THE ANALYSIS PHASE. Titien S. Sukamto

Transkripsi

1 THE ANALYSIS PHASE Titien S. Sukamto

2 THE ANALYSIS PHASE (FASE ANALISA) Setelah melalui fase dimana organisasi mendapat pemahaman mengenai bisnis dan arah bisnis, fase yang kedua dalam Proses Perencanaan Strategis adalah fokus pada SI. Tetapi, sebelum mengembangkan arah SI, penting bagi organisasi untuk memahami lingkungan SI saat ini. Dalam Fase Analisa terdapat 3 komponen utama, yaitu : 1. Memahami situasi SI saat ini 2. Analisa situasi SI saat ini 3. Mengembangkan rekomendasi dan alternatif solusi

3 THE ANALYSIS PHASE (FASE ANALISA) CONT... Fase Analisa. Sumber: Cassidy. 2006

4 THE ANALYSIS PHASE (FASE ANALISA) CONT... Komponen Fase Analisa. Sumber: Cassidy. 2006

5 1. MEMAHAMI SITUASI BISNIS SAAT INI Aktivitas yang dilaksanakan : A. Review dokumentasi SI B. Mengembangkan pertanyaan wawancara, survei, dan struktur workshop SI C. Menjadwalkan wawancara dan Workshop SI D. Menjalankan Wawancara, Workshop dan Survei SI E. Dokumentasi Wawancara, Workshop dan Survei SI F. Dokumentasi situasi SI saat ini G. Review dan Konfirmasi situasi SI

6 1A. REVIEW DOKUMENTASI SI Sama halnya dengan meninjau dokumentasi bisnis pada fase 1, pada fase ini mulai dari peninjauan setiap dokumentasi berkaitan dengan SI yang ada di organisasi. Contoh dokumentasi SI : 1. Chart, nama dan peran SI organisasi 2. Laporan status bulanan dan tahunan 3. Laporan kepada manajemen 4. Perencanaan strategis yang mungkin dilakukan sebelumnya 5. Hasil audit yang mungkin telah dilakukan sebelumnya 6. Visi, Misi, Sasaran, Tujuan dan Nilai SI 7. Daftar proyek, prioritas saat ini. Dst.

7 1B. MENGEMBANGKAN PERTANYAAN WAWANCARA, SURVEI DAN STRUKTUR WORKSHOP Jika departemen SI kecil, adakan diskusi individual/wawancara dengan setiap personal untuk mengumpulkan informasi. Untuk departemen SI yang besar, mengumpulkan informasi dapat melalui workshop. Survei dapat berguna sebagai alat untuk mendapatkan informasi kuantitatif sebagai perbandingan dari tahun ke tahun. Ketika berdiskusi dengan personal SI, penting untuk : Memahami apakah mereka memiliki kekhawatiran atau masalah mengenai SI Identifikasi saran bagaimana untuk meningkatkan SI dan layanan yang disediakan organisasi Memahami apa yang disukai dan tidak disukai dari pekerjaan mereka dan kelompok SI mereka Memahami career interest atau arah.

8 1C,D, E. MENJADWALKAN, MENJALANKAN & DOKUMENTASI WAWANCARA DAN WORKSHOP Langkah selanjutnya adalah menjadwalkan wawancara dan workshop. Berikut saran dalam menjalankan Wawancara, Survei dan Workshop : Jalankan diskusi dengan fleksibel dan santai. Dengarkan baik-baik dan tanyakan kembali untuk klarifikasi. Gunakan panduan dalam menanyakan Jangan defensif. Dorong komunikasi yang terbuka dan jujur Cross-check kembali informasi dari wawancara satu dan yang lainnya untuk menjamin akurasi Mintalah kesediaan mereka dalam proses perencanaan Katakan bahwa mereka dianjurkan untuk mengirim informasi tambahan jika merasa diperlukan. Kemudian dokumentasikan catatan yang lebih rinci dari wawancara dan workshop. Lindungi privasi dari individu jika mereka menyatakan informasi yang tidak boleh dibagikan. Dokumentasikan hasil dari survei.

9 1F. DOKUMENTASI SITUASI SI SAAT INI Jika manajemen tidak memahami situasi/kondisi dari SI saat ini, mereka tidak akan dapat mengetahui dan menyetujui langkah yang dibutuhkan untuk mencapai visi SI organisasi. Komponen SI. Sumber: Cassidy. 2006

10 1F. DOKUMENTASI SITUASI SI SAAT INI CONT... Dari gambar sebelumnya, komponen utama lingkungan SI adalah : Lingkungan Aplikasi Bisnis Lingkungan Desktop Lingkungan server Lingkungan jaringan Lingkungan telekomunikasi Lingkungan data center Kemudian lingkungan tersebut didukung oleh : SI organisasi Proses Budget dan pengukuran

11 1F. DOKUMENTASI SITUASI SI SAAT INI CONT... Contoh Portofolio Aplikasi Bisnis. Sumber: Cassidy. 2006

12 1G. REVIEW DAN KONFIRMASI SITUASI SI Bertemu dengan manajemen SI untuk menampilkan kesimpulan dari lingkungan SI saat ini dan mintalah konfirmasi atas informasi yang Anda miliki. Hal ini merupakan waktu yang paling tepat untuk membenarkan kesalahpahaman dari situasi saat ini sebelum menganalisa lingkungan, menetapkan kelemahan dan kekuatan, atau membuat rekomendasi. Perbaharui informasi yang dimiliki saat ini dengan segala perubahan yang ditemukan.

13 2. ANALISA SITUASI SI SAAT INI Aktivitas dalam tahap ini : A. Lakukan Industry benchmarking B. Identifikasi tren SI di industri dan profil kompetitor C. Review informasi yang dibutuhkan dan model Data Context D. Review Proses Bisnis dan Penggunaan Aplikasi E. Identifikasi kebutuhan fungsional dan Gaps F. Kembangkan SWOT SI, Risiko, Kesempatan Teknologi dan pendukung Bisnis G. Kembangkan Scorecard Penilaian H. Review dan Konfirmasi Analisa SI

14 2A. LAKUKAN INDUSTRY BENCHMARKING 2B. IDENTIFIKASI TREN INDUSTRI DAN PROFIL KOMPETITOR Perbandingan dengan industri sangat berguna ketika menganalisa situasi saat ini. Teknologi dan Industri SI terus menerus berubah, yang juga akan berdampak pada arah strategis. Manajemen perlu untuk memahami tren yang paling dasar dan terminologinya, karena faktor ini akan dilibatkan dalam pembentukan arah baru. Kategorikan teknologi ke dalam kategori di bawah ini, kemudian simpulkan apa dampak dari tren industri terhadap arah SI organisasi : Usang atau ketinggalan Siap untuk diimplementasikan Strategis Perlu ditinjau lebih jauh

15 2C. REVIEW KEBUTUHAN INFORMASI DAN DATA CONTEXT MODEL 2D. REVIEW PROSES BISNIS DAN PENGGUNAAN APLIKASI Review daftar pengukuran bisnis, KPI, atau identifikasi dari kebutuhan yang dibutuhkan untuk masing-masing pengukuran bisnis, identifikasi ketersediaan pengukuran menggunakan sistem yang ada. Contoh : Apakah pengukuran didapatkan dari sistem aplikasi bisnis inti Apakah pengukuran tidak lengkap Apakah sulit untuk didapatkan, yang berarti harus ada proses di luar sistem Apakah tidak ada Review proses bisnis yang diidentifikasi pada fase sebelumnya dan kembangkan daftar proses utama yang harus ditingkatkan. Untuk masing-masing area peningkatan, identifikasi apakah dapat diselesaikan dengan aplikasi saat ini atau dibutuhkan aplikasi tambahan.

16 2E. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN FUNGSIONAL DAN GAPS Analisa Kebutuhan Bisnis Review daftar kebutuhan bisnis yang telah dikembangkan. Identifikasi apakah kebutuhan dapat diselesaikan dengan proses manual atau melalui aplikasi bisnis saat ini. Review catatan wawancara bisnis, dan identifikasi kebutuhan bisnis yang tidak cukup dengan SI saat ini. Analisa kebutuhan bisnis dapat menyediakan rincian gambar gaps dari sistem saat ini dibandingkan dengan apa yang dibutuhkan.

17 2E. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN FUNGSIONAL DAN GAPS CONT... Analisa Visi Operasi Bisnis Review visi operasi bisnis. Identifikasi kebutuhan mana yang dapat dipenuhi dan tidak dengan SI saat ini. Analisa apakah sistem yang ada saat ini dapat menyelesaikan kebutuhan bisnis yang berkaitan dengan operasional global. Salah satu cara untuk menyelesaikan analisa ini adalah bekerja sama dengan Steering Committee dan beri ranking sistem yang ada saat ini dibandingkan dengan seberapa baik sistem untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Contoh ranking : A: Excellent, B: Good, C: Average, D: Below Average, E: Fail

18 2E. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN FUNGSIONAL DAN GAPS CONT... Analisa Kebutuhan Lingkungan Bisnis Review kebutuhan lingkungan bisnis. Dengan bantuan Steering Committee SI, beri ranking sistem yang ada saat ini. Analisa Kebutuhan Bisnis Eksternal Review daftar kebutuhan eksternal, termasuk kebutuhan konsumen dan stakeholder. Identifikasi kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi dengan SI saat ini. Analisa SWOT Bisnis Review kekuatan bisnis yang telah diidentifikasi di fase sebelumnya. Cari tahu adakah teknologi yang dapat digunakan untuk meng-explore kekuatan, meningkatkan kelemahan, memperbesar peluang dan menghindari ancaman.

19 2F. KEMBANGKAN SWOT, RISIKO, KESEMPATAN TEKNOLOGI DAN PENDUKUNG BISNIS SI Dengan membandingkan antara situasi saat ini dengan kebutuhan industri dan bisnis, identifikasi SW dari lingkungan SI pada area berikut : Aplikasi bisnis, infrastruktur teknis, Orang/organisasi/budaya, Proses.

20 2G. KEMBANGKAN SCORECARD SI 2H. REVIEW DAN KONFIRMASI ANALISA SI Sebagai tambahan data kualitatif dalam SW, dapatkan data kuantitatif yang dapat menjadi pembanding dari tahun ke tahun. Kembangkan scorecard dengan melihat pada praktik terbaik di industri dan beri ranking kinerja dalam manajemen SI organisasi. Scorecard juga dapat berfungsi untuk menyampaikan dimana posisi organisasi dalam industri. Meninjau dan konfirmasi hasil analisa SI merupakan hal yang penting untuk mendapatkan konfirmasi sebelum melanjutkan proses, untuk memastikan kondisi lingkungan saat ini, yang akan menjadi dasar rekomendasi, untuk dipahami seluruh elemen organisasi.