NO. RUJUKAN NO. KELUARAN : 04 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA. MUKA SURAT : 1 dari 18 PROSEDUR AKHIR

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1 dari 18 PK.UiTM.CNS.HEA (O).13 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama Khairunnisa Md Nizar Muhammad Farizi Hj Mazlee Prof. Madya Dr. Abdul Halim bin Ramli Prof Dr Nasrudin Mohammed Jawatan Penolong Pendaftar HEA Wakil Pengurusan Rektor Pegawai Eksekutif Tarikh 16/02/ /02/ /02/16

2 UiTM MUKA SURAT : 2 dari 18 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Muka Surat Ringkasan Pindaan Diluluskan 26/08/05 01/00 Semua Pindaan Melebihi 50% 05/10/05 03/10/08 02/00 Pindaan melebihi 50 % 03/10/08 29/07/13 03/01 Muka hadapan Perubahan PYB, Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 29/07/13 28/08/13 03/02 Semua 11/11/14 03/03 Muka hadapan Semua Perubahan tarikh kuatkuasa Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus Perubahan tarikh kuatkuasa 28/08/13 11/11/14 22/06/15 03/04 Muka hadapan Semua Perubahan pegawai yang bertanggungjawab Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor 22/06/15 Kampus

3 MUKA SURAT : 3 dari 18 Muka hadapan Perubahan tarikh kuatkuasa Perubahan Rektor Kampus 16/02/16 04/00 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa 16/02/16 Semua Perubahan semua isi kandungan

4 MUKA SURAT : 4 dari 18 BIL ISI KANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 Objektif Skop Definisi Singkatan Dokumen Rujukan Tanggungjawab dan Tindakan Carta Alir Rekod Kualiti 18

5 MUKA SURAT : 5 dari OBJEKTIF Untuk memastikan perlaksanaan pengendalian peperiksaan akhir yang dilaksanakan oleh UiTM Cawangan Negeri Sembilan dengan sistematik mengikut peraturan-peraturan yang ditentukan. 2.0 SKOP Prosedur ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik untuk mengendalikan peperiksaan akhir. 3.0 DEFINISI 3.1 Keperluan peperiksaan Meliputi buku jawapan dan keperluan-keperluan lain yang berkaitan peperiksaan. dengan 3.2 Tempat peperiksaan Bilik/Dewan peperiksaan dan Hospital 3.3 Ketua Pengawas Pensyarah yang bertanggungjawab untuk mengetuai pengawas peperiksaan dalam urusan pengawasan dan pengendalian peperiksaan di Bilik/ Dewan dan Hospital 3.4 Pengawas Pensyarah/Pegawai yang ditugaskan untuk mengawasi perjalanan sesuatu peperiksaan

6 MUKA SURAT : 6 dari Pembantu Pengawas Seseorang yang bukan kakitangan universiti yang dilantik untuk membantu pengawas peperiksaan semasa peperiksaan. 3.6 Jawatankuasa Staf yang terlibat dalam mengelolakan pengendalian peperiksaan akhir. 3.7 Kad Pengesahan Diri 3.8 Ralat Sebarang dokumen pengesahan diri seperti kad pengenalan diri/ kad pekerja. Sebarang kesilapan kertas soalan peperiksaan yang dikenal pasti sebelum/semasa peperiksaan. 3.9 Pegawai Penyemak Staff yang dilantik oleh Rektor untuk menyemak dokumen laporan salah laku pelajar semasa peperiksaan 3.10 Pegawai Penguatkuasa Ketua Pengawas/ Pengawas 3.11 Saksi Pengawas/ Pembantu Pengawas/ Pelajar

7 MUKA SURAT : 7 dari SINGKATAN UiTMCNS KPs Ps BHEPep PPB PPs PEM - UiTM Cawangan Negeri Sembilan - Ketua Pengawas - Pengawas - Bahagian Hal Ehwal Shah Alam - Pejabat Polis Bantuan - Pembantu Pengawas - Pemeriksa Skrip Jawapan PP(HEA) PE(HEA) PT(HEA) Penolong Pendaftar HEA/ Kanan Pegawai Eksekutif HEA/ Kanan/ Tertinggi Pembantu Tadbir Pengkeranian HEA HEA AJK Pep Petugas BGP PTPPP - Bahagian Hal Ehwal Akademik - Ahli Jawatankuasa - Staf yang bertugas di Bilik BGP - Bilik Gerakan - Peraturan dan Tatacara: Pengendalian dan Pengawasan UiTM

8 MUKA SURAT : 8 dari DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Manual Kualiti Bilik Kualiti MK.UiTM.CNS Peraturan dan Tatacara Pengendalian & Pengawasan UiTM Edisi Pertama April Manual Pengurusan Akhir Edisi Pertama April Peraturan Akademik Pra Diploma, Diploma & Sarjana Muda Pindaan Jadual Waktu Muktamad (rujuk semester semasa) 5.6 Manual Pengurusan Akademik untuk Pentadbir Edisi Pertama Buku Garis Panduan Pengendalian Kes- Kes Salah Laku Pelajar di Dalam 5.8 Panduan Akhir untuk Pensyarah UiTM 5.9 Akta 174 Akta Institusi- Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 Bilik Gerakan Bilik Gerakan Bilik Gerakan Sistem SIMS Bilik Gerakan Bilik Gerakan Bilik Gerakan Bilik Gerakan

9 MUKA SURAT : 9 dari TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A. Perancangan Sebelum Akhir Rujuk: PP(HEA)/ PE(HEA)/PT(HEA)/KPP/ AJK Pep/PPB 1. Manual Pengurusan Akhir Edisi Pertama, Bab 10: Pengendalian Akhir m/s 152 (6.1) 2. Peraturan &Tatacara: Pengendalian dan Pengawasan UiTM, Bab 3 m/s Manual Pengurusan Akademik untuk Pentadbir UiTM, Perincian Tanggungjawab Pentadbir Akademik Bahagian Akademik Fakulti/ UiTM Negeri, Jadual A m/s 3 B. Perlaksanaan semasa Akhir / Intersesi / Khas Rujuk : A. Akhir 1. Manual Pengurusan Akhir Edisi Pertama, Bab 10: Pengendalian Akhir m/s 152 (6.2) PP(HEA)/ PE(HEA)/PT(HEA)/KPP/ AJK Pep/ KPs/Pw 2. Peraturan &Tatacara: Pengendalian dan Pengawasan UiTM, Bab 4-5 m/s Panduan Akhir untuk Pensyarah UiTM B. Intersesi 4. Manual Pengurusan Akhir Edisi Pertama, Bab 12:

10 MUKA SURAT : 10 dari 18 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN Pengendalian Intersesi m/s C. Khas 5. Manual Pengurusan Akhir Edisi Pertama, Bab 13: Pengendalian Khas m/s C. Pengurusan Akhir Kuarantin/ Hospital PP(HEA)/ PE(HEA)/PT(HEA)/KPP (Rujuk Peraturan &Tatacara: Pengendalian dan Pengawasan UiTM, Bab 7-8 m/s ) D. Tatatcara Pengendalian Pelajar yang Melanggar Tatatertib semasa Akhir Rujuk : PP(HEA)/ PE(HEA)/PO(HEA)/KPP 1. Peraturan &Tatacara: Pengendalian dan Pengawasan UiTM, Bab 9 m/s Buku Garis Panduan Pengendalian Kes- Kes Salah Laku Pelajar di Dalam

11 MUKA SURAT : 11 dari CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD MULA PP(HEA)/ PE(HEA) PE(HEA)/ AJK Pep PP(HEA)/ PE(HEA)/PT(HEA) KPs/Ps/PPs Terima dan edarkan JWP (M) daripada BHEPep/ Upep kepada Pensyarah Sedia dan edarkan jadual pengawasan peperiksaan akhir kepada Pensyarah Buat persediaan bagi keperluan peperiksaan akhir Tindakan: i. Ambil keperluan peperiksaan di BGP dan bawa ke DP/BP ii. Ambil bungkusan kertas soalan untuk di bawa je DP/BP iii. Tandatanagn Rekod Serah Terima Kertas Soalan dan Skrip Jawapan iv. Kendali peperiksaan v. Kumpul dan kira skrip jawapan vi. Buat laporan peperiksaan vii. Lain- lain JWP (M) Jadual Waktu Pengawasan Bab 3: PTPPP Bab 4 dan Bab 5: PTPPP

12 MUKA SURAT : 12 dari 18 KPs Serah bungkusan skrip jawapan dan borang laporan peperiksaan kepada Petugas KPs PP(HEA)/ PE(HEA) Petugas Petugas Hantar laporan kesalahan pelajar melanggar peraturan peperiksaan akhir (jika ada) Ambil tindakan terhadap laporan kesalahan pelajar melanggar peraturan peperiksaan akhir (jika ada) Terima, kira dan rekod bilangan skrip jawapan Simpan bungkusan skrip jawapan di BGP Bab 9: PTPPP Borang A, B dan C Bab 9: PTPPP Rekod Serah Terima Kertas Soalan dan Skrip Jawapan TAMAT

13 MUKA SURAT : 13 dari (KUARANTIN) TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD Pelajar KPP PP(HEA)/ PE(HEA)/ PT(HEA)/ PEM MULA Pelajar maklumkan KPP sekiranya dapat pertembungan masa peperiksaan mengikut JWP(M) bagi dua atau lebih kursus KPP maklumkan kepada PP(HEA) Menyediakan senarai pelajar yang perlu dikuarantin. Menyediakan jadual pengawasan dan tempat peperiksaan kuarantin. Memaklumkan pelajar yang terlibat masa untuk melapor diri. Memastikan peperiksaan dijalankan mengikut Peraturan. Memastikan PEM mengambil skrip jawapan untuk dinilai. TAMAT JWP (M)

14 MUKA SURAT : 14 dari KHAS PELAJAR SAKIT DI HOSPITAL TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD MULA Pelajar Pelajar membuat permohonan Bab 7: PTPPP PP(HEA) PP(HEA)/ PE(HEA)/ PT(HEA) KPw/Pw PEM Mengesahkan butiran pelajar sakit yang akan menduduki peperiksaan di Hospital. Menyediakan Pengawas di Hospital Menyediakan bungkusan kertas soalan peperiksaan bersama keperluan lain. Membawa dokumen peperiksaan mengikut keperluan peperiksaan ke Hospital. Memastikan peperiksaan dijalankan mengikut Peraturan. Menyerahkan skrip jawapan ke BGP. Menandatangani dalam Buku rekod pengambilan/ pemulangan Skrip Mengambil skrip jawapan yang berkaitan. Menandatangani dalam Buku Rekod Pemulangan/ Pengambilan Skrip TAMAT Bab 7: PTPPP

15 MUKA SURAT : 15 dari PELAJAR MELANGGAR TATATERTIB TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD Saksi / Pegawai Penguatkuasa Pegawai Penguatkuasa Pegawai Penguatkuasa MULA Pelajar ditangkap atau disyaki melakukan kesalahan atau melanggar peraturan Saksi maklumkan kepada KPs (Pegawai Penguatkuasa) Kenalpasti pelajar dan buat pemerhatian Jika didapati mencurigakan dan penampakan bahan bukti, pegawai perlu terus mendapatkan pelajar Pegawai Penguatkuasa mengambil semua bahan bukti untuk dibuat laporan (Borang A) Pelajar dibenarkan untuk terus menjawab peperiksaan Pegawai Penguatkuasa mengisi Borang B dengan lengkap dan terperinci Pegawai Penguatkuasa membawa pelajar ke BGP setelah selesai peperiksaan untuk mengesahkan laporan Borang B Bab 9: PTPPP Kaedah pemeriksaan boleh rujuk Prosedur Pengendalian Salah Laku Pelajar Borang A Borang B

16 MUKA SURAT : 16 dari 18 Urusetia / Pegawai Penyemak Pegawai Penguatkuasa menyerahkan bahan bukti serta borang A dan B kepada Urusetia dan salinan kepada Pelajar. Urusetia serah borang A dan B kepada Pegawai Penyemak Pegawai Penyemak semak dan rekod penerimaan Borang A dan Borang B di dalam Borang C Pegawai Penyemak menyerahkan borang A, B dan C kepada Setiausaha Jawatankuasa Tatatertib Akademik Pelajar TAMAT Borang A, B dan C

17 MUKA SURAT : 17 dari REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 8.1 Buku Rekod Pengambilan/ Pemulangan Kertas Soalan/ Bilik Gerakan 3 tahun 8.2 Skrip Jawapan Bilik Gerakan 1 tahun 8.3 Contoh Surat Pengambilan Kertas Soalan di BHEPep Fail HEA 1 tahun 8.4 Peraturan Fail HEA 5 tahun