ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PENGELOLAAN KAS KECIL (STUDI KASUS PADA PT ALFABIYA MITRA UTAMA DI BANJARMASIN TAHUN 2017)

Transkripsi

1 ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PENGELOLAAN KAS KECIL (STUDI KASUS PADA PT ALFABIYA MITRA UTAMA DI BANJARMASIN TAHUN 2017) Oleh: PRATIWI MAHARDIKHA C0C FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT ABSTRAK Tujuan penulisan untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan dana kas kecil yang diterapkan PT Alfabiya Mitra Utama dan menganalisis prosedur pengelolaan dana kas kecil yang selama ini dilakukan di PT Alfabiya Mitra Utama dengan menggunakan teori pengendalian internal kas kecil. Metode yang digunakan deskriptif kualitatif, yaitu untuk mengungkapkan hal-hal yang berkaitan tentang prosedur pengelolaan kas kecil. Penelitian ini dilakukan di jalan HKSN Blok A7 No. 339, Banjarmasin. dengan cara tanya jawab dengan pihak yang terkait yang berhubungan serta studi dokumentasi secara manual terhadap dokumen-dokumen PT Alfabiya Mitra Utama. Kesimpulan peneliitian yaitu (1) PT Alfabiya Mitra Utama merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, yaitu jasa cleaning service dan security. (2) Pemegang dana kas kecil dipegang langsung oleh Direktur Utama, pengambilan dana kas kecil dilakukan oleh Direktur Utama, selama ini pengambilan dana di Bank atau pun di anak perusahaan. (3) Dokumen yang digunakan dalam pengelolaan kas kecil hanya berupa nota-nota pembelian yang akan dicatat ke dalam buku kas kecil. (4) Pemegang dana kas kecil yaitu dikelola oleh Direktur Utama selaku penyimpan, pemakai dan penanggungjawab dana kas kecil. (5) Dokumen akuntansi yang tidak digunakan dalam pengelolaan kas kecil seperti bukti kas keluar, bukti pengeluaran kas kecil, formulir permintaan pengeluaran kas kecil dan formulir pengisian kembali dana kas kecil serta Catatan akuntansi yang digunkan pun belum lengkap seperti jurnal pengeluaran kas, register cek, jurnal pengeluaran kas kecil, sehingga lemah dalam pengawasan. Kata kunci: dokumen pengelolaan kas kecil, prosedur pembentukan kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban kas kecil, prosedur pengisian kembali kas kecil.

2 SYSTEM ANALYSIS AND SMALL CASH MANAGEMENT PROCEDURES (CASE STUDY ON PT ALFABIYA MAIN PARTNERS IN BANJARMASIN IN 2017) By: PRATIWI MAHARDIKHA C0C ECONOMICS AND BUSINESS FACULTY UNIVERSITY LAMBUNG MANGKURAT ABSTRACT The purpose of writing to find out how the procedure of management of petty cash funds implemented by PT Alfabiya Mitra Utama and analyze the procedure of management of petty cash funds that have been done in PT Alfabiya Mitra Utama by using the theory of internal control of petty cash. The method used descriptive qualitative, namely to reveal matters relating to the procedure of petty cash management. This research was conducted on HKSN Block A7 No. 339, Banjarmasin. By way of frequently asked questions with related parties and documentation study manually on documents of PT Alfabiya Mitra Utama. The conclusion of research is (1) PT Alfabiya Mitra Utama is a company engaged in services, namely cleaning service and security services. (2) Holders of petty cash funds are held directly by the President Director, withdrawal of petty cash funds carried out by the President Director, so far withdrawals at the Bank or in the subsidiaries. (3) Documents used in the management of petty cash shall be in the form of notes of purchase to be recorded in the petty cash book. (4) The small cash fund holders are managed by the President Director as the depositor, the user and the person responsible for the petty cash fund. (5) Unacceptable accounting documents in the management of petty cash such as cash-out proof, cash expense proof, petty cash disbursement form and petty cash replenishment forms and accounting notes are not yet complete such as cash disbursement journals, check registers, Small cash expenditure journals, thus weak in supervision. Keywords: small cash management documents, petty cash generation procedures, demand procedures and petty cash responsibilities, small cash refilling procedures.

3 PENDAHULUAN Pada perusahaan berskala kecil kegiatan dapat ditangani oleh seorang pimpinan serta beberapa pegawai saja. Perusahaan yang bertambah besar dengan aktivitas yang semakin bertambah banyak, kemampuan pimpinan untuk mengawasi dan mengatur setiap bagian yang ada dalam perusahaan semakin berkurang. Oleh karena itu, pimpinan seyogyanya mendelegasikan sebagian tugas dan wewenangnya kepada karyawan. Adanya pelimpahan tugas dan wewenang, menyebabkan dibutuhkan suatu pengawasan untuk membantu

4 jalannya aktivitas perusahaan agar dapat diketahui sejauh mana kemajuan yang telah dicapai berdasarkan data-data dan informasi yang diperoleh. Konsep ini di dalam akuntansi disebut dengan internal control, seperti yang dinyatakan Jusup (2014:6) penetapan tanggungjawab yang jelas bagi setiap orang yang ada di dalam organisasi perusahaaan merupakan salah satu prinsip pengendalian interen yang sangat penting, dalam perusahaan yang memiliki pengendalian interen yang baik setiap tugas ditetapkan penanggungjawabannya. Adanya internal control yang baik diharapkan dapat melindungi harta kekayaan perusahaan, serta meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, sehingga penyelewengan dan kecurangan yang timbul dapat ditekan seminimal mungkin. Salah satu kekayaan organisasi yang mudah diselewengkan ialah kas, kas meliputi uang tunai dan simpanan di bank yang dapat dicairkan setiap saat. Kas digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan, menurut Baridwan (2010:83) kas adalah aktiva yang tidak produktif, oleh karena itu harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar. Terdapat dana yang sering digunakan untuk keperluan rutin dan mendesak dalam operasional perusahaan seperti biaya pembelian alat kantor, biaya listrik dan air, biaya rapat dan pertemuan serta biaya lainnya yang relatif kecil serta perlu dikendalikan, karena tidak efisien bila membayar menggunakan cek. Untuk itu perusahaan perlu membentuk suatu dana khusus yang disebut kas kecil (petty cash). Kas merupakan aset perusahaan yang rentan terhadap kecurangan, maka dari itu kas kecil memiliki peranan penting untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan, biasanya untuk transaksi kecil yang dilakukan sehari-hari sehingga bila tidak dilakukan pengelolaan kas kecil yang baik setiap harinya maka akan menggangu kegiatan lainnya. Begitu pula dengan PT Alfabiya Mitra Utama yang merupakan perusahaan yang beroperasi di bidang jasa, dalam kegiatan sehari-hari PT Alfabiya Mitra Utama sering melakukan pembayaran yang sifatnya realtif kecil dan mengantisipasi biaya mendadak. Untuk pengeluaran kecil tersebut PT Alfabiya Mitra Utama membentuk dana kas kecil. Menindaklanjuti hal tersebut, maka penulis tertarik untuk membahas bagaimana sistem dan prosedur pengelolaan dana kas kecil yang diterapkan pada PT Alfabiya Mitra Utama dalam bentuk Tugas Akhir dengan judul Analisis Sistem Dan Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (Studi Kasus Pada PT Alfabiya Mitra Utama Di Banjarmasin 2017). HASIL PENELITIAN

5 Perusahaan ini hanya menggunakan sistem kekeluargaan dan kepercayaan dalam mengelola kas kecil dan tidak membentuk bagian pemegang dana kas kecil, pada PT Alfabiya Mitra Utama tidak terdapat pendelegasian wewenang yang khusus untuk pemegang dana kas kecil, yang memegang dana kas kecil ialah Direktur Utama, sekaligus yang mencatat pengeluaran dan pemasukan dana kas kecil. Pengisian kembali kas kecil dilakukan oleh Direktur Utama yang mengambil di Bank atau mengambil kas yang ada di anak perusahaan sehingga karena belum ada kebijakan yang pasti mengenai pengambilan uang untuk pembentukan dan pengisian kembali kas kecil. Dokumen yang digunakan dalam pengelolaan dana kas kecil hanya bukti pengeluaran kas kecil berupa nota-nota pembelian dan kuitansi serta catatan akuntansi yang digunakan hanya berupa jurnal sederhana. Sehingga lemah pengawasannya dan belum sesuai dengan kriteria untuk mengelola kas kecil. Pentingnya kelengkapan dokumen, catatan akuntansi serta fungsi yang terkait demi kelancaran dalam mengelola kas maupun kas kecil itu sendiri. Dokumen dan prosedur pengelolaan yang disarankan untuk PT Alfabiya Mitra Utama ialah formulir permintaan pengeluaram kas kecil formulir permintaan pengisian kembali kas kecil, bukti kas keluar,bukti pengeluaran kas, cek, register cek, jurnal pengeluaran kas, jurnal pengeluaran kas kecil, prosedur pembentukan kas kecil, prosedur permintaan pengeluaran kas kecil, prosedur permintaan pengisian kembali kas kecil. KESIMPULAN

6 Berdasarkan hasil penelitian terhadap prosedur pengelolaan dana kas kecil pada PT Alfabiya Mitra Utama maka dapat disimpulkan bahwa: 1. PT Alfabiya Mitra Utama merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, yaitu jasa cleaning service dan security. 2. Pemegang dana kas kecil dipegang langsung oleh Direktur Utama, pengambilan dana kas kecil dilakukan oleh Direktur Utama, selama ini pengambilan dana di Bank atau pun di anak perusahaan. 3. Dokumen yang digunakan dalam pengelolaan kas kecil hanya berupa nota-nota pembelian yang akan dicatat ke dalam buku kas kecil. 4. Pemegang dana kas kecil yaitu dikelola oleh Direktur Utama selaku penyimpan, pemakai dan penanggungjawab dana kas kecil. 5. Dokumen akuntansi yang tidak digunakan dalam pengelolaan kas kecil seperti bukti kas keluar, bukti pengeluaran kas kecil, formulir permintaan pengeluaran kas kecil dan formulir pengisian kembali dana kas kecil serta Catatan akuntansi yang digunkan pun belum lengkap seperti jurnal pengeluaran kas, register cek, jurnal pengeluaran kas kecil, sehingga lemah dalam pengawasan. DAFTAR PUSTAKA Baridwan,Zaki Intermediate Accounting. BPFE:Yogyakarta.

7 FakultasEkonomidanBisnis PedomanPenulisanTugasAkhir. UniversitasLambungMangkurat:Banjarmasin Harahap, SofyanSyafri TeoriAkuntansiEdisiRevisi RajawaliPers:Jakarta. IkatanAkuntan Indonesia StandarAkuntansiKeuanganEntitasTanpaAkuntanbilitasPublik. Jakarta. Jusup, Al Haryono Dasar-DasarAkuntansi. Jilid II. Edisi 7. Sekolah Tinggi IlmuEkonomiYKPN:Yogyakarta. Mulyadi SistemAkuntansi.CetakanKelima. SalembaEmpat:Jakarta. Nayla, Akifa P AkuntansiJasa, Dagang, danperbankan. CetakanPertama. Laksana:Yogyakarta. Nafarin, Muhammad Penganggaran Perusahaan. CetakanPertama. SalembaEmpat:Jakarta. PT AlfabiyaMitraUtama Company Profile. Banjarmasin. Suharli, Michell Akuntansi untuk Bisnis Jasa dan Dagang. Cetakan Pertama. Graha Ilmu:Yogyakarta. Sujarweni, Wiratna Sistem Akuntansi. Pustaka Baru Press. Cetakan Pertama:Yogyakarta Susilowati, Lantip MahirAkuntansi Perusahaan JasadanDagang.Penerbit KALIMEDIAYogyakarta:.