BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN. pengembang Kuningan Raya, sebuah kawasan residential dan bisnis di Daerah

Transkripsi

1 BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. TCP INTERNUSA merupakan anak perusahaan dari PT Surya Semesta Internusa Tbk yang didirikan pada 15 Juni 1971 dengan nama PT Multi Investments Limited. Pada awalnya kegiatan utama PT Surya Semesta Internusa adalah sebagai pengembang Kuningan Raya, sebuah kawasan residential dan bisnis di Daerah Segitiga Emas Jakarta, dan pengembang Glodok Plaza, sebuah pusat perbelanjaan dan perdagangan di Jakarta kota. Sekarang, PT Surya Semesta Internusa adalah induk dengan anak perusahaan yang bergerak dalam bidang-bidang pengembangan kawasan industrial, residensial dan komersial, jasa konstruksi, pembuatan bahan bangunan dari beton dan perhotelan. Aktivitas anak perusahaan terfokus pada visi PT Surya Semesta Internusa untuk menjadi perusahaan property dan konstruksi yang terintegrasi di Indonesia. PT. TCP INTERNUSA berlokasi di area perdagangan dan perkantoran segitiga emas Jl. H. R. Rasuna Said Kav. X-0, Kuningan, Jakarta Perusahaan ini bergerak di bidang property management. Gedung PT. TCP INTERNUSA yang bernama Graha Surya Internusa berdampingan dengan Hotel Gran Melia terhubung tiga akses jalan utama yakni, Jl. H.R. Rasuna Said, Jl. Gatot Subroto, dan Jl. Patra Kuningan. Gedung berlantai 17 dengan total area ± m 2 ini, merupakan bagian dari area pengembangan terpadu hotel-perkantoran seluas ± 2,35 ha. Dengan keunggulan lokasi maupun fasilitas yang dimiliki, selain menjadi kantor pusat PT Surya Semesta Internusa Tbk., Graha Surya Internusa ditempati pula oleh perusahaan-perusahaan terkemuka 40

2 berskala nasional dan multinasional, seperti L Oreal, Marche Movenpick Restaurant, Bank Danamon, Bank Permata, Bank Niaga dan lainnya Struktur Organisasi PT. TCP INTERNUSA Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3 Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Owner ( Board Of Director ) Menerima laporan dari bawahan Bertanggung jawab atas sasaran yang ditetapkan di setiap bagian Melakukan survey terhadap bagian yang ada dan memberi penilaian Mengadakan rapat secara berkala untuk mengkoordinasi ulang 2. General Manager Menentukan rencana dan pengendalian seluruh kegiatan pengoperasian perusahaan dengan mempertimbangkan keekonomian dan efektivitas, sesuai dengan rencana kerja Mengkoordinasikan seluruh kegiatan perusahaan dengan memperhatikan seluruh pihak yang terkait baik intern maupun ekstern untuk menjamin pencapain target maksimum Mengarahkan dan mengembangkan analisis yang berkaitan dengan seluruh kegiatan operasi, untuk mendapatkan suatu solusi yang berguna untuk peningkatan, penyempurnaan pengoperasian perusahaan. Membina dan optimalisasi sumber daya manusia Menghadiri rapat-rapat dengan Surya Semesta Internusa dan instansi lainnya Pengawasan atas kegiatan operasi, administrasi dan keuangan

4 43 Memelihara aset secara menyeluruh. 3. Secretary Mensortir surat masuk dan surat keluar Membuat dan membagikan biaya pengobatan Memegang kas bon untuk pengamanan ABRI dan kas kecil cadangan Memeriksa masa berakhirnya kontrak dan ijin-ijin serta membuat rekomendasi untuk perpanjangan kontrak Mengurusi kecelakaan kerja karyawan untuk jamsostek 4. Management Information System ( MIS ) Membuat laporan rutin setiap bulannya, maupun membuat laporan yang sifatnya sementara atau sekali-sekali ( exceptional report ) Maintenance seluruh computer baik perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan. Membuat program-program baru untuk menghasilkan laporan 5. Marketing & Tenancy Mengontrol komplain kerusakan ( listrik, air, telepon, dll), mengecek list kebersihan ( toilet pria dan wanita, lobby lift, koridor, lobby ground, tangga darurat, dll )

5 44 Pemasaran yang meliputi : terima telepon untuk pemasaran, mengantar tenant ke ruangan, memberikan penjelasan mengenai sewa ruangan ( harga sewa, Service Charge, masa sewa, luas ruangan, telepon, dll) Mempersiapkan ruangan yang akan disewa Serah terima ruangan 6. Administration Membuat laporan bulanan Mengecek daftar hadir / absensi Mengecek lembur karyawan Menerima telepon / tamu Mengurusi ijin, cuti karyawan dan yang berhubungan dengan personalia Input data listrik dan air bulanan Penjualan kartu langganan mobil dan motor Laporan parker motor dan mobil bulanan Mengetik perincian kas kecil, laporan lembur karyawan, laporan stiker langganan parkir motor dan mobil, jadwal tugas parkir dan maintenance dan tugas-tugas lain.

6 45 7. Operational & General Affair Bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan operasional yang ada Menyusun rencana operasional secara keseluruhan serta mengevaluasi pelaksanaannya agar sesuai dengan yang direncanakan Pembinaan dan pengembangan SDM Bertanggung jawab terhadap General Manager 8. Waspang ( Pengawas Lapangan ) Membantu Operational & General Affair dalam mengawasi segala operasi yang terjadi dalam perusahaan Bertanggung jawab terhadap Operational & General Affair 9. Security & Safety Bertanggung jawab atas keamanan dalam perusahan Membantu Waspang dalam menjalankan tugas Bertanggung jawab terhadap Operational & General Affair 10. Supervisor General Affair Mengawasi dan mengecek pekerjaan cleaning service Mengecek absensi cleaning service Mengecek berita acara

7 46 Mengecek dan melaporkan kerusakan-kerusakan yang ada Mengecek dan mengawasi pekerjaan pest control ( hama ) Mengecek dan mengawasi pekerjaan karyawan Membantu maintenance dalam menyelesaikan pekerjaannya Membantu tugas security & safety dalam menjaga keamanan, kenyamanan, ketertiban Memberikan pelayanan / bantuan kepada tenant-tenant 11. Cleaning Service, Pest Control, Gardener Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian baik dalam maupun luar perusahaan Bertanggung jawab dalam pemberantasan hama Merawat taman agar tetap indah dan bersih 12. Receptionist, Office Boy Mengantar surat surat ( invoice, service charge ) ke tenant Menerima tamu 13. Purchasing & Administration Stand By di gudang melayani pengambilan / pengeluaran barang Control lapangan memastikan barang / bahan yang keluar dari gudang tersebut tepat guna Belanja barang / bahan untuk keperluan kerja

8 47 Mengerjakan administrasi gudang Mengawasi pemasangan spanduk oleh tenant Membuat laporan bulanan pengeluaran oleh tenant Mengerjakan tugas-tugas lain dari atasan langsung 14. Projects Engineering Bertanggung jawab atas masalah-masalah teknis yang terjadi pada perusahaan Mengkoordinasi pengadaan ruang untuk disewakan kepada tenant Mengontrol keadaan ruang serta peralatan yang diperlukan dalam perusahaan Bertanggung jawab kepada General Manager 15. Accounting Rekap kas kecil Rekap kas besar Penagihan service charges, sewa, listrik, air, dll Setoran parker, menjual kartu langganan parker motor dan mobil Membuat laporan Rekap medical Antisipasi komplain dan memasarkan kios Penerimaan / proses kwitansi penagihan dari supplier

9 Visi dan Misi PT. TCP INTERN US A Visi dari PT. TCP INTERNUSA Menjadi perusahaan property Indonesia yang paling diandalkan, dipercaya dan dihormati. Misi dari PT. TCP INTERNUSA Menyediakan produk yang berkualitas, service yang memuaskan dan menciptakan kepercayaan yang optimal dari para customers, pemegang saham, karyawan dan warga Indonesia 3.3 Subyek Data dan Fungsi Bisnis Subyek Data Subyek data merupakan sumber-sumber data yang menjadi sumber atau masukkan yang dibutuhkan untuk menampilkan informasi yang diperlukan bagi pihak eksekutif. No. Subjek Data Keterangan 1. Tenant Berisi informasi mengenai data penyewa 2. Pegawai Berisi informasi mengenai data pegawai perusahaan 3. Ruangan Berisi informasi mengenai data ruangan yang akan di sewa 4. Penyewaan Berisi informasi mengenai data penyewaan 5. Kontrak Berisi informasi mengenai data kontrak sebelum penyewaan 6. Piutang Berisi informasi mengenai data piutang tenant 7. LuasArea Berisi informasi mengenai data Luas Area yang tersedia Tabel 3.1 Tabel Subyek Data

10 Fungsi Bisnis Fungsi bisnis merupakan kegiatan yang dilakukan oleh pihak perusahaan berdasarkan bagian-bagian atau fungsi-fungsi tertentu, dimana kegiatan-kegiatan inilah yang menyusun keseluruhan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan perusahaan. Fungsi bisnis yang dimiliki PT. TCP INTERNUSA adalah sebagai berikut : No. Fungsi Bisnis 1. Penyewaan Ruang / Leasing 2. Pembuatan Perjanjian / Kontrak Penyewaan 3. Follow Up Tenant 4. Penawaran Penyewaan 5. Penagihan Piutang 6. Remodeling Ruangan 7. Maintenance dan Repair 8. Laporan Penyewaan 9. Perpanjangan dan Pembaharuan Kontrak 10. Pemantauan Luas Area Tabel 3.2 Tabel Fungsi Bisnis Organisasi Setiap perusahaan memiliki suatu bentuk organisasi untuk melakukan aktivitas sehari hari dalam perusahaan. Organisasi yang dimiliki oleh PT. TCP INTERNUSA adalah sebagai berikut : No Organisasi 1. Owner ( Board of Directors ) 2. General Manager

11 50 3. Secretary 4. Management Information System ( MIS ) 5. Marketing & Tenancy 6. Operational & General Affair 7. Projects Engineering 8. Accounting 9. IT Staff 10. Administration 11. Pengawas Lapangan ( Waspang ) 12. Storage 13. Supervisor Engineering 14. Staff Accounting 15. Administration Parking 16. Security & Safety 17. Supervisor General Affair 18. Purchasing & Administration 19. Senior Technician 20. Satpam 21. Cleaning Service, Pest Control, Gardener 22. Receptionist, Office Boy Tabel 3.3 Tabel Organisasi

12 Analisis Matriks Organisasi vs Subyek Data Berikut ini adalah tabel 3.4 yang menggambarkan setiap unit organisasi mempunyai hubungan dengan subyek data yang digunakan oleh setiap unit organisasi. Subjek Data Tenant Pegawai Ruangan Penyewaan Kontrak Organisasi Owner ( BoD ) X X X X X X X General Manager X X X X X X X Secretary X X X X X Management X X X Information System Marketing & Tenancy X X X X Operational & General X X X Affair Projects Engineering X X X Accounting X X X IT Staff X X Administration X X X X X Waspang X X X Storage X X SV Engineering X X Staff Accounting X X X Adm. Parking X X Purchasing & Adm. X X X Senior Technician X Satpam X X Cleaning Service, Pest X Control, Gardener X Receptionis, Office Boy X X Tabel 3.4 Tabel Matriks Organisasi vs Subjek Data Piutang LuasArea

13 52 Keterangan matriks Organisasi vs Subjek Data : Baris menunjukkan Subjek Data dan kolom menunjukkan Organisasi Tanda X menunjukkan hubungan yang terjadi antara baris dan kolom Organisasi vs Fungsi Bisnis Berikut ini adalah Tabel 3.5 Organisasi vs Fungsi Bisnis :

14 53 Organisasi Fungsi Bisnis Penyewaan Ruang Pembuatan Perjanjian Follow up Tenant Penawaran Penyewaan Penagiahan Piutang Remodelling Ruangan Maintenance dan Repair Laporan Penyewaan Perpanjangan dan Pembaharuan Kontrak Owner ( BoD ) RA RA RA RA RA RA RA RA RA RA General Manager RA RA RA RA RA RA RA RA RA RA Secretary RI IA RI Management Information System ER W Marketing & Tenancy ER W EW ER W ER W I Pemantauan Luas Area Operational & General Affair I ERW ERW ER W Projects Engineering I ER W ER W Accounting ERW IT Staff EW Administration I I I I W EW I Waspang RW RW I Storage I I SV Engineering E E Staff Accounting I Adm. Parking Purchasing & Adm. I I Senior Technician I I Satpam Cleaning Service, Pest Control, Gardener I I I Receptionis, Office Boy I I Tabel 3.5 Tabel Matriks Organisasi vs Fungsi Bisnis

15 54 Keterangan : R = Direct Management Responsibility, menunjukkan bahwa unit organisasi yang menerima pertanggung jawaban langsung dalam pelaksanaan fungsi bisnis. A = Executive / Policymaking Authority, menunjukkan bahwa unit organisasi memiliki hak atau wewenang atas pelaksanaan kegiatan dalam fungsi bisnis tersebut. I = Involved in the Function, menunjukkan bahwa unit organisasi ikut terlibat dalam kegiatan pada fungsi bisnis, tapi tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki hak atau kuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut. E = Technical Expertise, menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan pada fungsi bisnis tersebut diperlukan keahlian teknis dari unit organisasi yang terkait. W = Actual Execution of the Work, menunjukkan bahwa unit organisasi yang terkait melakukan seluruh kegiatan pekerjaan dari fungsi bisnis yang sedang berjalan.

16 Fungsi Bisnis vs Subyek Data Untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data pada PT. TCP INTERNUSA dapat dilihat pada tabel 3.6 : b a w Subjek Data Tenant Pegawai Ruangan Penyewaan Kontrak Piutang LuasArea Fungsi Bisinis a Penyewaan h Ruang / R CR CR R Leasing UD UD Pembuatan Perjanjian / CR RU CR Kontrak UD Follow Up : Tenant RU R RU R D D Penawaran Penyewaan CR R CR UD Penagihan Piutang R R CR UD Remodeling Ruangan CR UD Maintenance dan Repair CR UD Laporan Penyewaan R R R CR R UD R RU CR UD Perpanjangan dan Pembaharuan Kontrak Pemantauan Luas Area R R CR UD R Tabel 3.6 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data

17 56 Keterangan Tabel 3.6 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data : C = Create, menunjukkan subjek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis R = Read, menunjukkan subjek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis. U = Update, menunjukkan subjek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis D = Delete, menunjukkan subjek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis Matrik Subyek Data vs Aplikasi Untuk mengetahui hubungan antara subjek data dengan aplikasi yang terdapat pada PT. TCP INTERNUSA dapat dilihat pada tabel 3.7 berikut ini :

18 57 Subjek Data Tenant Pegawai Ruangan Penyewaan Kontrak Piutang LuasArea Aplikasi Aplikasi Data Tenant Aplikasi Data Pegawai Aplikasi Penyewaan Ruang Aplikasi Laporan Penyewaan Aplikasi Penghitungan LuasArea Aplikasi Informasi Ruang Aplikasi Kontrak Sewa Menyewa X X X X X X X X X X X X X Tabel 3.7 Tabel Matriks Subyek Data vs Aplikasi X X X X Matrik Fungsi Bisnis vs Aplikasi Untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis dengan aplikasi yang terdapat pada PT. TCP INTERNUSA dapat dilihat pada tabel 3.8 berikut ini :

19 58 Aplikasi Fungsi Bisnis Penyewaan Ruang Pembuatan Perjanjian Follow up Tenant Penawaran Penyewaan Penagiahan Piutang Remodelling Ruangan Maintenance dan Repair Laporan Penyewaan Perpanjangan dan Pembaharuan Kontrak Aplikasi Data Tenant X X X Pemantauan Luas Area Aplikasi Data Pegawai X X X Aplikasi Penyewaan Ruang Aplikasi Laporan Penyewaan Aplikasi Penghitungan Luas Area Aplikasi Informasi Ruang Aplikasi Kontrak Sewa Menyewa X X X X X X X X X X X X X Tabel 3.8 Tabel Matriks Organisasi vs Fungsi Bisnis 3.5 Analisis Critical Success Factors ( CSF ) Setiap perusahaan perlu melakukan analisis untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan yang telah dicapai dan akan tercapai. Salah satu cara yang digunakan dengan melakukan analisis Critical Success Factors, suatu factor yang memerlukan perhatian yang lebih demi kemajuan perusahaan. Critical Success Factors adalah batasan-batasan yang menunjukkan tingkat kepuasan terhadap kinerja individu, departemen, atau organisasi dalam suatu

20 59 persaingan atau kompetisi. CSF digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi dari sebuah organisasi. Kekuatan dari CSF adalah bahwa CSF menghasilkan sekumpulan data yang lebih kecil untuk dianalisa daripada menganalisa perusahaan secara menyeluruh. CSF dapat disebut juga sebagai factor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan ataupun kegagalan dalam mencapai tujuan organisasi. Untuk menentukan CSF dari suatu perusahaan, diadakan survei dan wawancara ke pihak manajer tingkat atas. Berdasarkan hasil survei pada PT. TCP INTERNUSA, didapatkan CSF sebagai berikut : Peningkatan jumlah Tenant Sebagai perusahaan yang kompetitif, peningkatan jumlah Tenant yang menyewa ruangan diharapkan meningkat tiap tahunnya. Peningkatan pelayanan terhadap Tenant Peningkatan pelayanan dibutuhkan untuk mendapatkan kepercayaan dari para Tenant. Pemantauan atas penyewaan ruang Sebagai perusahaan yang handal maka diperlukan pemantauan dari penyewaan-penyewaan yang terjadi agar dapat dianalisis untuk meningkatkan kinerja perusahaan. 3.6 Teknologi Informasi pada PT. TCP INTERNUSA PT. TCP INTERNUSA sudah menggunakan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan dalam perusahaannya. Teknologi informasi yang digunakan meliputi perangkat keras dan perangkat lunak.

21 Perangkat Keras Perangkat yang digunakan oleh PT. TCP INTERNUSA antara lain meliputi : 1. Satu buah unit server Dengan spesifikasi Intel Pentium IV 2,8 GHz, Memory 256 MB 2. Sepuluh buah client sebagai workstation Secara umum spesifikasi clientnya Intel Pentium IV 2,4 GHz, Memory 256 MB 3. Antara workstation dengan server dihubungan secara LAN ( Local Area Network ) Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam PT. TCP INTERNUSA meliputi : 1. Untuk server menggunakan Microsoft Windows NT Server dengan SQL Server 2000, Microsoft Office 2003, Visual Basic Untuk client menggunakan Microsoft Windows XP Profesional SP 1, Microsoft Office 2003, Visual Basic Untuk server dan client juga dilengkapi dengan software anti virus yaitu Norton anti virus 2007.

22 61 Program aplikasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan dalam PT. TCP INTERNUSA yaitu : 1. Program aplikasi SQL Server 2000 yang digunakan untuk melakukan berbagai transaksi seperti : penambahan Tenant baru, perubahan harga sewa ruang, listrik, telepon, dll, mengubah informasi baik karyawan maupun Tenant. 2. Pembuatan laporan tiap bulannya menggunakan Microsoft Excel 3.7 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Kebutuhan informasi dari PT. TCP INTERNUSA setelah wawancara dengan General Manager yaitu : Dibutuhkan informasi mengenai daftar semua Tenant / Tenant list per periode Dibutuhkan informasi mengenai penyewaan baik penyewaan ruang, listrik, air, storage, service charges, security dari tiap tiap Tenant per periode Dibutuhkan informasi mengenai jumlah ruangan yang tersedia Dibutuhkan informasi mengenai lama sewa dari tiap Tenant per periode. Dibutuhkan informasi mengenai jumlah kontrak yang terjadi dari tiap Tenant per periode.

23 Masalah yang Dihadapi Dalam menjalankan kegiatannya PT. TCP INTERNUSA mengalami beberapa kesulitan, yaitu : o Data-data yang dihasilkan masih bersifat detail / terperinci bukannya ringkasan / summary sehingga menyulitkan pihak eksekutif dalam mengambil keputusan o Waktu pemrosesan laporan cukup lama 3.9 Pemecahan Masalah Setelah menganalisis kebutuhan informasi dan permasalahan yang dihadapi PT. TCP INTERNUSA, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah : 1. Untuk mempercepat pembuatan laporan yang akurat, dapat dibuat sebuah data warehouse yang dapat mempercepat proses pembuatan laporan analitikal dan histori karena struktur tabel lebih sederhana, informasinya sudah terangkum. Data Warehouse yang diusulkan akan melakukan transformasi data dari sumber data yang tersebar serta mengintegrasikannya ke dalam sebuah sistem database yang terpadu. 2. Data warehouse dapat menyajikan laporan dalam bentuk grafik per periode waktu yang diinginkan, sehingga pihak eksekutif memiliki pandangan nyata akan kondisi instansinya dan kebijakan yang diambil pun memiliki dasar yang kuat.