Merepresentasikan operasi. Merepresentasikan alur kerja. Keputusan dalam program

Transkripsi

1 L1 Daftar Lampiran Lampiran 1. Simbol-simbol Flowchart Simbol Input/output Arti Merepresentasikan input data atau output data yang diproses atau informasi Proses Merepresentasikan operasi Penghubung Keluar ke atau masuk dari bagian lain flowchart khususnya halaman yang sama Anak panah Merepresentasikan alur kerja Penjelasan Digunakan untuk komentar tambahan Keputusan Keputusan dalam program

2 L2 Predefined process Rincian operasi berada di tempat lain Preparation Pemberian harga awal Terminal points Awal/akhir flowchart Punched card Input/output yang menggunakan kartu berlubang Dokumen I/O dalam format yang dicetak Magnetic tape I/O yang menggunakan pita magnetik Magnetic disk I/O yang menggunakan disk magnetik Magnetic drum I/O yang menggunakan drum magnetic

3 Lampiran 2. Standard Operating Prochedure untuk proses billing L3

4 L4

5 L5

6 L6 Lampiran 3. Tabel Keterangan Aktivitas No Aktivitas Auditee Instrument 1 Mengecek lokasi perusahaan dan meminta izin untuk survey 2 Meminta informasi mengenai gambaran umum perusahaan dan proses billing Direktur Keuangan Direktur Keuangan, Manajer TI, Manajer Billing Observasi Wawancara 3 Melakukan studi pustaka untuk - Studi Pustaka mencari teori yang dibutuhkan dan relevan dengan perusahaan 4 Meminta dokumen mengenai struktur organisasi dan kebijakan yang berlaku di perusahaan 5 Mengumpulkan informasi mengenai dokumen dokumen pendukung yang digunakan dan laporan akhir dalam proses billing 6 Melakukan pengamatan terhadap ruang tempat proses billing berlangsung 7 Melakukan wawancara mengenai penanganan risiko yang sudah Direktur Keuangan Manajer Billing Manajer Billing Manajer Billing, Manajer TI Studi Dokumentasi Studi Dokumentasi Observasi Wawancara

7 L7 berjalan dan keefektifannya 8 Mengumpulkan informasi mengenai pelanggan credit limit dan prosedur pengiriman overdue invoice Direktur Keuangan Studi Dokumentasi Melakukan penilaian dan analisis risiko dari data-data yang sudah - ISO & SWIFT didapatkan 9 Mencari informasi / dokumen / - - data yang masih belum lengkap 10 Melakukan presentasi atas hasil - - yang dibuat ke kelas 11 Melaporkan hasil temuan beserta solusi dan rekomendasi ke perusahaan Direktur Keuangan -

8 Lampiran 4. Flowchart Proses Penagihan L8

9 L9 Lampiran 5. Contoh Laporan Keuntungan Berdasarkan Pelanggan (Bukan angka asli) In million IDR NO CUSTOMER COMBINED PREMIER SILVER LOUNGE CARGO Revenue % To Revenue % To Revenue % To Revenue % To Revenue % To Total Total Total Total Total Airline Revenue Airline Airline Airline Revenue Revenue Revenue Revenue 1 Cust.A % % 44 7% % 2 Cust.B % 77 26% 0.8 3% % 3 Cust.C 165 7% 46 28% 0.3 1% % 4 Cust.D 139 6% 43 31% 0.2 1% 93 68% 5 Cust.E 81 3% 18 21% 0.2 2% 63 77%

10 L10 6 Cust.F 81 3% 14 17% 2.4 3% 65 80% 7 Cust.G 72 3% % % 8 Cust.H 64 3% 12 18% % 52 82% 9 Cust.I 55 2% 14 25% 0.4 7% 38 69% 10 Cust.J 52 2% % 0.4 6% 0% 11 Cust.K 45 2% 17 36% % 29 63% 12 Cust.L 43 2% % 0.1 2% 32 75% 13 Cust.M 38 2% 20 51% 0.1 2% 18 46% 14 Cust.N 36 2% - 0% 34 94% % 0.5 4% 15 Cust.O 34 1% 26 77% % % Others % 18 35% 77 16% 63 13% % TOTAL % % % % %

11 Lampiran 6. Tampilan Utama Aplikasi JABS (JAS Billing System) L11

12 L12 Lampiran 7. Structured What-If Analysis Technique Form Table Dept : Billing Dept. Description of Operation: Invoicing By: Alexander Date: 15/12/2012 No What If? Answer Likelihood Severity Recommendations A Bagaimana jika data belum Data Price Master tidak up Sangat Sedang Membuat kontrak perjanjian dinput ke sistem? to date membuat proses Jarang yang dapat diotorisasi secara terhambat online (digital signature) B Bagaimana jika dokumen Terjadi keterlambatan Jarang Besar Membuat perjanjian pendukung untuk penagihan pembayaran dan pengecualian pengiriman belum lengkap? menyulitkan rekonsiliasi tagihan dengan dokumen tagihan pendukung yang menyusul C Bagaimana jika target waktu Pekerjaan untuk staff billing Sangat Kecil Meningkatkan pembuatan closing billing tidak tercapai? pada periode berikutnya Jarang jadwal kerja dan proses semakin bertambah follow up yang lebih baik

13 L13 D Bagaimana jika terjadi Closing menjadi tidak tepat Jarang Kecil Follow up dan koreksi ketidaklengkapan data pada pada waktunya invoice yang lebih baik saat transfer data oleh aplikasi? E Bagaimana jika terjadi Terlambat mendapatkan Jarang Kecil Membuat sistem online keterlambatan pada waktu pembayaran dari pelanggan invoicing yang bisa langsung pengiriman invoice ke dibayar oleh pelanggan pelanggan? menggunakan paypal, dll F Bagaimana jika hutang pelanggan terus bertambah? Terjadi kerugian financial Jarang Kecil Melakukan penanganan yang lebih tegas saat hutang pelanggan mendekati jumlah yang ditolerir. G Bagaimana jika terjadi Terjadi kebocoran data-data Sangat Kecil Menegaskan kesepakatan penyalahgunaan data penting perusahaan Jarang kerahasiaan data antara

14 L14 perusahaan oleh staff? karyawan dengan perusahaan. H Bagaimana jika terjadi Terjadi kesalahan pada Jarang Kecil Meningkatkan pengecekan kesalahan penginputan data invoice invoice saat proses otorisasi dalam proses billing? dan mempermudah sistem pengkoreksian. I Bagaimana jika terjadi Data-data yang ada Jarang Besar Melakukan perencanaan bencana yang dapat diperusahaan hilang dan DRP dan backup plan di mengancam data-data aktifitas bisnis terhenti lokasi yang berbeda. penting perusahaan? J Bagaimana jika terjadi Terjadi kerusakan sistem, Jarang Kecil Mematikan fungsi ancaman malware terhadap kehilangan serta kebocoran pembacaan flash drive di data perusahaan? data-data perusahaan komputer area operasional.

15 L15 K Bagaimana jika terjadi Proses menjadi lebih lambat Sering Kecil Melakukan pemeliharaan malfungsional pada aplikasi karena dilakukan secara aplikasi secara berkala dan billing? manual menegaskan prosedur penggunaan aplikasi dengan lebih teratur. L Bagaimana jika terjadi saling Data dapat diakses oleh Sering Sedang Menggunakan sistem meminjam password? karyawan lain yang tidak otorisasi dengan sistem mempunyai otoritas biometrik atau menegaskan terhadap data tersebut mengenai larangan peminjaman password.

16 L16 Lampiran 8. Tabel Penilaian Risiko Risk Risk Likelihood Severity Risk # (L) (S) Score (LxS) A B C D E F Data belum diinput kedalam sistem (update) Dokumen pendukung untuk penagihan belum lengkap Target waktu closing billing tidak tercapai Ketidaklengkapan data pada saat transfer data oleh aplikasi Keterlambatan waktu pengiriman invoice ke pelanggan Hutang pelanggan terus bertambah G H I Penyalahgunaan data perusahaan oleh staff Kesalahan penginputan data dalam proses billing Terjadi bencana yang dapat mengancam data-data penting

17 L17 J K L perusahaan Ancaman malware terhadap data perusahaan Aplikasi billing yang malfungsional Saling meminjam password antar user

18 L18 Lampiran 9. Tabel Efektifitas Pengendalian Risiko No Temuan Risiko Pengendalian Internal Efektifitas Pengendalian A Data belum Masuk ke daftar transaksi Cukup diinput ke sistem pending, Proses follow up dengan cepat B Dokumen Mencari sumber permasalahan Cukup pendukung untuk dan mengkomunikasikan penagihan belum dengan PIC dan klien yang lengkap bersangkutan C Target waktu Mengirim reminder dan daftar Cukup closing billing transaksi yang pending, Tim TI tidak tercapai yang selalu siap siaga, Memasukkan tagihan yang terlambat ke periode berikutnya D Ketidaklengkapan Proses transfer data dari Cukup data saat transfer aplikasi ke jurnal dilengkapi data dengan Summary Invoice, Melakukan rekonsiliasi atas nomor dan jumlah invoice secara manual E Keterlambatan Menyesuaikan skedul kerja Cukup pada waktu (Bag. Komersial, Operasi, TI, pengiriman Pajak & Penagihan) terkait

19 L19 invoice dokumen penagihan dengan target closing billing, Mengirim invoice oleh staff penagihan (area bandara) atau kurir (diluar area bandara) F Hutang pelanggan Mengirim Overdue Invoice Cukup terus bertambah setiap bulannya, Permintaan Cash Handling untuk mengurangi jumlah tunggakan yang berlebihan G Penyalahgunaan Akses terbatas di setiap aplikasi, Cukup data perusahaan Pemberian hak akses yang oleh staff terbatas untuk setiap user sesuai dengan fungsi yang dilakukan kesehariannya H Kesalahan Pembagian kerja dengan bagian Cukup penginputan data penginputan dan bagian dalam proses pengesahan / otorisasi, penagihan Membuat Credit Note (CN) dengan bukti yang mendukung koreksi atas kesalahan penagihan oleh pelanggan I Terjadi bencana Membeli asuransi kerusakan Cukup yang mengancam properti dan interupsi bisnis,

20 L20 data penting perusahaan backup data secara berkala (di lingkungan operasional juga) dan menggunakan tape backup yang disimpan di bank (Cross Backup Location), memiliki UPS untuk setiap client dan server yang dapat bertahan hingga 30 menit. J Ancaman Instalasi Anti Virus disetiap Cukup malware terhadap komputer yang selalu up to date data perusahaan dan firewall yang selalu aktif K Malfungsional Melakukan perubahan proses ke Cukup pada aplikasi manual hingga masalah penagihan terselesaikan, konsultan aplikasi dan tim TI selalu siap dalam melakukan perbaikan aplikasi L Saling meminjam Kebijakan larangan aktivitas Belum password antar pinjam meminjam password user

21 L21 Lampiran 10. Daftar Pertanyaan Wawancara Pertanyaan : 1. Jika terjadi masalah sistem transaksi billing yang pending, tindakan apa yang biasa di lakukan dan seberapa tingkat keparahan dari risiko ini? 2. Bila target dalam proses billing tidak terpenuhi apa yang bisa dilakukan untuk mengatasinya dan seberapa tingkat keparahan dari risiko ini? 3. Jika credit/invoice overdue pelanggan terus bertambah, tindakan apa yang sudah di jalankan untuk mengatasinya dan seberapa tingkat keparahan dari risiko ini? 4. Apabila ada kejadian seseorang yang menyalahgunakan data penting perusahaan, tindakan apa yang sudah dilakukan agar memproteksi data-data penting perusahaan dan seberapa tingkat keparahan dari risiko ini? 5. Bila terjadi kesalahan penginputan data dalam proses billing apa yang sudah dilakukan perusahaan untuk mengatasinya dan seberapa tingkat keparahan masalah yang terjadi? 6. Bila terjadi bencana alam atau sejenis nya yang mengancam data-data penting perusahaan, tindakan apa yang sudah dipersiapkan perusahaan untuk mengatasinya dan seberapa tingkat keparahan dari risiko ini? 7. Dalam resiko keamanan data, apa tindakan perusahaan dalam mengatasi resiko seperti terkena virus dan lain-lain dan seberapa tingkat keparahan dari risiko ini? 8. Jika fungsi aplikasi tidak dapat berjalan secara maksimal, tindakan apa yang akan dilakukan untuk mengatasinya dan seberapa tingkat keparahan dari risiko ini?

22 L22 Lampiran 11. Jawaban Hasil Wawancara: 1. Transaksi Billing yang pending pada umumnya ada beberapa kategori: A. Pending karena ada data yang belum diinput di sistem atau master data belum dicreate : diantisipasi dengan melakukan Proses Pending List Transaction. List transaksi yang pending kemudian di komunikasikan ke PIC modul transaksi terkait untuk di follow up dan diselesaikan secepatnya. Proses pending list ini sesuai SOP dilakukan seminggu sekali. Pada kenyataannya, saat mendekati closing dilakukan sehari sekali atau lebih. Tingkat risikonya kecil karena jumlah transaksi yang pending sangat kecil dibanding nilai keseluruhan transaksi dan transaksi yg benarbenar belum bisa dibilled akan dibilled pada periode berikutnya secara otomatis. B. Pending karena menunggu kelengkapan supporting documents : Dalam hal ini jasa sudah dilakukan tetapi tagihan belum bisa dikirimkan karena dokumen pendukung belum lengkap/ Agreement belum ada. Resiko nya adalah keterlambatan pembayaran /tunggakan di Ageing Receivables dan menyulitkan rekonsiliasi tagihan. Kadang2 terjadi penolakan pembayaran untuk transaksi yang sudah meliwati tahun buku. Resiko ini dapat diatasi dengan mencari sumber permasalahannya dan mencari solusi yang tepat dengan PIC terkait dan klien ybs. 2. Target proses billing antara lain adalah : A. Target waktu closing : Internal Control untuk meminimalkan risiko tidak tercapainya target waktu closing adalah sbb :

23 L23 a. Reminder kepada PIC data dengan mengirimkan Pending List Transaction seminggu sekali; b. Sesuai SOP,deadline closing data Operation adalah 2 hari sebelum closing billing. Penyimpangan dieskalasi kepada Manajemen (GM masing-masing, GM Finance dan GM IT. Laporan di cc ke Direktur Keuangan dan Direktur Operasi. Mitigasi risiko keterlambatan closing kemudian akan dilakukan oleh GM tsb, GM Finance & GM IT. c. Skedul kerja PIC terkait billing ( Commercial, Operation, IT & Billing ) disesuaikan dengan target closing. Tim IT standby untuk melakukan mitigasi jika ada masalah terkait Aplikasi Billing. d. Dilakukan audit secara teratur baik oleh bagian internal audit maupun external audit dari grup untuk menjamin tidak terjadi underbilling. Tingkat risiko keterlambatan closing billing tidak signifikan karena proses sudah stabil dan risiko yang mungkin terjadi telah diidentifikasi dan dibuat rencana mitigasinya. Selain itu keterlambatan Billing di satu bulan masih dapat di perbaiki dibulan berikutnya ( timing difference only)

24 L24 B. Target kelengkapan dan keakuratan transfer data dari Aplikasi Billing ke A/R Sub Ledger : Internal Control untuk meminimalkan risiko kelengkapan dan keakuratan transfer data dari Aplikasi Billing ke A/R Sub Ledger adalah sbb : a. Proses transfer data dari Aplikasi Billing ke A/R Sub Ledger dilengkapi dengan laporan summary invoice yang berhasil ditransfer dan yang di reject oleh system. Laporan tersebut adalah bersifat Auto Invoice Execution Report. Laporan tsb dikirimkan kepada pihak terkait antara lain Commercial, Accounting dan IT untuk mengidentifikasi dan melakukan follow up atas invoice yang rejected saat di-transfer. Setelah dikoreksi, maka proses transfer diulangi sampai semua invoice ter-transfer. b. Secara manual dilakukan rekonsiliasi atas nomor dan amount invoice di Aplikasi Billing dan di A/R Sub Ledger. Tingkat risikonya tidak signifikan. C. Target waktu pengiriman invoice kepada pelanggan : Internal Control untuk meminimalkan risiko atas target waktu pengiriman invoice kepada pelanggan adalah sbb : a. Sesuai SOP, deadline penyerahan supporting docs Operation adalah pada hari closing billing. Penyimpangan dieskalasi kepada GM masing-masing dan GM Finance. Laporan di cc ke Direktur Keuangan dan Direktur Operasi. Mitigasi risiko atas

25 L25 keterlambatan penyerahan supporting docs kemudian akan dilakukan oleh GM ybs dan GM Finance. b. Skedul kerja PIC terkait dokumen billing ( Commercial, Operation, IT, Tax & Billing ) disesuaikan dengan target closing. Tim IT standby untuk melakukan mitigasi jika ada masalah terkait Aplikasi Billing. c. Dilakukan prioritas pengiriman invoice berdasarkan prinsip pareto, invoice untuk pelanggan terbesar diprioritaskan. Metode pengiriman invoice disesuaikan dengan lokasi pengiriman : dikirim langsung oleh staff billing sedangkan untuk invoice yang diserahkan ke kantor pelanggan di bandara dan sekitarnya, dikirim melalui kurir untuk invoice di luar area bandara. 3. Risiko kredit dimitigasi dengan internal control yang diatur dalam SOP Credit antara lain sbb : a. Setiap bulan dikirimkan Statement of Account kepada pelanggan yang berisi informasi tentang nomor invoice, jumlah invoice, tanggal jatuh tempo dan hari overdue-nya. b. Jika overdue melebihi jumlah dan/atau waktu tertentu dikirimkan Reminder Letter secara progresif. Reminder letter ditandatangani oleh GM Finance, Direktur Keuangan (CFO) atau Direktur Operasi (COO) tergantung klasifikasi overdue-nya. c. Jika memenuhi syarat tertentu, atas keterlambatan pembayaran dimungkinkan adanya ancaman penalty sebesar x% per bulan dari overdue invoice ( Tergantung Agreeement dengan Klien)

26 L26 d. Dilakukan Collection Meeting setiap bulan yang dihadiri team dari Commercial dan Keuangan ( Bagian Penagihan dan Collection) e. Permintaan Cash handling ( bisa 100%, 150%, 200%) untuk pelayanan selanjutnya dengan tujuan bisa mengurangi jumlah tunggakan atau melakukan penahanan atas pembayarann outstanding tagihan Klien ke JAS ( Untuk Klien2 tertentu, JAS membantu menjualkan tiket, excess bagage dll dimana uang masuk ke KAS JAS dahulu baru disetorkan ke Klien ybs) f. Untuk Klien2 tertentu yang kurang bonafid atau baru, JAS biasanya meminta pelanggan deposit, garansi bank dll yang dapat di ofset dengan tagihan JAS ke klien bila ada masalah collection di kemudian hari. 4. Resiko tersebut sudah diminimalkan dengan akses yang terbatas ke masing2 aplikasi, dimana untuk menjalankan aplikasi terkait, harus menggunakan USER ID yang diberikan oleh Dept IT, dengan password yang harus selalu diubah secara regular. Jadi proteksi yang ada adalah dengan menggunakan USER ID + Password untuk orang2 yang diberi akses (tidak semua orang bisa mengakses aplikasi / data terkait). Dan orang2 yang diberi akses tsb, juga memiki akses yang terbatas, sesuai dengan fungsi sehari-harinya. Resiko yang ada: minimal dengan pembatasan akses lewat USER ID dan Akses yang dibatasi.

27 L27 5. Untuk meminimalkan kesalahan penginputan dilakukan segregation of duties antara bagian yang melakukan penginputan data, otorisasi data & approval transaksi, misal : Transaksi GSE diinput oleh Staff Admin Apron, approvalnya dilakukan oleh Manajer Apron setelah melakukan cek dan review atas dokumen. Manual invoice kemudian dibuat dan diinput oleh Staff Billing, approvalnya dilakukan oleh Manajer Billing setelah melakukan cek dan review dokumen. Setelah tagihan di kirim ke klien, pembayaran dari klien dicatat oleh staff collection/ bagian penagihan yang akan memberikan masukan ke bagian billing bisa ada tolakan pembayaran karena ke tidak akuratan billing. Jadi Jika kesalahan tidak terdeteksi oleh proses review dan approval, maka pada akhirnya akan terdeteksi oleh pelanggan melalui mekanisme Credit Note (CN). CN dilakukan melalui dokumen CN Form yang dilampiri bukti-bukti yg mendukung koreksi atas kesalahan penagihan. Review dan approval dilakukan secara bertingkat sesuai jumlah yg dikoreksi. Approval diberikan oleh GM Finance, Direktur Keuangan (CFO), Direktur Operasi ( COO ) atau Presiden Direktur ( CEO ). Tingkat risiko kesalahan penginputan data tidak signifikan dan bisa dimitigasi dengan internal control yang sudah berjalan. 6. Resiko: medium jikalau terjadi bencana alam. Jika terjadi bencana alam, kegiatan perusahaan otomatis juga akan terhenti, dikarenakan lokasi data centre dengan lokasi operasional perusahaan berada dalam satu lokasi yang sama. Kerugian yang terjadi untuk hal ini dimitigasi dengan membeli asuransi Property Damage dan Business Interuption. Data-data historical

28 L28 penting dapat diamankan karena ada backup secara regular dimana saat ini PT JAS sudah melakukan backup secara regular yang disimpan ke dalam Tape Backup. Dan secara berkala, Tape hasil backup tsb disimpan di lokasi yang terpisah (cross backup location). Dalam waktu dekat, tape hasil backup tsb akan disimpan di dalam Safe Deposit Box di bank untuk meningkatkan keamanan 7. Program Anti Virus telah terpasang di seluruh computer yang ada dan juga ditambah dengan Anti Virus yang dipasang di sisi Firewall. Sehingga seluruh serangan virus baik dari sisi user (workstation / computer) dan via network (lewat internet / intranet) telah dijaga dengan ketat. Anti virus yang ada selalu di update secara rutin, sehingga selalu menggunakan database anti virus terbaru. Resiko: minimal, karena telah terproteksi dengan ketat lewat anti virus yang ada. 8. Jikalau fungsi aplikasi tidak dapat berjalan sama sekali, dapat dilakukan tindakan switch ke proses manual. Dan jikalau kerusakan terjadi karena error di aplikasi, dapat dilakukan restore ulang dari backup aplikasi yang ada ataupun dengan menghubungi consultant aplikasi. Consultant aplikasi selalu siap untuk mengatasi ini dikarenakan perusahaan memiliki kontrak maintenance dengan consultant, dimana consultant wajib segera memperbaiki jikalau ada error di aplikasi terkait.