendapatkan contoh no kad pengenalan calon pelajar Fungsi Menu ini membolehkan pengguna mendapatkan contoh no kad pengenalan calon yang bakal mendaftar secara online. Contoh no kad pengenalan ini adalah no kad pengenalan sebenar calon yang ditawarkan tempat di politeknik. Pastikan sebelum pendaftaran online dibuka data ujilari ini hendaklah dipadam semula dan pembilang no pendaftaran dirisetkan semula. * Admin ihelp >> Ujilari Sistem Pendaftaran Pelajar Baru >> Contoh No Kp Calon Paparan menu untuk mendapatkan contoh no kad pengenalan calon pelajar Kaedah Penggunaan Isikan maklumat yang diperlukan mengikut contoh seperti yang terdapat pada paparan sistem. Klik butang cari Selepas senarai nama dipaparkan, pilih mana-mana satu no kad pengenalan. Paparan ini hanya memaparkan sebanyak 20 data sahaja.

38 2.19 Ujilari Mencipta Data Pembayaran (Rujuk perkara 2.15) 2.20 Ujilari Laksana Proses Pendaftaran Online (Rujuk Perkara 3) 2.21 Ujilari Memadam Data Ujilari Fungsi

39 Menu ini berfungsi untuk memadam data ujilari selepas ujian pendaftaran pelajar baru dilaksanakan. * Admin ihelp >> Ujilari Sistem Pendaftaran Pelajar Baru >> Padam Data Ujilari Paparan menu untuk memadam data pelajar selepas melaksanakan ujian Kaedah Penggunaan Isikan no kad pengenalan yang diperolehi dalam perkara Klik butang cari Selepas senarai nama dipaparkan, pilih data yang berkenaan sahaja untuk dipadam. Sekiranya data dalam pengkalan data telah ada untuk sesi-sesi terdahulu, contohnya pelajar sijil yang menyambung diploma di politeknik yang sama, padamkan data yang berkenaan sahaja. Jika dipadamkan kesemuanya sejarah pengajian pelajar tersebut akan turut dipadam. Untuk data di pengkalan data BAP padam data yang berkenaan sahaja. Jangan padam data yang bukan sesi semasa. Untuk memadam klik pada perkataan Padam pada table yang berkenaan.

40 Paparan untuk memadam data ujilari 2.22 Ujilari Memadam Data Pembayaran (Rujuk Perkara 2.16)