BAB V PEMBAHASAN. A. Pembahasan. 1. Karakteristik Petugas. Berdasarkan teori yang ada pekerja dengan usia tahun

Transkripsi

1 BAB V PEMBAHASAN A. Pembahasan 1. Karakteristik Petugas Berdasarkan teori yang ada pekerja dengan usia tahun relative memiliki motivasi kerja yang lebih rendah dibandingkan dengan pekerja yang usianya lebih tua. Semakin lanjut usia seseorang maka akan meningkatkan kebijakan seseorang dalam mengambil keputusan, berpikir rasional dan mengendalikan emosi mengambil keputusan. [13] Mayoritas petugas memiliki umur antara tahun. Hal ini umur petugas dapat dikatakan masih muda dan dalam memberikan pelayanan masih mempunyai motivasi yang rendah karena pekerja pada usia muda belum berpijak pada realitas sehingga dalam melakukan pekerjaan sering mengalami kekecewaan yang akan berdampak pada pelayanan yang kurang baik dan kinerja mereka. Tingkat pendidikan petugas rekam medis di Rumah Sakit Bhanyangkara Semarang yaitu semua petugas rekam medis mayoritas lulusan D III rekam medis, dimana petugas lulusan D III RMIK mempunyai pengetahuan yang cukup tentang ilmu rekam medis dan satu petugas dengan pendidikan terakhir SMK sehingga petugas tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang ilmu rekam medis. Bahkan beberapa petugas belum pernah mendapatkan pelatihan tentang rekam medis terutama di bagian filing. 52

2 53 Untuk pengalaman kerja, mayoritas petugas memiliki lama kerja 3 tahun, petugas tidak mempunyai pengalaman kerja di bagian filing rawat inap. Hal tersebut dapat menyebabkan tingkat penguasaandan pengetahuan petugas tentang kebijakan penyimpanan menjadi kurang. Semakin lama seseorang bekerja didalam suatu instansi maka akan mempengaruhi tingginya motivasi dalam bekerja. [13] 2. Kebijakan Penyimpanan DRM Kebijakan merupakan aturan yang menyangkut sistem penyimpanan. Berdasarkan hasil penelitian di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang sudah terdapat kebijakan dalam penyimpanan DRM. Dalam kebijakan dinyatakan bahwa dokumen rekam medis disimpan secara sentralisasi dan berkas rekam medis ditata pada rak penyimpanan dengan metode TDF. Kebijakan tersebut belum sepenuhnya dilakukan dengan baik. Dilihat dari kebijakan dan SOP sistem penyimpanan secara sentralisasi namun pelaksanaan penyimpanannya secara desentralisasi. Hal ini tidak sesuai dengan teori kebijakan yang telah ditetapkan oleh pihak rumah sakit. [20] Keadaan ruang filing Rumah Sakit Bhayangkara Semarang yang belum rapi, dokumen masih disimpan didalam beberapa kardus dan belum dikembalikan ke rak filing serta tidak menggunakan tracer sehingga rawan terjadi kerusakan terhadap DRM serta kehilangan DRM. Dan belum ada aturan pelaksanaan penyimpanan secara khusus.

3 54 Kelebihan sistem penyimpanan sentralisasi yaitu mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis, mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan, tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah di standarisasikan, memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan, mudah menerapkan sistem unit record. Sedangkan kelemahannya petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap, tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam. [21] Sistem penyimpanan desentralisasi kelebihannya adalah efisiensi waktu,sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan. Sedangkan kekurangannya terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruang lebih banyak. [21] Solusi pelaksanaan penyimpanan seharusnya menyesuaikan dengan prosedur yang telah ada di rumah sakit. Penyimpanan dibuat sentralisasi untuk mengurangi duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis, memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. Menurut kebijakan penyimpanan Rumah Sakit Bhayangkara Semarang, kebijakan yang benar seharusnya : a. Dokumen rekam medis disimpan secara sentralisasi. b. Dokumen rekam medis disusun sejajar dengan terminal digit filing (TDF).

4 55 c. Dokumen rekam medis yang disimpan di dalam rak penyimpanan (filing) harus sudah lengkap isi datanya, bila selama 14 hari sejak pasien keluar rumah sakit masih belum lengkap dokumen rekam medis harus didimpan di rak penyimpanan (filing). d. Setiap peminjaman dokumen rekam medis untuk keperluan apaapun yang diijinkan atau sesuai peraturan harus dicatat pada formulir tracer dan buku peminjaman dokumen rekam medis yang ditandatangani penerima dokumen rekam medis. e. Penggunaan dokumen rekam medis untuk untuk penelitian harus dikerjakan dikantor penyimpanan (filing) rekam medis. Pimpinan belum melakukan evaluasi untuk menilai pekerjaan khususnya di filing rawat inap kepada petugas rekam medis agar kebijakan penyimpanan DRM dapat dilakukan sepenuhnya dengan baik. 3. Peran Petugas Seorang perekam medis memiliki tanggungjawab atas pengelolaan data pasien, seperti yang tercantum pada Permenkes Nomor 55 Tahun 2013 pasal 18 tentang kewajiban perekam medis, yaitu : menghormati hak pasien, menyimpan rahasia pasien sesuai dengan peraturan perundang undangan, memberikan data dan informasi kesehatan berdasarkan peraturan perundang-undangan, mematuhi standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur operasional. [19]

5 56 Beban kerja adalah sebuah proses yang dilakukan oleh seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas suatu pekerjaan atau kelompok jabatan yang dilaksanakan dalam keadaan normal dalam suatu jangka waktu tertentu. [22] Berdasarkan hasil penelitian peran petugas sudah sesuai teori permenkes nomor 55 tahun Namun, Petugas A harus melakukan pekerjaan dari pukul dengan beban kerja yang berat karena petugas selain melakukan pengawasan terhadap staff nya, petugas juga harus melakukan kegiatan membuat daftar indeks yang terdiri dari indek penyakit, indek tindakan, indek dokter serta indek kematian dan menyimpan indek tersebut. Selain itu, petugas juga melakukan pelayanan mengambilkan DRM pasien jika ada permintaan DRM dari pihak dokter dan mengembalikan DRM tersebut ke tempat semula. Petugas B shift 1 pukul , petugas C shift 2 pukul , Petugas D shift 3pukul dengan pekerjaan yang dilakukan yaitu melayani pendaftaran rawat inap dan gawat darurat. Untuk pasien rawat inap, petugas juga harus memberikan informasi tentang ruang bangsal yang kosong serta fasilitas yang ada, setelah adanya kesepakatan dengan keluarga pasien petugas melakukan konfirmasi ke perawat ruangan. Namun, untuk pasien rawat inap di RS. Bhayangkara Semarang masih terbilang sedikit sehingga beban kerja petugas masih ringan. Petugas E melakukan pekerjaan pukul pekerjaan yang dilakukan petugas yaitu merakit dan mengecek kelengkapan DRM yang telah kembali ke URM. Jika terdapat berkas yang belum lengkap

6 57 seperti diagnosa dan tanda tangan dokter, petugas harus menemui dokter yang bersangkutan untuk melengkapi DRM tersebut. Beban kerja petugas terbilang tinggi, karena DRM harus segera disimpan maksimal 2x24 jam terhitung dari pasien pulang. 4. Alur Penyimpanan Standar Operasional Prosedur adalah suatu instruksi atau langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja, dimana SOP memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi. [18] Berdasarkan hasil penelitian di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang alur penyimpanan belum sepenuhnya dilaksanakan sesuai SOP yang ada. Petugas tidak menyimpan DRM sesuai metode terminal digit filing yang telah ditentukan melainkan disimpan sesuai bangsal. Jika seorang pasien rawat inap datang lebih dari satu kali dan dirawat pada bangsal yang berbeda maka DRM akan disimpan secara terpisah sesuai dengan bangsal perawatannya. Hal ini akan menjadikan penumpukan DRM lebih banyak lagi serta kesinambungan informasi terhadap isi dari DRM pasien tersebut dan juga tidak menggunakan tracer dalam melakukan kegiatan di filing rawat inap. Penyimpanan DRM didalam kardus menjadi tidak efektif karena petugas membutuhkan waktu yang lama untuk mencarikan DRM, jika DRM disimpan pada kardus bagian bawah maka petugas

7 58 harus membongkar kardus tersebut kemudian ditata kembali seperti semula. Filing rawat jalan di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang menggunakan sistem penjajaran Straight Numerical Filing (SNF). Kekurangan menggunakan metode SNF yaitu petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis untuk menghindari tertukarnya angka-angka sehingga menyebabkan dugaan masalah yang terjadi adalah missfile, dengan begitu petugas sibuk untuk melakukan pengawasan dan merapikan DRM agar tidak terjadi missfile sehingga petugas lebih tertuju pada filing rawat jalan. 5. Kendala Berdasarkan hasil penelitian di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang, kendala saat ini yang menjadi permasalahan penyimpanan DRM rawat inap adalah belum adanya petugas khusus rawat inap untuk mengelola filing rawat inap serta melakukan retensi untuk menimimalisir penumpukan DRM. Menurut Hariandja (2007), sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan di samping faktor yang lain seperti modal. Oleh karena itu, SDM harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi, sebagai salah satu fungsi dalam perubahan yang dikenal dengan sumber daya manusia. [23] Menurut Penelitian Nurul Ardhillah dan Durinta Puspasari terkait dengan metode retensi arsip dalam upaya memperlancar

8 59 pelayanan, bahwa Rumah Sakit Islam Siti Hajar Sidoarjo menerapkan metode retensi dalam proses penyusutan arsipnya, namun penerapan metode retensi arsip ini tidak secara berkala dikarenakan faktor sumber daya manusia. Sistem penyimpanan arsip aktif 5 tahun dan arsip in aktif 2 tahun kemudian dimusnahkan dengan menggunakan metode pencacahan, namun ada beberapa arsip pasien yang mengidap penyakit tertentu bisa disimpan lebih dari 5 tahun bahkan dapat disimpan selamanya. Serta retensi arsip memiliki hubungan yang erat dengan pelayanan karena dengan adanya retensi arsip maka Rumah Sakit Islam Siti Hajar Sidoarjo mampu menyimpan arsip dengan baik sehingga dapat memberikan informasi kepada pasien dengan jelas. Dalam pelayanan arsip RSI Siti Hajar Sidoarjo memiliki standar pelayanan yakni tidak kurang dari 10 menit untuk arsip rekam medis rawat jalan dan tidak kurang dari 15 menit untuk arsip rekam medis rawat inap. Hal ini dipengaruhi oleh tempat penyimpanannya yang desentralisasi sehingga berdampak pada waktu pemberian pelayanan arsip namun hal ini juga sudah diatur dalam peraturan pemerintah mengenai standar waktu pelayanan arsip rekam medis. Tujuan jadwal retensi arsip adalah untuk mempermudah proses penyusutan arsip secara teratur dan terus menerus, mempermudah penyelamatan arsip yang masih memiliki nilai guna permanen, dan meningkatkan efisiensi administrasi dan biaya pemeliharaan arsip, sehingga pada akhirnya dapat mewujudkan tertib arsip di lingkungan kerja atau organisasi. [23]