SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN TUNAI PADA CV BANUA SOLUSI KOMPUTER BANJARMASIN. Rezki Herminda (Universitas Lambung Mangkurat)

Transkripsi

1 SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN TUNAI PADA CV BANUA SOLUSI KOMPUTER BANJARMASIN Rezki Herminda (Universitas Lambung Mangkurat) ABSTRACT Every company that is established, whether companies engaged in trade, industry and services have diverse activities. To run the activity the company needs a system, with the existence of the system is expected to be able to provide a network of integrated procedures in implementing a company activities smoothly. Sales activities consist of goods and services sales transactions either in cash or credit. The cash sale is meant here, the buyer comes directly to the company, do the selection of goods or products to be purchased, make a payment to the cashier, and then receive the purchased item. CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin, CV engaged in the sale and supplying of goods in the form of computers, laptops, accessories, suppliers, maintenance, consultants, and training. As for research purpose in this research is to know system and procedure of cash sale which should be done by CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin. The results of research conducted here CV. Banua Solusi Komputer there is a shortage in doing the cash sale process, there are several functions of the sales that the system works concurrently where the product sales activity is done by an employee who also handles the cashier, recording of transaction reports and as part of administration, meaning in the cash sales system there is a double work function. In addition internal controls such as not made form cash sales invoices, accounting records in the form of cash receipts journal and card supplies, the used of forms that are not serial numbers printed and delays to deposit the cash amount proceeds from the cash sale to the bank. Therefore, the improvement is to change the structure of the CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin with the separation of duties and responsibilities of sales functions, cash functions, and accounting functions so that the duties of each function can be controlled by different employees of each other, so as not to carry out the double job again. Here also accounting functions as well work administrative functions in order not to increase the operating costs of companies that will recruit new employees again. And in the recording procedure it is advisable to create accounting forms and records relating to cash selling systems and procedures and the application of healthy practice is the use of printed serial number form and set every day to deposit the cash proceeds from cash to bank sales. Keywords: System, Procedures, Cash Sale

2 ABSTRAK Setiap perusahaan yang didirikan, baik perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan, industri maupun jasa mempunyai aktivitas yang beragam. Untuk menjalankan aktivas tersebut perusahaan membutuhkan suatu sistem, dengan adanya sistem tersebut diharapkan akan dapat memberikan suatu jaringan prosedur yang terpadu dalam melaksanakan suatu kegiatan perusahaan dengan lancar. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa baik secara tunai ataupun kredit. Penjualan tunai yang dimaksudkan disini, pembeli datang langsung ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin, sebuah CV yang bergerak dalam bidang penjualan dan pengadaan barang berupa komputer, laptop, accessories, supplier, maintenance, konsultan, dan training. Adapun tujuan penelitian dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem dan prosedur penjualan tunai yang seharusnya dilakukan oleh CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin. Hasil penelitian yang dilakukan disini CV. Banua Solusi Komputer ada kekurangan dalam melakukan proses penjualan tunainya, ada beberapa fungsi dari bagian penjualan yang sistem kerjanya merangkap dimana kegiatan penjualan produk dilakukan oleh seorang karyawan yang sekaligus juga menangani bagian kasir, pencatatan laporan transaksi dan sebagai bagian administrasi, artinya dalam sistem penjualan tunainya terjadi perangkapan fungsi kerja. Disamping itu pengawasan pengendalian intern seperti tidak dibuatnya formulir berupa faktur penjualan tunai, catatan akuntansi berupa jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan, penggunaan formulir yang tidak bernomor urut tercetak dan keterlambatan untuk menyetorkan jumlah kas hasil dari penjualan tunai ke bank. Maka dari itu, perbaikan yang dilakukan adalah merubah struktur CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin dengan cara memisahkan secara tegas tugas dan tanggungjawabnya fungsi penjualan, fungsi kas, dan fungsi akuntansi sehingga tugas dari masing-masing fungsi dapat dikendalikan oleh karyawan yang berbeda satu sama lain, agar tidak melakukan perangkapan kerja lagi. Disini juga fungsi akuntansi dirangkap dengan fungsi administrasi agar tidak menambah biaya operasi perusahaan yang akan merekrut karyawan baru lagi. Dan dalam prosedur pencatatan disarankan untuk membuat formulir dan catatan akuntansi yang berkaitan dengan sistem dan prosedur penjualan tunai dan penerapan praktek yang sehat yaitu penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan menetapkan setiap hari menyetorkan kas hasil dari penjualan tunai ke bank. Kata Kunci : Sistem, Prosedur, Penjualan Tunai

3 PENDAHULUAN Latar Belakang Perusahaan yang ingin memajukan dan meningkatkan usaha, seharusnya mempunyai program yang sudah terencana dengan baik melalui perencanaan masa kini untuk kemajuan masa yang akan datang. Salah satu faktor paling penting dalam mendukung keberhasilannya suatu program adalah melalui sistem dan prosedur yang terencana dengan baik. Penjualan merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting bagi setiap perusahaan, karena disitulah terletak sebagian besar sumber pendapatan perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa baik secara tunai ataupun kredit. Penjualan tunai yang dimaksudkan disini, pembeli datang langsung ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin, sebuah CV yang bergerak dalam bidang penjualan dan pengadaan barang berupa komputer, laptop, accessories, supplier, maintenance, konsultan, dan training. Disini CV. Banua Solusi Komputer ada kekurangan dalam melakukan proses penjualan tunainya, ada beberapa fungsi dari bagian penjualan yang sistem kerjanya merangkap dimana kegiatan penjualan produk dilakukan oleh seorang karyawan yang sekaligus juga menangani bagian kasir, pencatatan laporan transaksi dan sebagai bagian administrasi artinya dalam sistem penjualan tunainya terjadi perangkapan fungsi kerja. Disamping itu pengawasan pengendalian intern seperti tidak dibuatnya formulir berupa faktur penjualan tunai, catatan akuntansi berupa jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan, penggunaan formulir yang tidak bernomor urut tercetak dan keterlambatan untuk menyetorkan jumlah kas hasil dari penjualan tunai ke bank. Apabila dalam suatu perusahaan ataupun badan usaha yang melaksanakan kegiatannya dengan perangkapan kerja maka akan terjadi kekacauan dan kecurangan dalam sistem pekerjaannya tersebut. Dari latar belakang yang telah penulis jelaskan diatas, oleh karena itu penulis tertarik untuk mengambil judul tentang SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN TUNAI PADA CV. BANUA SOLUSI KOMPUTER BANJARMASIN. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang penelitian yang telah diuraikan diatas, maka yang menjadi perumusan masalah adalah bagaimana sistem dan prosedur penjualan tunai yang seharusnya dilakukan oleh CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin?

4 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Penerapan Sistem dan Prosedur Penjualan Tunai Pada CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin. Dari struktur organisasi, disini CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin tidak melakukan pemisahan tanggung jawab masing-masing fungsi, yaitu terjadi perangkapan kerja antara fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi akuntansi dan fungsi administrasi. Berikut adalah sistem dan prosedur penjualan tunai pada CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin dapat penulis gambarkan sebagai berikut : 1. Bagian yang terkait dalam sistem penjualan tunai : a. Bagian Penjualan/ Kasir/ Akuntansi/ Administrasi Karena dari struktur organisasi CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin menggabungkan ke empat bagian ini sehingga terjadinya perangkapan tugas antara bagian penjualan, kasir, akuntansi dan administrasi maka keempat bagian ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi nota penjualan, bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli, dan bertanggung jawab dalam kegiatan pencatatan laporan penjualan perusahaan serta melakukan kegiatan ketatausahaan seperti membuat surat dan agenda perusahaan. b. Bagian Teknisi Bagian ini bertanggung jawab melakukan instalasi sistem program aplikasi terhadap barang yang dibeli pembeli. 2. Dokumen dan catatan yang digunakan : a. Nota Penjualan Nota yang digunakan oleh bagian penjualan sebagai bukti atas terjadinya transaksi penjualan. b. Laporan Penjualan Laporan yang digunakan untuk mengetahui jumlah penjualan barang. Uraian Prosedur Sistem Penjualan Tunai CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin: 1. Bagian Penjualan/ Kasir/ Akuntansi/ Administrasi - Pembeli datang langsung ke CV. Banua Solusi Komputer dan memilih barang yang dibeli. - Menerima order dari pembeli. - Menerima sejumlah uang dari pembeli sesuai dengan harga penjualan barang. - Membuat Nota Penjualan sebanyak 2 lembar : a. Nota Penjualan lembar ke 1 (asli) untuk pembeli. b. Nota Penjualan lembar ke 2 (rangkap) untuk arsip. - Menyerahkan barang ke bagian teknisi. - Menerima barang yang sudah di instalasi dari bagian teknisi. - Menyerahkan barang yang sudah di instalasi kepada pembeli. - Mencatat transaksi berdasarkan nota penjualan lembar ke 2 (rangkap) ke dalam laporan penjualan. - Mengarsipkan nota penjualan ke 2 (rangkap) berdasarkan urut tanggal. 2. Bagian Teknisi - Menerima barang dari bagian penjualan atau kasir. - Melakukan instalasi sistem operasi dan aplikasi pada barang tersebut. - Menyerahkan barang yang sudah di instalasi ke bagian penjualan atau kasir.

5 Flowchart sistem penjualan tunai pada CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin bisa dilihat pada gambar 4.3 Kelemahan Sistem dan Prosedur Penjualan Tunai Pada CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin Berikut ini diuraikan beberapa kelemahan sistem dan prosedur penjualan tunai : a. Dari segi struktur organisasi CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin memiliki 5 orang karyawan, yang terdiri dari 2 orang dibagian teknisi dan 3 orang berada di bagian penjualan, namun karyawan yang berada di bagian penjualan tersebut merangkap sebagai bagian kasir serta sebagai bagian akuntansi dan bagian administrasi. Artinya setiap karyawan memegang semua pekerjaan dan tidak ada pemisahan berdasarkan bagian bagiannya. b. Prosedur Pencatatan Kelemahan prosedur pencatatan CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin yaitu tidak dibuatnya formulir berupa faktur penjualan tunai. Fungsi akuntansi juga tidak membuat catatan akuntansi berupa jurnal penerimaan kas untuk mencatat transaksi penjualan tunai berdasarkan nota penjualan dan tidak dibuatnya kartu persediaan barang untuk mencatat persediaan dan mutasi barang yang disimpan. c. Dari segi praktek yang sehat Dari segi praktek yang sehat, CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin tidak menggunakan formulir berupa nota penjualan yang bernomor urut tercetak Pada saat akhir kerja, jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai tidak disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya, melainkan disimpan terlebih dahulu, biasanya satu minggu sekali baru disetor ke bank.

6 Sistem dan Prosedur Penjualan Tunai yang Disarankan Penulis menyarankan untuk mengubah struktur organisasi CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin yang sudah ada agar menjadi lebih baik, yaitu dengan cara : 1. Memisahkan antara fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi akuntansi, fungsi administrasi Memisahkan ketiga fungsi yaitu fungsi penjualan, kas dan akuntansi merupakan keuntungan karena akan menghindari penyelewengan penyelewengan terhadap kas perusahaan. CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin disini menurut peneliti tidak perlu ada penambahan karyawan baru, sebab dengan tiga karyawan yang berada di bagian penjualan/ kasir/ akuntansi/ administrasi sudah cukup, hal yang dilakukan adalah memisahkan secara tegas fungsi - fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya masing-masing sehingga tugas dari masing-masing fungsi dapat dikendalikan oleh karyawan yang berbeda satu sama lain, agar tidak melakukan perangkapan kerja lagi. Bagian akuntansi disini menurut peneliti juga merangkap sebagai bagian administrasi, bagian administrasi pada CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin adalah bagian yang tidak terkait langsung dengan kegiatan penjualan, bagian administrasi ini bertugas sebagai ketatausahaan perusahaan saja seperti membuat agenda dan surat perusahaan dan aman untuk dirangkap dengan bagian akuntansi dikarenakan bagian akuntansi merupakan bagian yang mempunyai tugas yang tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sibuk karena tidak setiap hari membuat laporan penjualan atau keuangan perusahaan, apabila dipisah menurut peneliti akan menambah biaya operasi perusahaan karena akan merekrut karyawan baru lagi. Prosedur Penjualan Tunai yang Disarankan Sistem dan prosedur penjualan tunai pada CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin dapat kita analisa masih kurang karena belum memisahkan antara fungsi penjualan, fungsi kas, dan fungsi akuntansi. Melihat kekurangan yang ada penulis menyarankan agar CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin melakukan perubahan prosedur yang ada sekarang menjadi suatu sistem penjualan tunai yang mempunyai internal kontrol yang baik, agar penyelewengan terhadap kas perusahaan dapat dihindari. Flowchart sistem dan prosedur penjualan tunai yang disarankan pada CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin dapat dilihat pada gambar 4.5

7 Prosedur Pencatatan yang Disarankan Pada CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin. Selama ini CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin tidak membuat faktur penjualan tunai yang dibuat hanya berupa nota penjualan, maka dari itu penulis menyarankan agar membuat faktur penjualan tunai agar setiap transaksi penjualan tunai dicatat secara lengkap dan di tandatangani atau diotorisasi oleh bagian yang berwenang yaitu bagian penjualan. CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin tidak membuat catatan akuntansi berupa jurnal penerimaan kas, bagian akuntansi hanya mencatat transaksi penjualan tunai berdasarkan formulir ke dalam laporan penjualan saja, maka penulis menyarankan agar membuat jurnal penerimaan kas agar setiap transaksi penjualan tunai yang direkam dapat dicatat dengan lengkap dan terperinci serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi dan sebagai catatan akuntansi pendukung dalam membuat laporan keuangan perusahaan. Dan disini penulis menyarankan untuk membuat kartu persediaan untuk mencatat persediaan barang dan dapat mengetahui mutasi barang yang masuk dan keluar. Berikut formulir yaitu faktur penjualan tunai yang disarankan pada gambar 4.6 Berikut catatan akuntansi yaitu jurnal penerimaan kas yang disarankan pada gambar 4.7

8 Berikut kartu persediaan yang disarankan pada gambar 4.8 Praktek yang Sehat yang Disarankan Pada CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin. CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin selama ini penggunaan formulir yaitu nota penjualan yang tidak bernomor urut tercetak, jadi sebaiknya CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin penggunaan formulir berupa faktur penjualan tunai harus bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. Fungsi kas pada CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin tidak melakukan penyetoran seluruh jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank pada hari yang sama, melainkan disimpan terlebih dahulu sampai jumlah kas yang ada sudah banyak, baru sekitar satu minggu akan disetor ke bank, maka dari itu penulis menyarankan agar fungsi kas menyetorkan seluruh jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank setiap hari atau hari kerja berikutnya, agar tidak ada penyalahgunaan kas oleh pihak yang berkepentingan. KESIMPULAN DAN SARAN-SARAN Kesimpulan 1. Struktur organisasi yang diterapkan oleh CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin tidak melakukan pemisahan tanggung jawab yang tegas masing-masing fungsi, yaitu terjadi perangkapan kerja antara fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi akuntansi dan fungsi administrasi. Artinya setiap karyawan memegang semua pekerjaan dan tidak ada pemisahan berdasarkan bagian bagiannya. 2. Pada prosedur pencatatan disini CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin kurang lengkap, tidak dibuatnya formulir berupa faktur penjualan tunai dan tidak dibuatnya catatan akuntansi berupa jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan. 3. Formulir berupa nota penjualan yang digunakan oleh CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin tidak bernomor urut tercetak. 4. Keterlambatan fungsi kas untuk menyetorkan jumlah kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke bank tidak disetor setiap hari, melainkan satu minggu sekali.

9 Saran Saran 1. Hendaknya pada struktur organisasi, CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin memisahkan secara tegas tugas dan tanggungjawabnya fungsi penjualan, fungsi kas, dan fungsi akuntansi sehingga tugas dari masing-masing fungsi dapat dikendalikan oleh karyawan yang berbeda satu sama lain, agar tidak melakukan perangkapan kerja lagi. Disini juga fungsi akuntansi dirangkap dengan fungsi administrasi agar tidak menambah biaya operasi perusahaan yang akan merekrut karyawan baru lagi. 2. Hendaknya dalam prosedur pencatatannya membuat faktur penjualan tunai agar setiap transaksi penjualan tunai dicatat secara lengkap dan di tandatangani oleh bagian yang berwenang yaitu bagian penjualan dan membuat catatan akuntansi berupa jurnal penerimaan kas untuk mencatat transaksi dari penjualan tunai berdasarkan formulir, dan sebagai catatan informasi pendukung dalam membuat laporan keuangan perusahaan serta membuat kartu persediaan untuk mencatat persediaan barang dan dapat mengetahui mutasi barang yang masuk dan keluar. 3. Sebaiknya CV. Banua Solusi Komputer Banjarmasin penggunaan formulir berupa faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak. Penggunaan fomulir bernomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk identifikasi transaksi. 4. Diharapkan perusahaan menetapkan untuk melakukan penyetoran kas yang diterima ke bank pada hari yang sama untuk menghindari kesempatan bagi pihak karyawan untuk menyelewengkan kas perusahaan dikarenakan terlalu lamanya kas tersebut disimpan.

10 DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi kedua, Cetakan ketujuh, BPFE: Yogyakarta. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Lambung Mangkurat, 2017, Pedoman Penulisan Laporan Tugas Akhir. Penerbit Fakultas Ekonomi ULM Hall James A, 2009, Sistem Informasi Akuntansi, Buku 1, Edisi Ke-Empat, Jakarta: Salemba Empat. Indriani liza, 2011, Sistem Dan Prosedur Penjualan Tunai Pada Sahabat Sasirangan Banjarmasin, Banjarmasin: Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Lambung Mangkurat. Jusup, Al.Haryono, 2011, Dasar-Dasar Akuntansi, Jilid I, Edisi 7, Yogyakarta: Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Bagian , 2011, Dasar-Dasar Akuntansi, Jilid II, Edisi 7, Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. K. Fred Skousen, 2001, Akuntansi Keuangan Menengah, Edisi Pertama, Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi, 2016, Sistem Akuntansi, Edisi Keempat, Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart, 2014, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 13, Cetakan Ketiga, Jakarta: Salemba Empat. Sari, Lilis Puspita dan Anggadini Sri Dewi, 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Yogyakarta: Graha Ilmu. Sujarweni, V.Wiratna, 2015, Sistem Akuntansi, Yogyakarta: Pustaka Baru Press Tathagati Arini, 2015, Step by Step Membuat SOP (Standard Operating Procedure), Cetakan Ketiga, Yogyakarta: Efata Publishing. Warsono Sony, Irene Natalia, 2011, Akuntansi Pengantar I Sistem Penghasil Informasi Keuangan, Yogyakarta: AB Publisher