BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Profil Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Garuda Indonesia merupakan maskapai penerbangan terbesar di Indonesia yang melakukan penerbangan perdana pada tanggal 26 Januari Pesawat pertama Garuda bernama Seulawah atau Gunung Emas, yang diambil dari nama gunung terkenal di Aceh. Maskapai ini tetap mendukung Indonesia sampai revolusi terhadap Belanda berakhir. Garuda Indonesia mendapatkan konsesi monopoli penerbangan dari Pemerintah Republik Indonesia pada tahun 1950 dari Koninklijke Nederlandsch Indie Luchtvaart Maatschappij (KNILM), perusahaan penerbangan nasional Hindia Belanda. Garuda adalah hasil joint venture antara Pemerintah Indonesia dengan maskapai Belanda Koninklijke Luchtvaart Maatschappij (KLM). Pada awalnya, Pemerintah Indonesia memiliki 51% saham dan selama 10 tahun pertama, perusahaan ini dikelola oleh KLM. Karena paksaan nasionalis, KLM menjual sebagian dari sahamnya di tahun 1954 ke pemerintah Indonesia. Pada tahun 1956, untuk pertama kalinya Garuda Indonesia melayani jamaah haji Indonesia ke tanah suci Mekkah di Saudi Arabia, dengan menggunakan armada Convair 340. Pada tahun 1960-an adalah masa dimana Garuda Indonesia tumbuh dengan pesat. Pada tahun 1961, armada Lockheed Electra didatangkan ke Bandara Kemayoran, Jakarta. Lima tahun kemudian, Garuda Indonesia memperkuat armadanya dengan jet empat mesin, yaitu Douglas DC-8. Di samping itu, armada lain seperti DC-3/C-47 Dakota, Convair 340, Convair 440, Lockheed Electra, Convair 990A, Fokker F-27 and DC-8 juga melengkapi kekuatan maskapai Garuda Indonesia. Saat itu, jet bermesin empat Convair 990 merupakan pesawat berteknologi canggih dan memiliki kecepatan tertinggi 26

2 27 dibandingkan pesawat-pesawat lain yang sejenis, seperti Boeing 707 dan Douglas DC-8. Dengan pesawat ini pula Garuda Indonesia kemudian membuka penerbangan antar benua dari Jakarta ke Amsterdam melewati Kolombo, Bombay, Roma, dan Praha. Pada akhir tahun 1960-an, Garuda membeli sejumlah pesawat turboprop baru, Fokker F27. Pesawat ini datang secara bertahap mulai tahun 1969 hingga 1970 dan dioperasikan untuk penerbangan domestik. Pada tahun 1970-an, untuk pertama kalinya Garuda Indonesia mengoperasikan pesawat berbadan lebar Douglas DC-10, yang terdaftar sebagai PK-GIA. Hal ini membuat Garuda Indonesia sebagai satu-satunya maskapai yang hanya mengoperasikan pesawat jet, yaitu dengan armada DC-10, DC-9, DC-8 dan F-28. Perkembangan armada yang terus melesat pada tahun 1980, membuat Garuda Indonesia mendatangkan pesawat berbadan lebar Boeing Dua tahun kemudian, maskapai membeli pesawat berbadan lebar lainnya, yaitu Airbus A300B4 FFCC (Forward Facing Crew Cockpit), pesawat dengan kokpit yang berisi dua orang ini adalah ide dari Wiweko Soepono, mantan Presiden Direktur Garuda Indonesia. Pada tahun 1984, barisan armada Garuda Indonesia secara lengkap adalah Boeing , DC-10, Airbus A300B4, DC-9 and F-28. Dengan 36 unit pesawat F-28, pada saat itu Garuda Indonesia adalah operator F-28 terbesar di dunia. Pada tahun 1990-an, Garuda Indonesia memperkuat armadanya dengan pesawat berbadan paling lebar pada era 90-an, yaitu Boeing Sebagai tambahan, barisan armada Garuda Indonesia juga dilengkapi dengan Boeing 737 seri 300, 400 dan 500 serta Boeing pada tahun 1994 dan Airbus A pada tahun Tetapi, pada masa ini Garuda mengalami dua musibah, yaitu di Fukuoka, Jepang dan yang terburuk dalam sejarah penerbangan Indonesia dimana pesawat A300 jatuh di Sibolangit, Sumatera Utara yang menewaskan seluruh penumpangnya. Maskapai ini pun mengalami periode ekonomi sulit, karena, pada tahun yang sama Indonesia terkena Krisis Finansial Asia, yang terjadi pada tahun yang sama. Setelah itu, Garuda sama sekali tidak terbang ke Eropa maupun

3 28 Amerika. Tetapi, dalam pertengahan tahun 2000-an ini maskapai ini telah dapat mengatasi masalah-masalah di atas dan sudah mampu menstabilkan keadaan ekonominya. Pada tahun 2000-an, Garuda Indonesia menambah armada berteknologi tinggi, dengan memperkenalkan Airbus A dan Boeing Next Generation. Kedua jenis pesawat ini dilengkapi dengan perangkat in-flight entertainment, Audio and Video on Demand (AVOD) di setiap tempat duduknya. Perangkat ini memungkinkan penumpang untuk memilih sendiri berbagai macam hiburan seperti film, program televisi, video musik dan permainan. Sebagai tambahan, tempat duduk kelas eksekutif Garuda Indonesia Airbus A330 juga dapat sepenuhnya berbaring hingga 180 derajat (flat bed seat). Pada tahun 2012, Garuda Indonesia kembali menyambut armada baru Bombardier CRJ1000 NextGen. Pada tahun 2013 ini Garuda Indonesia akan mendatangkan 24 armada baru yang terdiri dari empat Boeing ER, tiga Airbus A330, sepuluh Boeing NG, dan tujuh Bombardier CRJ1000 NextGen, sehingga pada akhir 2013 Garuda akan mengoperasikan sebanyak 104 armada dengan rata-rata usia 4,2 tahun. Melalui program Quantum Leap, Garuda akan mengoperasikan sebanyak 194 pesawat pada tahun Rute Penerbangan PT. Garuda Indonesia: 1. Garuda Indonesia terbang ke 40 tujuan domestik

4 29 Gambar 3.1 Rute Penerbangan Domestik PT. Garuda Indonesia (Sumber: Tabel 3.1 Daftar Kota Penerbangan Domestik PT. Garuda Indonesia Pulau Sumatera Jawa Kalimantan Sulawesi Bali Lombok Timor Maluku Papua Kota Tujuan Banda Aceh, Medan, Pekanbaru, Jambi, Padang, Pangkal Pinang, Palembang, Batam, Bandar Lampung, Tanjung Pandan, Tanjung Pinang, Bengkulu Jakarta, Bandung, Semarang, Solo, Yogyakarta, Malang, Surabaya Pontianak, Balikpapan, Palangkaraya, Banjarmasin, Tarakan, Berau Manado, Gorontalo, Palu, Makassar, Kendari Denpasar Lombok Kupang Ternate, Ambon Biak, Jayapura, Timika, Sorong, Manokwari 2. Garuda Indonesia Terbang ke 36 Tujuan Internasional

5 30 Untuk menyediakan penerbangan ke tujuan internasional tertentu, Garuda Indonesia telah menjalin kerjasama Codeshare dengan beberapa maskapai internasional. Gambar 3.2 Rute Penerbangan Internasional PT. Garuda Indonesia (Sumber: Tabel 3.2 Daftar Kota Penerbangan Internasional PT. Garuda Indonesia Benua Negara Tujuan Amerika Serikat Los Angeles 7, San Fransisco 7 Asia Singapura, Kuala Lumpur, Bangkok, Hongkong, Tokyo (Narita), Tokyo (Haneda), Osaka, Seoul, Guangzhou, Beijing, Shanghai, Taipei, Manila 4, Ho Chi Minh City 5, Bandar Seri Begawan 6 Australia Perth, Melbourne, Sydney, Brisbane Eropa Amsterdam, London Heathrow 1,2, Frankfurt 1, Zurich 1, Madrid 1, Munich 1, Rome 1, Paris 2, Manchester 2, Athena 2, Moscow 2, Istanbul 3 Timur Tengah Jeddah, Abu Dhabi, Muscat 2 Keterangan untuk Codeshare: 1 : Codeshare dengan KLM via Amsterdam 2 : Codeshare dengan ETIHAD via Abu Dhabi 3 : Codeshare dengan Turkish Arlines 4 : Codeshare dengan Philippine Airlines 5 : Codeshare dengan Vietnam Airlines

6 31 6 : Codeshare dengan Royal Brunei Airlines 7 : Codeshare dengan China Airlines via Taipei Visi, Misi, dan Nilai - nilai PT. Garuda Indonesia Visi PT. Garuda Indonesia Sebagai perusahaan penerbangan yang handal dengan menawarkan pelayanan berkualitas kepada masyarakat dunia menggunakan keramahan Indonesia Misi PT. Garuda Indonesia Sebagai perusahaan penerbangan pembawa bendera bangsa (flag carrier) Indonesia yang mempromosikan Indonesia kepada dunia guna menunjang pembangunan ekonomi nasional dengan meberikan pelayanan yang professional dan pelayanan penerbangan yang menguntungkan Nilai-nilai PT. Garuda Indonesia Pada tahun Garuda Indonesia berpegangan pada pedoman CHILE yaitu Customer Centricity, Honesty and Opennes, Integrity, Loyalty, Efficient and Effective. Kemudian pada tahun 2007 rumusan nilai-nilai CHILE ditindaklanjuti untuk menghasilkan nilai-nilai yang lebih menginspirasi agar semakin sesuai dengan layanan Garuda Indonesia dalam bidang jasa penerbangan. Bersumber dari ide-ide dan pengalaman kegiatan sehari-hari dari insan Garuda Indonesia, pada tanggal 15 Januari 2007 lahirlah FLY HI. Istilah FLY HI yang dicanangkan sebagai nilai-nilai budaya untuk menunjang pencapaian visi dan misi Garuda Indonesia. FLY HI merupakan singkatan dari :

7 32 Gambar 3.3 Nilai-nilai dalam FLY-HI (Sumber: Unit IBK PT. Garuda Indonesia) Dalam FLY-HI terdapat 10 perilaku utama insan Garuda Indonesia, yaitu: 1. Cepat, tepat dan akurat 2. Hemat 3. Disiplin 4. Bekerja keras, cerdas dan tuntas 5. Ramah, hangat dan bersahabat 6. Tanggap dan proaktif 7. Kreatif dan inovatif 8. Jujur, tulus dan terbuka 9. Menjaga kerahasiaan perusahaan 10. Konsisten dan patuh pada aturan perusahaan

8 33 Gambar 3.4 Rumusan dan 10 Perilaku Utama FLY-HI (Sumber: Unit IBK PT. Garuda Indonesia) Rumusan 10 perilaku utama insan Garuda Indonesia : 1. Efficient & effective Insan Garuda Indonesia senantiasa melakukan tugasnya secara akurat, hemat dan tepat dalam waktu dan tenaga serta biaya se-efisien mungkin untuk memberikan hasil yang berkualitas. Hal ini didasari keyakinan bahwa Garuda Indonesia berupaya menjamin pelanggan memperoleh layanan yang berkualitas. 2. Loyalty Insan Garuda Indonesia dapat melaksanakan setiap tugas yang didelegasikan kepadanya dengan penuh dedikasi, tanggung jawab dan disiplin. Hal ini didasari keyakinan bahwa Garuda Indonesia berupaya menjamin konsistensi kualitas layanan yang diberikan kepada pelanggan. 3. Customer Centricity Insan Garuda Indonesia senantiasa penuh perhatian, siap membantu dan melayani dengan tulus dan

9 34 mengutamakan kepuasan pelanggan. Hal ini didasari keyakinan bahwa Garuda Indonesia berupaya menempatkan pelanggan sebagai pusat perhatian. 4. Honesty & Openness Insan Garuda Indonesia harus menjunjung tinggi kejujuran, ketulusan, keterbukaan dalam komunikasi dua arah dengan tetap memperhatikan prinsip kehati-hatian. 5. Integrity Insan Garuda Indonesia harus menjaga harkat dan martabat serta menghindarkan diri dari perbuatan tercela yang dapat merusak citra profesi dan perusahaan. 3.2 Struktur Organisasi Gambar 3.5 Struktur Organisasi Global PT. Garuda Indonesia (Sumber: Unit IBK PT. Garuda Indonesia)

10 Pembagian Tugas, Tanggungjawab dan Wewenang Unsur Unsur Organisasi Induk i. Unsur Pelaksana Yaitu yang menjalankan kebijakan; dipimpin oleh Direktur dengan dibantu oleh VP (Vice President) dan Senior GM (Senior General Manager). Unsur Pelaksana dalam organisai induk PT. Garuda Indonesia terdiri dari: 1. Commersial Services Bertanggung jawab terhadap pencapaian Sales & Revenue dan Service pre-in-post flight, melalui pengelolaan network, marketing, revenue, service, service delivery dan cabin crew secara terintegrasi; dipimpin oleh Direktur Niaga. 2. Operation Services Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan operasi penerbangan, melalui pengelolaan cockpit crew, ground operations, flight dispatch, operation control dan dukungan operasional lainnya; dipimpin oleh Direktur Operasi. 3. Engineering & Maintenance Services Bertanggung jawab terhadap penjaminan ketersediaan pesawat yang airworthy melalui pengendalian dan pengelolaan kualitas perawatan pesawat; dipimpin oleh Direktur Teknik. 4. Corporate Strategy & Information Technology Services Bertanggung jawab terhadap perumusan strategi dan perencanaan jangka panjang melalui pembentukan Strategy Management Office serta dukungan teknologi informasi yang handal; dipimpin oleh Direktur Strategi & Teknologi Informasi. 5. Financial Services & Group CFO Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan perusahaan melalui pengelolaan treasury, financial

11 36 analysis, comptroller dan pengelolaan aset; dipimpin oleh Direktur Keuangan. 6. Human Capital Management & Corporate Support Services Bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia, pendidikan & pelatihan serta pengadaan; dipimpin oleh Direktur SDM dan Umum. 7. Area Management Merupakan pengelola pelaksanaan seluruh kebijakan dan bisnis perusahaan di Branch Offices tempat dimana Perusahaan melakukan bisnis, yang terdiri dari: Area Western Indonesia (WEI); Area Eastern Indonesia (EAI); Area Asia (ASA) & Middle East (MEA); Area Japan, Korea, China (JKC); Area South West Pacific (SWP). Area Mangement dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Board of Director (BoD), namun secara operasional dikelola oleh Direktur Niaga. ii. Unsur Pendukung Yaitu fungsi yang mempunyai peran mendukung Direktur Utama dan/atau direksi; dipimpin oleh VP. Unsur Pendukung dalam organisasi induk PT. Garuda Indonesia terdiri dari: 1. Unit Corporate Quality, Safety & Aviation Security Berfungsi untuk mengelola Safety management system; bertanggung jawab kepada Direktur Utama, namun secara operasional dikelola oleh Direktur Operasi. 2. Unit Internal Audit Berfungsi untuk memastikan efektivitas sistem audit internal perusahaan; bertanggung jawab kepada Direktur Utama, namun secara secara operasional dikelola oleh Direktur Keuangan.

12 37 3. Unit Corporate Secretary Berfungsi untuk melindungi perusahaan dari aspek hukum melalui pemberian pendapat hukum, penyelesaian permasalahan hukum, legalisasi perjanjian; memastikan struktur dan mekanisme Good Corporate Governance (GCG) terimplementasi & selaras; memastikan penyelenggaraan administrasi perusahaan sesuai hukum dan perundangan yang berlaku dan prinsip GCG, serta mendukung layanan umum; bertanggung jawab kepada Direksi namun secara operasional dikelola oleh Direktur SDM & Umum. 4. Unit Haji Berfungsi untuk mengelola penerbangan haji; bertanggung jawab kepada Direksi, namun secara opersaional dikelola oleh Direktur Operasi. 5. Corporate Safety Committee Merupakan suatu forum rapat resmi perusahaan yang melakukan pertemuan secara berkala untuk membahas isu-isu yang terkait dengan flight safety / keselamatan penerbangan, aviation security / keamanan penerbangan, health / keselamatan, dan environment / lingkungan. Forum ini dipimpin oleh Predisent & CEO. Corporate Safety Committee bukan merupakan organisasi struktural. 6. Unit CEO Office Bertindak sebagai fasilitator kegiatan direksi melalui pengelolaan agenda dan jadwal rapat direksi serta memonitor tindak lanjutnya dan usulan-usulan strategis GA Group; bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur Utama. 7. Unit Enterprise Risk Management Bertindak sebagai pengelola risiko perusahaan melalui System Early Warning kepada unit44 unit;

13 38 bertanggung jawab secara secara langsung kepada Direktur Utama, namun secara operasional dikelola oleh Direktur Teknik. 8. Unit Corporate Communication Bertindak secara pengelola komunikasi & informasi perusahaan (eksternal & internal) secara efektif, secara mengelola Corporate Social Responsibility (CSR) & Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL), bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur Utama, namun secara operasional dikelola oleh Direktur SDM & Umum. iii. Strategic Business Unit (SBU) Yaitu suatu unit usaha mandiri dalam Perusahaan yang berorientasi pada optimasi sumber daya yang bertujuan memaksimalkan nilai Perusahaan dengan memberikan hasil produksi dan layanan jasa kepada pelanggan, baik di dalam maupun di luar korporasi; dipimpin oleh VP. SBU Garuda Indonesia terdiri dari: 1. SBU Garuda Cargo; mengelola bisnis cargo, yang secara operasional dikelola oleh Direktur Niaga. 2. SBU Garuda Sentra Medika (GSM); mengelola bisnis kesehatan, yang secara operasional dikelola oleh Direktur Teknik. 3. Citilink Indonesia; bergerak dibidang Angkatan Udara Niaga yang berbiaya murah. 4. Garuda Indonesia Training Center; bergerak di bidang pelatihan seluruh karyawan PT.Garuda Indonesia. iv. Anak perusahaan (subsidiaries) Yaitu suatu badan hukum tersendiri yang dibentuk perusahaan untuk mendukung kegiatan perusahaan induk

14 39 dan dikelola secara mandiri, namun masih dalam kontrol perusahaan induk. Anak Perusahaan PT. Garuda Indonesia terdiri dari: 1. PT Aerowisata Bergerak di bidang jasa penyediaan barang dan/atau jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat di bidang Usaha Pariwisata dan Jasa Pendukung Angkutan Udara. 2. PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia (GMFAA) Bergerak di bidang usaha perawatan pesawat terbang (Maintenance & Repair Organization/MRO). 3. PT Abacus Distribution System Indonesia Bergerak di bidang usaha utama Global Distribuition System (GDS) untuk reservasi tiketing. 4. PT Aero Systems Indonesia Bergerak di bidang penyediaan sistem teknologi informasi untuk airline. 5. PT. Gapura Angkasa Bergerak di bidang Ground Handling yang bertanggung jawab atas bagasi dan penumpang sebelum dan sesudah penerbangan Unsur-unsur Organisasi Unit IT Strategy IT Strategy merupakan unit level Vice President yang menangani bagian sistem dan teknologi informasi PT.Garuda Indonesia.

15 40 Gambar 3.6 Struktur Organisasi Unit IT Strategy (Sumber: Unit IBK PT.Garuda Indonesia) Unit unit dalam IT Strategy terbagi atas : 1. IT Planning and Governance : a. Unit level Senior Manager yang menangani dan memastikan terlaksananya perencanaan, pengembangan dan kontrol terhadap sistem dan teknologi informasi agar selalu selaras dengan strategi dan kebutuhan bisnis perusahaan yang mengacu pada Tata Kelola TI. 2. IT Architecture : a. Unit level Senior Manager yang menangani pembangunan dan pengelolaan Enterprise Architecture dalam memastikan penyediaan perumusan relatif rekomendasi yang memberikan nilai tambah terhadap target IT Architecture Garuda Indonesia yang didasarkan atas proses analisa dan pengkajian secara sistematis yang diselaraskan

16 41 dengan strategi bisnis untuk mendukung proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah manajemen. 3. IT Performance and Control : a. Unit level Senior Manager yang memastikan tersedianya solusi IT yang handal meliputi sistem aplikasi dan infrastruktur bagi Business Process Owner (BPO), Direktorat Finance (DF), Direktorat Human Capital & Corporate Affairs (DI), Direktorat Strategy Business Development & Risk Management (DQ), President & Chief Executive Officer (DZ) guna mendukung tercapainya kegiatan penerbangan yang prima (excellence) guna mendukung tercapainya target unit Information System Solution. b. Berfungsi sebagai koneksi utama antara BPO dan organisasi TI untuk memastikan investasi TI selaras dengan tujuan bisnis, terukur untuk pertumbuhan ke depan, dan dirancang untuk memaksimalkan utilitas lintas Direktorat Garuda Indonesia. c. Membina hubungan dengan BPO dengan mengdrive integrasi informasi dan perbaikan proses bisnis yang memungkinkan efektivitas operasi. 4. IT Business Engagement Corporate Shared Service : a. Unit level Senior Manager yang memastikan tersedianya solusi IT yang handal meliputi sistem aplikasi dan infrastruktur bagi Business Process Owner (BPO), Direktorat Finance (DF), Direktorat Human Capital & Corporate Affairs (DI), Direktorat Strategy Business Development & Risk Management (DQ), President & Chief Executive Officer (DZ) guna mendukung tercapainya kegiatan penerbangan yang prima (excellence) guna mendukung tercapainya target unit Information System Solution. b. Berfungsi sebagai koneksi utama antara BPO dan organisasi TI untuk memastikan investasi TI selaras dengan tujuan bisnis, terukur untuk pertumbuhan ke depan, dan

17 42 dirancang untuk memaksimalkan utilitas lintas Direktorat Garuda Indonesia. c. Membina hubungan dengan Business Process Owner (BPO) dengan meng-drive integrasi informasi dan perbaikan proses bisnis yang memungkinkan efektivitas operasi. 5. IT Business Engagement Operation & Engineering : a. Unit level Senior Manager yang memastikan tersedianya solusi IT yang handal meliputi sistem aplikasi dan infrastruktur bagi Business Process Owner (BPO), Direktorat Finance (DF), Direktorat Human Capital & Corporate Affairs (DI), Direktorat Strategy Business Development & Risk Management (DQ), President & Chief Executive Officer (DZ) guna mendukung tercapainya kegiatan penerbangan yang prima (excellence) guna mendukung tercapainya target unit Information System Solution. b. Berfungsi sebagai koneksi utama antara BPO dan organisasi TI untuk memastikan investasi TI selaras dengan tujuan bisnis, terukur untuk pertumbuhan ke depan, dan dirancang untuk memaksimalkan utilitas lintas Direktorat Garuda Indonesia. c. Membina hubungan dengan BPO dengan mengdrive integrasi informasi dan perbaikan proses bisnis yang memungkinkan efektivitas operasi. 6. IT Business Engagement Marketing, Sales & Service : a. Unit level Senior Manager yang memastikan tersedianya solusi IT yang handal meliputi sistem aplikasi dan infrastruktur bagi Business Process Owner (BPO), Direktorat Finance (DF), Direktorat Human Capital & Corporate Affairs (DI),

18 43 Direktorat Strategy Business Development & Risk Management (DQ), President & Chief Executive Officer (DZ) guna mendukung tercapainya kegiatan penerbangan yang prima (excellence) guna mendukung tercapainya target unit Information System Solution. b. Berfungsi sebagai koneksi utama antara BPO dan organisasi TI untuk memastikan investasi TI selaras dengan tujuan bisnis, terukur untuk pertumbuhan ke depan, dan dirancang untuk memaksimalkan utilitas lintas Direktorat Garuda Indonesia. c. Membina hubungan dengan Business Process Owner (BPO) dengan meng-drive integrasi informasi dan perbaikan proses bisnis yang memungkinkan efektivitas operasi. 7. IT Solution Competence Center : a. Unit level Senior Manager yang menangani tersedianya alternatif atau opsi yang bernilai tambah, baik yang bersifat solusi maupun improvement terhadap sistem aplikasi (application systems) dan kebijakan pengembangan dan perawatan sistem aplikasi ERP (ERP application systems development and maintenance) melalui hasil analisis dan kajian yang sistematis sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah manajemen berdasarkan best practices di industri IT / applications development serta sesuai dengan IT Governance. 3.3 Pengenalan Ground Handling, Pax on Board dan Hotel Crew (G.P.H) Ground Handling

19 44 Ground Handling merupakan sistem aplikasi pembuatan job order untuk jasa handling pesawat selama berada di bandara Tujuan Ground Handling Tujuan penerapan sistem aplikasi Ground Handling adalah : a. Meningkatkan efisiensi, kontrol proses bisnis dan akurasi dalam logistic dan financial terkait dengan Ground Handling. b. Mengurangi kesalahan entry data dan meningkatkan konsistensi data. c. Mempercepat waktu pemrosesan dan pembuatan keputusan. d. Mengurangi penggunaan kertas. e. Menyediakan sistem yang terintegrasi sehingga mempermudah proses monitoring dan controlling data Unit yang Terlibat dan Tanggungjawabnya Dalam proses bisnis Ground Handling, unit bisnis yang bertanggung jawab adalah JKTQX (Unit IT Strategic) dan JKTIB (Unit Business Strategic). Dalam pengoperasiannya, sistem aplikasi Ground Handling didukung oleh beberapa unit yang memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Unit-unit yang juga bertanggung jawab dalam sistem Ground Handling yaitu:

20 45 Gambar 3.7 Unit dalam Ground Handling Pembagian tanggung jawab/ tugas setiap unit dalam sistem aplikasi Ground Handling : a) Unit WF (Treasury Management) i. Melakukan pembayaran (khusus CGK dan DPS) b) Unit OG (Line Station and Quality Control) i. Membuat Shopping Cart (SRM - Supplier Relationship Management) ii. Membuat kontrak iii. Melakukan update terhadap kontrak c) Unit IBS (Strategic Sourcing) i.membuat kontrak kerja sama dengan vendor (SRM - Supplier Relationship Management) ii.me-release kontrak (SRM - Supplier Relationship Management) iii.me-replicate kontrak (SAP ECC modul logistic) d) Unit KK (Station Manager) i. Melakukan monitoring terhadap kegiatan proses bisnis ii. Membuat Ground Handling Report iii. Membuat Additional Job Order iv. Mengentry PO additional job order (web) v. Mengentry GR additional job order (web) vi. Membuat Claim Penalty e) Unit AA (Finance Manager Branch Office)

21 46 i. Melakukan logistic invoice verification ii. Membuat TVF (Transaction Verification Form) iii. Melakukan pembayaran Skenario Proses Bisnis Proses Bisnis Ground Handling Skenario proses bisnis berjalan dalam Ground Handling adalah sebagai berikut :

22 47 Gambar 3.8 Proses Bisnis Ground Handling (Sumber : Unit JKTQX)

23 48 Proses bisnis pada Ground Handling, dimulai dari pembuatan Shopping Cart oleh unit OG (Line Station and Quality Control) yang kemudian di release oleh unit WL (Financial Analysis). Selanjutnya, berdasarkan shopping cart yang telah di-release, maka unit IBS (Strategic Sourcing) membuat kontrak ke dalam SRM. IBS (Strategic Sourcing) bertanggung jawab untuk me-release kontrak juga me-replicate kontrak tersebut ke dalam SAP ECC. Unit OG (Line Station and Quality Control) bertanggung jawab untuk melakukan update terhadap harga dan kondisi lainnya dalam contract serta melakukan update terhadap database IOCS (Integrated Operation Control System) sehingga setiap data yang dibutuhkan dalam IOCS (Integrated Operation Control System) dapat selalu tersedia. Pada aplikasi Ground Handling terdapat dua jenis pembagian kerja yaitu job order package dan additional job. Job order package merupakan job order yang akan dilakukan oleh pihak vendor sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya sesuai dengan isi kontrak yang telah disepakati. Sedangkan additional job merupakan job order yang hanya akan dilakukan oleh pihak vendor, jika pihak PT. Garuda Indonesia melakukan permintaan khusus diluar kontrak yang telah disepakati, contohnya ambulift. Jika pada prakteknya ternyata dibutuhkan pekerjaan tambahan maka KK (Station Manager) akan mengisi Form Additional Job Order yang kemudian diserahkan kepada vendor untuk dieksekusi. Setelah pekerjaan tambahan selesai, maka vendor akan memberikan form Equipment Requisition kepada KK (Station Manager). Kemudian KK (Station Manager) membuat order additional job pada web sistem aplikasi

24 49 Ground Handling. Berdasarkan order additional job yang telah dibuat tersebut, maka sistem aplikasi Ground Handling akan secara otomatis membuat GR (Good Receiopt) additional job dan PO (Purchase Order) additional job. Ground Handling menggunakan batch processing dimana setiap malam sistem aplikasi Ground Handling akan membuat GR (Good Receipt) dan PO (Purchase Order) secara otomatis untuk tiap jenis pesawat setiap hari per penerbangan dengan mengambil data dari IOCS (Integrated Operation Control System) atau dalam keadaan irreguler, data diperoleh dari list ground handling yang telah diinput ke dalam web. Setiap harinya, vendor mengirimkan invoice tagihan dalam bentuk data excel kepada AA (Finance Manager Branch Office). Kemudian AA (Finance Manager Branch Office) melakukan verifikasi data antara data excel dengan GR (Good Receipt) dan PO (Purchase Order). Setiap 2 minggu, vendor mengirimkan invoice kepada AA (Finance Manager Branch Office) untuk kemudian dilakukan proses Logistic invoice verification (MIRO) berdasarkan PO (Purchase Order), GR (Good Receipt) serta invoice dan data excel yang dikirim oleh vendor. Selanjutnya AA (Finance Manager Branch Office) melakukan pembayaran atas tagihan yang datang. Khusus untuk Cengkareng (CGK) dan Denpasar (DPS), pembayaran dilakukan oleh pusat (WF-Treasury Management) Proses Bisnis Ground Handling Penalty Dalam proses bisnis Ground Handling dikenal adanya penalty yang akan terjadi apabila pihak vendor tidak melakukan tanggung jawabnya seperti yang telah tercantum dalam kontrak kerjasama.

25 50 Proses bisnis penalty dimulai dari KK (Station Manager) akan membuat dokumen untuk melakukan claim penalty. Setelah dikonfirmasi dan disetujui oleh pihak vendor, KK (Station Manager) akan membuat Ground Handling penalty yang akan dikirimkan ke unit AA (Finance Manager Branch Office) untuk dibuatkan penalty invoice. Setelah itu pihak vendor akan melakukan pembayaran penalty yang oleh AA (Finance Manager Branch Office) disebut debit invoice. Adapun penggambaran proses bisnis Ground Handling penalty adalah sebagai berikut : Gambar 3.9 Proses Bisnis Ground Handling Penalty (Sumber : Unit JKTQX)

26 Tampilan Web Ground Handling Dalam web G.P.H bagian Ground Handling, terdapat beberapa fungsi yang dapat dijalankan oleh KK (Station Manager) di setiap Branch Office. Berikut beberapa tampilan web pada sistem aplikasi Ground Handling : a. Tampilan awal Pada tampilan user interface dibawah ini, bagian KK (Station Manager) akan memilih bagian dari G.P.H yang akan dikerjakan. Gambar 3.10 Tampilan Front Screen - Ground Handling b. Login dan Change User Account Tampilan berikut akan muncul setelah KK (Station Manager) meng-klik menu Ground Handling. Selanjutnya KK (Station Manager) akan diminta untuk memasukkan username dan password yang sudah terdaftar untuk dapat mengakses menu Ground Handling. Jika username atau password yang dimasukkan salah maka akan muncul notifikasi Wrong Username or Password. KK (Station

27 52 Manager) dapat mengganti username maupun passwordnya dengan meng-klik tombol change password. Gambar 3.11 Tampilan Login dan Change User Account Ground Handling c. Fungsi Menu menu dalam Ground Handling Gambar 3.12 Menu-menu dalam Ground Handling

28 53 1. Create Equipment Requisitions : digunakan untuk membuat Purchase Requisition (PR) baru. 2. List Equipment Requisitions : digunakan untuk menampilkan daftar dari Purchase Requisition (PR). 3. Create Manual Ground Handling : digunakan untuk membuat Purchase Requisition (PR) baru secara manual. 4. List Manual Ground Handling : digunakan untuk menampilkan daftar dari Purchase Requisition (PR) manual. 5. List Ground Handling Button : digunakan untuk melihat data pemakaian Ground Handling. 6. Home : digunakan untuk kembali kehalaman utama website GPH 7. Logout : digunakan untuk keluar dari website GPH. d. Ground Handling List Button Fungsi dari icon ini adalah untuk melihat data pemakaian Ground Handling dengan memasukkan tanggal serta nomor penerbangan yang ingin dilihat. Gambar 3.13 Ground Handling List Button

29 54 Gambar 3.14 Ground Handling List Button lanjutan Gambar 3.15 Ground Handling List Button lanjutan e. Kondisi diskon dalam Ground Handling Button ini berfungsi untuk menampilkan banyaknya proses Ground Handling yang telah dilaksanakan dengan memasukkan tanggal serta nomor penerbangan.

30 55 Apabila biaya Ground Handling terdapat diskon dan data yang sudah dibuat PO (Purchase Order) dalam SAP, maka data tersebut harus dihapus terlebih dahulu untuk selanjutnya ditambahkan besaran diskonnya. Gambar 3.16 Kondisi diskon Ground Handling Gambar 3.17 Kondisi diskon Ground Handling lanjutan

31 56 f. Create Manual Ground Handling digunakan untuk membuat Purchase Requisition (PR) baru secara manual. Gambar 3.18 Create Manual Ground Handling

32 57 Gambar 3.19 Create Manual Ground Handling lanjutan Gambar 3.20 Create Manual Ground Handling lanjutan (setelah klik confirm)

33 58 g. List Manual Ground Handling digunakan untuk menampilkan daftar dari PR (Purchase Requisition) manual yang telah dilakukan. Gambar 3.21 List Manual Ground Handling Gambar 3.22 List Manual Ground Handling - lanjutan

34 59 Gambar 3.23 List Manual Ground Handling lanjutan (setelah klik submit) h. Create Equipment Requisitions Digunakan untuk membuat PR (Purchase Requisition) baru atau dengan kata lain digunakan untuk menambah data Flight untuk pemakaian Ground Handling. Create Equipment Requisitions Gambar 3.24 Create Equipment Requisitions

35 60 Gambar 3.25 Create Equipment Requisitions lanjutan (setelah klik submit) Gambar 3.26 Create Equipment Requisitions lanjutan (entry data)

36 61 Langkah - langkah entry Equipment Requisition : 1. Document Number. 2. Informasi tentang aircraft dan Flight Number. 3. Tanggal Arrival dan Departure. 4. Memilih material yang diinginkan. 5. Nama Karyawan PT. Garuda Indonesia yang melakukan input. 6. Nama Karyawan PT Gapura yang akan bertanggung jawab. 7. Melakukan submit Pax on Board Pax on Board merupakan sistem aplikasi untuk menghitung total biaya meal dan non-meal yang harus dibayarkan berdasarkan jumlah penumpang dalam satu nomor penerbangan Tujuan Pax on Board Tujuan penerapan sistem aplikasi Pax on Board adalah : a. Meningkatkan efisiensi, kontrol proses bisnis dan akurasi dalam logistic dan financial terkait dengan Pax on Board. b. Mengurangi kesalahan entry data; meningkatkan konsistensi data. c. Mempercepat waktu pemrosesan dan pembuatan keputusan. d. Mengurangi penggunaan kertas. e. Menyediakan sistem yang terintegrasi, mempermudah proses monitoring dan controlling data Unit yang Terlibat dan Tanggung Jawabnya Dalam Pax on Board, unit bisnis yang bertanggung jawab adalah JKTQX (Unit IT Strategic) dan JKTIB (Unit

37 62 Business Strategic). Dalam pengoperasiannya, sistem aplikasi Pax on Board didukung oleh beberapa unit yang memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Unit-unit yang juga bertanggung jawab dalam sistem Pax on Board yaitu: Gambar 3.27 Unit dalam Pax on Board Pembagian tugas setiap unit dalam sistem Pax on Board: 1. CI (Inflight Service) i. Membuat Shopping Cart (SRM Supplier Relationship Management) ii. Melakukan pengecekan antara data di SAP dengan invoice yang datang iii. Membuat TVF (Transaction Verification Form) iv. Melakukan konsolidasi jika terdapat invoice-invoice yang tidak sesuai 2. WL (Financial Analysis) i. Me-release Shopping Cart (SRM - Supplier Relationship Management) 3. IBS (Strategic Sourcing) i. Membuat kontrak kerja sama dengan vendor (SRM - Supplier Relationship Management) 4. KK (Station Manager)

38 63 i. Melakukan monitoring terhadap seluruh kegiatan proses bisnis. ii. Membuat Pax Order (PO ) secara manual, jika terjadi kondisi IREG AA (Finance Manager Branch Office). iii. Mencocokkan data di SAP dengan SCD (Soft Copy Detail) dari vendor. iv. Melakukan invoice verification. v. Membuat laporan jika terdapat invoice yang tidak sesuai. 5. WA (Financial Accounting) i. Meregister invoice. ii. Melakukan invoice verification WF (Treasury Management). iii.melakukan pembayaran Skenario Proses Bisnis Skenario proses bisnis berjalan dalam Pax on Board adalah sebagai berikut :

39 64 Gambar 3.28 Proses Bisnis Pax on Board (Sumber : Unit JKTQX)

40 65 Proses bisnis pada Pax on Board, dimulai dari pembuatan Shopping Cart oleh unit CI (Inflight Service) yang kemudian di release oleh unit WL (Financial Analysis). Selanjutnya, berdasarkan shopping cart yang telah di-release, maka unit IBS (Strategic Sourcing) membuat kontrak ke dalam SRM. IBS (Strategic Sourcing) bertanggung jawab untuk me-release kontrak juga me-replicate kontrak tersebut ke dalam SAP ECC. Unit CI (Inflight Service) bertanggung jawab untuk melakukan update terhadap harga dan kondisi lainnya dalam contract. Kemudian unit OG (Line Station and Quality Control) bertanggung jawab untuk melakukan update terhadap database IOCS (Integrated Operation Control System) sehingga setiap data yang dibutuhkan dalam IOCS (Integrated Operation Control System) dapat selalu tersedia. Proses bisnis setiap harinya dimulai sebelum boarding pesawat dimana vendor dapat mengetahui jumlah pax yang di pesan dalam 1 penerbangan melalui Display Meal Order yang dibuat berdasarkan informasi yang diperoleh dari IOCS (Integrated Operation Control System). Jika ternyata database IOCS (Integrated Operation Control System) tidak dapat diakses (kondisi irregular), tidak dapat diketahui berapa jumlah pax yang dibutuhkan. Maka KK (Station Manager) mengisi form meal order secara manual dan mengirimkannnya ke vendor serta melakukan input manual ke dalam web Pax on Board. Pax on Board menggunakan batch processing dimana setiap malam sistem aplikasi Pax on Board akan membuat GR (Good Receipt) dan PO (Purchase Order) secara otomatis untuk setiap penerbangan dengan mengambil data dari IOCS (Integrated Operation Control System) atau dalam keadaan irreguler, data diperoleh dari form meal order yang telah diinput ke dalam web. Setelah memenuhi pesanan dari PT. Garuda Indonesia, setiap harinya pihak vendor mengirimkan invoice tagihan dalam bentuk

41 66 soft copy detail kepada AA (Financial Manager Branch Office) yang melakukan verifikasi antara GR (Good Receipt) dan PO (Purchase Order) dengan soft copy detail tersebut. Setiap dua minggu, vendor akan mengirimkan copy invoice kepada AA (Financial Manager Branch Office) dan original invoice kepada WA (Financial Accounting). Kemudian AA (Financial Manager Branch Office) akan melakukan logistic invoice verification berdasarkan GR (Good Receipt), PO (Purchase Order) dan copy invoice dari vendor. Berdasarkan original invoice yang diterima, unit WA (Financial Accounting) akan melakukan register invoice. Kemudian unit CI (Inflight Service) membuat dokumen TVF (Transaction Verification Form) setelah melakukan pengecekan terhadap GR (Good Receipt), PO (Purchase Order) dan invoice. Dokumen TVF (Transaction Verification Form) akan diberikan kepada unit WA (Financial Accounting). Untuk selanjutnya dijadikan referensi dalam membuat IVF (Invoice Verification Form). Berdasarkan dokumen ini, WF (Treasury Management) melakukan pembayaran kepada vendor. Setiap bulan CI (Inflight Service) akan melakukan proses konsolidasi dengan dengan unit AA (Financial Manager Branch Office) berdasarkan report unsolve verification Tampilan Web Pax on Board Dalam web G.P.H bagian Pax on Board, terdapat beberapa fungsi yang dapat dijalankan oleh KK (Station Manager) di setiap BO (Branch Office). Berikut beberapa tampilan web pada sistem aplikasi Pax on Board: a. Tampilan awal Pax on Board untuk masuk menu Pax on Board klik Image dengan label Pax on Board.

42 67 Gambar 3.29 Tampilan awal untuk web Station Cafe Pax on Board b. Fungsi Menu menu dalam Pax on Board 1. Create Irreguler Pax on Board Digunakan untuk membuat Meal Order saat terjadi kondisi irreguler, misalkan database IOCS (Integrated Operation Control System) tidak dapat diakses. 2. List Irreguler Pax on Board Digunakan untuk menampilkan daftar dari Meal Order yang telah dilakukan saat kondisi irreguler terjadi. 3. List Pax on Board Button Digunakan untuk menampilkan daftar dari Meal Order yang dilakukan secara otomatis. 4. Selection Flight Date dan Flight Number Digunakan untuk memasukkan tanggal serta nomor penerbangan untuk melihat List Pax on Board. 5. Name of Station Manager & Selected Station Nama dan lokasi Branch Office dari KK (Station Manager) yang melakukan log in pada Pax on Board. 6. Log out

43 68 Digunakan untuk keluar dari halaman Station Cafe. 7. Back to Front Screen Digunakan untuk kembali ke halaman utama Station Cafe. Gambar 3.30 Fungsi fungsi button dalam Pax on Board c. Create Irreguler Pax on Board Digunakan untuk membuat Meal Order (Purchase Order) saat terjadi kondisi irreguler. Pengisian Purchase Order untuk Pax on Board memerlukan data sebagai berikut : 1. Flight Number. 2. Asal dan Tujuan penerbangan. 3. Jumlah penumpang untuk kelas ekonomi (Y) dan kelas bisnis (C). 4. Tanggal Penerbangan. 5. Jumlah Crew Pesawat baik yang Cabin Crew maupun Cockpit Crew. 6. Jumlah kursi dalam pesawat per kelas. 7. Remark yang berisi alasan pembuatan Purchase Order Pax on Board secara manual.

44 69 Gambar 3.31 Create Irreguler Pax on Board Gambar 3.32 Create Irreguler Pax on Board lanjutan d. List Irreguler Pax on Board Digunakan untuk menampilkan seluruh data Pax on Board yang telah dibuat secara manual saat terjadi kondisi irreguler berdasarkan tanggal dan nomor penerbangan yang telah dipilih.

45 70 Gambar 3.33 List Irreguler Pax on Board e. List Pax on Board Digunakan untuk menampilkan seluruh data Pax on Board yang telah dibuat berdasarkan tanggal dan nomor penerbangan yang telah dipilih. Gambar 3.34 List Pax on Board

46 Hotel Crew Hotel Crew merupakan sebuah sistem aplikasi pemesanan kamar hotel untuk penginapan crew secara online selama RON (Remain Over Night) Tujuan Hotel Crew Dalam rangka efisiensi dan efektivitas penyediaan akomodasi hotel untuk crew yang melakukan RON (Remain Over Night), maka PT. Garuda Indonesia mengimplementasikan sistem aplikasi Hotel Crew. Dengan diimplementasikannya sistem aplikasi ini, diharapkan proses penyediaan hotel untuk crew dapat berjalan secara efektif dan adanya pembagian tugas (segregation duty) yang jelas diantara para staff di masing-masing Branch Office (Airport) Unit yang Terlibat dan Tanggungjawabnya Dalam Hotel Crew, unit bisnis yang bertanggung jawab adalah JKTQX (Unit IT Strategic) dan JKTIB (Unit Business Strategic). Dalam pengoperasiannya, sistem aplikasi Hotel Crew didukung oleh beberapa unit yang memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Unit-unit yang juga bertanggung jawab dalam sistem Hotel Crew yaitu: Gambar 3.35 Unit dalam Hotel Crew

47 72 Pembagian tugas oleh unit-unit yang bertanggung jawab dalam sistem Hotel Crew yaitu : 1. CC & OF (Cabin Service & Flight Operation) i. Membuat PR (Purchase Requisition) ii. Me-monitor budget 2. WL (Financial Analysis) i. Me-release PR (Purchase Requisition) 3. IBS (Strategic Sourcing) i. Membuat kontrak kerja sama dengan vendor 4. KK (Station Manager) i. Meng-entry Room Order (web) ii. Membuat Room Receipt 5. AA (Finance Manager Branch Office) i. Melakukan verifikasi terhadap invoice ii. Melakukan transaksi MIRO iii. Melakukan pembayaran Skenario Proses Bisnis Skenario proses bisnis berjalan dalam Hotel Crew adalah sebagai berikut :

48 73 Gambar 3.36 Proses Bisnis Hotel Crew (Sumber : Unit JKTQX)

49 74 Proses pemesanan kamar hotel ini dilakukan berdasarkan kontrak di SAP yang sudah dibuat sebelumnya. Proses pembuatan kontrak dimulai dari unit CC (Cabin Service) dan OF (Flight Operation) yang membuat Shopping Cart (PR-Purchase Requisition) dan di-release oleh unit WL (Financial Analysis). IBS (Startegic Sourcing) membuat kontrak berdasarkan Shopping Cart yang telah di release dan bertanggung jawab untuk melakukan update terhadap kontrak dengan vendor, me-release kontrak dan me-replicate kontrak ke SAP ECC modul logistic, mengingat seperti yang terjadi pada proses bisnis Ground Handling dan Pax on Board, proses SC (Shopping Cart) hingga kontrak akan dilakukan pada SAP SRM (Supplier Relationship Management). Dalam Hotel Crew terdapat pula unit OG (Line Station and Quality Control) yang bertanggung jawab untuk melakukan update terhadap database IOCS (Integrated Operation Control System). Proses pemesanan kamar hotel ini dilakukan di setiap branch office oleh KK (Station Manager) berdasarkan data yang diambil dari database IOCS (Integrated Operation Control System). Kemudian KK (Station Manager) membuat Room Order (Crew List) melalui web hotel crew dan mengirimkannya ke vendor. Room Order yang dibuat oleh KK (Station Manager) ini secara otomatis menjadi PO (Purchase Order) dalam SAP. Pembagian kamar untuk crew pesawat didasarkan atas posisi dan jabatan masing-masing crew. Berdasarkan crew list dari KK (Station Manager), vendor menyiapkan kamar untuk crew pesawat. Setelah crew pesawat melakukan check out dari hotel, vendor mengirimkan GA-CRAL (Crew Room Allocation List) kepada KK (Station

50 75 Manager) yang dijadikan sebagai referensi dalam membuat GR (Good Receipt). Kemudian KK (Station Manager) mengirimkan GA-CRAL (Crew Room Allocation List) ke unit AA (Finance Manager Branch Office) untuk dilakukan pengecekan. Setiap bulan, bagian AA (Finance Manager Branch Office) melakukan Logistic Invoice Verification (MIRO) berdasarkan GA-CRAL (Crew Room Allocation List) dari KK (Station Manager) dan invoice dari vendor. Setelah proses MIRO, AA (Finance Manager Branch Office) melakukan pross pembayaran dan rekonsiliasi dengan vendor Tampilan Web Hotel Crew Berikut beberapa tampilan web dan fungsi-fungsinya pada sistem aplikasi Hotel Crew : a. Tampilan awal Hotel Crew untuk masuk menu Hotel Crew klik Image dengan label Hotel Crew.

51 76 Gambar 3.37 Halaman awal Web Station Cafe Hotel Crew (Sumber : Unit JKTQX) a. Login dan Change User Account Tampilan berikut akan muncul setelah KK (Station Manager) meng-klik menu Hotel Crew. Selanjutnya KK (Station Manager) akan diminta untuk memasukkan username dan password yang sudah terdaftar untuk dapat mengakses menu Hotel Crew. Jika username atau password yang dimasukkan salah maka akan muncul notifikasi Wrong Username or Password. KK (Station Manager) dapat mengganti username maupun password-nya dengan meng-klik tombol change password. Wrong Username or Password Login Area Change Password Gambar 3.38 Tampilan Login dan Change User Account Hotel Crew b. Fungsi menu-menu dalam Hotel Crew: 1. Create Room Order Digunakan untuk membuat Room Order (Purchase Order-PO). 2. Change Room Order

52 77 Digunakan untuk melakukan perubahan terhadap Room Order yang telah dibuat sebelumnya. 3. Create Room Receipt Digunakan untuk membuat Good Receipt 4. Report Room Order Digunakan untuk menampilkan laporan dari Room Order yang telah dibuat. 5. Back to Front Screen Digunakan untuk kembali ke halaman utama Station Cafe. 6. Log out Digunakan untuk keluar dari halaman Station Cafe Gambar 3.39 Menu dalam Sistem Aplikasi Hotel Crew c. Create Room Order Digunakan untuk membuat Purchase Order. Pengisian Room Order untuk Hotel Crew memerlukan data sebagai berikut: 1. Vendor name. Untuk vendor telah di default untuk masing-masing company code dan tidak bisa ditambah atau diubah oleh KK (Station Manager).

53 78 2. Flight number. Untuk nomor penerbangan telah di-default untuk masing-masing company code dan tidak bisa ditambah atau diubah oleh KK (Station Manager). 3. Field Date untuk mengisi tanggal melakukan order. 4. Gambar 3.40 Tampilan Kosong Create Room Order Hotel Crew Setelah memilih flight number dan tanggal penerbangan, akan muncul tampilan seperti pada Gambar 3.41, dimana sistem secara otomatis menampilkan data crew dalam satu penerbangan. Field jumlah kamar single dan double akan otomatis terisi berdasarkan jumlah crew dan jabatan masing-masing crew pesawat. Pada Gambar 3.42, saat KK (Station Manager) memilih button confirm, maka Room Order akan ter-create yang menampilkan SAP PO (Purchase Order) Number dan Aircrew List yang akan dikirimkan ke vendor.

54 79 Gambar 3.41 Room Order otomatis terisi Gambar 3.42 Room Order dan Aircrew List ter-create d. Change Room Order Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan pada Room Order yang telah dibuat jika terjadi kesalahan

55 80 dalam memasukkan data crew yang akan RON (Remind Over Night). Gambar 3.43 Change Room Order e. Create Room Receipt Menu ini digunakan untuk melakukan Good Receipt terhadap PO (Purchase Order) yang ada. Room Receipt ini dilakukan oleh KK (Station Manager) dengan memilih PO (Purchase Order) yang ingin di lakukan proses GR (Good Receipt). KK (Station Manager) kemudian mengisi tanggal dan men-tick nama crew yang telah melakukan check out. Pada Gambar 3.45, saat KK (Station Manager) memilih button confirm, maka Room Receipt akan tercreate yang menampilkan SAP GR (Good Receipt) Number dan Jurnal dalam SAP.

56 81 Gambar 3.44 Room Receipt Gambar 3.45 Room Receipt ter-create f. Report KK (Station Manager) dapat melihat seluruh PO (Purchase Order) yang telah dibuat dalam kurun waktu tertentu dengan memasukkan range tanggal dari PO (Purchase Order). Selain itu KK (Station Manager) juga dapat melakukan export report dari PO (Purchase Order) tersebut ke dalam excel.

57 82 Gambar 3.46 Report Room Order 3.4 Identifikasi Masalah Ground Handling Tabel 3.3 Masalah Ground Handling No. Masalah Ground Handling Rekomendasi 1 Notasi flowchart yang kurang Melakukan perbaikan terhadap notasi tepat. flowchart pada sistem aplikasi Ground 2 SOP kurang lengkap dan tidak detail. 3 Proses invoice verification masih kurang efektif Handling. Melengkapi dan membuat SOP (Standard Operational Procedures) yang lebih detail. Melaksanakan Logistic Invoice Verification (MIRO) setiap 2 minggu sekali Pax on Board Tabel 3.4 Masalah Pax on Board No. Masalah Pax on Board Rekomendasi 1 Notasi flowchart yang kurang Melakukan perbaikan terhadap notasi tepat. flowchart pada sistem aplikasi Pax on 2 SOP kurang lengkap dan tidak detail. 3 Proses invoice verification masih kurang efektif. 4 Tidak adanya policy yang mengikat. 5 TVF (Transaction Verification Form) dilakukan di unit CI (Inflight Service) yang dianggap kurang efektif. Board. Melengkapi dan membuat SOP (Standard Operational Procedures) yang lebih detail. Melaksanakan Logistic Invoice Verification (MIRO) setiap 2 minggu sekali. Memberlakukan policy atau kebijakan / aturan yang mengikat. TVF (Transaction Verification Form) sebaiknya dibuat oleh unit AA (Finance Manager Branch Office).

58 83 Tabel 3.4 Masalah Pax on Board No. Masalah Pax on Board Rekomendasi 6 User kesulitan dalam Memberikan training agar seluruh end menggunakan sistem aplikasi Pax on Board. user dapat menggunakan sistem aplikasi Pax on Board dengan baik Hotel Crew Tabel 3.5 Masalah Hotel Crew No. Masalah Hotel Crew Rekomendasi 1 Notasi flowchart yang kurang Melakukan perbaikan terhadap notasi tepat. flowchart pada sistem aplikasi Hotel 2 SOP kurang lengkap dan tidak rinci. 3 Belum ada penggambaran bisnis proses ataupun penanganan pada kondisi irreguler (kondisi dimana sistem otomatisasi tidak dapat dioperasikan). 4 Proses invoice verification masih kurang efektif. 5 Database IOCS (Integrated Operation Control System) tidak update. 6 Tidak adanya policy yang mengikat. 7 Sistem tidak meneyediakan informasi yang cukup mengenai pemesanan hotel. 8 Logistic Invoice Verification dilakukan monthly sehingga meningkatkan resiko terjadinya kesalahan. 9 Pembuatan PO (Purchae Order) dan GR (Good Receipt) dilakukan pada 1 unit yang sama. Crew. Melengkapi dan membuat SOP (Standard Operational Procedures) yang lebih detail. Menggambarkan prosedur saat kondisi irregular terjadi kedalam flowchart. Logistic Invoice Verification (MIRO) sebaiknya dilakukan setiap 2 minggu sekali. Mengkomunikasikan dan bekerja sama dengan pihak terkait yang bertanggung jawab untuk melakukan update terhadap IOCS (Integrated Operation Control System). Memberlakukan policy atau kebijakan / aturan yang mengikat. Mengadakan improvement terhadap web Hotel Crew yang ada menjadi lebih detail dan akurat. Logistic Invoice Verification (MIRO) sebaiknya dilakukan setiap 2 minggu sekali. Proses PO (Purchase Order) tetap dilakukan oleh bagian KK, sedangkan proses GR (Good Receipt) dipindahkan ke bagian AA (Finance Manager Branch Office).