Bab 1 Pendahuluan 1.1. Latar Belakang

Transkripsi

1 Bab 1 Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Sejalan dengan pesatnya perkembangan perusahaan pada zaman ini maka setiap perusahaan harus memiliki sistem-sistem yang dapat di gunakan untuk merencanakan, menyusun, mengelola/mengatur, melaksanakan dan mengawasi aktivitas dan keperluan perusahaan tersebut. Masing-masing dari sistem tersebut saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Salah sau sistem yang dapat menunjang kemajuan perusahaan adalah sistem akuntansi utang usaha yang dikelola dengan baik. Umumnya setiap perusahaan akan mengalami yang namanya utang, terlebih utang jangka pendek (lancar) yang biasanya timbul dari akivitas operasi perusahaan. Sebagai contoh utang jenis ini bisa berupa utang dagang yang timbul sebagai akibat dari pembelian kredit yang dilakukan perusahaan dan utang gaji sebagai akibat adanya penundaan pembayaran gaji kepada karyawan. Dengan adanya transaksi pembelian secara kredit, perusahaan dapat merealisasikan kebutuhannya yan belum bisa dibayar secara tunai, selain itu perusahaan juga dapat menunda penggunaan kas sehingga kas yang tersedia dapat digunakan utuk kegiatan investasi lainnya seperti membeli saham,obligasi ataupun surat berharga lainnya. Dari kegiatan ini diharapkan kas yang ada diperusahaan menjadi produktif. Setiap utang yang terjadi dalam perusahaan hendaknya dicatat dengan andal dan sesuai faktur atau dokumen sejenisnya sebagai tanda bukti adanya pembayaran yang tertunda. Sebuah prosedur pencatatan utang yang efektif dan efisien dibutuhkan, agar setiap utang yang terjadi dapat dikontrol dan segera dilunasi pada tanggal jatuh temponya, sehingga tidak terjadi penumpukan utang lancar yang terlalu besar. Penumpukan ini tentunya akan sangat merugikan perusahaan, selain perusahaan akan kesulitan melunasinya, juga akan menimbulkan klaim dari kreditur yang bersangkutan. Oleh karena itu setiap perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang dapat mengelola semua ini dengan baik yaitu Sistem Akuntansi Utang. 1 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

2 BAB 2 PEMBAHASAN 2.1. Sistem Retur Pembelian Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok Deskripsi Kegiatan Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena : Barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian Barang mengalami kerusakan dalam pengiriman Barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok Fungsi yang Terkait 1. Fungsi Gudang Fungsi yang bertanggungjawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian. 2. Fungsi Pembelian Fungsi yang bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian. 3. Fungsi Pengiriman Fungsi yang bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi yang bertanggungjawab untuk mencatat : 1. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum. 2. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan. 3. Berkurangnya hutang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu hutang. 2 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

3 Dokumen Yang Digunakan Dalam sistem retur pembelian dokumen-dokumen yang digunakan berupa : 1. Memo debit Gambar 2.1 Memo Debit Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utama karena transaksi retur pembelian. 2. Laporan pengiriman barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian antara lain : a. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang. 3 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

4 b. Kartu persediaan Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya. c. Kartu utang Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang pada debitur. Jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama debitur Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian 1. Prosedur perintah retur pembelian Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam system akuntansi pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit. 2. Prosedur pengiriman barang Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut. 3. Prosedur pencatatan utang Pencatatan utang dijalankan oleh fungsi akuntansi yang berperan untuk memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang Unsur Pengendalian Intern Unsur pokok pengendalian intern terdiri dari : A. Organisasi 1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. 2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu 4 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

5 orang atau lebih dari satu unit organisasi. Dalam sistem retur pembelian harus dirancang unsur sistem pengendalian intern. B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian. Transaksi pembelian dimulai dengan diterbitkannya surat order pembelian oleh fungsi pembelian. Jika barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian, terjadilah retur pembelian. Transaksi retur pembelian harus diotorisasi oleh fungsi pembelian dengan cara membubuhkan tandatangan pada memo debit. 2. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman. Transaksi retur pembelian dimulai dengan diterbitkannya memo debit oleh fungsi pembelian dan dilaksanakan dengan dikeluarkannya laporan pengiriman barang sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang telah dibeli kepada pemasok yang bersangkutan. Laporan pengiriman barang ini harus diotorisasi oleh fungsi pengiriman, sehingga dapat menjadi dokumen pendukung yang sahih dalam pencatatan berkurangnya utang dan persediaan barang. 3. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang. Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Kesahihan dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam catatan akuntansi dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam sistem retur pembelian, pencatatan mutasi utang dan persediaan harus didasarkan pada dokumen sumber memo debit. 4. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilaksanakan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. Penyimpanan memo debit yang dilampiri dengan laporan pengiriman barang dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau pencatatan memo debit kedalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi pencatat utang dengan cara membubuhkan tandatangan dan tanggal pencatatan kedalam dokumen sumber (bukti memo atau faktur dari pemasok). Pencatatan memo debit kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal dengan cara membubuhkan tandatangan pada dokumen tersebut. C. Praktik yang sehat 1. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian. 2. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman. 3. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. 5 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

6 Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Bagan alir adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik diantara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Bagan alir terdiri dari : Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi, departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas yang dilakukan dalam departemen tersebut. 6 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

7 Flowchart Sistem Retur Pembelian Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian 7 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

8 Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian (Lanjutan) 8 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

9 Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian (Lanjutan) Penjelasan job description pada masing-masing entitas dalam flowchart: 1. Departemen persediaan : Melakukan pengecekan persediaan Mengumpulkan persediaan yang rusak dan mencatat persediaan yang rusak lalu membuat daftar persediaan yang rusak rangkap 2,yaitu: lembar pertama diberikan kepada manajer persediaan dan mengirimkan persediaan yang rusak ke manajer persediaan. lembar kedua disimpan sebagai arsip. Menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti dari departemen penerimaan. 2. Manajer persediaan: Menerima persediaan yang rusak dan daftar persediaan yang rusak. 9 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

10 Manajer persediaan melakukan pengecekan, lalu mengesahkan daftar persediaan yang rusak rangkap 2, yaitu : lembar pertama disimpan sebagai arsip lembar kedua dikirimkan ke departemen pembelian beserta dengan persediaan yang rusak. Menerima laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti penggantian barang retur melakukan pemeriksaan terhadap laporan penggantian barang. Mengirimkan laporan penggantian barang yang telah diperiksa beserta dengan bukti penggantian barang retur ke bagian akuntansi. 3. Departemen pembelian: Menerima daftar persediaan rusak yang telah disahkan dari bagian manajer persediaan, berdasarkan hal tersebut membuat surat retur pembelian rangkap 2, yaitu: lembar pertama dikirimkan ke departemen penerimaan. Lembar kedua dikirim ke supplier beserta dengan persediaan yang rusak. Menerima surat penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman penerimaaan. 4. Supplier: Menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak, berdasarkan hal tersebut membuat surat penerimaan retur rangkap 2,yaitu: lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian lembar kedua disimpan sebagai arsip. Menyiapkan barang pengganti membuat bukti penggantian barang retur rangkap 2 beserta barang tersebut ke departemen penerimaan. Menerima surat penggantian barang retur yang telah di acc. 5. Departemen penerimaan: Menerima surat retur pembelian dari departemen pembelian. Menerima surat penerimaan retur dari departemen pembelian. Menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti. Lalu berdasarkan bukti penggantian barang retur 2 lembar ditambah dengan surat penerimaan retur dan surat retur pembelian, departemen penerimaan mengesahkan bukti pengiriman barang retur 2 lembar,yaitu: Lembar ke dua dikirim ke supplier Lembar pertama beserta barang dikirim ke departemen persediaan. 6. Bagian Akuntansi : Menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa, lalu berdasarkan laporan tersebut membuat laporan catatan persediaan rangkap 2, yaitu: lembar pertama disimpan sebagai arsip lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan. 7. pimpinan: Menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya 10 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

11 2.2. Sistem Akuntansi Utang Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian. Mengacu pada pendapat Mulyadi (2001), prosedur pencatatan utang dibagi menjadi dua metode: account payable procedure dan voucher payable procedure. A. Account Payable Procedure Dalam prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa kartu utang yang berisi nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran dan saldo utang. Dokumen yang digunakan adalah: 1. Faktur dari pemasok. 2. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan. Catatan akuntansi yang digunakan adalah: 1. Kartu utang, untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur. 2. Jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian. 3. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas lainnya. Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut: Gambar 2.3 Prosedur Pencatatan Utang dengan Account Payable Procedure Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar: 1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian. 2. informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting kedalam kartu utang. Pada saat jumlah dalam faktur dibayar: 1. cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. 2. informasi dalam jurnal pengeluaran kas di-posting kedalam kartu utang. 11 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

12 B. Voucher Payable Procedure Dalam prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa arsip voucher (bukti kas keluar). Pencatatan utang hanya melalui dua tahap: pencatatan utang dalam register bukti kas keluar (voucher register) dan jurnal pengeluaran kas. Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedure adalah: 1. Bukti kas keluar. Formulir ini mempunyai tiga fungsi: a. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai tercantum didalamnya. b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayarannya(sebagai remittance advice). c. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain. 2. Jurnal pengeluaran kas. Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut : 1. Register bukti kas keluar(voucher register). 2. Register cek(check register). Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut: 1. One-time Voucher Procedures. Dalam prosedur ini setiap faktur dari pemasok dibuat satu set voucher yang terdiri dari 3 lembar. Prosedur ini dibagi menjadi dua: a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai (cash basis). Gambar 2.4 One Time Voucher Procedure dengan Cash Basis 12 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

13 Dalam prosedur ini faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya. Saat tanggal jatuh tempo, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas. b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu (accrual basis). Gambar 2.4 One-time voucher procedure dengan dasar waktu (accrual basis). Dalam prosedur ini faktur diterima oleh Bagian Utang dari pemasok dan langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh Bagian Utang, kemudian dilakukan pencatatan dalam voucher register. Saat bukti kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini dikirimkan ke Bagian Kasa untuk membuat cek. Pengeluaran cek dicatat dalam jurnal pengeluaran cek. 2. Built-up Voucher Procedures. Gambar 2.5 Built-up Voucher Procedures. 13 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

14 Dalam prosedur ini satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian keduanya disimpan sementara dalam arsip menurut abjad. Jika ada lagi faktur dari pemasok yang sama, maka dicatat juga dalam bukti kas yang sama. Setelah dicatat bukti kas tersebut dikembalikan dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file). Saat jatuh tempo pembayaran, bukti kas keluar tersebut dikeluarkan, dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam register bukti kas keluar, dan kemudian diserahkan kepada fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini dicatat oleh fungsi keuangan dalam register bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi akuntansi untuk disimpan dalam arsip bukti kas keluar yang telah dibayar (paid voucher file) Distribusi Pembelian Ditribusi pembelian ini menyangkut peringkasan pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan pembayarannya untuk menyusun laporan dan pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian bersumber dari register bukti kas keluar atau jurnal pembelian, atau dari distribusi faktur yang diterima dari pemasok. Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yg tercantum dalam media (faktur dari pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tsb untuk keperluan pembuatan laporan. Distribusi pembelian adalah prosedur peringkasan pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya untuk penyusunan laporan & pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian menyangkut persediaan & biaya. Dalam perusahaan yg kecil, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian terutama bersumber dari : jurnal pengeluaran kas. Dalam perusahaan yg besar, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian bersumber dari: register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian, atau dari distribusi faktur yg diterima dari pemasok Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yg umum dipakai untuk pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya sbb : 1. Untuk bahan baku a. Jenis bahan baku b. Produk yg menggunakan bahan baku tsb c. Kombinasi diantara keduanya 2. Untuk suku cadang a. Jenis suku cadang 3. Untuk biaya yg berasal dari pembelian jasa a. Menurut jenis biaya b. Menurut fungsi atau pusat pertanggung-jawaban 14 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

15 c. Kombinasi jenis & pusat pertanggung-jawaban Metode Distribusi Pembelian Ada 5 metode, yaitu : 1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan : 1) Jurnal pengeluaran kas Jika jurnal pengeluaran kas dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal tersebut harus disediakan kolom-kolom untuk menampung klasifikasi pokok yang diinginkan. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pengeluaran kas pada saat faktur tersebut dibayar. Dengan demikian distribusi pendebitan dilakukan dengan dasar tunai (cash basis). Jika pendebitan ini menyangkut biaya, distribusi dapat dilakukan denga dasar waktu(accrual basis) dengan cara sebagai berikut : a. Pada akhir bulan (saat pembuatan laporan keuangan, dibuat rekapitulasi biaya dari arsip faktur yang belum dibbayar. b. Atas dasar rekapitulasi tersebut dibuat jurnal umum dengan debit biaya dan kredit utang dagang. c. Jurnal tersebut kemudian dibalik (reversing entry) pada awal bulan berikutnya. Gambar 2.6 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran Kas Berkolom 2) Jurnal pembelian Gambar 2.7 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran Kas Berkolom Jika jurnal pembelian dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal tersebut harus dibentuk kolom-kolom untuk distribusi debit dari transaksi pembelian. Faktur 15 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

16 dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian pada saat telah disetujui untuk dibayar, tidak menunggu sampai saat jatuh temponya. Dengan demikian penggunaan jurnal pembelian ini mendistribusikan pendebitan dengan dasar waktu. Gambar 2.8 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pembelian Berkolom 3) Register bukti kas keluar Register bukti kas keluar dapat pula dipakai sebagai alat distribusi pembelian. Dalam register bukti kas keluar disediakan kolomm-kolom sesuai dengan klasifikasi pokok biaya dan persediaan. Setiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi dari tiap kolom terseut untuk kemudian di posting ke rekeing buku besar yang bersangkutan. Dari rekening buku besar ini kemudian dibuat laporan yang di kehendaki. Gambar 2.9 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Register bukti kas keluar Berkolom 2. Metode rekening berkolom Distribusi pendebitan dan transaksi pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan rekening berkolom. sumber informasi untuk posting ke dalam rekening berkolom adalah register bukti kas keluar. Gambar 2.10 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Rekening Berkolom 16 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

17 3. Metode rekening tunggal Penggunaan rekening tunggal untuk mendistribusikan pendebitan yang timbul dan transaksi pembelian dilakukan melalui prosedur berikut ini: a Faktur yang telah disetujui untuk dibayar disortasi menurut klasifikasi yang dikehendaki (misalnya menurut departemen) b Dan faktur yang disertai tersebut dibuat pre-list tape c Faktur tersebut kemudian diposting ke dalam rekening yang bersangkutan (misalnya biaya menurut departemen). d Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam rekening. Gambar 2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Register bukti kas keluar Berkolom. 4. Metode tiket tunggal (unit ticket method) Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa media campuran (mixed media) dibuat tiket tunggal (unit ticket) untuk setiap elemen klasifikasi yang tercantum di dalamnya. Tiket tunggal ini kemudian direkap dan hasil rekapitulasinya dipakai sebagai dasar posting ke dalam rekening control yang bersangkutan dalam buku besar. Tiket tunggal ini kemudian diarsipkan menurut nomor rekening dalam klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket tunggal ini dibuat rekap dan hasilnya dicatat dalam summary strip. Summary strip inilah yang berfungsi sebagai laporan. Gambar 2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Tiket Tunggal 17 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

18 5. Metode distribusi dengan komputer Metode distribusi pendebitan yang timbul dan transaksi pembelian dengan menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode dengan benar, proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh karena itu titik berat kegiatan distribusi pembelian terletak pada kerangka pemberian kode terhadap transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Jika misalnya pendebitan rekening biaya yang terjadi akan diklasifikasikan menurut jenis (misalnya ada 50 jenis biaya), pusat pertanggungjawaban yang dibagi menurut hirarki manajemen (misalnya ada 4 jenjang manajemen) dan menurut jenis produk yang dihasilkan (da 25 jenis produk), maka kerangka pemberian kode rekening dapat disusun sebagai berikut : Setiap faktur pembelian atau bukti kas keluar akan diberi kode menurut kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalya faktur pembelian jasa iklan (jenis biaya ke 28) dibebankan pada Departemen Pemasaran (dengan kode 4321), yang dikeluarkan untuk produk (misalnya produk nomor 21), maka faktur pembelian tersebut akan diberi kode debit dan dicatat dengan komputer dengan menggunakan kode itu. Dengan kerangka (framework) pemberian kode ini, semua transaksi pembelian dan pengeluaran kas yang menyangkut biaya akan diberi kode dengan kerangka tersebut, sehingga arsip transaksi pembelian (purchase transaction file) yang berupa pita magnetik hasil tun 1 dapat digunakan untuk meng-update arsip induk biaya, dan selanjutnnya dengan run 2, arsip induk biaya dapat digunakan untuk menghasilkan laporan biaya yang berupa : a. Laporan biaya menurut jenisnya. Dihasilkan dengan memerintahkan komputer melakukan sortasi 2 angka pertama kode rekening biaya. b. Laporan biaya menurut pusat pertanggungjawaban. Dihasilkan dengan mensortasi dengan komputer 4 angka pada posisi kedua kode rekening biaya. c. Laporan biaya menurut produk. Dihasilkan dengan melakukan sortasi arsip induk biaya menurut 2 angka pada posisi terakhir dalam kode rekening biaya. Jika diinginkan, komputer dapat digunakan untuk melakukan sortasi kombinasi antara jenis biaya, pusat pertanggungjawaban dengan jenis produk. 18 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

19 Bab 3 Penutup Kesimpulan Sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian. Dalam makalah ini diuraikan sistem akuntansi retur pembelian yang digunakan untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan. Transaksi retur pembelian dicatat dengan mendebit rekening utang dagang dan mengkredit rekening persediaan. Dengan demikian buku pembantu yang terkait dengan transaksi retur pembelian adalah buku pembantu utang dan buku pembantu persediaan. Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah : fungsi pembelian, gudang, pengiriman, akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah memo debit dan laporan pengiriman barang. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah jurnal retur pembelian, kartu persediaan, dan kartu utang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian adalah prosedur perintah retur pembelian, prosedur pengiriman barang kepada pemasok, dan prosedur pendebitan utang. Ada dua metode pencatatan utang : account payable dan voucher payable procedure. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas. Dalam voucher voucher payable procedure, voucher atau bukti kas keluar merupakan dokumen sumber yang memiliki tiga fungsi yaitu : a. Sebagai perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayaran c. Sebagai dokumen sumber pencatatan mutasi utang dan persediaan Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat dibagi menjadi dua macam : 1. One-time voucher procedure a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai. b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu. 2. Built up voucher procedure Distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat transaksi pembelian dapat dilakukan dengan lima metode 1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet. 2. Metode rekening berkolom 3. Metode rekening tunggal 4. Metode tiket tunggal (unit ticket method) 5. Metode distribusi dengan komputer 19 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g

20 DAFTAR PUSTAKA Edi, Pratono (2012). Sistem Akuntansi Utang. Mulyadi (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat Romney, Steinbart (2008). Accounting System Information. Prentice Hall Business Publishing 20 S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g