BEST PRACTICES ITG di Perusahaan. Titien S. Sukamto

Transkripsi

1 BEST PRACTICES ITG di Perusahaan Titien S. Sukamto

2 Pengantar Meskipun high-level model tata kelola telah dikembangkan, belum tentu tata kelola tersebut benar-benar berhasil diterapkan. Pemahaman model tata kelola merupakan langkah pertama, selanjutnya adalah menyebarluaskan dan menjalankan tata kelola tersebut kepada seluruh lapisan organisasi. Agar langkah ini berhasil, tata kelola perlu dijalankan dengan menggabungkan beberapa struktur, proses dan mekanisme relasional.

3 Struktur Tata Kelola TI Struktur Tata kelola TI terdiri dari unit-unit dalam organisasi serta peran dan tanggungjawab untuk membuat keputusan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan TI, serta memungkinkan fungsi komunikasi antara manajemen bisnis dan TI. Hal tersebut merupakan blueprint/gambaran mengenai bagaimana struktur organisasi dari kerangka kerja Tata Kelola TI.

4 Proses Tata Kelola TI Berhubungan dengan proses formalisasi dan institusional dari strategi pembuat keputusan TI atau prosedur monitoring TI, untuk menjamin bahwa aktivitas sehari-hari dalam organisasi berjalan secara konsisten dengan kebijakan, dan menghasilkan informasi yang akan digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

5 Mekanisme Relasional Membahas mengenai partisipasi aktif dari, dan kolaborasi antara, eksekutif organisasi, terutama manajemen TI dan bisnis. Mulai dari pengumuman, dukungan, penyaluran serta pelatihan. Banyak penelitian menyebutkan bahwa ini merupakan bagian yang paling penting dalam kerangka kerja Tata Kelola TI, untuk mencapai keselarasan bisnis dan TI secara berkelanjutan

6 Hal yang perlu diperhatikan Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam praktik implementasi Tata Kelola TI : a. Mengadopsi pendekatan enterprise yang lebih luas Bisnis dan TI harus bekerja bersama-sama untuk mendefinisikan dan mengendalikan kebutuhan bisnis TI perlu untuk mengembangkan sebuah model pengendalian yang dapat digunakan oleh semua divisi di organisasi Pendekatan komite direkomendasikan untuk mengatur, menyetujui dan mengawasi kebijakan Pandangan/pemahaman mengenai tata kelola TI harus sama. Terpadu di seluruh organisasi berdasarkan bahasa yang sama Harus ada pemahaman (dan persetujuan) yang jelas oleh stakeholder atas apa saja yang ada di dalam ruang lingkup tata kelola TI

7 Cont... b. Komitmen TOP Level Management Tata Kelola TI perlu sebuah mandat dan arahan dari dewan direksi/eksekutif Level management Pastikan manajemen bertanggungjawab dalam bisnis dan TI yang telah ditetapkan

8 Cont... c. Model Tata Kelola dan Pengendalian yang disepakati bersama Meskipun akan menjadi tantangan serta dorongan, kerangka kerja yang disepakati bersama untuk mendefinisikan proses-proses TI dan pengendalian, harus didefinisikan secara bersama, agar tata kelola berjalan dengan baik Proses tata Kelola TI perlu untuk diintegrasikan dengan praktik tata kelola perusahaan, sehingga Tata Kelola TI tidak hanya menjadi milik proses-proses TI saja Kerangka kerja perlu untuk didukung dengan komunikasi yang efektif dan kesadaran, sehingga tujuan dapat dimengerti Pemberian insentif/reward harus dipertimbangkan guna memotivasi ketaatan pada kerangka kerja Pengembangan TI organisasi yang terdesentralisasi Hindari administrasi yang bertele-tele

9 Cont... d. Rasa percaya dibutuhkan untuk mendapatkan fungsi TI sepenuhnya (internal/external) Agar Tata Kelola TI dapat bekerja pada suplier dan penyedia layanan TI lainnya, serta tahu bagaimana caranya agar dapat selaras dengan permintaan konsumen, rasa percaya harus dikembangkan dengan cara apapun. Contohnya, melalui awareness program, workshop, direktur TI bertindak sebagai jembatan antara bisnis dan TI

10 Cont... e. Sistem pengukuran yang akan menjamin tujuan selalu dipantau Menciptakan scorecard TI, yang akan mendukung dan memperkuat pencapaian tujuan tata kelola TI Menciptakan langkah awal pengukuran yang dapat meningkatkan kesadaran dan inisiasi terhadap program Tata kelola TI Kegunaan pengukuran harus dalam ranah bisnis dan disetujui oleh stakeholder f. Fokus pada biaya Pastikan akan ada kesempatan untuk melakukan financial savings, sebagai konsekuensi dari implementasi Tata Kelola TI yang semakin baik.

11 Execute Melakukan penilaian untuk mengidentifikasi gaps Mendefinisikan peran baru TI di organisasi Mendefinisikan cara untuk mengurangi gaps Contoh cara implementasi ITG yang baik Setup Definisi peran dan tanggungjawab Membentuk jalur komunikais untuk mendukung keselarasan Membentuk struktur manajemen untuk pengambil keputusan, palaporan Design Mendefinisikan / merancang kebijakan, proses, KPI, serta kebutuhan pelaporan Implement Penerapan alat untuk mendukung jalannya solusi ITG penentuan alat pengumpul data dan pelaporan Continuous Identifikasi alat untuk pengawasan jalannya ITG Membentuk steering committee sebagai pengelola hubungan di dalam TI, dan antara TI dan Bisnis Mereview strategi TI secara periodik untuk pengembangan tata kelola

12 Critical Factor ITG Penetapan tujuan yang jelas Komitmen dari senior management Perubahan manajemen bisnis Fokus, jalankan dan perkuat Target dan harapan yang terukur Jangan berlebihan dalam memanfaatkan IT Engineer Evolusi bukan revolusi