PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU. PK.UiTM.CNS.HEA (O).01

Transkripsi

1 NO. KELUARAN 02 MUKA SURAT 1 dari 12 PK.UiTM.CNS.HEA (O).01 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama Nor Zakiahanim Zakaria Prof. Madya Dr. Abdul Halim bin Ramli Prof Dr Nasrudin Mohammed Jawatan Penolong Pendaftar HEA Wakil Pengurusan Rektor Tarikh

2 NO. KELUARAN 02 UiTM MUKA SURAT 2 dari 12 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Muka Surat Ringkasan Pindaan Diluluskan 03/10/08 02/02 Pindaan melebihi 50 % 03/10/08 12/02/12 02/02 Pindaan melebihi 50 % 12/02/12 29/07/13 02/03 Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 29/07/13 28/08/13 02/04 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa 28/08/13 11/11/14 02/05 Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 11/11/14 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa 16/2/16 02/06 7,8,9,10, 11 Perubahan gerak kerja dan carta alir 04/06 Universiti Teknologi MARA Negeri Sembilan kepada UiTM Cawangan Negeri

3 NO. KELUARAN 02 MUKA SURAT 3 dari 12 Sembilan BIL ISI KANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 Objektif Skop Definisi Singkatan Dokumen Rujukan Tanggungjawab dan Tindakan Carta Alir Rekod Kualiti Lampiran 12

4 NO. KELUARAN 02 MUKA SURAT 4 dari OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan urusan pendaftaran pelajar baru dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem kualiti pengurusan UiTM Cawangan Negeri Sembilan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Cawangan Negeri Sembilan untuk memastikan pendaftaran pelajar dapat dilaksanakan. 3.0 DEFINISI 3.1 Ketua Pusat Pengajian Kakitangan akademik yang dilantik oleh Rektor Kampus untuk mengetuai sesebuah program pengajian. 3.2 Penolong Pendaftar 3.3 Pelajar Penolong Pendaftar HEA Seseorang yang berdaftar dan yang mengikuti apa-apa jenis program pengajian di Universiti sebagaimana yang ditakrifkan dan diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti. 3.4 Pejabat Am HEA Pejabat pentadbiran HEA di mana semua urusan terus dengan pelanggan dibuat.

5 NO. KELUARAN 02 MUKA SURAT 5 dari Borang Pendaftaran Pelajar Baru Borang yang diisi oleh pelajar baru semasa pendaftaran. 3.6 Penolong Bendahari Penolong Bendahari di Pejabat Bendahari UiTM Negeri Sembilan 3.7 Penasihat Akademik Kakitangan Akademik yang di lantik untuk menyelia perjalanan akademik sekumpulan pelajar dari mula mereka belajar sehingga bergraduat. 3.8 Student Information Management System (SIMS) Sistem yang digunakan untuk menyelenggara dan menyimpan data akademik pelajar berdasarkan peraturan akademik

6 NO. KELUARAN 02 MUKA SURAT 6 dari SINGKATAN UiTM - Universiti Teknologi Mara UiTMCNS - Universiti Teknologi Mara Cawangan Negeri Sembilan RK - Rektor KPP - Ketua Pusat Pengajian PP HEA EO HEA - - Penolong Pendaftar HEA Pegawai Eksekutif HEA PB PA - Penolong Bendahari Penasihat Akademik HEP - Hal Ehwal Pelajar PPB - Pejabat Polis Bantuan PTAR BPF SIMS BPP Perpustakaan Bahagian Pengurusan Fasiliti Student Management Information System Bahagian Pengambilan Pelajar 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Manual Kualiti Bilik Kualiti MK.UiTM.KNS.01

7 NO. KELUARAN 02 MUKA SURAT 7 dari TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A Pelunjuran Pelajar RK 1. Terima arahan dari BPP untuk mendapatkan pengesahan unjuran daripada fakulti dan kampus cawangan. TR HEA 2. Maklumkan kepada KPP untuk membuat unjuran pelajar RK 3. Sahkan unjuran dan hadiri mesyuarat pelunjuran pelajar bersama pihak BPP. RK 4. Terima keputusan Mesyuarat Pelunjuran Pengambilan Pelajar. PP HEA 5. Edar statistik klik setuju kepada TRHEA, TRHEP, KPP, HEP dan Unit Kolej setelah tawaran dibuka oleh BPP. PP HEA /KPP 6. Rancang keperluan pembelajaran untuk penerimaan pelajar baru. PP HEA 7. Rancang jadual aktiviti pendaftaran akademik untuk pelajar baru.

8 NO. KELUARAN 02 MUKA SURAT 8 dari 12 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN B Pendaftaran Pelajar Baru PP HEA 1. Edarkan kalendar akademik yang mengandungi tarikh penting pendaftaran kepada HEP, Polis Bantuan, KPP dan Unit Pengurusan Kolej. Pelajar 2. Mendaftar diri sebagai pelajar EO HEA 3. Edarkan fail peribadi kepada pelajar semasa Minggu Destini Siswa. Pelajar 4. Melengkapkan fail peribadi dan sertakan dokumen seperti yang diminta oeh Bahagian Hal Ehwal Akademik PP HEA 5. Semak dokumen pelajar semasa prosespendaftaran akademk. Sekiranya dokumen tidak lengkap pelajar akan diberikan tempoh untuk melengkapkan dokumen. 6. Buat pengesahan bagi dokumen yang tidak disahkan. EO HEA / PT 7. Kemaskini maklumat pelajar didalam SIMS dan kumpul fail peribadi pelajar untuk simpanan. TR HEA/ PP HEA 8. Beri taklimat akademik kepada pelajar baru. KPP 9. Beri taklimat kursus kepada pelajar baru dan serahkan pelan pengajian.agihkan nama pelajar megikut kumpulan bagi tujuan pendaftaran kursus. Pelajar KPP /PA 10. Buat pendaftaran kurus secara online dan validasi pendaftaran kursus dalam tempoh yang ditetapkan. 11. Memastikan pelajar telah membuat pendaftaran kursus.

9 NO. KELUARAN 02 MUKA SURAT 9 dari CARTA ALIR TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD A. Pelunjuran Pelajar MULA RK Terima arahan dari BPP untuk mendapatkan pengesahan unjuran daripada fakulti dan kampus cawangan. TR HEA Maklumkan kepada KPP untuk membuat unjuran pelajar. RK Sahkan unjuran dan hadiri mesyuarat pelunjuran pelajar bersama pihak BPP. RK Terima keputusan Mesyuarat Pelunjuran Pengambilan Pelajar. PP (HEA) Edar statistik klik setuju kepada TRHEA, TRHEP, KPP, HEP dan Unit Kolej setelah tawaran dibuka oleh BPP. PP (HEA)/KPP Rancang keperluan pembelajaran untuk penerimaan pelajar baru. PP (A) Rancang jadual aktiviti pendaftaran akademik untuk pelajar baru. TAMAT

10 NO. KELUARAN 02 MUKA SURAT 10 dari 12 TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD A. Pendaftaran pelajar baru MULA PP HEA Edarkan kalendar akademik yang mengandungi tarikh penting pendaftaran kepada HEP, Polis Bantuan, KPP dan Unit Pengurusan Kolej. Pelajar Mendaftar diri sebagai pelajar EO HEA Edarkan fail peribadi kepada pelajar semasa Minggu Destini Siswa. Pelajar PPHEA Tidak lengkap Melengkapkan fail peribadi dan sertakan dokumen seperti yang diminta oeh Bahagian Hal Ehwal Akademik Semak dokumen pelajar semasa prosespendaftaran akademk. Sekiranya dokumen tidak lengkap pelajar akan diberikan tempoh untuk melengkapkan dokumen. Buat pengesahan bagi dokumen yang tidak disahkan. Fail peribadi pelajar A

11 NO. KELUARAN 02 UiTM MUKA SURAT 11 dari 12 A EO HEA / PT Kemaskini maklumat pelajar didalam SIMS dan kumpul fail peribadi pelajar untuk simpanan. TR HEA / PP HEA KPP Pelajar KPP /PA Beri taklimat akademik kepada pelajar baru. Beri taklimat kursus kepada pelajar baru dan serahkan pelan pengajian.agihkan nama pelajar megikut kumpulan bagi tujuan pendaftaran kursus. Buat pendaftaran kurus secara online dan validasi pendaftaran kursus dalam tempoh yang ditetapkan. Memastikan pelajar telah membuat pendaftaran kursus TAMAT

12 NO. KELUARAN 02 MUKA SURAT 12 dari REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 8.1 Sistem SIMS Pejabat Am HEA 2 Tahun 8.2 Fail peribadi pelajar Pejabat Am HEA 5 tahun 9.0 LAMPIRAN Bil. Nama Lampiran No. Lampiran 9.1. Borang Pendaftaran Pelajar Baru 1