PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. ANUGRAH MANDIRI TELEPOWER

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. ANUGRAH MANDIRI TELEPOWER Sheane Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Argogalih, SE., MM Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia A. S. Marsudi, S.E., Ak., M.Si.,C.A Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan akan sistem informasi dalam segi proses, prosedur dan juga dokumen yang berkaitan dengan aktivitas sumber daya manusia pada PT. Anugrah Mandiri Telepower. Metode penelitian yang digunakan adalah studi pustaka, survey, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan metode analisis dan perancangan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode Object Oriented Analysis dan Design (OOAD) menurut pendekatan teori dari Satzinger, Jackson dan Brud yang disajikan dalam bentuk Unified Model Language (UML). Dalam membuat sistem informasi sumber daya manusia ini menggunakan bahasa pemograman dreamwever, dan MySQL sebagai database engine-nya. Hasil analisis dan perancangan sistem informasi sumber daya manusia yang dicapai adalah adanya aplikasi berbasis web yang dapat membantu, meningkatkan dan memperbaiki aktivitas yang berkaitan dengan sistem informasi sumber daya manusia. Simpulan yang dapat dihasilkan dari penelitian ini adalah dengan penerapan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia berbasis web dapat membantu perusahaan dalam pengolahan gaji karyawan menjadi lebih cepat dan akurat, dan mempersingkat waktu otorisasi dokumen.(s) Kata Kunci : Sistem Informasi, Sumber Daya Manusia, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Abstrak The purpose of this The research are to identify and analyze the need for information systems in terms of process, procedures as well as documents related to human resources activities at PT. Anugrah Mandiri Telepower. Research methods used are literature studies, surveys, interviews and documentation. While the analysis and design methods used in this thesis is a method Object Oriented Analysis and Design (OOAD) approach according to the theory of Satzinger, Jackson and Brud are presented using Unified Model Language (UML). In creating the human resources information system using Dreamwever programming language, and MySQL as its database engine. The results of the analysis and design of human resource information systems is achieved is the web-based application that can help, improve and repair activities related to human resources information systems. The conclusion that can be generated from this research is human resources information system web based application that can assist companies in employee payroll processing becomes faster and more accurate, and shorten the time of authorization document.(s) Keywords: Information System, Human Resources, Human Resources Information System.

2 1. Pendahuluan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan elemen penting dalam meningkatakan kinerja perusahaan dan berguna juga sebagai penyangga dalam penggerak organisasi untuk memajukan tujuan usaha suatu perusahaan. Perusahaan mempunyai kewajiban menjamin kesejahteraan karyawan yang sudah memberikan tenaga, pikiran, dan waktu untuk perusahaan dengan memberikan imbalan berupa gaji, tunjangan, bonus dan penghargaan atas prestasi yang telah dicapai. Menurut Robby, Ema dan Eko (2012) menyatakan bahwa Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) atau Human Resources Information System (HRIS) adalah sistem yang mengelola dan menyediakan informasi SDM di perusahaan. Menurut Siriwal Tevavichulada (1997) dikutip dari jurnal Shikha dan Karishma (2012) bahwa awalnya HRIS diperuntukkan untuk mengatur karyawan karena fungsinya untuk menyimpan dan mengelola departemen sumber daya manusia tapi sekarang HRIS tidak terbatas pada penyimpanan saja, tetapi mencakup berbagai bidang yang terkait dengan karyawan seperti perencanaan tenaga kerja, permintaan tenaga kerja dan pasokan peramalan, deskripsi pekerjaan untuk pekerjaan dan pelamar, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, negosiasi, manajemen keluhan dll (Kenneth A. Kovach dan Charles E. Cathcart (1999). Oleh sebab itu, perusahaan memerlukan SISDM yang berkualitas untuk mempermudah perusahaan dalam mengontrol seluruh aktivitas bisnis seperti perekrutan dan penggajian karyawan. 2. Metode Penelitian Perancangan sistem informasi sumber daya manusia untuk PT. Anugrah Mandiri Telepower dilakukan dengan melakukan beberapa langkah dan metode penelitian. Perancangan sistem informasi sumber daya manusia diawali dengan studi kepustakaan yang dilakukan kegiatan pengumpulan data, pencarian referensi, merangkum, mencatat, mempelajari teori- teori dan informasi relevan untuk pembahasan topik penelitian yang berasal dari buku ilmiah dan karya ilmiah. Setelah itu studi lapangan dalam penelitian ini dilakukan pengumpulan data dengan cara melakukan analisis prosedur berjalan, pengamatan, wawancara, dan dokumentasi. Kemudian dilakukan analisis sistem yang berjalan dan merancang sistem baru dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger. Sebagai hasil dari analisis sistem tersebut kemudian dibuat rancangan sistem aplikasi dengan menggunakan software Dreamweaver8 dan MySQL sebagai databasenya. 3. Analisis dan Rekomendasi 3.1 Analisis Sistem Berjalan Perancangan sistem informasi sumber daya manusia untuk PT. Anugrah Mandiri Telepower dimulai dengan melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. Adapun masalah yang teridentifikasi adalah sebagai berikut : 1. Proses perekrutan karyawan tidak terdokumentasi dengan baik. Data pelamar masih dalam bentuk dokumen yang rentan mengalami kerusakan serta kehilangan dokumen. Hal ini mempengaruhi proses pencarian dan pengambilan keputusan menjadi lebih lama. 2. Proses perhitungan gaji masih dilakukan secara manual yaitu dengan memasukan data yang di butuhkan ke dalam Microsoft Excel. Bagian membutuhkan waktu lama karena harus mengumpulkan data yang berhubungan dengan proses penggajian, dan memasukan kedalam Ms.Excel. Proses ini mengakibatkan penghitungan gaji para karyawan menjadi sering terlambat dan data yang dihasilkan menjadi tidak akurat.

3 Prosedur yang sedang berjalan pada PT Anugrah Mandiri Telepower adalah : act Gaj i Bulanan Keuangan Akuntansi Bank Kantor Paj ak Melakukan Pengecekan Data Absensi dan Data Menghitung Gaji Bulanan Mengisi Formulir Gaji Bulanan Membayar Jamsostek dan PPh 21 Melaporkan Paj ak Paj ak Membayar Gaji Mentransfer Gaji Gaji Gaj i Membuat Laporan Gaji Menyimpan Laporan Gaji Menerima Laporan Gaji dan Membuat Laporan Gaji Menyimpan Laporan Gaji Menerima Laporan Gaji 3.2 Rekomendasi Rekomendasi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan dalam rangka mendukung sistem informasi yang dirancang adalah sebagai berikut : 1.Membuat sistem perekrutan karyawan baru. Sistem perekrutan dirancang untuk mempermudah proses perekrutan dan pengolahan data karyawan sehingga bagian lebih mudah dalam mengambil keputusan penerimaan calon karyawan sesuai dengan perintah dari setiap manager yang memberikan penilaian atas hasil wawancara. Data pelamar ini juga dapat dengan mudah dicari jika diperlukan. 2.Membuat sistem perhitungan gaji bulanan karyawan. Sistem penggajian dirancang untuk dapat menyimpan dan menghitung seluruh gaji bulanan karyawan dengan cepat sehingga menghasilkan data yang lebih akurat. 3.Perancangan sistem informasi dibuat menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process tahun 2010 menurut Satzinger, Jackson, dan Burd. 3.3 Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Setelah melakukan analisis terhadap masalah yang dihadapi juga merancang sistem yang baru, maka dapat diterapkan suatu sistem informasi sumber daya manusia yang akan menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan. Penyelesaian masalah yang dihadapi perusahaan dapat terselesaikan melalui prosedur kerja yang dirancang agar lebih sempurna dan fitur-fitur pada aplikasi yang akan membantu kegiatan operasional perusahaan serta membantu manajemen memperoleh laporan. Prosedur kerja yang diusulkan :

4 act Proses Perekrutan Pelamar Manajer Per Bagian Karyawan Mengisi Form Permintaan Memberikan Persetuj uan Karyawan Baru Permintaan Baru Memberikan Surat Membuka Low ongan Lamaran Kerj a Pekerj aan Menj adw alkan Wawancara Menghadiri Wawancara Mengisi Data Pelamar Menginput Data Pelamar Melakukan Wawancara Menentukan Hasil Menentukan Hasil Akhir Wawancara Pelamar Wawancara Pelamar Menjadi Kontrak Melakukan Perjanj ian Kerj a Membuat Hak Akses Sistem Menj alani Masa Kontrak act Pelatihan Manaj er Per Bagian Membuat Form Permohonan Pelatihan Memberikan Persetuj uan Permohonan Pelatihan Menerima Konfirmasi Mengikuti Pelatihan Melakukan Konfirmasi Kehadiran Pelatihan act Pemberian Kompensasi Sistem Manaj er Per Bagian Keuangan Bank Kantor Paj ak Membuat Form Mengkonfirmasi Form Memberikan Persetujuan Form Menerima Mengkonfirmasi Penolakan Form Memberikan Persetujuan Form [Ditolak] Mencatat Menghitung Absensi Menghitung Gaji Membayar PPH21 Melaporkan PPH21 Membayar Gaji Karyawan Mentransfer Gaji Gaji Gaji Menerima Laporan Gaji Membuat Laporan Gaji

5 Form Form ini digunakan untuk karyawan melakukan cuti atau izin, dan karyawan mengisi data sesuai dengan keperluannya. Form Permintaan Karyawan Baru Form ini digunakan manajer untuk mengajukan permintaan karyawan baru, sekali mengajukan bisa beberapa jabatan, divisi, jumlah permintaan. Form Absensi Form ini digunakan oleh hrd untuk melihat mengisi data absensi karyawan.

6 Form Gaji Form ini digunakan oleh hrd untuk mencatat gaji karyawan per bulan. 4. Simpulan Dan Saran Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi sumber daya manusia pada PT Anugrah Mandiri Telepower serta melakukan wawancara dengan pihak yang terkait, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Berdasarkan hasil analisis sebagian besar aktivitas sumber daya manusia dilakukan secara manual. Seperti permintaan karyawan baru, permohonan cuti dan izin. Begitu juga dengan perhitungan gaji karyawan yang masih menggunakan Microsoft Excel dan harus mengumpulkan data pembayaran gaji terlebih dahulu, sehingga perhitungannya memakan waktu lama dan membuat pembayaran gaji menjadi sering terlambat. 2. Dengan adanya sistem baru dapat memberikan informasi tentang perekrutan. Informasi ini berguna untuk mengambil keputusan dalam memilih karyawan sesuai dengan kebutuhan. Namun fungsi aplikasi ini baru sebatas menyimpan data pelamar yang di terima untuk melakukan wawancara saja dan belum menyimpan seluruh data pelamar yang melakukan lamaran. 3. Sistem dapat memberikan informasi tentang pelatihan, informasi ini digunakan untuk mengetahui karyawan yang sudah pernah mengikuti pelatihan dan karyawan yang belum pernah mengikuti pelatihan akan mendapatkannya. 4. Dengan adanya sistem informasi sumber daya manusia ini mempermudah perusahaan dalam proses pencarian data yang berhubungan dengan karyawan, dan membantu untuk mengorganisir karyawan dengan fitur seperti permintaan karyawan baru, permohonan tidak masuk kerja, dan permohonan pelatihan sehingga karyawan tidak perlu menyerahkan formulir berbentuk kertas ke pihak terkait, karena kini persetujuan dapat dilakukan di sistem. 5. Dalam sistem ini, proses absensi tidak dapat di gabung dengan sistem informasi sumber daya manusia karena vendor dan koneksi database masih berbeda. 6. Dalam penghitungan gaji karyawan tidak lagi dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel. Karena dengan adanya sistem ini, penggajian kini dilakukan menggunakan sistem informasi sumber daya manusia, dimana kemampuan aplikasi ini dapat mempermudah, mempercepat proses perhitungan gaji karyawan dan dapat menghasilkan perhitungan gaji secara akurat. Saran yang diberikan kepada PT Anugrah Mandiri Telepower untuk pengembangan sistem lebih lanjut yaitu: 1. Proses perekrutan dapat di kembangkan dengan berbasis talent manajeman, karena dengan berbasis talent manajeman perusahaan dapat menemukan orang yang tepat untuk meduduki posisi yang ditawarkan sehingga mampu mengurangi kesalahan dalam perekrutan dan pengembangan sumber daya manusia yang tidak sesuai. 2. Sistem dapat dikembangkan dengan membangun penilaian kinerja karyawan, hal ini dapat berguna bagi manajemen untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja perusahaan dan perencanaan tujuan di masa mendatang.

7 3. Sistem dapat dikembangkan dengan menghubungkan sistem absensi dan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia sehingga data absensi dapat terintegrasi dengan sistem yang ada. 4. Sistem dapat di kembangkan dengan membangun fitur career plan yang diharapkan dapat menjadi suatu kekuatan untuk mendorong karyawan di perusahaan agar dapat tumbuh dan merealisasikan potensi yang dimilikinya secara penuh. 5. Sistem dapat dikembangkan dengan membangun laporan hasil perekrutan berbasis dashboard atau grafik sehingga dapat membantu dan memudahkan proses pengambilan keputusan. Referensi Alan Dennis, B. H. (2009). Systems Analysis and Design Fourth Edition. John Wiley and Sons Inc. Bangun, W. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Erlangga. Dessler, G. (2011). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Indeks. Dr. Nisha Aggarwal, M. K. (2012). Human Resource Information Systems (HRIS) - Its role and importance in Business Competitiveness. GIAN JYOTI, 2. Dr. Shikha N. Khera, M. K. (2012). Human Resource Information System and its impact on Human Resource Planning: A perceptual analysis of Information Technology companies. Business and Management, 1. Gelinas, U. J., & Dull, R. B. (2008). Accounting Information Systems. South-Western: Thomson. Hariandja, M. T. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta: Garsindo. Hasibuan, M. S. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia.( Edisi Revisi). Jakarta: PT. Bumi Aksara. Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN. Mardiasmo. (2009). Perpajakan. Yogyakarta: Penerbit Andi. Marwansyah. (2012). Manajeman Sumber Daya Manusia Edisi Kedua. Bandung: Alfabeta. Mathis, R., & Jackson, W. (2006). Human Resources Development (Track MBA series/terjemahan). Jakarta: Prestasi Pustaka. Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Rama, D. V., & Jones, F. L. (2008). Accounting Information Systems. Jakarta: Salemba Empat. Rivai, V., & Sagala, E. J. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan Dari Teori ke Praktik. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada. Robby Cokro Buwono, E. U. (2012). RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA. Teknologi Informasi, 1-2. Romney, M. B., & J.Steinbart, P. (2009). Accounting Information System. New Jersey: Pearson Education. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2010). SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN IN A CHANGING WORLD. Canada. Umar, H. (2008). Riset Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Usman Sadiq, A. F. (2012). The Impact of Information Systems on the Performance of Human Resources Department. Business Studies Quarterly, 3. Yuniarsih, T., & Suwatno. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Alfabeta.