SISTEM ADMINISTRASI BIBITAN, LC/ TB, TBM, TSM & PANEN. Pundu Learning Centre

Transkripsi

1 SISTEM ADMINISTRASI BIBITAN, LC/ TB, TBM, TSM & PANEN Pundu Learning Centre

2 ADMINISTRASI SUATU KEGIATAN PENCATATAN YANG DILAKUKAN SECARA PROSEDURAL, SISTEMATIS DAN KONTINUE SEHINGGA MENGHASILKAN SEBUAH INFORMASI YANG DIHARAPKAN

3 TUJUAN PROSEDUR ADMINISTRASI Secara Umum Prosedur Administrasi bertujuan untuk membentuk keseragaman pelaksanaan Administrasi, sebagai pedoman kerja, serta sebagai alat pengawasan dalam pengelolaan pekerjaan di seluruh Unit Usaha ( Kebun dan Pabrik )

4 FUNGSI PROSEDUR ADMINISTRASI TERHADAP PERENCANAAN Laporan yang dihasilkan dari Prosedur Administrasi dapat digunakan sebagai dasar analisa untuk menyusun rencana kerja selanjutnya. TERHADAP PELAKSANAAN ADMINISTRASI Prosedur Administrasi akan memudahkan dalam pelaksanaan administrasi, karena setiap transaksi yang terjadi sudah diatur secara lengkap baik secara pencatatan maupun administrasi yang digunakan.

5 FUNGSI PROSEDUR ADMINISTRASI TERHADAP KOORDINASI Pelaksanaan Prosedur Administrasi yang berlaku akan memudahkan koordinasi antar unit departement yang terkait. TERHADAP PENGAWASAN Dengan dilaksanakan Prosedur Administrasi akan lebih memudahkan kontrol dan pengawasan pekerjaan

6 HASIL AKHIR PROSEDUR ADMINISTRASI # UP TO DATE # AKURAT # DAPAT DIPERCAYA

7 ADMINISTRASI PEMBIBITAN Pundu Learning Centre

8 ADMINISTRASI PEMBIBITAN - PENGERTIAN : Administrasi pembibitan merupakan pedoman dan sarana pencatatan kegiatan pembibitan tanaman kelapa sawit, yang kegiatannya dimulai dar : Perencanaan/Anggaran; Pengadaan Bahan/Alat Bibitan; Persiapan Lahan Bibitan; Pemeliharaan Bibit (pre-nursery dan main-nursery); Pengiriman Bibit Ke Lapangan dan Pelaporan. - PENCATATAN BIAYA Struktur aktivitas/pencatatan biaya Bibitan didasarkan pada pengelompokan jenis kegiatan yang tertuang pada PEDOMAN PENCATATAN AKUNTANSI tentang PEMBIBITAN KELAPA SAWIT. - PENJELASAN NOMOR AKUN 123.xxxxx.1xx PEMBIBITAN KELAPA SAWIT xx Lokasi Bibitan (Tidak Digunakan) xx Tahun bibit xx Kode jenis akun

9 - PENGKLASIFIKASIAN :.11x PERSIAPAN LAHAN.21x PERSIAPAN BIBIT PN.22x PEMELIHARAAN BIBIT PN.31x PERSIAPAN BIBIT MN.32x PEMELIHARAAN BIBIT MN.40x PENGAWASAN DAN ADMINISTRASI - PERINCIAN SUB-SUB AKUN : 123.xx00.xx.11x. SARANA DAN PRASARANA BIBITAN.111. PENYIAPAN LAHAN Mencakup biaya bongkar tunggul, perataan/pembersihan lahan bibitan sampai siap dipergunakan untuk bibitan. Dalam akun ini tidak termasuk investasi pembukaan lahan untuk bibitan dan ganti rugi.112. PEMBUATAN BEDENGAN Akun ini mencakup biaya pembuatan bedengan/naungan untuk bibit dan bangunan-bangunan penunjang dipembibitan.113. JALAN DAN DRAINASE Mencakup biaya pembuatan jalan dan drainase di areal bibitan.114. INSTALASI AIR Mencakup biaya penyediaan kelengkapan peralatan instalasi air dan sarana yang digunakan untuk pendistribusian air ke areal pembibitan, seperti : pipa dan biaya instalasi pemasangannya, selang, kran dan sebagainya.

10 .115. SARANA DAN PRASARANA LAINNYA Mencakup biaya pembuatan sarana penunjang seperti ponduk hujan.119. SARANA & PRASARANA YANG DIALOKASI Akun ini mencatat alokasi biaya penyusutan sarana dan prasarana bibitan ke 123.xx00.xx.21x. PENYIAPAN BIBIT PRE-NURSERY.211. PEMBELIAN KECAMBAH biaya bibitan. Mencakup biaya pembelian kecambah, yaitu : harga kecambah, biaya transport/pengiriman dan biaya-biaya lain sehubungan dengan pengadaan / pembelian kecambah.212. PEMAKAIAN BABY BAG Mencakup biaya pemakaian Baby bag yang diambil dari gudang yang dihitung berdasarkan : (jumlah kebutuhan) x (harga rata-rata).213. TANAH DAN PENGISIAN BABY BAG Mencakup biaya atas kegiatan pengadaan tanah, persiapan dan pengisian tanah ke Baby Bag (misal: mengayak tanah dari bongkahan tanah dan sisa- sisa akar/kerikil untuk lapisan atas, mencampur ayakan tersebut dengan pupuk dasar dan pengisian tanah ke Baby Bag) Termasuk dalam aku ini alokasi biaya pengangkutan dan pengumpulan tanah dengan menggunakan kendaraan / alat berat LANGSIR / SUSUN BABY BAG Mencakup biaya HK melangsit/mengangkut dan menyusun Baby Bag yang sudah berisi tanah ke dalam bedengan pembibitan atau biaya pengangkutan bibitan dari satu lokasi ke lokasi bibitan yang lain dan biaya penjarangan.

11 123.xx00.xx.22x. PEMELIHARAAN BIBIT PRE-NURSERY.221. SELEKSI DAN TANAM KECAMBAH Mencakup biaya tenaga kerja yang menyeleksi dan menanam kecambah ke.222. PENGENDALIAN HAMA DAN PENYAKIT Mencakup biaya pengendalian hama dan penyakit, yang terdiri dari : biaya (pestisida) dan alat-alat kerja PEMUPUKAN Mencakup biaya pemupukan yang terdiri dari : biaya tenaga kerja, biaya bahan.224. PENYIRAMAN DAN PENGATURAN AIR Mencakup biaya penyiraman bibit / pengaturan air. Termasuk disini adalah menerima alokasi biaya operasional mesin pompa air Baby Bag tenaga kerja, bahan dan alat-alat kerja dan penyusutannya yang diperoleh dari akun transit water supply. Bila mesin pompa tidak ditransit, maka biaya penyusutannya diperoleh dari akun biaya penyusutan yang dialokasi sebesar beban penyusutan mesin pompa air pada bulan bersangkutan.225. PENGENDALIAN GULMA Mencakup biaya kegiatan merumput/menyiang rumput dibedengan dan polybag, antara lain: biaya tenaga kerja, biaya bahan dan biaya alat.226. KONSOLIDASI BIBIT Mencakup biaya konsolidasi bibit, meliputi kegiatan menegakkan posisi polybag, meluruskan barisan, meratakan atau menambahkan tanah kedalam polybag.227. SELEKSI BIBIT Mencakup biaya seleksi bibit di Pre Nursery, dan biaya-biaya lain sehubungan bibit di Pre Nursery dengan kegiatan seleksi

12 123.xx00.xx.31x. PENYIAPAN BIBIT KE MAIN-NURSERY.311. PEMAKAIN LARGE BAG Mencakup biaya pemakaian Large Bag (sesuai harga gudang).312. TANAH DAN PENGISIAN LARGE BAG Mencakup biaya pengadaan tanah dan pengisian ke Large Bag, terdiri dari : - Biaya pengambilan tanah dari lokasi lain / disekitar bibitan yang,meliputi alokasi dari kendaraan / alat berat - Biaya tenaga kerja untuk penyaringan dan pengisian tanah ke Large Bag.313. LANGSIR / SUSUN LARGE BAG Mencakup biaya tenaga kerja untuk mengangkut dan menyusun Large Bag yang sudah berisi tanah ke areal bibitan.314. SELEKSI BIBIT Mencakup biaya atas kegiatan penyeleksian bibit untuk dipindahkan ke Main Nursery, terdiri dari : biaya tenaga kerja, biaya angkutan dan biaya lain sehubungan dengan kegiatan seleksi bibit di Main Nursery 123.xx00.xx.32x. PEMELIHARAAN BIBIT MAIN-NURSERY.321. PENGENDALIAN HAMA PENYAKIT Mencakup biaya pengendalian hama dan penyakit.322. PEMUPUKAN Mencakup semua biaya sehubungan dengan kegiatan pemupukan yang dan alat meliputi upah, bahan

13 .323. PENYIRAMAN / PENGATURAN AIR Mencakup biaya penyiraman / pengaturan air serta alokasi biaya operasional pompa air bibitan.324. PENGENDALIAN GULMA Mencakup biaya kegiatan merumput / menyiang rumput di polybag dan.325. MENGISI PELINDUNG BIBIT (Mulching) Mencakup biaya pengadaan dan pengisian lapisan tipis mulsa ke permukaan.326. KONSOLIDASI BIBIT Mencakup biaya konsolidasi bibit, meliputi kegiatan menegakkan posisi barisan, meratakan atau menambahkan tanah kedalam polybag.327. SELEKSI BIBIT Mencakup pencatatan biaya kegiatan penyeleksian bibit di Main Nursery.328. PUTAR, PANGKAS & IKAT BIBIT Mencakup biaya kegiatan putar bibit, pangkas bibit dan ikat bibit di Main.329. ALOKASI SARANA & PRASARANA Mencakup penerimaan alokasi biaya sarana dan prasarana pada kegiatan main Nursery dan penyusutan mesin bedengan tanah pada polybag polybag, meluruskan Nursery pemeliharaan bibit di

14 123.xx00.xx.40x. PENGAWASAN & ADMINISTRASI.401. PENGAWASAN Mencakup biaya kegiatan pengawasan yang dilakukan untuk seluruh tahap pekerjaan Pembibitan, meliputi biaya pengawasan yang dilakukan oleh Mandor dan Staf Lapangan Termasuk didalam akun ini adalah : - Semua biaya Mandor bibitan dan Kerani bibitan,,eliputi : upah, lembur, premi dan tunjangantunjangan - Biaya BBM pemeliharaan kendaraan dan uang muka kendaraan Asisten bibitan.402. ADMINISTRASI Mencakup biaya administrasi seperti : ATK, barang cetakan dll untuk keperluan.403. TRANSPORT KARYAWAN Mencakup alokasi biaya kendaraan / alat berat untuk membawa karyawan / lokasi bibit.999. BIBIT YANG DIALOKASI Akun ini mencatat nilai bibit yang dialokasikan ke lapangan / unit lain, yaitu yang dikirim dikali dengan harga rata-rata bibit administrasi bibitan peralatan bibitan sesuai sebesar jumlah bibit

15 123.xx00.xx.40x. PENGAWASAN & ADMINISTRASI.401. PENGAWASAN Mencakup biaya kegiatan pengawasan yang dilakukan untuk seluruh tahap pekerjaan Pembibitan, meliputi biaya pengawasan yang dilakukan oleh Mandor dan Staf Lapangan Termasuk didalam akun ini adalah : - Semua biaya Mandor bibitan dan Kerani bibitan,,eliputi : upah, lembur, premi dan tunjangantunjangan - Biaya BBM pemeliharaan kendaraan dan uang muka kendaraan Asisten bibitan.402. ADMINISTRASI Mencakup biaya administrasi seperti : ATK, barang cetakan dll untuk keperluan.403. TRANSPORT KARYAWAN Mencakup alokasi biaya kendaraan / alat berat untuk membawa karyawan / lokasi bibit.999. BIBIT YANG DIALOKASI Akun ini mencatat nilai bibit yang dialokasikan ke lapangan / unit lain, yaitu yang dikirim dikali dengan harga rata-rata bibit administrasi bibitan peralatan bibitan sesuai sebesar jumlah bibit

16 RINGKASAN UMUM ADMINISTRASI BIBITAN - PENJELASAN UMUM 1. Termasuk didalam kegiatan pemeliharaan disini adalah semua aktivitas (baik langsung maupun tidak langsung) pemeliharaan dari mulai penyiapan lahan sampai dengan bibit siap dikirim kelapangan 2. Ketentuan tekhnis mengenai langkah-langkah aktivitas pemeliharaan mengacu pada Buku Pedoman Tehnis Agronomi 3. Sesuai dengan kebijakan pengalokasian biaya yaitu berdasarkan bulan tanam atau kelompok umur bibit. Untuk hal tersebut maka pencatatan aktiva kegiatan maupun penggunaan bahan dicatat sesuai kelompok masing-masing -PROSEDUR PENCATATAN KEGIATAN PEMELIHARAAN PEMBIBITAN 1. Perlakuan pemeliharaan bibitan adalah sesuai dengan tahapan yang diatur dalam buku Pedoman Pencatatan Akuntansi 2. Setiap aktivitas pemeliharaan bibit oleh Mandor bibitan harus dicatat dalam Laporan harian mandor (LHM) secara harian 3. Berdasarkan LHM oleh Kerani bibitan akan direkap kedalam Laporan Pemeliharaan Bibitan Harian / Laporan Harian Asisten (LHA) untuk prestasi kerja, pemakaian HK dan bahan. Sedangkan absensi karyawan yang terdapat di lembar LHM oleh kerani dapat direkap kedalam Daftar Absensi (untuk pembayaran upah) 4. LHA per hari dikirim ke kantor kebun untuk diproses lebih lanjut sebagai laporan Divisi Pembibitan ke kantor kebun. Dari LHA dapat juga dibuat ringkasan secara laporan bulanan asisten (LBA)

17 ADMINISTRASI PEMBUKAAN LAHAN & TANAM BARU Pundu Learning Centre

18 ADMINISTRASI PEMBUKAAN LAHAN & TANAM BARU - PENGERTIAN : 1. NEW PLANTING Yaitu penanaman baru pada lahan bekas hutan/rawa atau lahan tidak/kurang produktif dengan tanaman budidaya 2. REPLANTING Yaitu penanaman kembali pada lahan yang sama dengan tanaman yang sama (sebagai pengganti tanaman lama dikarenakan sudah kurang produktif) 3. KONVERSI Yaitu penanaman kembali pada lahan yang sama dengan menggunakan jenis tanaman yang berbeda dengan tanaman sebelumnya - PENCATATAN BIAYA : 1. Pengeluaran untuk kegiatan penanaman baru dicatat ke akun Capital Expenditure (pengeluaran untuk penambahan investasi / aktiva tetap) 2. Struktur aktivitas/pencatatan biaya kegiatan PENANAMAN BARU Tanaman Kelapa Sawit didasarkan pada pengelompokan jenis kegiatan yang tertuang pada Pedoan Pencatatan Akuntansi

19 - PENGKLARIFIKASIAN : 124.xxxxx.1xx : PEMBUKAAN LAHAN Buat Blok, Imas & Tumbang, Perun/rumpuk/stacking, Pemberantasan Lalang, Pemberantasan Gulma non Lalang, Pembersihan Jalur Tanam, Pemadatan Tanah dll 124.xxxxx.2xx : PEMBUATAN PRASARANA Jalan, Jembatan, parit, Tanah, Barak 124.xxxxx.3xx : TANAM DAN PEMELIHARAAN KACANGAN Tanam Kacangan, Pemeliharaan Kacangan, Pemupukan Kacangan 124.xxxxx.3xx : TANAM KELAPA SAWIT Memancang, Melubang, memupuk Lubang Tanam, Penanaman, Transportasi 124.xxxxx.39x : PENGAWASAN & ADMINISTRASI Pengawasan, Pencatatan Administrasi - PERINCIAN SUB-SUB AKUN :.111. BUAT BLOK Mencakup biaya pembuatan blok tanaman sebelum dilakukan pembukaan lahan.112. IMAS Mencakup biaya pekerjaan memotong semak dan pohon kecil dengan diameter < 10 Cm.113. TUMBANG Mencakup biaya pekerjaan penumbangan pohon (dilakukan setelah pekerjaan imas) yang dilakukan dalam 2 tahap. Tahap I untuk pohon/kayu berdiameter cm dan Tahap II untuk pohon/kayu berdiameter > 30 cm

20 .114. PERUN/RUMPUK/STACKING Mencakup biaya pekerjaan memotong dan membersihkan sisa-sisa kayu yang belum terkumpulkan dan merumpuk / mendorong sisa-sisa kayu tersebut baik secara manual atau mekanis (dengan menggunakan alat berat) ke samping jalur tanam.115. BERANTAS LALANG Mencakup biaya pemberantasan lalang (secara chemist) pada areal lalang atau areal yang baru dibuka setelah dilakukan pembersihan (sebelum ditanami bibit tanaman).116. BERANTAS GULMA NON LALANG Mencakup biaya pembersihan areal semak setelah dilakukan pembersihan, biasanya banyak dilakukan diareal rendahan/rawa.117. PEMADATAN TANAH (Compacting) Merupakan biaya kegiatan pemadatan tanah pada jalur tanam (biasanya dilakukan pada areal rendahan-gambut).119. LAIN-LAIN Mencakup beban biaya dari : - Alokasi tim survey, adalah biaya yang timbul karena adanya tim survey dari GIS maupun dari tim Estate, serta - Premi kontraktor, adalah premi yang diberikan kepada kontraktor sesuai SPK (jika ada).211. PEMBUATAN JALAN Merupakan biaya pekerjaan paket pembuatan jalan, meliputi : Jalan utama (Main Road), Jalan sekunder (Collection Road)

21 .212. PEMBUATAN JEMBATAN Mencakup biaya pekerjaan pembuatan jembatan semi permanen yang dilakukan dalam paket tersendiri.213. PEMBUATAN PARIT Mencakup biaya pembuatan parit yang digunakan untuk drainase (pengeluaran air untuk daerah rendahan yang tergenang air atau dari dalam kebun keluar kebun). Jenis parit/drainase meliputi : Drainase Utama/Primer, Drainase Pengumpul/Sekunder dan Drainase Lapangan/Tertier.214. KONSERVASI TANAH Mencakup biaya kegiatan pengawetan tanah/konservasi tana dan air, meliputi : Pembuatan Rorak/Benteng penahan erosi (contour bund), teras bersambung (contour terrace) atau teras individu / tapak kuda (contour individual).215. PEMBUATAN BARAK/CAMP Mencakup biaya pembuatan barak karyawan/bangunan sementara, termasuk disini adalah biaya pembuatan pondok hujan.311. TANAM KACANGAN Mencakup biaya pengadaan bibit, alokasi HK untuk pengerjaan tanam kacangan (tanaman penutup tanah).312. PEMELIHARAAN KACANGAN Mencakup biaya pemeliharaan kacangan, meliputi kegiatan penyiangan / dangir kacangan, tarik goloran dll

22 .313. PEMUPUKAN KACANGAN Mencakup biaya pemupukan kacangan yang meliputi biaya bahan, alokasi HK dan pengangkutan / ecer pupuk dengan menggunakan kendaraan.321. MEMANCANG Mencakup biaya pekerjaan membuat tanda-tanda untuk pembuatan lubang tanam diareal yang akan ditanami (biaya bahan dan HK).322. MELUBANG Mencakup biaya pembuatan lubang tanam.323. MEMUPUK LUBANG TANAM Mencakup biaya pemupukan lubang tanam (biaya bahan dan HK).324. PENANAMAN Mencakup biaya penanaman bibit kelapa sawit. Kegiatan ini mencakup : Pengadaan bibit (harga bibit), melepaskan large bag dan memasukkan bibit kedalam lubang tanam yang sudah disiapkan.325. TRANSPORTASI BIBIT Mencakup buaya pengangkutan bibit dari pembibitan kelokasi tanam dan juga pengeceran bibit.391. PENGAWASAN Mencakup biaya kegiatan pengawasan yang dilakukan untuk seluruh tahap pekerjaan Pembukaan Lahan & Tanam Baru, meliputi : biaya pengawasan yang dilakukan mandor dan staf lapangan.

23 Yang termasuk dalam akun ini adalah : a. Biaya mandor I, Kerani Keliling, Kerani Divisi/Pembantu Kerani yang sekaligus bertugas mengawasi kegiatan Pembukaan Lahan & Tanam Baru, meliputi upah, lembur, premi dan tunjangan lainnya. b. Biaya BBM, pemeliharaan kendaraan dan uang muka kendaraan Asisten LC/Divisi yang sekaligus bertugas mengawasi kegiatan Pembukaan Lahan & Tanam Baru Pencatatan biaya point a dan b dibedakan sebagai berikut : - Apabila Asisten, Mandor dan Kerani tersebut juga mengawasi TM dan TBM, maka dari total biaya pengawasan (LC/TBM/TM) dibebankan sebesar x% ke Biaya Produksi (akun pengawasan Panen dan Pemeliharaan TM) - Sisa beban sebesar (100 x)% dialokasikan ke biaya pengawasan TBM/LC atau dasar luas investasi TBM/LC.392. ADMINISTRASI Mencakup biaya administrasi (ATK dsb) untuk keperluan administrasi Pembukaan Lahan & Tanam Baru

24 ADMINISTRASI PEMELIHARAAN TBM & TM Pundu Learning Centre

25 ADMINISTRASI PEMBUKAAN LAHAN & TANAM BARU -PENGERTIAN : 1) Pemeliharaan = Up-keep Merupakan kegiatan yang ditujukan untuk perbaikan pertumbuhan tanaman, meliputi kegiatan pemeliharaan terhadap lingkungan tanaman maupun terhadap pokok tanaman itu sendiri. a). Pemeliharaan terhadap lingkungan tanaman merupakan aktivitas/kegiatan yang ditujukan untuk memperbaiki media tumbuh tanaman, mencakup pemeliharaan atas tanah dan lingkungannya sehingga sesuai dengan kebutuhan tanaman tersebut. Termasuk dalam kegiatan ini antara lain : Pengendalian Gulma, Penyediaan Unsur Hara, Konservasi Lahan, Rawat Gawangan, Rawat Piringan, dsb. b). Pemeliharaan Pokok Tanaman merupakan aktivitas/kegiatan yang ditujukan untuk memperbaiki kondisi fisik tanaman itu sendiri, antara lain : Tunas Pokok, Pengendalian Hama/Penyakit, Kastrasi, dsb.

26 2).TBM (Tanaman Belum Menghasilkan) = Immature a). Tanaman dikategorikan sebagai TBM dalam arti fisik tanaman, yaitu : tanaman dalam masa pertumbuhan vegetatif saja (misal : pertumbuhan daun, batang, akar, dsb) jadi belum ada pertumbuhan generatif, seperti bunga dan buah. b). Secara umum batasan pengakuan status TBM pada tanaman Kelapa Sawit sampai akhir tahun III setelah tanam. 3).TM (Tanaman Menghasilkan) = Mature a). Tanaman dikategorikan sebagai TM dalam arti fisik, yaitu : bahwa tanaman tersebut sudah mengalami pertumbuhan generatif (berbunga dan berbuah). b). Secara umum batasan pengakuan status TM pada tanaman Kelapa Sawit adalah pada awal tahun ke IV setelah tanam (misal : pada tahun tanam 1995, maka pada 1 Januari 1998 diakui sebagai TM).

27 -PENGELOMPOKAN TANAMAN Sesuai dengan umur tanaman, kegiatan kegiatan Pemeliharaan Tanaman dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1). TBM - Tahun 0 ( 1 6 bulan ) 2). TBM - Tahun 1 ( 7 18 bulan ) 3). TBM - Tahun 2 ( bulan) 4). TM - Muda ( 4 8 tahun ) 5). TM - Remaja ( 9 18 tahun ) 6). TM - Tua ( >19 tahun) -PELAKSANAAN KEGIATAN 1). Pelaksanaan kegiatan pemeliharaan TBM/TM dapat dilakukan secara swakelola, yaitu dengan tenaga / karyawan sendiri maupun dengan Kontraktor Lokal. 2). Aktifitas kegiatan pemeliharaan TBM/TM didasarkan pada Pedoman Tehnik Agronomi.

28 -PENCATATAN BIAYA 1). Pengeluaran untuk kegiatan pemeliharaan TBM dicatat di akun Capital Expenditure (pengeluaran untuk penambahan investasi/aktiva tetap), sedangkan pengeluaran untuk kegiatan pemeliharaan TM dicatat ke akun Revenue Expenditure (pengeluaran untuk memperoleh pendapatan). 2). Struktur Aktivitas pekerjaan / pencatatan biaya Pemeliharaan TBM / TM didasarkan pada pengelompokan jenis pekerjaan yang tertuang dalam Buku Pedoman Pencatatan Akuntansi yang sudah disusun oleh Dept. Accounting Kantor Pusat. Pencatatan no akun untuk pemeliharaan : 125.xxxx.0.xxx : Pemeliharaan TBM Contoh : = Perawatan Gawangan Manual Divisi 01 TT xxxx.0.xxx : Pemeliharaan TM Contoh : = Perawatan Gawangan Manual Divisi 01 TT xxxx.0.xxx : Pemupukan TM Contoh : = Pemupukan Kelapa Sawit Divisi 01 TT 2005

29 -PERINCIAN SUB-SUB AKUN TBM Pengelompokan akun di TBM dibedakan atas : xxxx.x.1xx Pembukaan lahan Akun ini menampung pindah buku investasi dari akun Pembukaan Lahan pada Land Clearing, sesuai lokasi Divisi dan tahun tanam dari tanaman tersebut. Akun ini tidak lagi terdapat penambahan realisasi biaya untuk pembukaan lahan, karena konsep pindah buku didasarkan atas areal yang telah ditanam bibit tanaman xxxx.x.2xx Pembuatan Prasarana Rincian ini disamping menampung pindah buku investasi dari rincian akun Prasarana diareal tanam baru (LC), juga investasi tambahan yang diperlukan guna kelengkapan / pemenuhan kebutuhan prasarana akibat keterlambatan pembuatan prasarana pada waktu penanaman baru xxxx.x.3xx Tanam Kelapa Sawit dan Tanam Kacangan Rincian ini menampung pindah bukuinvestasi dari rincian akun Penanaman dan Pemeliharaan dari areal tanam baru (LC), tanam dan pemeliharaan kacangan yang telah dipindah bukukan dan tambahan biaya akibat adanya pemeliharaan yang belum dilaksanakan seperti tanam kacangan.

30 - 125.xxxx.x.4xx Pemeliharaan TBM Dalam akun ini mencatat kegiatan : a). Pembuatan Piringan, Pasar Rintis, Tempat Pengumpulan Hasil (TPH), dan Titi Pasar Rintis. b). Biaya pemeliharaan tanaman setelah dilakukan pindah buku dari Penanaman Baru ke TBM (Pengendalian Gulma, Pemeliharaan Pokok, Pemeliharaan Prasarana, Konservasi Tanah, Pengendalian Hama & penyakit, Pemupukan Kelapa Sawit dan Pengawasan, Administrasi & Transport). c). Tambahan biaya pemeliharaan untuk tanaman baru yang telah dipindah bukukan ke TBM, yang dikerjakan secara swakelola (pekerjaan sendiri / kontraktor lokal). * 125.xxxx.x.41x : PEMBUTAN PIRINGAN/PASAR RINTIS/TPH/TITI PASAR RINTIS Akun ini mencatat biaya atas pekerjaan pembuatan piringan, pasar rintis (jalan panen), TPH dan Titi Pasar Rintis (Titi Panen) 411. Pembuatan Piringan : Akun ini mencatat biaya pembuatan piringan (baik dikerjakan secara manual maupun chemist) disekitar pokok tanaman, yakni sebagai tempat menyebarkan pupuk dan daerah jatuhnya tandan buah dan brondolan Pembuatan Pasar Rintis : Akun ini mencatat biaya pembuatan jalan rintis, sebagai jalan untuk mengangkut buah ke TPH, jalan kontrol, pemupukan dan untuk aktifitas operasional lainnya sesuai umur tanaman Pembuatan TPH : Akun ini mencatat biaya pembuatan Tempat Pengumpulan Hasil (TPH),sebagai tempat penampungan hasil panen sebelum diangkut ke lokasi pengolahan buah (pabrik) Pembuatan Titi Pasar Rintis : Akun ini mencatat biaya pembuatan titi pasar rintis (titi panen).

31 * 125.xxxx.x.42x : PENGENDALIAN GULMA Akun ini mencatat biaya atas pekerjaan pengendalian gulma, meliputi kegiatan pengendalian gulma, di piringan/pasar rintis/tph, Gawangan, dan pemberantasan lalang serta transportasi air Pemeliharaan Piringan/Pasar rintis/tph (Manual) : Akun ini mencatat biaya pemeliharaan piringan, jalan panen, dan TPH yang dilakukan secara manual Pemeliharaan Piringan/Pasar rintis/tph (Chemist) : Akun ini mencatat biaya pemeliharaan piringan, jalan panen, dan TPH yang dilakukan secara chemist Pemeliharaan Gawangan Manual : Akun ini mencatat biaya pemeliharaan gawangan, antara lain : dongkel anak kayu secara manual Pemeliharaan Gawangan Chemist : Akun ini mencatat biaya pemeliharaan gawangan, antara lain: oles anak kayu, semprot pakis dan dan sebagainya yang dilakukan secara chemist Pemberantasan Lalang : Akun ini mencatat biaya pemberantasan lalang baik dengan metode spraying, spot spraying maupun wiping Transportasi Air : Akun ini mecatat biaya atas pekerjaan pengangkutan air yang diperlukan sehubungan dengan kegiatan pengendalian gulma. * 125.xxxx.x.43x : PEMELIHARAAN POKOK Akun ini mencatat biaya pemeliharaan pokok (tanaman), antara lain : kegiatan sanitasi, kastrasi, penyisipan, konsolidasi pokok, survey dan sensus Sanitasi Kastrasi : Akun ini mencatat biaya pekerjaan sanitasi (kebersihan) tanaman dan kastrasi, meliputi kegiatan membersihkan pokok, membuang cabang-cabang tua dan kering, membersihkan buah busuk dan buah pasir dan sebagainya.

32 432. Penyisipan Pokok : Akun ini mencatat biaya dalam kegiatan penyisipan pokok (menyediakan pokok, melubang dan menanam pokok) Konsolidasi Pokok : Akun ini mencatat biaya kegiatan konsolidasi pokok yang meliputi : kegiatan menegakkan posisi pokok, meluruskan baris tanaman, pengeluaran pokok untuk penjarangan dan sebagainya, biaya pembongkaran pokok abnormal, mati/rusak dimakan hama Survey dan Sensus : Akun ini mencatat biaya survey dan sensus, meliputi kegiatan pengamatan pokok per blok untuk mengetahui kondisi blok yang sebenarnya atas informasi jumlah pokok, pokok sakit/abnormal, pokok mati, data sarana fisik dan gejala hama dan penyakit. * 125.xxxx.x.44x : PEMELIHARAAN PRASARANA Akun ini mencatat biaya pemeliharaan dan perbaikan prasarana kebun, dalam rangka pemeliharaan tanaman dan pengangkutan hasil produksi Pemeliharaan Jalan : Akun ini mencatat biaya pemeliharaan dan perbaikan jalan, meliputi jalan utama (Main Road) dan jalan sekunder (Collection Road) Pemeliharaan Jembatan : Akun ini mencatat biaya pemeliharaan dan perbaikan jembatan serta pembuatan/penggantian jembatan serta pembuatan/penggantian jembatan semi permanen (kayu) 443. Pemeliharaan Parit : Akun ini mencatat biaya pemeliharaan dan perbaikan parit yang digunakan untuk drainase, baik berupa pencucian parit atau pembersihan parit.

33 444. Pemeliharaan Perbatasan/Pringgan : Akun ini mencatat biaya pemeliharaan perbatasan/pringgal Pemeliharaan Galangan Api : Akun ini mencatat biaya atas kegiatan pemeliharaan galangan api Pemeliharaan Prasarana Lainnya : Akun ini mencatat biaya atas pekerjaan pembuatan prasarana barak karyawan (bangunan sementara). Akun pemeliharaan prasarana ini hanya menampung biaya prasarana yang sifatnya melengkapi dari prasarana yang ada. Dalam hal pembuatan prasarana yang sifatnya aktiva tetap misalnya pembuatan jembatan permanen tidak dibukukan dalam akun ini akan tetapi merupakan biaya investasi prasarana umum sehingga biaya pemeliharaan atas prasarana tersebut menjadi beban produksi tidak langsung (overhead). * 125.xxxx.x.45x : KONSERVASI TANAH Yang dimaksud dengan Konservasi Tanah adalah : pemeliharaan yang dilakukan terhadap prasarana pencegah erosi yang telah dibuat agar tidak terjadi kerusakan tanah. Akun ini mencatat biaya atas kegiatan pengawetan tanah/konservasi tanah, meliputi : pemeliharaan tapak kuda, tapak timbun Rorak/benteng atau kontur Tapak Kuda : akun ini mencatat biaya atas kegiatan pemeliharaan tapak kuda, meliputi perawatan yang teratur untuk perawatan dan perbaikan tapak kuda yang rusak, memperbaiki sudut kemiringan dan memadatkan pinggiran tapak kuda. Tapak kuda adalah bentuk prasarana pencegahan erosi pada tanah miring.

34 452. Rorak/Benteng : Akun ini mencatat biaya atas kegiatan perawatan dan perbaikan Rorak/Benteng. Rorak/Benteng adalah bentuk prasarana pencegahan erosi pada tanah agak miring Kontur : Akun ini mencatat biaya atas kegiatan pemeliharaan dan perbaikan kontur. Kontur adalah bentuk prasarana pencegah erosi pada tanah miring dan sangat miring. * 125.xxxx.x.46x : PENGENDALIAN HAMA DAN PENYAKIT Yang dimaksud pengendalian hama dan penyakit disini adalah tindakan pencegahan yang dapat menghambat perkembangan hama dan penyakit, tindakan pemberantasan dan tindakan pengendalian secara biologis. Akun ini mencatat biaya atas kegiatan terhadap pengendalian hama dan penyakit kelapa sawit, meliputi : hama tikus, babi, ulat api, ulat kantong, rayap serta penyakit daun dan penyakit lainnya Tikus : Akun ini mencatat biaya atas kegiatan pengendalian hama tikus yang dilakukan secara berkala pada semua areal,dengan cara pemberian umpan durat atau umpan sejenisnya Ulat Api dan Ulat Kantong : Akun ini mencatat biaya atas kegiatan pengendalian hama ulat api dan ulat kantong, meliputi : kegiatan pengamatan, pencegahan dan pemberantasa Hama Lainnya : Akun ini mencatat biaya atas kegiatan pengendalian hama-hama lainnya yang tidak dapat dicatat pada akun sebelumnya, seperti : kumbang, jenis ulat lainnya dsb Penyakit Daun : Akun ini mencatat biaya atas kegiatan pengendalian penyakit daun, meliputi : pengendalian terhadap pelepah daun yang terserang jamur, cendawan dan sebagainya.

35 464. Penyakit Lainnya : Akun ini mencatat biaya atas kegiatan pengendalian terhadap penyakit lainnya, seperti : penyakit busuk pangkal, busuk tandan buah, penyakit busuk pucuk atau penyakit-penyakit lainnya. * 125.xxxx.x.47x : PEMUPUKAN KELAPA SAWIT Akun ini mencatat biaya pekerjaan pemupukan kelapa sawit (diluar biaya angkutan pupuk) baik dengan menggunakan pupuk anorganik, janjang kosong, limbah pabrik, dan pupuk lainnya. Biaya pemupukan ini meliputi biaya tenaga kerja penabur pupuk dan harga bahan/alat, sedangkan biaya pengangkutan pupuk yang dilakukan oleh intern kebun maupun ektern (kontraktor) dicatat kedalam akun tersendiri Pemupukan Anorganik : Akun ini mencatat biaya pekerjaan pemupukan anorganik, meliputi : Pemupukan dengan pupuk Urea, TPS, MOP dan pupuk lainnya Pemupukan Janjang Kosong : Akun ini mencatat biaya pekerjaan pemupukan dengan janjang kosong, termasuk disini abu janjang Pemupukan Mill Effluent (Limbah Pabrik) : Akun ini mencatat biaya pemupukan dengan limbah pabrik, termasuk dengan kegiatan penyediaan sarana untuk aplikasinya Pemupukan Lainnya : Akun ini mencatat biaya pekerjaan pemupukan dengan menggunakan pupuk lainnya yang tidak termasuk kedalamakun pemupukan sebelumnya Pengangkutan Pupuk Intern Kebun : Akun ini mencatat biaya pengangkutan pupuk yang dilakukan oleh alat pengangkut milik kebun. Biaya bersumber dari biaya transit unit.

36 479. Pengangkutan Pupuk Extern Kebun : Akun ini mencatat biaya pengangkutan pupuk yang dilakukan oleh alat pengangkut Extern kebun. Biaya dicatat sebesar pembebanan biaya angkut dari kontraktor dan biaya-biaya lain yang berhubungan dengan itu. * 125.xxxx.x.49x : PENGAWASAN DAN ADMINISTRASI 491. Pengawasan : Akun ini mencatat biaya kegiatan pengawasan yang dilakukan untuk seluruh tahap pekerjaan TBM, meliputi : biaya pengawasan yang dibukukan sesuai lokasi Divisi dan Tahun Tanam. Yang termasuk dalam akun ini adalah : a. Biaya mandor I dan kerani yang mencatat dan mengawasi pemeliharaan tanaman, meliputi : upah, lembur, premi dan tunjangan-tunjangan. b. Biaya BBM, pemeliharaan kendaraan dan uang muka kendaraan Asisten Divisi yang sekaligus bertugas mengawasi pemeliharaan tanaman. c. Mandor pemeliharaan. Untuk pencatatan point a. dan b. dibedakan sebagai berikut : - Apabila asisten, mandor, kerani tersebut juga mengawasi areal TM, TBM, atau LC, maka berdasarkan biaya per Ha pengawasan (LC/TBM/TM) dibebankan sebesar 60 % ke Biaya Produksi (akun pengawasan panen dan pemeliharaan TM). - Sisa beban sebesar 40 % dialokasikan ke biaya pengawasan TBM/Penanaman Baru atas dasar luas areal investasi TBM/Penanaman Baru.

37 492. Administrasi : Akun ini mencatat biaya administrasi (ATK dan Sebagainya) untuk keperluan administrasi divisi Transport : Akun ini mencatat alokasi biaya kendaraan untuk membawa peralatan/karyawan pemeliharaan sesuai dengan lokasi divisi dan tahun tanam. * 125.xxxx.x.5xx : ALOKASI BIAYA a. Kelompok akun ini mencatat : Penerimaan alokasi biaya tidak langsung yang terjadi sehubungan dengan adanya kegiatan pemeliharaan tanaman (TBM), meliputi :alokasi biaya kantor pusat (management), IDC dan biaya overhead kebun. b. Dasar Alokasi biaya tersebut sebagai berikut : - Biaya kantor pusat dan overhead kebun adalah luas areal Ha - Biaya IDC adalah jumlah investasi (to date) Alokasi Kantor Pusat (management) : Akun ini mencatat penerimaan alokasi atas biaya kantor pusat untuk areal TBM Alokasi IDC (Interest During Construction) : Akun ini mencatat penerimaan alokasi untuk areal TBM atas biaya IDC, yaitu biayabiaya bunga atas pinjaman yang dipergunakan untuk membangun Aktiva ini Alokasi Biaya Overhead Kebun : Akun ini mencatat penerimaan alokasi biaya overhead kebun untuk areal TBM.

38 Dasar Pencatatan Akuntansi # Dalam kelompok akun TBM ini dicatat berdasarkan jurnal memorial dari pemakaian tenaga kerja, pemakaian bahan dari gudang atau pemakaian langsung, dan alokasi biaya dari akun transit sesuai aktivitas pemeliharaan TBM atau jurnal voucher untuk realisasi pengeluaran biaya dari Kas/Bank. Sebagai akun lawan yang di-kredit adalah akun hutang gaji, persediaan,kas/bank dan sebagainya. # Setelah areal TBM dinyatakan sebagai TM sesuai dengan ketentuan yang berlaku maka seluruh investasi TBM pada areal tersebut dilakukan pindah buku ke TM. # Sebagai akun lawan yang di-debet dari transaksi ini adalah akun TM 132.xxxx.x.1xx), sesuai lokasi divisi dan tahun tanam yang dipindahbukukan dan tidak lagi dirinci menurut kegiatannya.

39 -PERINCIAN SUB-SUB AKUN TM Pengelompokan akun di TM dibedakan atas : xxxx.x.1xx Pindah Buku Akun TBM Akun ini mencatat total nilai investasi TM yang diperoleh berdasarkan proses pindah buku dari akun Tanaman Belum Menghasilkan. Nilai perolehan TM ini dicatat berdasarkan hasil pemindah bukuan dari akun TBM pada waktu tanaman dinyatakan sebagai Tanaman Menghasilkan. Pemindah bukuan dilakukan oleh Kantor Pusat xxxx.x.1xx Pemeliharaan TM Akun ini mencatat biaya pemeliharaan tanaman (Pengendalian Gulma, Pemeliharaan Pokok, Pemeliharaan Prasarana, Pengawetan Tanah, Pengendalian Hama & penyakit, dan Pengawasan, Administrasi & Transport) xxxx.x.1xx Pemupukan TM Pada areal TM untuk pemupukan kelapa sawit memiliki akun tersendiri dari pemeliharaan TM. Akun ini mencatat segala jenis biaya yang dikeluarkan dalam kegiatan pemupukan Kelapa Sawit (Pemupukan Organik, Pemupukan Jankos, Pemupukan Mill Effluent (Limbah), Pengambilan Sample Daun, Pemupukan Lainnya,Pengangkutan Pupuk Intern/Ekstern).

40 -PERINCIAN SUB-SUB AKUN TM Pengelompokan akun di TM dibedakan atas : xxxx.x.1xx Pindah Buku Akun TBM Akun ini mencatat total nilai investasi TM yang diperoleh berdasarkan proses pindah buku dari akun Tanaman Belum Menghasilkan. Nilai perolehan TM ini dicatat berdasarkan hasil pemindah bukuan dari akun TBM pada waktu tanaman dinyatakan sebagai Tanaman Menghasilkan. Pemindah bukuan dilakukan oleh Kantor Pusat xxxx.x.1xx Pemeliharaan TM Akun ini mencatat biaya pemeliharaan tanaman (Pengendalian Gulma, Pemeliharaan Pokok, Pemeliharaan Prasarana, Pengawetan Tanah, Pengendalian Hama & penyakit, dan Pengawasan, Administrasi & Transport) xxxx.x.1xx Pemupukan TM Pada areal TM untuk pemupukan kelapa sawit memiliki akun tersendiri dari pemeliharaan TM. Akun ini mencatat segala jenis biaya yang dikeluarkan dalam kegiatan pemupukan Kelapa Sawit (Pemupukan Organik, Pemupukan Jankos, Pemupukan Mill Effluent (Limbah), Pengambilan Sample Daun, Pemupukan Lainnya,Pengangkutan Pupuk Intern/Ekstern).

41 LAPORAN ADMINISTRASI AGRONOMI Pundu Learning Centre

42 - RKH Rencana Kerja Harian (RKH) adalah perencanaan pekerjaan yang akan dilakukan pada H+1. Laporan ini dibuat sehari sebelum pekerjaan dilakukan. - LHM Laporan Harian Mandor (LHM) berfungsi untuk mencatat semua kegiatan harian yang dikerjakan oleh Karyawan maupun Pemborong. Laporan ini bersumber dari hasil pekerjaan yang dilakukan di Lapangan baik fisik maupun bahan yang langsung dicatat pada sore hari setelah kegiatan lapangan. Laporan ini dibuat oleh masing-masing mandor sesuai dengan Job masing-masing mandor yang diperiksa oleh kepala Mandor / mandor I dan disetujui oleh Asisten Divisi. - LHA Laporan Harian Asisten (LHA) merupakan laporan pokok divisi yang pelaporannya sampai ke Kantor Kebun, dibuat oleh Asisten Divisi, diperiksa Asisten Kepala dan disetujui oleh Estate Manager. Laporan ini bersumber dari LHM yang dibuat oleh mandor. Namun pada laporan ini bukan hanya fisik dan bahan saja yang dicatat, tapi pemakaian biaya juga dicatat / dimunculkan pada laporan ini.

43 - LAPORAN REALISASI PEMAKAIAN BAHAN (CU) Laporan pemakaian bahan sebenarnya sudah tercantum pada LHM dan LHA, namun pada laporan CU ini dibuat sebagai laporan pemakian bahan dari stock yang ada dan sebagai suber data untuk penginputan kedalam program stock yang ada di gudang central. - LAPORAN HARIAN KEBUN Laporan ini adalah dibuat dikantor kebun oleh bagian Administrasi kantor kebun sebagai monitoring dan juga alat kontrol kantor kebun atas kegiatan pekerjaan dilapangan yang bersumber dari Laporan Harian Asisten (LHA). Laporan ini mencakup semua jenis kegiatan lapangan, baik pembukaan lahan, tanam baru, perawatan/pemeliharaan tanaman, administrasi & pengawasan serta panen /produksi dan dikirim ke kantor wilayah sebagai laporan harian kantor kebun. - LAPORAN KEUANGAN Laporan keuangan adalah pencatatan seluruh pemakaian biaya yang dipakai untuk operasional kebun yang dikelompokkan dalam masing-masing jenis pekerjaan.laporan ini bersumber dari upah karyawan (alokasi HK), pemakaian bahan dan alat, serta segala jenis kegiatan yang mengeluarkan dana.

44 - LAPORAN BULANAN MANAGER Laporan Bulanan Manager (LBM) adalah laporan final kebun dan merupakan laporan kebun yang diakui oleh Management kantor pusat. LBM merupakan rangkuman dari segala jenis laporan kebun, yang meliputi Areal Statement kebun, struktur organisas, tenaga kerja & hari kerja karyawan, sarana & prasarana, daftar inventaris kebun, curah hujan, laporan fisik dan biaya (pembukaan lahan, pemeliharaan, produksi, overhead, kapital),monitoring SPK & BAPP, realisasi pemupukan, laporan stock dan pengeluaran bahan, peta kondisi areal, laporan transit kendaraan, variance PDO vs PPDO serta ulasan Estate Manager atas permasalahan/kendala dan solusi yang dihadapi oleh kebun. Dalam LBM juga terdapat perbandingan antara realisasi fisik & biaya dengan budget yang juga berfungi sebagai control atas kegiatan pekerjaan dikebun. LBM juga dapat diartikan sebagai Laporan Pertanggung Jawaban Estate Manager atas kegiatan operasional kebun yang dilakukan pada setiap bulan dengan.

45 ADMINISTRASI PANEN Penen merupakan aktifitas puncak pada bisnis perkebunan kelapa sawit. Hasil produksi yang maksimal dengan losse minimal adalah hal pokokyang wajib dimonitor setiap saat. Administrasi yang sangat membantu guna memonitor pelaksanaan kegiatan panen dimulai dari taksasi buah sampai proses pengiriman buah ke Pabrik Kelapa Sawit (PKS). - Perencanaan Target Produksi - Proses perencanaan produksi sudah dimulai pada saat penyusunan anggaran tahunan,dengan mempertimbangkan kelas tanah, trend kenaikan produksi sesuai standart dan kondisi tanaman (pemupukan, perawatan serta kondisi cuaca). Pada skala yang lebih kecil perencanaan dengan peta seksi panen dan taksasi produksi harian. * Peta Seksi Panen Seksi panen adalah pengelompokan blok/areal panen untukmempermudah pelaksanaan dengan pertimbangan topografi, jarak dari perumahan, kemudahan transportasi dan potensi produksi. Seksi panen dibuat dengan system 6/7 yang artinya dibagi menjadi 6kelompok (sesuai 6 hari kerja) didalam 7 hari dalam seminggu. Seksi panen menjadi dasar pusingan normal panen. * Pusingan Potong Buah Pusingan/rotasi potong buah dibuat sebagai alat bantu bagi Asisten dalam memonitor pelaksanaan kegiatan panen dilapangan. Administrasi pusingan potongbuah ini wajib dijalankan.

46 * Taksasi Potong Buah Taksasi potong buah adalah pendekatan perhitungan jumlah buah kelapa sawit yang akan dipanen pada keesokan hari. Taksasi dilakukan oleh mandor panen dengan mengambilpokok sample sebanyak 5 sd 10 %. Teknis pelaksanaan taksasi adalah menghitung jumlah janjang masak pada 6 sd 12 baris tanaman per blok, kemudian mencatat % buah masak dari pohon yang diamati tersebut. Tujuan dilakukan taksasi potong buah ini : - Untuk mengetahui jumlah produksi yang akan di eksploitasi - Jumlah tenaga kerja yang akan digunakan - Jumlah unit kendaraan yang dibutuhkan - Estimasi jam olah Pabrik Kelapa Sawit - Pelaksanaan Kegiatan Panen Pada tahap pelaksanaan kegiatan panen monitoring yang dilakukan adalah laporan penerimaan buah, pemeriksaan mutu buah dan mutu ancak, dan monitoring losses (buah mentah, brondolan dan buah tinggal). Administrasi tersebut merupakan sat rangkaian guna memonitor perolehan kualitas produksi yang baik. * Penerimaan Buah Penerimaan buah merupakan kegiatan terpenting dari serangkaian administrasi panen, karena dengan akurasi data yang baikakan diperoleh besarnya nilai pencapaian basis borong panen, penambahan nilai premi karyawan, pencapaian kenaikan BJR dan meminimalisir losses panen.

47 Proses administrasi penerimaan buah dilakukan oleh kerani panen, setelah pemanen selesai melakukan kegiatan potong buah/panen pada satu ancak kerja dan seluruh TBS sudah diantrikan di TPH. Substansi penting yang dicatat adalah jumlah keseluruhan buah pada setiap TPH, nama pemanen dan kemungkinan adanya buah mentah/busuk yang ikut terpanen. Pemanenyang menurunkan buah mentah wajib didenda, karena buah mentah tidak memberikan kontribusi terhadap perolehan minyak kelapa sawit (CPO) dan pohon yang diturunkan buah mentahnya akan mengalami stres yang ditandai dengan banyaknya muncul bungan jantan. * Pemeriksaan Mutu Buah Guna memastikan setiap tandan kelapa sawit yang akan dikirimkan ke pabrik mempunyai mutu yang baik, maka perlu dilakukan pemeriksaan mutu buah dan mutu hancak. Pemeriksaan mutu buah dilakukan pada TPH dengan mengidentifiksai setiap buah yang sudah diantrikan pemanen. Kriteria buah yang diperiksa dibedakan : Buah normal (matang panen), buah mentah, buah busuk, tangkai panjang dan buah abnormal. * Pemeriksaan Mutu Ancak Pemeriksaan mutu hancak dilakukan terhadap ancak pemanen yang sudah dilakukan pemeriksaan mutu buah. Pemeriksaan mutu ancak bertujuan untuk mengetahui sumber losses yang ada dalam ancak pemanen.

48 * Notes Potong Buah Sebagai sarana komunikasi antara pemanen dengan asisten divisimaka notes (catatan) potong buah menjadi sangat penting. Didalam notes potong buah tercatat jumlah premi sekaligus denda yang diperoleh setiap pemanen sehingga bisa menjadi pemicu peningkatan produktifitas. Notes ini diisi setiap sore hari oleh kerani buah atas dasar penerimaan buah dilapangan (buku penerimaan buah). Buku notes ini diinformasikan/diserahkan setiap hari kepada pemanen sebagai informasi dan monitoring bagi pemanen. Buku ini diserahkan kembali dari pemanen ke mandor panen pada sore hari untuk kemudian diteruskan kembali ke kerani buah. * Buku Buah Mentah Pencatatan buah mentah bertujuan untuk memonitor losses yang sudah dilakukan oleh pemanen, sekaligus untuk mempermudah proses denda terhadap karyawan panen yang melakukan kesalahan memotong buah mentah. Administrasi ini juga sebagai indikator keberhasilan pengelolaan kegiatan panen serta mengindikasikan kemampuan per individu pemanen didalam melaksanakan proses potong buah secara benar. * Brondolan Tidak Dikutip Brondolan mempunyai kandungan minyak sawit yang cukup tinggi. Kesalahan dalam pengelolaan brondolan akan mempunyai kerugian ganda yakni losses minyak apabila tidak dikutip sekaligus bisa berpotensi menjadi gulma kentosan yang sangat sulit dikendalikan. Tingginya resiko kerugian yang bisa diakibatkan oleh tidak dikutipnya brondolan dari lapangan maka perlu senantiasa dilakukan cros cek terhadap mutu hancak panen.

49 - Transport Buah Salah satu kegiatan panen yang sangat penting adalah proses transportasi buah dari lokasi panen menuju PKS. Kebutuhan unit transport membutuhkan perencanaan yang matang berdasarkan persentase kerapatan panen yang berasal dari data Taksasi Buah harian. Sebelum buah diangkut harus sudah dicatat oleh kerani panen didalam buku penerimaan buah dan sudah dilakukan cros cek mutu buah di TPH. Guna memudahkan tenaga angkut TBS didalam mengidentifikasi buah yang sudah dicatat oleh kerani maka pada gagang TBS diberi tanda silang menggunakan pensil warna. * SuratPengantar Buah Setelah buah terangkut kedalam truck, maka sebelum truck berangkat menuju PKS perlu dibuatkan Surat Pengantar Buah (SPB), yang akan dijadikan dasar PKS didalam menentukan asal sumber TBS yang diterima. Informasi terpenting didalam SPB ini adalah lokas asal blok, tahun tanam serta jumlah janjang yang dikirim per lokasi blok. Apabila terjadi pengiriman TBS yang berasal dari beberapa blok yang berbeda, maka pembagian tonase per blok sangat ditentukan oleh akurasi data dari SPB. * Karcis Timbang Karcis timbang merupakan hasil print out jumlah tonase TBS yang masuk ke jembatan timbang PKS. Informasi yang tertera didalam karcis timbang adalah jumlah janjang, jumlah berat bruto (yakni jumlah berat buah dan kendaraan angkut) serta berat netto (yakni berat bruto setelah dikurangi berat kendaraan angkut).

50 - Administrasi Hasil Panen Proses monitoring terhadap hasil panen (jumlah janjang panen, biaya tenaga kerja terdiri dari upah dan premi panen serta biaya pengawas) mempunyai arti yang sangat penting didalam kontrol besarnya biaya panen per periode. Administrasi yang secara lengkap menyajikan informasi biaya panen per hari adalah didalam Crop Book. * Buku Premi Panen Buku ini berguna untuk menghitung besarnya pendapatan per pemanen yakni nilai Premi Panen serta kemungkinan terjadinya denda panen. * Buku Produksi (Crop Book) Buku produksi berfungsi untuk mencatat perolehan janjang panen dan tonase per blok per hari. Pencatatan jumlah janjang per-blok disesuaikan dengan data dari SPB dan jumlah tonase sesuai hasil timbang dari PKS. Apabila pengiriman dilakukan pada beberapa blok maka pembagian tonase diproporsionalkan dengan pertimbangan BJR dan tahun tanam. * Daftar Panjang Produksi dan Biaya Harian Sasaran akhir dari seluruh kegiatan panen adalah diperolehnya biasa eksploitasi yang rendah atau didapatkannya Harga Pokok Produksi yang wajar. Alat monitoring termudah bagi divisi untuk mengetahui biaya panen harian adalah dari informasi Daftar Panjang Produksi dan Biaya Harian karena dalam format ini menampilkan jumlah janjang, tonase, dan biaya panen.

51 * Produksi dan Biaya Harian Guna memonitor realisasi produksi dan biaya selama periode satu tahun maka perlu diaplikasikan format Produksi dan Biaya Bulanan. Secara umum informasi yang disampaikan hampir sama dengan Produksi dan Biaya Harian, hanya saja format ini bisa menggambarkan fluktuasi biaya panen dari bulan ke bulan. Format Produksi dan Biaya Bulanan diisi setiap akhir masa tutup buku, untuk mempermudah identifikasi fluktuasi produksi baik secara biaya (Rp/Ton) maupun pencapaian tonase fisik maka perlu ditambahkan grafik pendukung dengan pembanding data dari Anggaran tahun berjalan.

52