BAB I PENDAHULUAN. dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap. mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berdasarkan Undang-Undang No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Dalam memberikan pelayanan, semua data sosial dan riwayat kesehatan pasien dicatat dalam suatu berkas yang bersifat rahasia dan penting yang disebut Rekam Medis. Rekam medis menurut Permenkes Nomor 269/ Menkes/ per/ III/ 2008 adalah suatu berkas yang berisikan catatan, dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, dan tindakan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Syarat dari sebuah dokumen rekam medis sendiri adalah sebuah data yang akurat, informatif, rasional,beralasan, dan dapat dipertanggung jawabkan. Salah satu kegiatan yang dilaksanakan dalam rekam medis adalah tentang sistem penyimpanan berkas. Menurut Budi (2011),

2 2 pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan kesehatan, salah satunya didukung dengan sistem yang baik. Menurut Depkes (1997), dari beberapa jenis sistem penyimpanan rekam medis, sistem penyimpanan angka akhir lebih mengajukan untuk dipilih karena umum dipakai dan lebih mudah, efisien dan efektif. Namun, sistem penyimpanan numerik dengan terminal digit filing memiliki kekurangan diantaranya membutuhkan biaya awal yang lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu. Berdasarkan hasil studi pendahuluan di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan pada bulan Oktober 2012 diperoleh informasi bahwa Rumah Sakit Panti Rini Kalasan dalam proses perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical filing ke terminal digit filing. Perubahan sistem penyimpanan ini sudah dimulai pada bulan Juli tahun Sebelum dilakukan perubahan sistem penyimpanan

3 3 telah diketahui bahwa rak penyimpanan yang ada tidak mencukupi apabila sistem penyimpanan diubah menjadi terminal digit filing, namun pihak Sub Seksi Rekam Medis Rumah Sakit Panti Rini Kalasan tetap melakukan perubahan tanpa adanya penambahan rak penyimpanan berkas rekam medis. Perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dilakukan pada ruang filing yang sama. Pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan dilakukan oleh 1 orang tenaga outsourcing. Petugas tersebut merupakan pegawai di Rumah Sakit Panti Kalasan yang bertugas membantu di unit lain pada hari kerja. Perubahan sistem penyimpanan biasanya dilakukan pada shift pagi di hari rabu, jumat dan sabtu apabila petugas tidak diperbantukan pada unit lain, sehingga menyebabkan perubahan sistem penyimpanan berlangsung lama. Dari uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengetahui pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang diambil peneliti adalah Bagaimana Pelaksanaan Perubahan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis dari Straight Numerical Filing ke Terminal Digit Filing di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan?

4 4 C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Untuk mengetahui pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari straight numerical filing ke terminal digit filing di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui alasan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari straight numerical filing ke terminal digit filing di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. b. Mengetahui pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. c. Mengetahui hambatan yang dihadapi dalam perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari straight numerical filing ke terminal digit filing di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai masukan dalam melakukan penyimpanan berkas rekam medis sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan.

5 5 b. Bagi Peneliti 1) Dapat menerapkan teori yang diperoleh dari perkuliahan ke dalam praktek yang sesungguhnya. 2) Menambah pengetahuan dan pengalaman tentang permasalahan pada objek penelitian. 3) Mendapatkan pengalaman dalam upaya pengembangan ilmu rekam medis di masa mendatang. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Penelitian ini diharapkan mampu dijadikan sebagai tolok ukur sejauh mana ilmu rekam medis diterapkan, terutama mengenai sistem penyimpanan berkas rekam medis. b. Bagi Peneliti Lain Sebagai referensi untuk dasar atau acuan dalam pengembangan penelitian lain. E. Keaslian Penelitian Menurut pengamatan peneliti, penelitian dengan menggunakan judul Pelaksanaan Perubahan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis dari Straight Numerical Filing ke Terminal Digit Filing di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan belum pernah dilakukan, namun ada beberapa penelitian yang hampir sama, yaitu:

6 6 1. Wahyuni (2012) dengan judul Evaluasi Perubahan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas Salam Kabupaten Magelang. Penelitian Wahyuni (2012) bertujuan untuk mengevaluasi perubahan sistem penyimpanan dengan membandingkan sistem penyimpanan yang baru secara nomor akhir (terminal digit filing) dan sistem penyimpanan lama secara sistem nomor langsung (straight numerical filing) untuk mengetahui sistem penyimpanan yang lebih efisien. Hasil penelitian ini adalah sistem penyimpanan secara nomor akhir (terminal digit filing) lebih efisien, dapat diketahui dari mudahnya mengambil berkas rekam medis, dapat meminimalisir missfile, serta petugas penyimpanan yang terbagi rata dalam bekerja sehingga proses penyimpanan lebih cepat. Namun, hal ini didukung dengan sarana penyimpanan yang lebih mahal dibandingkan sistem penyimpanan secara nomor langsung (straight numerical filing). Adanya perubahan penyimpanan secara nomor langsung (straight numerical filing) ke nomor akhir (terminal digit filing) terdapat perbedaan pada cara penyortiran berkas sebelum disimpan, penulisan keterangan pada guide, perubahan pada prosedur penyimpanan, perubahan folder baru, pertambahan rak

7 7 penyimpanan, serta perbedaan dalam membaca nomor rekam medis pada proses pengembalian. Persamaan penelitian Wahyuni (2012) dengan penelitian penulis adalah jenis penelitian yang akan digunakan yaitu deskriptif kualitatif dengan rancangan penelitian cross sectional. Perbedaannya adalah penelitian penulis bertujuan untuk mengetahui perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical filing ke terminal digit filing di rumah sakit sedangkan penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi perubahan sistem penyimpanan dengan membandingkan sistem penyimpanan yang baru secara nomor akhir (terminal digit filing) dan sistem penyimpanan lama secara sistem nomor langsung (straight numerical filing). 2. Mugasari (2008) yang berjudul Rancangan Perubahan Sistem Penyimpanan dari Straight Numerical Filing menjadi Terminal Digit Filing untuk Mengurangi Missfile di RSUD Kota Yogyakarta. Penelitian ini bertujuan untuk menawarkan suatu pemecahan masalah dengan perubahan sistem penyimpanan, dengan mendeskripsikan hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum melakukan perubahan dan mengetahui gambaran kesiapan apabila menuju ke arah perubahan sistem

8 8 penyimpanan dari straight numerical filing menjadi terminal digit filing di RSUD Kota Yogyakarta. Hasil dari penelitian ini dalah hal- hal yang perlu dipersiapkan dalam melakukan suatu perubahan sistem penyimpanan dari Straight Numerical Filing menjadi Terminal Digit Filing yaitu sarana (rak penyimpanan, ruang penyimpanan, petunjuk, sampul/map rekam medis dengan kode warna, petunjuk keluar/tracer dan kotak sortir), prasarana (SOP/Protap, rapat koordinasi, waktu pelaksanaan serta SDM). Gambaran kesiapan sarana dan prasarana yang ada diurusan rekam medis RSUD Kota Yogyakarta belum mendukung dalam menghadapi perubahan penyimpanan. SDM belum memiliki cukup pengetahuan dan ketrampilan serta sebagian dari mereka pernah mengikuti pelatihan sistem penyimpanan nomor akhir. Persamaan dari penelitian ini adalah kesamaan tema mengenai sistem penyimpanan berdasarkan nomor. Selain itu penelitian Mugasari (2008) merupakan penelitian deskriptif dengan rancangan penelitian cross sectional, teknik pengambilan data yang akan digunakan yaitu observasi dan wawancara. Perbedaannya penelitian Mugasari (2008) bertujuan menawarkan suatu pemecahan masalah dengan perubahan sistem penyimpanan berupa Rancangan Perubahan

9 9 Sistem Penyimpanan dari Straight Numerical Filing menjadi Terminal Digit Filing untuk Mengurangi Missfile di RSUD Kota Yogyakarta. Sedangkan penelitian penulis bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari straight numerical filing ke terminal digit filing di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. 3. Asa (2006) dengan judul Perubahan Sistem Penomoran Seri ke Sistem Penomoran Unit di RSUD Atambua, Kabupaten Belu, NTT. Penelitian ini bertujuan untuk melakukan perubahan sistem penomoran seri ke sistem penomoran unit, dengan parameter hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum melakukan perubahanan sistem dan tingkat kesiapan petugas (SDM) untuk melakukan perubahan sistem. Hasil dari penelitian ini adalah hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum melakukan perubahan sistem penomoran yaitu sarana, kebijakan dan prosedur tetap, SDM. Kesiapan petugas rekam medis di RSUD Atambua sudah cukup untuk melakukan perubahan sistem penomoran dari seri ke unit. Pengembangan staff di RSUD Atambua terbentur dari keterbatasan dana dari pihak rumah sakit.

10 10 Persamaan dari penelitian ini adalah kesamaan tema mengenai perubahan. Selain itu jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan penelitian cross sectional dan pengambilan data dengan cara wawancara dan observasi. Perbedaanya penelitian Asa (2006) membahas mengenai sistem penomoron rekam medis pasien. Sedangkan penelitian penulis membahas mengenai pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis. F. Gambaran Umum Rumah Sakit Rumah Sakit Panti Rini merupakan rumah sakit dengan tipe pratama di bawah yayasan Panti Rapih Yogyakarta. Rumah Sakit Panti Rini terletak di jalan Solo Km. 13,2 Tirtomartani, Kalasan, Sleman Yogyakarta Telp.(0274) , , , Fax: (0274) Rumah sakit Panti Rini memiliki visi, misi, falsafah, tujuan dan motto sebagai berikut: 1. Visi Dalam kesadaran bahwa kami terpanggil untuk meneruskan karya Allah dalam menyehatkan manusia seutuhnya, untuk melaksanakan karya Allah dalam menyehatkan manusia seutuhnya serta untuk melaksanakan amanat penyembuhan Kristus kepada manusia yang adalah ciptaan dan citra Allah, tanpa membedakan agama, budaya,

11 11 suku dan sosial. Sebab itu kami sebagai tim akan memberikan pelayanan yang optimal dengan empati, cinta, cepat dan tepat demi kepuasan yang kami layani. Kami juga peduli kepada mereka yang kurang mampu dan bersesuaian hidup. Organisasi kami bersifat sosio-ekonomi, di mana pendapatan yang kami peroleh kami gunakan untuk kelangsungan hidup dan pelayanan kami. 2. Misi Dengan dijiwai semangat cinta kasih sesama, kami berupaya menggalah hidup yang sehat secara menyeluruh (holistik). Dalam pelayanan, kami mengutamakan kepuasan, kesejahteraan dan produktifitas yang optimal bagi semua. 3. Motto Pendamping setia anda di kala sehat dan sakit 4. Falsafah Melayani dengan cinta kasih dan bela rasa dalam ketekunan dan kerjasama tim bersumber dari: Luk. 10:27 : Kasihilah sasamamu manusia seperti dirimu sendiri Mat. 11:29 : Belajarlah dari padaku yang lemah lembut dan rendah hati Kor. 1:10 : Seia sekata sehati sepikir dalam memenuhi hukum Kristus

12 12 Visi Sr.CB : Cinta tanpa syarat dan bela rasa dari Kristus yang tersalib 5. Tujuan RS. Panti Rini a. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat b. Meningkatkan kesadaran dan kemampuan hidup sehat masyarakat c. Meningkatkan mutu pelayanan sesuai perkembangan jaman dan teknologi d. Mengupayakan kesejahteraan karyawan Untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan masyarakat, Rumah sakit Panti Rini menyediakan fasilitas pelayanan kesehatan, meliputi Rawat Jalan, Rawat Inap, Gawat Darurat, dan Unit Penunjang.