BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. akta Notaris Soeleman Ardjasasmita, SH, No. 12, dan telah mendapat

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Jasa Angkasa Semesta, didirikan pada tanggal 8 Juni 1984 berdasarkan akta Notaris Soeleman Ardjasasmita, SH, No. 12, dan telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C HT Th86 tanggal 31 Oktober 1986 serta diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 99 tanggal 12 Desember 1986 tambahan No Anggaran Dasar Perseroan telah mengalami beberapa kali perubahan berkaitan dengan perubahan modal dasar dan perubahan status perusahaan menjadi perusahaan terbuka. Perubahan terakhir berkaitan dengan penggabungan usaha perseroan dengan Akta No. 7 tanggal 17 Februari 2003 dari notaris A. Partomuan Pohan, SH, LLM, telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman dan Hak Azazi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C HT TH 2003 tanggal 21 Pebruari PT. Jasa Angkasa Semesta berkantor pusat di Jakarta yaitu di Jalan Protokol Halim Perdana Kusumah, Jakarta 13560, telepon , fax Sesuai dengan pasal 3 Anggaran Dasar, Perseroan bergerak dalam bidang usaha penunjang Jasa Angkutan Udara. Adapun kegiatan usaha Perseroan pertama kali dilakukan pada tahun 1985 di Bandara Soekarno-Hatta Jakarta, dengan menangani Ground Handling Services pesawat pesawat Singapore 54

2 64 Airlines, Cathay Pacific, Lutfhansa, dan Malaysia Airlines. Pada tahun 1989 Perseroan melakukan expansi dengan membuka kegiatan operasi di bandara udara seperti Ngurah Rai Bali, Juanda Surabaya, Manado, Medan, dan Makassar. Hingga saat ini, perseroan melayani 12 bandar udara utama diseluruh Indonesia dengan jumlah pelanggan internasional sebanyak 27 airlines dan pelanggan domestik sebanyak 4 airlines. Pada awalnya perseroan bergerak dalam bidang usaha jasa penunjang kegiatan penerbangan (Ground Handling Services) di Bandar udara, kecuali usaha Cargo dan pergudangan. Kemudian dalam perjalanannya, perseroan berkembang cukup pesat sehingga perseroan mulai menjajaki usaha lain yang masih terkait dengan bisnis utama perseroan. Dalam tahun 2000 perseroan telah melakukan penggabungan kegiatan usaha Ground Handling Services dengan kegiatan usaha Kargo dan Pergudangan yang dimiliki oleh PT. Cardig Air, yang semula sebagai Holding Company Perseroan. Dengan adanya penggabungan ini maka jenis pelayanan yang diberikan oleh perseroan kepada pelanggan menjadi lebih lengkap. Pada tahun 2002 Perseroan mengalami perubahan status menjadi perusahaan terbuka, dan telah memperoleh pernyataan efektif sebagai perusahaan public dari Ketua Badan Pengawas Pasar Modal (BAPEPAM) dengan suratnya No. S-1420/PM/2002. Selanjutnya pada tanggal 15 Juli 2002 saham saham perseroan telah tercatat secara efektif pada BES (Bursa Efek Surabaya). Pada bulan Pebruari 2004, Singapore Airport Terminal Services Limited (SATS) masuk sebagai pemegang saham perseroan. Perseroan melakukan penjualan saham perseroan dalam anak anak perusahaan (JAB, PMAD, CEN, UPS, GoTrans

3 65 & JAE) dan asset perseroan lainnya berupa tanah dan bangunan kepada PT. Cardig International (CI). 3.2 Struktur Organisasi Agar tujuan perusahaan dapat tercapai, diperlukan kerjasama antara pimpinan dengan karyawan serta sesama anggota organisasi. Kerjasama yang baik antara masing-masing anggota perusahaan dapat tercapai jika memiliki struktur organisasi yang baik dan jelas. Berikut ini merupakan struktur organisasi dari PT. Jasa Angkasa Semesta yang menggambarkan dari tingkat atas sampai tingkat bawah : Dewan Komisaris Chief Executive Officer Diono Nurdin CorporateSecretariat Internal Audit And Risk Management Chief Marketing Officer Kevin Liau Chief Finance Officer Djattie Soedrajat Chief Operations Officer Nazri Othman Chief Development Officer Adji Gunawan Financial Controller Contacts & Marketing Group Finance Group Operations Group Development (HR, IT,PROC & GA) Group Silver Unit Silver Stations Stations CGK Stations SUB Stations DPS Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Jasa Angkasa Semesta

4 Wewenang dan Tanggung Jawab Adapun tugas dan wewenang masing-masing bagian pada struktur organisasi pada PT. Jasa Angkasa Semesta adalah sebagai berikut : A. Dewan Komisaris 1. Lingkup Kerja Seluruh kegiatan yang dilakukan di PT. Jasa Angkasa Semesta. a. Bertugas mengawasi jalannya aktivitas perusahaan secara umum. b. Memberi saran dan kritik kepada dewan direktur mengenai hal - hal yang perlu diperbaiki berkaitan dengan aktivitas perusahaan. c. Membuat kebijaksanaan umum PT. Jasa Angkasa Semesta. 3. Wewenang a. Mendapatkan gambaran umum mengenai aktivitas perusahaan dari direktur. b. Menandatangani dan menyetujui keputusan - keputusan tertentu yang bersifat global pada perusahaan. B. Chief Executive Officer 1. Lingkup Kerja

5 67 Seluruh kegiatan yang dilakukan di PT. Jasa Angkasa Semesta. a. Bertugas melaksanakan rencana, program dan kebijaksanaan umum dari PT. Jasa Angkasa Semesta yang telah ditetapkan oleh dewan komisaris. b. Mengawasi pelaksanaan kegiatan di setiap bagian, mendiskusikan dengan direktur yang terkait mengenai masalah yang dihadapi dan alternatif pemecahannya. 3. Wewenang a. Menerima laporan kerja dari direktur di setiap bagian. b. Menetapkan arah, tujuan dan kebijakan - kebijakan umum yang akan digunakan sebagai pedoman kerja bagi semua bagian di PT. Jasa Angkasa Semesta. c. Menandatangani dan menyetujui keputusan - keputusan atau perjanjian - perjanjian. C. Corporate Secretariat 1. Lingkup Kerja Mengawasi dan mencatat seluruh kegiatan internal dalam PT. Jasa Angkasa Semesta. a. Mengawasi hubungan PT. Jasa Angkasa Semesta dengan investor. b. Mengawasi Corporate Communication.

6 68 c. Mengawasi kegiatan perusahaan dalam bidang hukum (Corporate Legal). d. Mengawasi kesekretariatan perusahaan. D. Internal Audit and Risk Management 1. Lingkup Kerja Seluruh kegiatan keuangan PT. Jasa Angkasa Semesta. a. Melakukan General Audit dalam setiap bidang dalam perusahaan. b. Bertanggung jawab membuat laporan Neraca keuangan. E. Chief Marketing Officer 1. Lingkup Kerja Seluruh kegiatan Marketing PT. Jasa Angkasa Semesta. Mengawasi divisi Marketing dalam pembuatan dan pengawasan Kontrak kerja dengan klien. F. Chief Finance Officer 1. Lingkup Kerja Seluruh kegiatan Finansial PT. Jasa Angkasa Semesta. Mengawasi kegiatan aliran dana baik yang masuk maupun yang keluar. G. Chief Development Officer 1. Lingkup Kerja Seluruh kegiatan operasional PT. Jasa Angkasa Semesta.

7 69 Membawahi departement - departement Human Resource, Information Technology, Procurement, and General Affair. H. Chief Operations Officer 1. Lingkup kerja Seluruh kegiatan operasional PT. Jasa Angkasa Semesta. Mengawasi kegiatan operasional PT. Jasa Angkasa Semesta. Dalam bidang usaha Ground Handling maupun cargo. I. Financial Controller 1. Lingkup kerja Seluruh kegiatan transaksi PT. Jasa Angkasa Semesta. Dalam bidang Finansial. Mengawasi kegiatan akunting PT. Jasa Angkasa Semesta. Terutama dalam hal pembuatan laporan keuangan. J. Contracts & Marketing Group 1. Lingkup kerja Seluruh kegiatan marketing (sales dan kontrak kerja) PT. Jasa Angkasa Semesta dengan klien. Bertanggung jawab membuat dan mengawasi kontrak kontrak yang dibutuhkan antara PT. Jasa Angkasa Semesta dan Airlines yang menjadi

8 70 kliennya, melakukan sebuah upaya pendekatan dalam rangka menambah jumlah klien ataupun menjaga hubungan antara PT. Jasa Angkasa Semesta dan klien yang sudah ada. K. Finance Group 1. Lingkup Kerja Seluruh kegiatan keuangan dari proyek-proyek yang ditangani perusahaan. a. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran keuangan b. Bertanggung jawab membuat laporan keuangan. L. Development (HR, IT, Proc, GA) Group 1. Lingkup kerja Semua kegiatan yang dikerjakan oleh departement departement terkait. a. Human Resources, melakukan kegiatan kepegawaian (perekrutan pegawai, penilaian efisiensi kerja pegawai, dsb). b. Information Technology, melakukan kegiatan dalam bidang IT. c. Procurement & General Affair. M. Operations Group 1. Lingkup kerja Seluruh kegiatan operasional PT. Jasa Angkasa Semesta. a. Memimpin, menangani, dan mengawasi kegiatan-kegiatan operasional perusahaan.

9 71 b. Memeriksa laporan operasional setiap bulannya dan mempertanggung jawabkan kegiatannya kepada Chief Operation Officer. c. Membuat laporan tertulis mengenai aktivitas-aktivitas tersebut di atas. N. SILVER Unit Tugas Menangani airlines airlines yang termasuk dalam kategori low cost, khususnya perusahaan penerbangan domestik. O. SILVER Stations Tugas Mengerjakan kegiatan operasional PT. Jasa Angkasa Semesta dalam melayani airline yang termasuk dalam kategori low cost. P. Station CGK Tugas Mengerjakan kegiatan operasional PT. Jasa Angkasa Semesta pada station Cengkareng, Soekarno Hatta, Jakarta. Q. Station SUB Tugas Mengerjakan kegiatan operasional PT. Jasa Angkasa Semesta pada station Surabaya, Djuanda. R. Station DPS Tugas Mengerjakan kegiatan operasional PT. Jasa Angkasa Semesta pada station Ngurah Rai, Bali.

10 Penentuan fakta kebutuhan dan tujuan Sistem Basis Data Ruang Lingkup Sistem yang Sedang Berjalan PT. JAS memiliki struktur organisasi yang cukup besar. Bagian-bagian dari sistem PT. JAS yang menjadi kajian penelitian adalah sebagai berikut : Dewan Komisaris Chief Executive Officer Diono Nurdin CorporateSecretariat Internal Audit And Risk Management Chief Marketing Officer Kevin Liau Chief Finance Officer Djattie Soedrajat Chief Operations Officer Nazri Othman Chief Development Officer Adji Gunawan Financial Controller Contacts & Marketing Group Finance Group Operations Group Development (HR, IT,PROC & GA) Group Silver Unit Silver Stations Stations CGK Stations SUB Stations DPS Analisa Sistem yang Sedang Berjalan Observasi Sistem yang Sedang Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada PT. Jasa Angkasa Semesta masih belum terintegrasi dengan baik. Saat ini divisi Marketing yang menjadi ruang lingkup dari penulisan skripsi ini harus menginput secara manual kedalam aplikasi Microsoft Office semua dokumen yang berhubungan dengan proses

11 73 pelaksanaan kontrak dengan client. Departemen marketing yang berhak penuh dalam pembuatan kontrak, setelah selesai membuat kontrak, maka pihak marketing akan mengetik ulang secara manual untuk memberikan salinan kontrak kepada bagian Finance untuk mengurus penagihan, dan kemudian mengetik ulang lagi secara manual dengen mengurangi field-field yang tidak diperlukan, untuk diberikan kepada pihak Operasional, untuk melakukan pekerjaan sesuai kontrak di lapangan. Kemudian untuk evaluasi prospek dari masing-masing client, pihak marketing kembali melakukan input secara manual dari laporan-laporan data mentah yang diberikan oleh pihak marketing dan operasional, dalam bentuk Microsoft Excel atau Microsoft Word, untuk kemudian di print dan dievaluasi. Oleh karena pelaksanaan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem pada PT. Jasa Angkasa Semesta belum terintegrasi Hasil Wawancara Wawancara yang dilakukan, bertujuan untuk memperoleh informasi yang lebih lengkap lagi dari pihak PT JAS. Hal ini penting sekali dilakukan mengingat pentingnya mengetahui semua informasi,data-data dan proses bisnis yang berkaitan langsung dengan sistem yang akan dibuat. Berdasarkan hasil wawancara, maka dapat disimpulkan bahwa PT JAS menginginkan sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi dalam hal : Sistem basis data client secara detil Kontrol hasil kerja setiap staff marketing

12 74 Kontrol proses pelaksanaan kontrak Laporan evaluasi hasil kerjasama dengan client Alur Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Proses Melobby Client Proses ini dibagi menjadi dua bagian. Bagian pertama, staff marketing akan mengecheck terlebih dahulu di database client, status dari airline yang akan dilobby. Apabila status dalam database dinyatakan open atau belum pernah menjadi client PT. JAS, maka staff marketing akan melakukan lobby/presentasi (termasuk entertaintment) untuk menarik airline tersebut menjadi client PT. JAS untuk selanjutnya mengadakan kerjasama dengan PT. JAS. Bagian kedua, apabila status airline tersebut dalam database PT. JAS dinyatakan closed/pending, maka proses lobby akan tetap ditahan hingga ada pemberitahuan selanjutnya dari pihak manager Proses Penandatanganan kontrak Tahap selanjutnya, apabila airline tersebut tertarik untuk menjadi Client PT. JAS maka untuk selanjutnya akan diadakan penandatanganan kontrak yang isinya sesuai dengan kesepakatan-kesepakatan yang telah dilakukan sebelumnya.

13 75 Namun apabila airline tersebut tidak tertarik untuk menjadi client PT. JAS, maka pembicaraan dihentikan, dan status airline tersebut dalam database diupdate Proses Pelaksanaan kontrak Dalam proses ini juga terdapat dua bagian. Bagian pertama marketing akan mengirimkan salinan kontrak kepada Finance untuk selanjutnya dibuatkan invoice untuk ditagih ke Client. Bagian kedua marketing akan memberikan salinan pekerjaan dalam kontrak kepada Operasional untuk pelaksanaan di lapangan. Apabila dalam pelaksanaan di lapangan Client meminta tambahan pekerjaan diluar perjanjian kontrak, maka Operasional akan memberikan bill kepada Client untuk ditandatangani, untuk kemudian dikirimkan ke Finance untuk mengupdate penagihan.

14 Data Flow Diagram Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks

15 Diagram Rinci Entertaintmen t_cost 1.0 Entertaint Client Melobby Client Marketing SGHA 2.0 Membuat Kontrak Kerja Buat kontrak trfinance 3.0 Menjalankan SPK SPK Permohonan Kontrak Operasional 4.0 Membuat Invoice Finance 5.0 Pendataan Tagihan Bayar Tagihan Ground and CargoHandling 6.0 Management Report Airlines Client Gambar 3.3 Data Flow Diagram 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan analisis sistem, ditemukan beberapa masalah yang dihadapi perusahaan. Secara umum masalah yang dihadapi perusahaan adalah belum terintegrasinya sistem yang terdapat pada masing-masing departemen sedangkan

16 78 sistem yang biasa dilakukan memerlukan keseragaman dari departemen-departemen tersebut untuk dapat melakukan tugas dan juga dalam setiap departemen tersebut harus mengeluarkan laporan agar dapat diberikan kepada departemen yang lain untuk melaksanakan fungsi bisnis dari tiap-tiap departemen. Secara spesifik masalah yang dihadapi perusahaan adalah : a. Pendataan client dan kontrak-kontrak yang telah dijalankan secara manual melalui file-file word dan excel mengakibatkan kurang efektifnya pekerjaan dari marketing dan mengakibatkan banyak kesalahaan data dalam pelaksanaan kontrak. b. Belum ada sistem aplikasi yang dapat menghubungkan ketiga departemen tersebut. Oleh karena itu, proses pelaksanaan kontrak kerja client yang mengaitkan ketiga departemen tersebut tidak efektif. c. Kesulitan dari Senior Manager Marketing untuk mendapatkan laporan evaluasi prospek hasil kerjasama dengan client dalam kurun waktu yang diinginkan. 3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Dari hasil pengumpulan data yang telah dilakukan maka dapat dilakukan analisis terhadap kebutuhan informasi dari PT. JAS adalah sebagai berikut : No Need Goal Entity / Objek

17 79 1. Kontrol Sistem dalam Membangun msclient hal Customer Data sebuah sistem mssgha base basis data client. 2. Kontrol Sistem dalam hal efektivitas kerja Membangun sebuah sistem msstaff dari staff marketing aplikasi hasil kerja staff marketing. 3. Kontrol sistem dalam hal proses pelaksanaan kontrak kerja Membangun sistem aplikasi yang dapat mengontrol proses pelaksanaan kontrak kerja yang belum terintegrasi Cargo_Handling_Ta riff Cargo_Handling_O p Ground_Handling_t ariff Ground_Handling_ OP 4. Kontrol sistem dalam hal evaluasi hasil kerjasama kontrak dengan client dalam kurun waktu tertentu Membangun sebuah sistem aplikasi hasil kerja yang dapat menyajikan laporan hasil kerja tiga divisi PT.JAS untuk trfinance msapproaching msentertainment Cargo_Handling_O p Ground_Handling_ Op dianalisa

18 Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi didalam Marketing PT. JAS maka diusulkan beberapa alternatif pemecahan masalah yaitu : Merancang aplikasi yang bertujuan agar mengintegrasikan semua data-data yang diperlukan divisi marketing PT. JAS. Merancang sistem aplikasi database yang bertujuan untuk menyimpan datadata secara efektif serta menjaga keamanan data. Menyediakan laporan secara menyeluruh untuk membantu pihak manager menganalisa hasil kontrak kerja, dan juga hasil kerja staff marketing Mengintegrasikan keseluruhan aplikasi tersebut kedalam sebuah aplikasi database yang akan diterapkan pada divisi Marketing PT JAS. Aplikasi ini dirancang sedemikian rupa agar setiap proses kontrak kerja yang dilaksanakan dapat dipantau oleh marketing secara up to date. Maka dengan itu setelah perancangan basisadata marketing pada PT. JAS ini selesai, diharapkan datadata proses pelaksanaan kontrak kerja dapat terpelihara dan terkendali dengan baik, serta dapat meminimalisasi kesalahan yang terjadi dalam sistem manual. 3.9 Analisis Hubungan Sistem yang Akan Diusulkan Dengan Sistem yang Sedang Berjalan Secara garis besar hubungan sistem yang akan diusulkan berbeda dengan sistem yang sedang berjalan sekarang. Sistem yang saat ini sedang berjalan di PT. JAS berbeda untuk setiap divisi.

19 81 Divisi marketing dimana topik skripsi ini disusun, sampai saat ini masih menggunakan sistem File Base untuk mengorganisasikan data dalam marketing. Sedangkan divisi finance dan operational (yang juga berinteraksi dengan marketing) saat ini telah menggunakan Database dengan DBMS Oracle. Oleh karena itu sebagai salah satu tahap perkembangan divisi marketing, dan juga sebagai salah satu usaha untuk memperkecil kesenjangan sistem yang terjadi dalam PT. JAS maka dibuatkan suatu sistem aplikasi database, yang bertujuan untuk mengatasi masalah-masalah di divisi marketing.